Det første element i et effektivt projektteam og Teamledelse er at kende sit teams struktur. Det er vigtigt for at kunne planlægge ressourcer og fordele opgaver korrekt og for at kunne implementere de processer, der er mest effektive i forhold til de forskellige rollers behov. De grundlæggende roller i en fuldt projektledelsesteam, er:
Projektleder
Uanset om vi taler om IT-projektledelse eller styring af marketingressourcerer lederens rolle den samme. Det er den ledende rolle i projektet med fokus på beslutningstagning, fordeling af opgaver, kontrol af fremskridt, overførsel af information mellem kunden, ledelsen og teammedlemmerne og sikring af, at projektet lever op til sine mål og sit omfang. Hvis teamet var et orkester, ville projektlederen være dets dirigent.
I både små og store virksomheder er software en uerstattelig del af rejsen med projektteamledelse.
Det er den person, der bærer det største ansvar og skal sørge for, at alt er, som det skal være. Nødvendigheden af at tage sig af så mange aspekter af projektet ville ikke være mulig uden ordentlig støtte, og derfor er arbejdsstyringssoftware, som hjælper med at få kontrol over projektets livscyklus, kalender, opgaver og fremskridt, et must.
Leder du efter flere eksperttips om projektledelse? Tjek vores GRATIS tjekliste til sprintplanlægning Nu!
Teamleder
Det er svært at styre alle aspekter af et meget komplekst projekt på samme tid, og derfor er de mennesker, der arbejder på det, normalt opdelt i teams. Hvert team tager sig af en del af produktet, og mens projektlederen er ansvarlig for det store billede, er det teamlederne, der fører tilsyn med delene.
Dette er en meget vigtig rolle, da teamlederen er direkte involveret i hele processen og deltager i den sammen med andre teammedlemmer. Denne person deltager i de daglige møder og projekt- eller ressourceplanlægninger den første kontakt i tilfælde af problemer og fungerer som mellemmand mellem teamet og projektlederen. Det giver teamene mere fleksibilitet og selvstændighed, så man undgår mikrostyring og situationer, hvor alle beslutninger afhænger af én person.
Teamlederen har stor betydning for at opbygge en følelse af at høre til og opretholde en høj moral selv i krisesituationer. Tilstrækkelige teamledelsesstrategier, som vi vil diskutere senere i denne artikel, vil være en værdifuld støtte i en leders daglige arbejde.
Medlem af teamet
Teammedlemmerne er kernen i projektet og ansvarlige for den udførende del af arbejdet. De er specialister inden for forskellige områder: udviklere, designere, skribenter og testere, hvis opgave er at implementere bestemte aspekter af produktet. Deres ekspertviden og erfaring gør det muligt at skabe applikationen eller softwaren.
Hver af dem har forskellige kompetencer og specialiseringer, og derfor er de nødt til at samarbejde for at nå det tilsigtede mål. God teamledelse giver mulighed for fuld udnyttelse af deres potentiale, og dårlig er en kilde til frustration og udbrændthed.
A Ressourcechef er en person, der er ansvarlig for Fordeling af ressourcer i virksomheden. arbejder tæt sammen med projektleder og HR-afdelingen. RS kender projektkravene og medarbejdernes kompetencer, så han/hun dygtigt kan sammensætte projektteams og rapportere rekrutteringsbehov. Ressourcestyringssoftwaren er et dagligt arbejdsredskab for denne stilling.
Ofte er ressourcelederens ansvarsområder delt mellem projektlederen og HR-afdelingen, men i større virksomheder og mere avancerede projekter er det uvurderligt med støtte fra en separat stilling.
Forretningsanalytiker
Denne ekspert er ansvarlig for at definere projektplanens forretningspotentiale, dens rentabilitetsvurdering og analyse af markedspositionen, herunder efterspørgsel og konkurrence. Han hjælper også med at optimere budgettet for projektaktiviteterne.
