Въпросът за извънредния труд, т.е. за работата, извършена извън планирания график, е твърде сложен, за да може да се даде просто съвет от рода на "избягвайте на всяка цена". Всъщност полагането на допълнителни часове може да се окаже единственият начин за спасяване на проекта, когато се появят неочаквани усложнения.
Това, което не искате, е извънредният труд да се превърне в обичайно явление, тъй като може да навреди на компанията ви както във финансово, така и в културно отношение. За щастие, има някои доказани практики, които могат да ви помогнат да управлявате извънредния труд разумно. В тази статия ще ги разгледаме една по една.
Какво ще получите благодарение на тази статия:
Ефективно управление на извънредния труд (и стратегия за управление на времето) започва с планирането на балансиран работен график. Именно тук можете да допуснете скъпоструващи грешки, които ще се мултиплицират по време на целия проект. Как да ги избегнете? Когато е възможно, опитайте се гъвкаво планиране, като се допускат алтернативни сценарии и корекции във времето.
Може също така да анализирате планираното работно натоварване за всички служители: обърнете специално внимание на хората с уникални умения, чиито задачи не могат да бъдат прехвърлени на други членове на екипа. Ако работното им натоварване е високо, е по-вероятно да се стигне до извънреден труд, тъй като няма кой друг да им помогне.
Една от идеите за избягване на този проблем е да се изгради мрежа от специалисти на свободна практика, които могат да се включат в проекта, когато е необходимо. Друга е да наемете нов човек със сходни умения, който да поеме част от натоварването. Увеличаване на производителността от 9 до 5
Мониторингът на работното натоварване, макар и съществена стъпка, не винаги е достатъчен, за да се избегне извънредният труд. Проектите със строги графици и непоклатими крайни срокове имат много малко възможности за промяна, когато нещо се обърка.
Болен служител или технически проблем може бързо да доведе до необходимост от допълнителни часове за екипа. За да сведете до минимум извънредния труд, можете да въведете няколко правила, които да помогнат на хората да се съсредоточат върху работата си от 9 до 5 часа.
Първо, трябва да сте сигурни, че екипът ви знае какви са предстоящите му задачи. Колкото и очевидно да звучи, това не винаги е така. Членовете на екипа, които не знаят задачите си (или не разбират напълно обхвата им), вероятно ще загубят много ценно време, преди да започнат работа.
Следващата стъпка е да съкратите всички срещи, които не са абсолютно необходими. Ако следвате гъвкав подход за управление на проекти, можете да планирате Scrum срещи. Те са разработени така, че да обхващат основните въпроси, без да се губи време и ресурси.
Друг начин за повишаване на ефективността е да се улесни комуникацията между членовете на екипа. На пазара има много инструменти за съвместна работа: от приложения за чат (напр. Slack) до софтуер за управление на проекти (напр. JIRA).
След като изберете инструментите си, опитайте се да ги интегрирате един с друг, за да създадете гладки работни процеси. Пример за това е инсталирането на известия от JIRA в Slack: по този начин членовете на екипа могат да виждат актуализациите в реално време и да реагират по подходящ начин.
След стартирането на проекта трябва да проследявате напредъка на резултатите, както и действителното работно натоварване (прочетете повече за управление на работното натоварване). Как да го направим? Ефективен начин да сте наясно с работното време на служителите си е да използвате софтуер за проследяване на работното време. Всъщност това е удобно и за екипа.
Благодарение на таблиците за работното време членовете на екипа ви могат да бъдат сигурни, че виждате допълнителните им усилия. Предимство за мениджърите? Колкото по-рано разберете за извънредния труд, толкова по-бързо можете да стигнете до първопричината.
За да наблюдавате ефективно работното време на екипа си, най-добре е да използвате автоматично обновяваща се отчет за работното време. При разглеждане на данните за проследеното време е полезно да се анализират и описанията на работното време. Описанията са коментари, които служителите ви могат да въвеждат при регистрирането на даден запис на време. Проверката на описанията може да ви даде ценна информация за моделите на извънреден труд на вашия екип:
На горната снимка можете да видите, че Роуз е полагала значителен извънреден труд само когато е имала задачи, които са изисквали взаимодействие с клиента (работни срещи, прегледи на активи). Може би това е нещо, което си заслужава да се проучи?
В зависимост от причината за извънредния труд можете да коригирате графика на проекта (прочетете повече за техники за планиране на проекти) или включете допълнителна помощ. Ако смятате, че е невъзможно да се избегне извънреден труд, не забравяйте да съобщите очакванията си на екипа.
Въпреки че много служители са готови да положат допълнителни усилия, извънредният им труд води до отрицателен баланс между професионалния и личния живот. По тази причина повечето компании заплащат допълнително за времето извън редовните часове. Тъй като всички разходи трябва да бъдат включени в бюджета на проекта (прочетете повече за проследяване на бюджета на проекта), е важно да знаете колко пари ще отидат за компенсация за извънреден труд.
Някои инструменти за управление на ресурсите улесняват тази задача, като предоставят отчети, които можете да изтеглите от работни листове. В Teamdeck можете да създадете автоматично обновяващ се отчет за компенсациите, който ще ви помогне да управлявате извънредния труд.
Просто изберете точките с данни, от които се нуждаете, и въведете ставките за извънреден труд на екипа си. Можете да използвате различни ставки за различните членове на екипа. С напредването на проекта е достатъчно да отворите отчета и да проверите текущите разходи за извънреден труд. Можете дори да споделите връзката към отчета с вашия екип по заплати, за да улесните и тяхната работа.
След като въведете адекватна политика за управление на извънредния труд, не забравяйте да съобщите очакванията на екипа си. Работно място и прозрачност на проекта са особено важни, тъй като могат да ви помогнат да избегнете прегаряне на служителите.
Неотдавнашна проучване на Gallup показва, че докато неконтролируемо работно натоварване наистина е един от 5-те фактора, свързани с прегарянето, както и липса на комуникация и подкрепа от страна на мениджърите. и неразумен натиск върху времето. Откритата комуникация, разбирането на времевите ограничения на проекта и ясните правила за компенсиране на извънредния труд са необходими на членовете на екипа, за да се чувстват по-добре по отношение на текущото си работно натоварване.
Teamdeck улеснява управлението на извънредния труд на вашия екип. С помощта на таблици за работното време и отчети за компенсациите за извънреден труд можете да следите едновременно работното натоварване на екипа си и бюджета на проекта. Насрочете разговор с Аниела и научете как да управлявате екипа си ефективно!
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...