Indflydelse af ressourcestyringssoftware på at afslutte et projekt til tiden.
Sådan starter du et projekt for at tabe mindre.
Projektstart er et øjeblik, hvor du gør antagelser og træffer beslutninger, som i sidste ende kan være afgørende for projektet.
I denne fase skal du forberede dig, indsamle så mange oplysninger som muligt ved hjælp af et dokumenthåndteringssystem, evaluere arbejdsbyrden og fordele dine ressourcer med omtanke. Og nogle gange kan det være en god idé at bruge personlig projektstyringssoftware.
På den anden side er det også det tidspunkt, hvor du kan starte med at slå tonen an for hele projektet og etablere en effektiv og positiv kultur for dit team.
Hos Teamdeck - som skabte softwaren til ressourcestyring - er vi engagerede i at hjælpe andre projektledere med at blive bedre til at estimere, planlægge, udføre og overvåge projekter. Derfor har vi sammensat en gratis e-bog om bedste praksis for ressourcestyring.
Denne artikel er et uddrag af vores e-bog, hvor vi diskuterer de næste vigtige skridt, som er afgørende for at sikre, at dit projekt bliver en succes. En struktureret mødedagsorden til projektets kickoff-møde er afgørende for at holde mødet strømlinet og effektivt, aktivt involvere teamet og interessenterne og foretage justeringer til agile projektkickoffs.
At forstå projektet fuldt ud betyder, at du kender interessenternes forventninger til slutproduktet og dit teams arbejdsområde. Succeskriterier bør defineres klart. Nogle potentielle og målbare er: at levere til tiden, at holde sig inden for det oprindelige budget og at nå salgsmålene. Disse kriterier giver ikke kun en klar retning, men tjener også som benchmarks til at evaluere projektets fremskridt og succes.
Detaljer om projektet som mål og målsætninger, tidslinje, budget og projektleverancer burde allerede have været inkluderet i projektbeskrivelsen. Læs det omhyggeligt, og opsummer, hvilke detaljer du kan få ud af det, og hvad der mangler. Det er vigtigt at sikre, at projektbeskrivelsen er omfattende og behandler alle kritiske aspekter af projektet. Et velformuleret projektoplæg danner grundlag for en effektiv projektplanlægning og -udførelse.
Hvis noget er uklart, skal du ikke vente med at ringe til kunden. Det er vigtigt at indsamle så mange oplysninger om projektet som muligt, før du overhovedet begynder at planlægge arbejdet. Denne proaktive tilgang hjælper med at identificere potentielle problemer tidligt og giver mulighed for rettidig løsning, hvilket forhindrer misforståelser eller forsinkelser senere i projektet.
Når du føler, at du har nok detaljer, kan du invitere din kunde til et kickoff-møde om projektet. Du kan gøre det personligt, via Skype eller endda organisere en mere professionel telefonkonference. Pointen er et mødelokale, hvor I kan tale om projektets omfang, kundens forventninger, hvad I kan levere og hvordan. Dette møde sætter tonen for projektet og sikrer, at alle er på samme side med hensyn til projektets mål og leverancer.
Når du har forstået projektets fælles mål, er det tid til at finde ud af, hvem du skal bruge til at gennemføre det, og hvem der er ansvarlig for hvad. En klar definition af roller og ansvar for projektteamets medlemmer hjælper med at undgå forvirring og sikrer ansvarlighed. Hvert teammedlem skal vide, hvad der forventes af dem, og hvordan deres arbejde bidrager til de overordnede projektmål.
Det betyder, at du skal følge op for at identificere rollerne i projektet - hvem er det lige, du skal involvere? Eller: Hvad er de roller, uden hvilke projektet ikke kan gennemføres? Det indebærer at identificere de nøglefærdigheder og den ekspertise, der er nødvendig for projektet, og kortlægge dem for dine teammedlemmer. Det er også vigtigt at overveje teamets tilgængelighed og arbejdsbyrde for at sikre, at de kan afsætte den nødvendige tid og indsats til projektet.
Afhængigt af projektet og kundens krav kan du få brug for frontend- og/eller backend-udviklere, grafiske designere, motion designere eller marketingspecialister og tekstforfattere. Hver rolle skal være klart defineret med specifikke opgaver og ansvarsområder for hvert teammedlem. Det er med til at sikre, at alle aspekter af projektet bliver dækket, og at intet falder igennem.
Når du ved præcis, hvem du skal involvere i projektet, skal du finde de bedste medarbejdere til jobbet. Det kan du gøre ved at evaluere deres færdigheder - brug en færdighedsmatrix til at gøre det. En kompetencematrix er en simpel tabel, der indeholder medarbejdernes kompetencer og hjælper med at vurdere og score dem for at se, om de kan håndtere opgaverne eller ej. Dette værktøj er uvurderligt til at identificere de rigtige mennesker til de rigtige opgaver og dermed sikre, at dit projektteam er godt rustet til at håndtere projektets udfordringer.
