Хората изискват откритост на работното място. Тоест 87% от тях.
87% на работници анкетирани от Kelton Global в проучване от 2018 г. признаха, че искат бъдещата им компания да бъде прозрачна. 80% от анкетираните искат да знаят повече за процеса на вземане на решения в тяхната организация.
Затова не е чудно, че прозрачността на работното място е термин, който е широко обсъждан в повечето компании. Някои избират радикална прозрачност, докато други избират други начини за насърчаване на откритата комуникация.
Като ръководител на проект или ръководител на екип може да нямате право на глас по отношение на фирмените политики. Вие обаче отговаряте за екипа на проекта, така че прозрачността на проекта е в голяма степен под ваш контрол.
Лошата комуникация и неясните очаквания са сред първите 8 предизвикателства при управлението на проекти. Прозрачност в управление на проекти и ресурси е култура на открита комуникация и видимост в екипа на проекта. От гледна точка на мениджмънта често става въпрос за това да бъдем честни с екипа по отношение на проекта и самия екип.
Има няколко начина, по които може да се постигне прозрачност на проекта в екипа, но последиците са предимно положителни.
Връзката между прозрачността и ангажираността/щастието на служителите е изследвана в няколко проучвания или изследвания. Има данни, които доказват. че честността наистина е важен фактор, определящ щастието на хората на работното място.
Когато става въпрос за прозрачност на проекта обаче, става дума и за финансовите печалби в конкретния проект. Това е възможно, защото прозрачността повишава производителността. Ангажираните служители, които знаят какво се очаква от тях (и защо), се представят по-добре и работят по-ефективно. Както заявява Джиоти М, консултант по информационни технологии в компанията Тата, в своята документ за управление на проекти и прозрачност: Прозрачността с подходящи разрешения в системата за управление на проекти спестява време и пари на всички участници в проекта. Звучи ли ви като мечта на премиера? Би трябвало!
Липсата на прозрачност, от друга страна, може да предизвика недоверие в екипа или дори негодувание. Институт за управление на проекти доклади многократно са показвали, че неадекватната или слабата комуникация е основна причина за провалите на проектите. Следователно има всички основания да се смята, че честността и откритата комуникация са изключително важни за ръководителите на проекти.
Разбира се, прозрачността не е универсален подход, тъй като тя е различна за различните клиенти и отрасли. Изготвихме списък със стъпки, които можете да предприемете, за да увеличите прозрачността на проекта във вашия екип.
Звучи очевидно? Може и да е, но имайте предвид, че "видимостта на задачите" е нещо повече от списък на функциите, които трябва да се направят.
Най-напред обяснете проекта на екипа си. Както по отношение на техническия обхват, така и по отношение на бизнес аспектите. Каква е целта на този проект? Кой ще се възползва от него? Каква е причината за дадена функция? Отговорите на тези въпроси могат да ви спестят някои грешни призиви при оценяването на задачите.
Разбирането на въпроса "защо?", а не само на въпроса "какво?", подобрява ангажираността на екипа ви. Това е добър начин да се развие чувство за съпричастност.
Това е голям проблем. И в същото време труден.
Искате да сте прозрачни и все пак има неща, които не бива да споделяте. Внимавайте да не обсъждате лична или поверителна информация. На всичкото отгоре обърнете внимание дали пълната ви откритост не предизвиква спекулации или сеанси на клюки. Ако чувствате, че нещо все още не трябва да се разкрива пред екипа ви, вероятно това е така. Изчакайте, докато информацията ви се потвърди или стане актуална, и едва тогава я разгласете на екипа си.
Освен това трябва да накарате екипа си да се чувства като част от проекта. А това изисква да ги информирате за промените в проекта.
Една от причините за това вече беше обяснена в предишния раздел - хората трябва да разбират върху какво работят. Другата е също толкова важна: тук си имате работа със специалисти и те знаят какво правят.
Ако промяната на изискванията означава, че трябва да се разработят нови функции, уверете се, че това е планирано по най-ефективния начин. Една открита дискусия с инженерния екип може да ви даде много идеи за намаляване на въздействието на тази промяна и за избягване на ужасяващите последици от разширяването на обхвата. Дайте на екипа си възможност наистина да участва в проекта и ще видите по-силно усещане за "ние сме заедно в това".