Interessent
En interessent er en person, der på en eller anden måde vil blive påvirket af et projekt. Det kan være en målbruger, en kundepartner, en investor, en medarbejder eller en leverandør. Selv om interessenterne ikke er beslutningstagere eller ledere, er deres stemme meget vigtig i processen med at skabe et produkt, der skal fungere.
Kunde
Ofte ses kunden som en outsider og ikke en del af teamet. Men hvis der ikke var nogen kunde, ville der heller ikke være noget projekt, for det er kunden, der stiller krav, definerer målene og giver pengene.
Alle involverede parter skal derfor betragte kunden eller produktejeren som en vigtig del af teamet, der deltager i møder og beslutter, hvad der er behov for, for at projektet skal lykkes, og for at udviklingsprocessen skal blive en succes. Dette samarbejde har naturligvis en anden karakter end mellem medarbejdere i samme organisation, men du kan være sikker på, at hvis du inkluderer kunden i projektets livscyklus og i udviklingsprocessen og opbygger gode relationer, vil det gøre jeres samarbejde bedre.
Et succesfuldt team er en gruppe med mange hænder og ét sind."
Bill Bethel
Man kan lede et team på forskellige måder. Disse måder kaldes management- eller ledelsesstile. De er en kombination af faktorer som hierarki i organisationen, øget motivation, ansvarsfordeling, kommunikation og en generel tilgang til samarbejdsreglerne. Da kun 48% af medarbejderne betragter deres virksomheds ledelse som "af høj kvalitet" (Zippia, 2022), er det meget vigtigt for hele arbejdsgangen og teamledelsen at have en effektiv stil. Der findes flere forskellige ledelsesstile.
1. Autokratisk, hvilket betyder "du skal gøre, hvad jeg siger"
I denne stil er der en chef, ikke en leder. Kommunikationen går kun én vej, fra lederen til medarbejderne. Hierarkiet i teamet er meget klart markeret, der er ikke noget, der hedder en flad struktur. Arbejdsgangen er stramt kontrolleret, og medarbejderne holdes primært ansvarlige for resultater og præstationer.
I denne stil opfordres teammedlemmerne ikke til at stille spørgsmål, komme med initiativer eller kommunikere deres tvivl - de er udførende snarere end beslutningstagere eller kreative enheder. Domænet for denne stil er mikromanagement; chefen styrer alle elementer i jobbet, og medarbejderne får ikke tillid eller ejerskab.
Denne ledelsesstil kan være nyttig på steder, hvor disciplin og strenge procedurer er altafgørende, f.eks. hvis du er kirurg og leder en operation. Eller hvis du træner rekrutter i militæret. Men i et udviklingsteam? Tænk dig om en ekstra gang. Eller lad helt være med at tænke over det.
Fordele
Ulemper
2. Laissez-faire eller "du gør, hvad du vil"
I denne tilgang er en leder ikke rigtig... leder. Teamet har fuld kontrol over beslutninger om at indføre løsninger og løse problemer, fordi lederen stoler på deres kompetence og erfaring. Ejerskab er mottoet for denne stil.
Lederens rolle er at koordinere og fordele opgaver, inspirere og skabe visionen samt motivere og kontrollere, om projektet skrider frem, men hele udførelsesdelen ligger også på teamets skuldre.
Lederen er involveret, når teamet har brug for hans hjælp eller støtte, men blander sig ellers ikke i den kreative proces. Fordi han ikke er så aktiv, kan han være involveret i flere projekter på én gang. Denne stil giver mulighed for en virkelig flad struktur og fungerer godt, når teamet er erfarent, uafhængigt og vidende.
Fordele
Ulemper
3. Demokratisk, hvilket betyder "vi gør, hvad vi synes er bedst"
Denne stil er en mellemting mellem autokratisk og laissez-faire. Lederen beder teammedlemmerne om feedback, regner med deres mening og opmuntrer dem til at involvere sig og komme med ideer. Lederen træffer dog beslutningerne og er ansvarlig for det endelige resultat.