Når du har identificeret rollerne og de personer, der kan udfylde dem, skal du tjekke dine medarbejderes tilgængelighed og tildele dem det næste projekt her. Dette indebærer planlægning af tid og ressourcer for at sikre, at dine teammedlemmer ikke bliver overbebyrdet og kan levere deres bedste præstation. Effektiv ressourcestyring er nøglen til at sikre, at dit projekt holder sig på sporet og bliver afsluttet til tiden og inden for budgettet.
Nyttigt tip: Hvis du ikke bruger en kompetencematrix, kan du bruge en liste over medarbejdere med beskrivelse af deres kompetencer og erfaring. Det hjælper med at undgå underudnyttelse af medarbejdere og overbooking, da synligheden af de tilgængelige ressourcer kan sikre en bedre fordeling af arbejdsstyrken.
Der er al mulig grund til at tro, at planlægningsfasen kan være afgørende for dit projekt. Upræcise estimater, dårlige personlige beslutninger og overseelse af potentielle risici er ofte årsag til forsinkelser og budgetændringer. Effektiv planlægning indebærer ikke kun at skitsere de opgaver og aktiviteter, der er nødvendige for at gennemføre projektet, men også at forudse potentielle udfordringer og udvikle strategier til at afbøde dem. Når man planlægger et eksternt projekt, er det afgørende at sætte tonen og visionen, etablere fælles mål, opgaver og tidslinjer og forberede projektteamet på det officielle kickoff-møde med kunden.
Ifølge data fra 2016 er kun 49% af projekterne afsluttet til tiden. Derudover holder 53% af alle projekter sig inden for budgetrammen. - PMI. Disse statistikker fremhæver vigtigheden af effektiv projektplanlægning og ressourcestyring for at sikre projektsucces.
Styring af projektressourcer er en af de vigtigste ingredienser i den effektive planlægnings- og projektinitieringsfase. Du har allerede identificeret de roller, der er nødvendige for projektets succes, og de rigtige mennesker, der kan håndtere opgaverne. Nu er det tid til at fordele ressourcerne effektivt og sikre, at de udnyttes optimalt gennem hele projektet.
For bedre medarbejder- og projektledelse kan et skøn over, hvor længe du har brug for visse personer, der er involveret i hvilke af følgende opgaver, hjælpe med at kickstarte et projekt. En opdateret ressourcekalender er vigtig og vil gøre dit arbejde meget lettere. Kalenderen skal ikke kun omfatte dine teammedlemmers tilgængelighed, men også alle andre forpligtelser, de måtte have, f.eks. andre projekter eller personlig frihed.
Når du ved, hvem og hvor længe der er brug for dig i dit projekt, skal du lave en projektkalender. Det bør omfatte ting som tilgængelige ressourcer, andre projekter, de kan være en del af, eller forpligtelser, de måtte have, deres fridage og nationale helligdage. Når du arbejder med eksterne teammedlemmer, skal du tage højde for tidszonerne. Dette niveau af detaljeret planlægning er med til at sikre, at projektets tidslinje er realistisk og opnåelig.
På den måde undgår du overbooking eller underudnyttelse af medarbejdere, og du får det rigtige flow i projektet helt fra begyndelsen. Teamdeck er et værktøj til ressourcestyring og tidsregistrering med funktioner til tidsregistrering af medarbejdere og fraværsstyring, som du kan bruge til allokering og overvågning af medarbejdere og ressourcer. Disse værktøjer giver realtidssynlighed i ressourcetilgængelighed og -udnyttelse og hjælper dermed med at træffe informerede beslutninger og justeringer efter behov.
For at lave en grundig projekthandlingsplan er du nødt til at estimere den tid, dine medarbejdere skal bruge på at gennemføre aktiviteter. Estimeringer kan være vanskelige, for hvis de udføres dårligt, kan de gøre mere skade end gavn for dit projekt. Præcis estimering kræver en dyb forståelse af de involverede opgaver, de nødvendige færdigheder og dit teams kapacitet. Dette omfatter specifikke overvejelser om estimering af ressourcer og opgaver til interne projekter, som f.eks. at forberede projektteamet til det officielle kickoff-møde og organisere et internt kickoff-møde for projektet.
I sin artikel "Why do we estimate?" understregede John Cutler vigtigheden af kontekst, når man estimerer. Estimater bør være baseret på historiske data og den specifikke kontekst for det aktuelle projekt. Det er med til at sikre, at estimaterne er realistiske og opnåelige.
På den anden side er estimering af opgaver i timer for mange lig med tebladslæsning. Derfor er det ud fra vores egen erfaring mere sikkert at måle brugerhistorier i story points. Story points er de måleenheder, der giver dig mulighed for at vurdere størrelsen på forskellige brugerhistorier. De er relative, hvilket betyder, at en 4-punkts historie er to gange større end en 2-punkts. Denne relative estimeringsteknik hjælper med at sikre, at estimaterne er konsistente og sammenlignelige på tværs af forskellige opgaver.
