Forbindelsen mellem projektledelse og tidsregistrering (eller styring af projekttid) behøver for nogle mennesker ikke nogen forklaring. Når de tænker "projekt", ser de "tid" eller "tidsregistrering". Denne artikel er anderledes.
Fra "Hvorfor skal jeg gøre det?" til "OK, hvordan kommer jeg i gang?" vil denne guide til tidsregistrering vise dig fordelene ved denne proces og den rigtige måde at gøre det på. Den sidste del er særlig vigtig, da tidsregistrering, hvis den ikke implementeres korrekt, kan efterlade dine medarbejdere overvældede og faktisk ikke engang en smule mere produktive.
Hvad får du med denne artikel:
Over $18.000 går i gennemsnit tabt hvert år for web- og softwareudviklingsteams, når de ikke bruger tidsregistrering - det er i sig selv en ret overbevisende sag. Derudover kan alle mennesker, der er involveret i softwareudviklingsprocessen, faktisk drage fordel af tidsregistrering:
Tidsregistrering betyder, at de har mere kontrol over effektiviteten i deres teams, hvilket igen hjælper med at estimere burn rate og følgelig træffe strategiske beslutninger om de projekter, der iværksættes.
Mange fokuserer måske på produktivitetsaspektet, når de bliver spurgt om baggrunden for IT-tidsregistrering. Når alt kommer til alt, tvinger urets tikken de fleste af os til at fokusere på den aktuelle opgave. Men den vigtigste grund til at tidsregistrere er at fremme udvikling.
At holde styr på tempoet i udførelsen af opgaverne hjælper med at påpege, om nogle af deres færdigheder kræver lidt ekstra arbejde; det gør det derfor lettere at afhjælpe eventuelle mangler i færdighederne, før de bliver et reelt problem og får alvorlig indflydelse på teamets hastighed. Derudover giver tidsregistrering udviklerne mulighed for at sammenligne deres estimater med den faktiske arbejdstid. Dermed bliver de bedre til at evaluere deres arbejdsbyrde.
Tidssporing af kodegennemgangen hjælper med at fastlægge inspektionsraten og gøre fremtidige prognoser mere nøjagtige.
Tidsregistrering og sporing af projektets fremskridt beviser over for kunden, at de får noget for pengene. Når et projekt bliver tidsregistreret, kan kunderne selv se, hvor lang tid det tager at nå det aftalte mål. projektets milepæle- På den måde ved de præcis, hvad de skal betale for.
Endelig kan du, Project og Ressourcechefer: at bruge tidsregistratorer til projekter giver dig mulighed for at holde styr på holdets præstation og gør det lettere at estimere fremtidige iterationer, da det giver dig historiske data om deres tidligere præstationer.
Ikke alle arbejdstider er ens- Eller sådan kan det se ud. Mens værdien af fakturerbare timer (de dækker faktiske opgaver, møder og opkald) er ret selvforklarende, er det meget sværere at gøre rede for ikke-fakturerbare timer - og nogle gange kan de udgøre en væsentlig del af jobbet.
Skal du f.eks. fakturere kunden for de timer, dine udviklere har brugt på at lære en ny teknologi, der er nødvendig for projektet?
På den ene side var det vigtigt for projektet, og på den anden side er det sandsynligvis en investering, der vil blive brugt i fremtiden, så at opkræve 100% for at få en udvikler til at tilegne sig nye færdigheder kan ganske enkelt opfattes som uretfærdigt.
Endnu et tilfælde er, når dit team skal undersøge en helt ny teknologi, før de kaster sig ud i et projekt. For eksempel kan dit team være nødt til at undersøge en innovativ teknologisk kombination, som er afgørende for projektet: Det er ikke til at sige, om denne kombination vil fungere, så kunden skal beslutte, om de er villige til at forfølge en idé, der kan vise sig at være et totalt flop.
Du bør altid diskutere sådanne spørgsmål med kunden på forhånd, både af hensyn til tidslinjen og omkostningerne. Hvis din virksomhed bruger tidsregistrering, kan de overvåge forholdet mellem fakturerbare og ikke-fakturerbare timer og finde frem til en gennemsnitspris for ydelserne.