И една последна забележка: бъдете прозрачни и по отношение на позицията си. Ако не знаете отговора на въпросите на вашия екип (или отговорът все още не може да бъде разкрит), не си измисляйте. Вместо това бъдете открити относно невъзможността да предоставите отговора. Екипът ще оцени вашата честност.
Не можете да говорите за открита двупосочна комуникация, без да насърчавате обратната връзка.
Тъй като сте честни с екипа, искате и той да бъде също толкова откровен с вас. Разбира се, понякога може да чуете някои остри думи или дори да научите за грешна стъпка в проекта, но все пак това е чудесна възможност да се справите с тези въпроси на ранен етап, преди да се превърнат в сериозен проблем.
Давайте пример и предоставяйте на екипа си конструктивна обратна връзка. Не забравяйте за признанието: уверете се, че доброто представяне не остава незабелязано. Това също така ще засили ангажираността и отговорността на екипа ви.
Тъй като видимостта и комуникацията са основните фактори за прозрачност на проекта, не е изненадващо, че споделянето на знания е практика, която си заслужава да се насърчава. Обменът на знания между членовете на екипа може да се осъществи по време на стендъпи или специални събития.
Един ценен, но често пренебрегван аспект на споделянето на знания е, че екипите могат да се учат от други екипи. Като ръководител на проект (или ръководител на екип) можете да си сътрудничите с колегите си, за да организирате събития, по време на които екипите да споделят наученото по време на предишни проекти. Такива междуекипни срещи не само ще предоставят информация, свързана с проекта, но и ще бъдат добра възможност за сплотяване на екипа.
Прозрачността на проектите трябва да бъде подкрепена с инструменти, които улесняват сътрудничеството и комуникацията. За екипи, които работят в една стая, бялата дъска може да бъде добро начало. За разпределените екипи обаче ще са необходими онлайн инструменти.
За да осигурите видимост на проектния поток, използвайте приложение за управление на проекти. В Teamdeck използваме JIRA, за да проследяваме напредъка си. Всеки член на екипа може да види какъв е статусът на различните задачи, дали са се появили нови грешки и т.н.
Проследяване на времето, софтуер за проследяване на отсъствия, и инструменти за планиране на ресурсите, като Teamdeck, имат двоен ефект върху прозрачността на проекта. Първо, членовете на екипа са наясно с планираното си работно натоварване и задачи. В същото време ръководителите на проекта виждат работните графици на своя екип., за да разберат действителното работно натоварване на служителите си (прочетете за управление на работното натоварване). И двете страни имат необходимата видимост, за да се чувстват по-комфортно в работата си.
Уверете се, че екипът ви има достъп до инструмент, който позволява редовна комуникация. Slack е чудесен пример за това: това е инструмент за чат, който може да бъде интегриран и с други приложения, които използвате.
Ако работите по продукт, който вече е пуснат на пазара и има реални потребители, имате допълнителен начин да въведете прозрачност на проекта. Вземете за пример нашето приложение Teamdeck. Въпреки че имаме специални членове на екипа, които отговарят на въпросите на клиентите, зададени чрез Intercom (можете да опитате сами, това е онази синя икона в ъгъла), всеки от екипа има достъп до канала в Slack, където се публикуват отзивите на потребителите. В резултат на това всеки член на екипа е наясно какво харесват хората в приложението и за какво питат. Това не само позволява да се отбележи "видимостта", но и прави приноса на всички много по-значим, когато се обсъждат нови функции и продуктова пътна карта.
Прозрачността на проекта е свързана с открита комуникация и честност, както и с това да се даде възможност на хората да работят ефективно. Тя ви позволява да увеличите ангажираността на хората, но също така помага да премахнете убийците на производителността: от неясните изисквания до клюките в офиса. Изградете култура на прозрачност във вашия проектен екип и всички ще извлечете ползите от това.
Критичната важност на измерването на щастието на екипа Изследователите отдавна проучват връзката между щастието на служителите и тяхното представяне на работното място. Различни изследвания показват, че щастието наистина прави хората по-продуктивни. Пряката връзка между морала...
Когато мислите как да подобрите шансовете за успех на компанията си, ангажираността на служителите вероятно не е първото, което ви идва наум. Първоначално предпочитате да се съсредоточите върху аспекти като производителност, мотивация и развитие на уменията. В края на краищата,...