Lederen styrer ikke alle aspekter af arbejdet; han eller hun giver retningslinjer og fordeler opgaver, men medarbejderne har en vis grad af ejerskab og udfører opgaverne selvstændigt. Lederen koordinerer arbejdet, kontrollerer projektets faser og planlægger strategien og Projektplan. På den måde har arbejdet en vis struktur og hierarki, men der er også plads til kreativitet og initiativ.
Fordele
Ulemper
Teamledelse er en færdighed, men også en kunst. 86% af medarbejdere i lederstillinger angiver manglende samarbejde som den vigtigste årsag til fejl på arbejdspladsen. (Zippia, 2022).
En velmotiveret gruppe mennesker, der kan arbejde sammen, er glade og føler et tilhørsforhold til virksomheden, kan opnå alt og nå målene hurtigere, mere effektivt og bedre end et dårligt ledet team.
Spørgsmålet er, hvordan man finder den perfekte balance, matcher ledelsesstilen med teamets karakter og ikke bliver overvældet af en overflod af information og ansvar. Vi har nogle teknikker, som vil gøre teamledelse til en leg for dig.
Der findes ikke en løsning, der passer til alle. Når man planlægger en markedsføringsstrategi, tager man hensyn til kundens mål, markedssituationen, konkurrencen, budgettet og målgruppen. Det samme gælder, når man laver en produktkøreplan.
Tilgangen afhænger af variablerne. Og det er det samme med teamledelse - man har brug for data for at gøre det godt. Og disse data er oplysninger om, hvem medarbejderne er, hvilke færdigheder de har, deres arbejdsstil, deres forhold til hinanden, hvad de kan lide at lave, og hvad der irriterer dem. Selv om det ikke altid er muligt at finde en løsning, der fungerer for alle, vil viden om dit team hjælpe dig med at finde den bedst mulige løsning.
Et team er en dynamisk struktur. Projekter ændrer sig og med dem efterspørgslen efter specifikke kompetencer. Rekruttering er derfor et centralt element i projektteamets ledelse. Den rigtige vil give dig mulighed for at udvikle dit potentiale og arbejde mere effektivt, mens den forkerte kan føre til frustration og krise.
At finde den perfekte kandidat er primært i teamledernes og chefernes interesse, så involver dig i processen. Gennemfør et 1-til-1-interview, arranger et møde med andre teammedlemmer, giv en rekrutteringsopgave, og tal med kandidaten om deres erfaring, men også om deres værdier, behov, ambitioner, styrker og svagheder. Selv den bedste rekrutteringsmedarbejder og HR-professionelle kender ikke dit team bedre end dig, så gør ansættelsesprocessen til en af dine prioriteter.
Det er godt at have ambitioner. Det er godt at sætte ambitiøse mål, der afslører folks dybeste lag af potentiale og talent - det er en stor motivation. MEN urealistiske mål virker lige modsat - de viser folk, at arbejdet aldrig slutter, og uanset hvor meget de anstrenger sig, vil det aldrig være nok.
Så opdel store mål i mindre trin, og disse trin i individuelle opgaver og delopgaver. Et arbejdsplanlægningsværktøj vil fungere godt her, hvor du kan opdele opgaver og sætte milepæle, hvis gennemførelse vil være en mulighed for fejring og et teambuilding-møde.
Folk i de samme stillinger kan have forskellige kompetencer. Det er især synligt i en flad organisationsstruktur, hvor man i stedet for juniorer, mellemledere og seniorer blot har specialister med erfaring inden for andre arbejdsområder.
Et af de vigtigste elementer i god teamledelse er derfor at tildele de rigtige opgaver til de rigtige mennesker. Udviklere kender forskellige programmeringssprog og er specialiserede i forskellige produkter, mens tekstforfattere måske føler sig bedre tilpas med artikler, indhold til sociale medier, dokumentation eller webskrivning. For at optimere dit arbejde skal du udvikle dit teams potentiale.