Det er ikke til at komme uden om, at tidsregistrering i sig selv tager tid og kræfter både at få nye brugere ombord og sikre, at de rent faktisk bruger registreringssoftwaren. Men da over 38% af den potentielle fakturerbare omsætning går tabt på grund af uregistreret tid brugt på e-mail og møder og forsinkelser i udfyldelsen af timesedler, er dette spil bestemt værd at satse på. Hvis du følger disse 6 regler, når du introducerer it-teamet til tidsregistrering, vil det ikke kun lette implementeringen, men også fremme en mere effektiv proces:
Sørg for, at den tidsregistrering, du bruger, passer til din virksomheds behov. De mest oplagte faktorer at overveje er virksomhedens størrelse og de allerede anvendte værktøjer. Hvis virksomheden vokser hurtigt, har du brug for et værktøj, der kan skaleres sammen med den. På samme måde, hvis visse værktøjer allerede er implementeret, så brug software, der kan blive en integreret del af systemet.
Alternativt kan du overveje, om det giver mening for dig at vælge software til tidsregistrering af medarbejdere, som kan bruges til andre medarbejderrelaterede formål: ressourceplanlægning eller tilgængelighed. Håndtering af orlov (hos Apptension, det softwarehus, jeg arbejder i, udviklede vi en app til at tage sig af alle de styring af projektressourcer-orienterede opgaver, herunder tidsregistrering).
Kort sagt: Sørg for, at det bliver brugt ordentligt og ikke bliver endnu et stykke "hyldevare". Hvis du har brug for et argument mod softwarespild, så tænk på dette: Mere end 4 ud af 5 små og mellemstore virksomheder i Storbritannien bruger ikke den software, de betaler for, og i alt blev der brugt over 5,7 milliarder pund i løbet af den 4-årige undersøgelse.
Saml ikke bare dine teammedlemmer i et lokale en dag og sig: "Fra nu af bruger vi denne IT-tidsregistreringssoftware til at se, hvordan det går med jeres arbejde. Klik her, klik nu der, perfekt, tak, mødet er slut" - altså medmindre du vil støde ind i en gruppe sladrehanke, hver gang du går ud i køkkenet. Folk vil gerne behandles retfærdigt: Hvis du indfører nogle ændringer, skal du forklare baggrunden for dem. (Ellers finder de bare på noget selv, og der er stor sandsynlighed for, at du ikke kan lide deres version).
Når du forklarer, hvorfor du vil registrere den tid, dine teammedlemmer bruger på bestemte opgaver, skal du fokusere på selvevaluering og konstant udvikling snarere end på tal. Det bør trods alt være hovedårsagen til tidsregistrering: at blive bedre til sit job. Hvis du fremmer en læringskultur, vil forbedret effektivitet komme ind som en stor sidebonus.
Hvis du er projektleder, bør du have et indblik i dine udvikleres trackere. Det er vanvittigt at føre regnskab for hvert femte minut af dagen, men hvis nogen hele tiden lader deres tracker køre på en opgave, mens de allerede er gået videre til en anden, eller holder et par trackere i gang samtidig, skal du helt sikkert tale med vedkommende.
Tidsregistrering er en vane, og det er ikke nemt at skabe vaner; i starten skal du konstant minde folk om at bruge trackeren. Vær tålmodig og forstående: Ingen vane kan opbygges på en dag. Hvis dine udviklere ikke har sporet tid før, vil det tage uger eller måneder at vænne sig til det. Men det vil være det hele værd i det lange løb.
Tidsregistrering giver dig data om dine teams præstationer og dynamikken mellem de forskellige medlemmer; forhåbentlig kan du bruge dem til at forbedre alles præstationer. En mængde historiske data bør besvare et eller flere af følgende spørgsmål:
Mangler i færdigheder. Er der nogen nødvendige færdigheder, som et bestemt teammedlem mangler? Sænker det deres præstation eller hindrer det dem i at udføre opgaven? Kan du give dem tid og ressourcer til at tilegne sig denne færdighed?
Teamets effektivitet. Hvordan er din estimerede hastighed for et givet team i forhold til deres faktiske performance? Hvis du altid estimerer brugerhistorier ved hjælp af f.eks. story points, kan du så beregne dit teams hastighed?
Teamdynamik. Fungerer en bestemt medlemskonfiguration godt til et bestemt projekt? Er der nogen, der får teamet til at halte, eller er workflowet smidigt?
Der har du det: en guide til tidsregistrering i projektledelse, som burde få dig på rette spor.
Husk, at tidsregistrering kan øge dine kompetencer og din effektivitet.for blot at nævne nogle få. Selv om det kan være en ujævn tur at begynde at tidsregistrere, bliver det meget lettere, hvis du fokuserer på at forklare rationalet bag implementeringen og løbende hjælper teammedlemmerne med at vænne sig til det nye værktøj.
Pas på med hyldevarer - husk, at værktøjet burde være bygget med en virksomhed som din i tankerne. Måske er det værd at tage hensyn til dedikerede trackere, som f.eks. software til tidsregistrering for bureauer, software til styring af marketingressourcereller til andre industrier.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...