Når du har fastlagt story points (skalaen kan være 1-10), skal du tilpasse dem til teamets hastighed. Hvis teamet var i stand til at bruge nok tid på at færdiggøre historier til en værdi af 14 point i den forrige iteration, er det sandsynligt, at de kan færdiggøre den samme mængde arbejde igen. Det hjælper med at sætte realistiske og opnåelige mål for projektet.
Når du har story point-estimaterne for alle ønskede elementer i dit projekt, kan du dividere dette tal med teamets hastighed og finde frem til et antal iterationer, der er nødvendige for at færdiggøre projektet. Det er med til at sikre, at projektets tidslinje er realistisk og opnåelig.
Når du afsætter tid til at lede bestemte personer, skal du tage hensyn til deres ressourcekapacitet, både hvad angår hvor meget arbejde de kan udføre baseret på deres erfaring og de "brugbare timer" i løbet af dagen. Det er med til at sikre, at dine teammedlemmer ikke bliver overbebyrdet og kan yde deres bedste.
Sørg for at forstå forskellen mellem den ideelle tid og den forløbne tid. Den første er den tid, der faktisk bruges på en given opgave, mens den sidste omfatter ventetid, forstyrrelser, skift af kontekst og forberedelser. Denne skelnen er afgørende for at sikre, at dine estimater er realistiske og tager højde for de forskellige faktorer, der kan påvirke den faktiske tid, der kræves for at udføre en opgave.
Bemærk, at når du spørger udviklerne, hvor lang tid en given opgave vil tage, vil de give dig et skøn over den "ideelle tid", dvs. en uafbrudt arbejdsperiode. Det hjælper med at sætte realistiske forventninger og sikre, at projektets tidslinje er opnåelig.
Udførelse er der, hvor planen bliver omsat til handling. I denne fase skal projektlederen koordinere mennesker og ressourcer samt integrere og udføre projektets aktiviteter i overensstemmelse med projektstyringsplanen. Under udførelsen er det vigtigt at holde øje med projektets fremskridt for at sikre, at det går i den rigtige retning. Regelmæssige statusmøder kan være en stor hjælp. Disse møder bør handle om, hvad der er blevet gjort, hvad der er i gang, og hvad der stadig mangler at blive gjort.
Kommunikation er nøglen i denne fase. Brug projektstyringssoftware til at holde alle opdateret og til at spore projektets fremskridt. Værktøjer som Teamdeck kan hjælpe med planlægning, opgavestyring og tidsregistrering. Disse værktøjer giver overblik over projektets fremskridt i realtid og hjælper med at identificere eventuelle problemer tidligt, så de kan løses i tide.
Overvågnings- og kontrolprocesser er nødvendige for at spore, gennemgå og regulere projektets fremskridt og resultater og identificere eventuelle områder, hvor der er behov for ændringer i planen. Denne fase sikrer, at projektmålene opfyldes ved at måle og overvåge projektets resultater.
Nogle af de værktøjer og teknikker, du kan bruge i denne fase, er performance reviews, earned value management og projektstyringssoftware. Regelmæssige rapporterings- og gennemgangssessioner hjælper med at holde projektet på sporet. Disse møder giver mulighed for at gennemgå projektets fremskridt, identificere eventuelle problemer og foretage de nødvendige justeringer for at sikre, at projektet forbliver på sporet.
At afslutte et projekt indebærer at færdiggøre alle aktiviteter på tværs af alle projektledelsens procesgrupper for formelt at afslutte projektet eller fasen. Det omfatter godkendelse fra kunden, overdragelse af projektdokumentation, frigivelse af projektressourcer og gennemførelse af en gennemgang efter projektet.
En gennemgang efter projektet hjælper dig med at forstå, hvad der gik godt, og hvad der kan forbedres i fremtidige projekter. Det er et vigtigt skridt i den løbende forbedring af projektledelsen. Den indsigt, man får fra disse gennemgange, kan være uvurderlig, når man skal forbedre sine projektledelsesprocesser og sikre, at fremtidige projekter bliver en succes.
Starten på et nyt projekt behøver ikke at være så stressende og skræmmende, som nogle siger. Hvis du har etableret den rigtige proces helt fra begyndelsen og fulgt den trin for trin, kan dit første møde på arbejdspladsen ikke kun blive lettere, men du kan også undgå at begå nogle almindelige fejl.
Forstå, hvad det handler om.
Tal med din kunde, før du planlægger noget, og arranger et kickoff-møde for projektet.
Forstå rollerne i projektet.
Find de bedste medarbejdere til jobbet, og tjek deres tilgængelighed.
Lav en projektplan.
Estimer ressourcer og opgaver.
På den måde sikrer du dig, at du ved alt om projektets krav, dine egne ressourcers tilgængelighed, forventninger og tidslinje før projektets kickoff.
Lad dit team gøre deres bedste med effektiv software til ressourceplanlægning
Få en 30-dages GRATIS prøveperiode
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...