Brug et arbejde eller software til ressourceplanlægning hvor du udfylder hver medarbejders profil med oplysninger om deres kompetencer. På den måde kan du være sikker på, at arbejdet går til den medarbejder, der gør det bedst.
Bare fordi dine medarbejdere arbejder længere, betyder det ikke, at de er mere effektive. Tværtimod resulterer overbelastning og overarbejde i nedsat motivation og produktivitet, dårligere fokus, øget frustration og endda udskiftning. Sørg for, at dit team har plads til at tage en pause fra arbejdet og hvile sig lidt. Brug timesedler og tidsregistrering til at overvåge, om dine medarbejdere har for mange opgaver og har brug for støtte. Systemet til håndtering af ferie vil også være meget nyttig. På den måde sørger du for, at alle kan tage en velfortjent ferie og samtidig holde arbejdsgangen i gang ved at Tildeling af ressourcer med omtanke.
Et stort antal misforståelser og fejl i teamet skyldes dårlig kommunikation. Folk er ikke ordentligt bekendt med processen, de har ufuldstændige oplysninger, så de kan udføre opgaver forkert eller endda arbejde på den samme ting samtidig.
Det er især vigtigt at forbedre kommunikationen i tider med fjernarbejde, hvor det er sværere at dele information og indsigt. Sørg for at have det rigtige system, f.eks. et struktureret, delt drev og en slack-kanal, som alle tjekker regelmæssigt.
Moderne teamledelse handler om tillid og ejerskab. Dine medarbejdere er ikke robotter, som skal følge ordrer, men kvalificerede specialister, som kender deres job og er dine vigtigste forretningspartnere. Giv dem en følelse af, at de er med i beslutningsprocessen. Hold brainstormingsessioner og møder, hvor I leder efter de bedste løsninger.
Spørg dem også om inspiration og interessante projekter, de har set - måske vil et af dem vise sig at være værdifuldt for dit arbejde? Du kan være sikker på, at dit teams motivation og tilfredshed vil stige, når de føler, at du værdsætter og respekterer dem.
Forestil dig at arbejde i en virksomhed, hvor du aldrig ved, om du har gjort noget rigtigt eller forkert, eller om nogen har et problem med din attitude eller foretrækker, at du gør noget anderledes. Du ved det ikke, men du mærker det, fordi atmosfæren eller dit forhold til andre ændrer sig. Denne situation fører til forvirring og gør dig ude af stand til at komme videre, fordi du ikke ved, hvilken retning der er den rigtige.
Det er derfor, feedback er så vigtig en del af teamledelse. Ved at tale med dine medarbejdere om deres præstationer, observationer og indtryk giver du dem selvtillid. Medarbejdere, der får feedback, kan forbedre sig, udføre deres arbejde mere effektivt og bedre forstå, hvad du forventer af dem.
Det er en meget vigtig proces for at skabe gennemsigtig kommunikation og undgå misforståelser. Hvis et teammedlem f.eks. pludselig begynder at arbejde dårligere, kommer for sent til møder og laver fejl, vil din første reaktion sandsynligvis være utilfredshed. Du bliver måske mere kritisk, mister tilliden til personen og begynder endda at overveje at fyre medarbejderen.
Hvis du derimod giver feedback med det samme, finder du måske ud af, at han/hun har en vanskelig personlig situation, føler sig overbebyrdet, og at det påvirker hans/hendes arbejde. I den situation kan I sammen finde en løsning og styrke den gensidige tillid og i det lange løb endda forbedre kvaliteten af arbejdet.
Husk, at feedback ikke kun virker den ene vej. Dine medarbejdere skal også have mulighed for at fortælle dig åbent, hvis der er noget, de ikke kan lide, og give udtryk for deres behov og meninger.
