Projektledere tænker normalt ud fra et multitasking-perspektiv. Møder dagen lang, konstante notifikationer på slack og tusind opgaver i minuttet er deres daglige brød. Men mange jobs ser ikke sådan ud. Analytiske, kreative og produktudviklende medarbejdere har brug for tid til at fokusere for at komme ind i det "flow" eller den "fase", hvor de er mest produktive. Hvordan støtter du dit team i at fokusere?
Vi lever i multitaskingens tidsalder. Vi arbejder og lytter til musik, vi tager bussen og scroller gennem vores smartphones, vi laver mad og besvarer e-mails. Vi gør sjældent én ting ad gangen, og endelig får vi stadig sværere ved at fokusere og fastholde opmærksomheden i længere tid ad gangen.
Ifølge National Center for Biotechnology Information, I 2000 var vores gennemsnitlige opmærksomhedsspændvidde 12 sekunder. I 2015 var det kun 8,25 sekunder.! Vi får stadig sværere ved at holde fokus, fordi vi er vant til hele tiden at give os selv nye stimuli. Der er distraktioner overalt, som påvirker produktiviteten og kvaliteten af det arbejde, vi udfører. Det er en stor udfordring for organisationer, hvor effektiv brug af tid er afgørende. Desværre ønsker mange af dem at få så meget som muligt gjort på så kort tid som muligt, men i sidste ende reducerer de deres medarbejderes kapacitet.
Virksomheder begår mange fejl, som har en negativ indvirkning på teamets effektivitet.
For det første findes der ikke en tidsplan for teamarbejdet, og arbejdsrytmen bestemmes af ad hoc-opgaver.
For det andet tager arbejdsplanlægningen ikke højde for individuelle forskelle.
For det tredje er arbejdsplanen lavet ud fra projektlederens perspektiv, ikke ud fra lederens perspektiv.
For det fjerde værdsætter virksomheder ikke deres medarbejderes tid og prioriterer ikke opgaver, f.eks. for mange møder, hvor alle er involveret, selv om der ikke er brug for dem.
For det femte analyserer virksomhederne ikke deres præstationsdata, f.eks. tidsrapporter eller feedback fra deres team.
Betyder det, at der ikke er noget håb, og at vi alle er dømt til at præstere ineffektivt? Nej, absolut ikke! Der er mange måder at forbedre præstationen på, og man kan starte med en god værktøj til medarbejderledelse, en fleksibel tilgang og bevidsthed om fokusprocessen. I denne artikel diskuterer vi tips til, hvordan du kan forbedre kvaliteten og komforten i dit arbejde med god planlægning.
Alle mennesker er forskellige. Ja, vi ved godt, at det lyder som en kliché, men når du leder efter den perfekte arbejdsmodel, skal du tage hensyn til dine medarbejderes individuelle præferencer. Nogle arbejder bedre om morgenen, andre om aftenen. Nogle keder sig hurtigt og kan lide en masse variation, mens andre foretrækker at fokusere på én stor opgave, før de går videre til den næste. Brug software til ressourceplanlægning at tildele de rigtige opgaver til de rigtige personer. Rolletildelingsfunktionen vil også være meget nyttig - så alle hurtigt kan se, hvem der er ansvarlig for hvad.
I løbet af Styring af arbejdsbyrdenDet er vigtigt at sætte ambitiøse mål og give dit team en følelse af succes og vækst. Men det er let at falde i den fælde, at man overbelaster sine medarbejdere. Hvis de arbejdede effektivt en måned og opnåede en Projektets milepælDen næste måned får de endnu mere, og så videre. Denne strategi er meget kortsigtet - alle vil i sidste ende blive overtrætte, frustrerede, mindre produktive og demotiverede, fordi de vil føle, at arbejdet aldrig slutter. Sådan undgår du det, Styr dit teams arbejdsbyrde. Du kan prøve at arbejde i intervaller, hvor den ene uge er mere intens og den anden lidt mindre, eller du kan sørge for at holde en balance i din daglige arbejdsbyrde. Brug software til ressourcestyring for at sikre, at dine medarbejdere ikke er under for stort pres. Indarbejdelse af en virtuelt datarum kan også øge sikkerheden og effektiviteten i projektledelsen.
Ifølge en undersøgelse fra University of California Irvine, Det tager en person 23 minutter og 15 sekunder at vende tilbage til en tilstand af fokus på en opgave efter at være blevet distraheret. Det virker måske ikke af meget, men hvis en medarbejder hver dag har 3 møder og 10 beskeder på Slack - så er det et stort tab af effektivitet. Hvordan kan man forhindre dette? Foreslå dine medarbejdere, at de booker en fokustid til sig selv. Ved hjælp af kalenderen kan de indstille et møde for sig selv - for eksempel 2 timer i løbet af dagen. Du kan være sikker på, at når dit team får noget tid, hvor de kun kan fokusere på opgaven, vil produktiviteten stige.