Når vi taler om feedback, behøver den ikke altid at handle om noget dårligt. Desværre er associationen til en-til-en-møder med en teamleder ofte negativ. Folk bliver stressede, forventer kritik og er bange for at tale åbent. Det er meget vigtigt at vise de andre teammedlemmer, at du kommunikerer og sætter pris på deres engagement og arbejde. Giv positiv feedback individuelt, men også som gruppe. Et simpelt "Godt gået, team, tak for jeres indsats på det seneste, vi fik det gjort!" fremmer en følelse af tilhørsforhold, succesmålinger og teamwork.
Når Arbejde på afstandMange mennesker i virksomheden føler sig anonyme. Og alligevel gør de vigtige og nødvendige ting! Brug virksomhedsmøderne som en mulighed for at fortælle, hvad dit team har gjort, og ros dem foran alle.
En medarbejder kommer til en virksomhed med nogle færdigheder, som er tilstrækkelige til deres stilling. Men når alt kommer til alt, handler et job ikke kun om at gøre de ting, man allerede ved, hvordan man skal gøre. Det er en mulighed for at udvikle sine færdigheder og lære nye.
Spørg medarbejderne, hvad de gerne vil lære, og giv dem opgaver, der giver dem mulighed for at sprede deres vinger. Det vil også være en mulighed for at uddybe båndene i teamet, da medarbejderne kan støtte hinanden i at udvikle kompetencer og udveksle viden. Det er også en god idé at oprette et udviklingsbudget, som dine medarbejdere kan bruge til interessant træning, konferencer, kurser, programmer og bøger.
Selv i det bedste job er der kriser og svære øjeblikke. Men husk, at din rolle som teamleder er at støtte teamet og vise, at der ikke er noget problem, du ikke kan håndtere.
På dette tidspunkt er det meget vigtigt at opretholde en balance mellem ærlighed og coolness. Hvis der opstår en vanskelig situation, skal du tale med dit team om det, fortælle dem, hvad der skete, og hvad du kan gøre. Inddrag dem i processen med at finde en løsning, men giv dem også en følelse af sikkerhed. Folk skal vide, at der er en løsning et eller andet sted - man skal bare finde den.
Moderne organisationer er så komplekse strukturer, at ledelsen af dem kræver støtte fra digitale værktøjer, især værktøjer til projektledelse. Mange projekter, som hver især er opdelt i faser, opgaver og delopgaver, hundredvis af medarbejdere og freelancere med forskellige kompetencer og tilgængelighed, fridage, møder og ressourcer - det er en enorm mængde information og variabler, som påvirker beslutninger og arbejdsgange.
For at optimere din teamledelse har du brug for et system, der gør dine processer enkle og gennemsigtige. Tænk over, hvad du har brug for, og vælg det perfekte værktøj til at gøre din teamledelse effektiv.
Tillad os nu lidt selvpromovering 😉 Vi vil gerne vise dig, hvordan vores software hjælper teamledere med at styre deres arbejde. Teamdeck er en software til ressourcestyring udviklet af et produktdesign- og softwareudviklingsfirma hus med tanke på behovene i selv de mest komplekse organisationer, hvor alle elementer skal arbejde sammen.
Vores mål er at gøre dit arbejde lettere, ikke at tilføje endnu et værktøj, som du skal kæmpe med, og derfor lægger vi stor vægt på en venlig og intuitiv grænseflade. Vi mener, at mere ikke altid er bedre, og derfor finder du i Teamdeck kun de virkelig nyttige funktioner i stedet for dusinvis af unødvendige tilføjelser, der kun komplicerer navigationen gennem systemet.
... men det er helt sikkert det værd, for der står meget på spil. Øget produktivitet, bedre teamrelationer, gladere medarbejdere, besparelse af tid og penge, forbedring af dine egne organisatoriske og ledelsesmæssige færdigheder og styrkelse af dig selv som leder, ikke som chef - det er blot nogle af fordelene ved fremragende teamledelse. Og det er allerede mere end nok grunde til at gøre det!
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...