I mange organisationer er der en tendens til at betegne alle opgaver som meget presserende og meget vigtige. Tanken bag dette er, at prioritering af hver opgave vil få medarbejderen til at tage hver opgave lige alvorligt. Resultatet er, at folk bliver overvældet af det store pres og ikke er i stand til at fokusere på én ting, fordi de hele tiden tænker på de næste 5 ASAP-opgaver, der venter på dem. Så når du planlægger arbejdet, skal du bruge prioriteringsmuligheden - marker opgaver i henhold til deadlines og vigtighed, så dine medarbejdere kan lave deres personlige arbejdsstrategier.
Virksomhedsmøder er nødvendige og vigtige. Men ikke alle. En almindelig organisatorisk fejl er at holde møder, hver gang der er noget, der skal "snakkes igennem". Det er især typisk for folk, der koordinerer arbejdet, som f.eks. projektledere - deres job er at kontrollere, at alt fungerer, som det skal, at kommunikere og indsamle information og beslutte de næste skridt. I deres tilfælde er mødet ofte det vigtigste værktøj i jobbet. For de mennesker, der udfører arbejdet, er hvert møde en pause i flowet og en distraktion, som kræver tid bagefter for at vende tilbage til den tidligere fokustilstand.
Når du udarbejder din daglige eller ugentlige arbejdsplan, så prøv at begrænse antallet af møder til det nødvendige. Tjek den Online kalenderplanlægger regelmæssigt for at sikre, at dine medarbejdere ikke behøver at være på vagt hver time og har tid til at skabe i fred. En god idé er en opgaveplan - hver opgave skal have en detaljeret beskrivelse af krav og trin, så alle nemt kan tjekke resultaterne uden at spilde tid på et unødvendigt møde.
Mennesker har brug for pauser. Statistisk set bør du tage en 15 minutters pause hver 1,5 time for at opfriske din hjerne og øge produktiviteten. Desværre er der ofte ikke plads til en pause i et intensivt arbejdsprogram. Resultatet er, at folk arbejder mere, men i virkeligheden får lavet mindre, fordi deres produktivitet falder. Prøv pauseplanlægningsmodellen, opfordr dine medarbejdere til at skrive korte pauser i deres kalendere, gå væk fra computeren et stykke tid, gå ud på terrassen og få lidt frisk luft med en kop kaffe eller lav nogle enkle fysiske øvelser for at ilte hjernen. Du vil blive overrasket over de positive effekter.
Mange store projekter ser ud til at trække ud i det uendelige. Det er meget demotiverende, når man har arbejdet på det samme i månedsvis, og der stadig er lang vej til målet. Det gør det nemt at stagnere og miste motivation og produktivitet. Prøv at variere de opgaver, dit team får. Hvis nogen har arbejdet med det samme i en uge, så involver dem i noget nyt, så de kan få perspektiv og komme tilbage med friske ideer. Det er selvfølgelig også her, den individuelle tilgang og samtale med dine medarbejdere tæller - nogle foretrækker at variere deres arbejde og springe mellem opgaver, andre foretrækker at fokusere på et projekt fra start til slut. Fleksibilitet er nøglen.
Dette punkt er relateret til det foregående. Hvis du arbejder på et stort projekt, der skal afsluttes, og du ikke har mulighed for at variere dit arbejde - så opdel det i trin. Færdiggørelsen af et arbejdstrin er en succes. Succes er motivation. Hvis du arbejder på et projekt, der varer seks måneder - opdel det i projektets milepæle og fejre med dit team, at hvert trin er nået.
Når du implementerer en strategi for at øge produktiviteten, skal du holde øje med alle de processer, der foregår i teamet. Brug et værktøj, hvor du kan have alle oplysninger på ét sted.
Et godt eksempel er Teamdeck - det er et system, hvor du kan lave en gennemtænkt arbejdsplan, planlægge møder i en kalender, fordele opgaver, kontrollere medarbejdernes arbejdsbyrde, overvåge arbejdstiden med timesedler, tildele roller, tilføje opgavebeskrivelser og meget mere! Velplanlagt arbejde, hvor alle har plads til at fokusere og slappe af og ved præcis, hvad der skal gøres, er hemmeligheden bag højere produktivitet.
Alle organisationer ønsker én ting: høj produktivitet og gode resultater. For at nå dette mål er den vigtigste faktor at overveje dit teams arbejdsforhold, som er tilpasset deres opgaver og stillinger. En omhyggeligt planlagt arbejdsplan vil hæve jeres præstationer til niveauer, I ikke engang har drømt om før!
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...