Ефективна дистанционна комуникация в екипа

Предизвикателства пред ефективната комуникация в отдалечен екип

Кои са първите предизвикателства, свързани с комуникацията от разстояние, които ви идват наум? Може би се сещате за часовите зони и трудността да се синхронизирате. Или може би се притеснявате от проблеми с ненадеждна интернет връзка. Това са основателни опасения, но посочените по-долу предизвикателства често се оказват по-сериозни, въпреки че не е толкова лесно да се предвидят или забележат.

Липса на видимост - първа причина за намаляване на ефективността на комуникацията в отдалечен екип

Липсата на видимост, която би могла да бъде трудна за отдалечените екипи, е очевидна на няколко нива:

• Кой е на разположение?
  Когато не виждате екипа си лице в лице, е по-трудно да разберете кой е на работа и кой е в отпуск. Нещата са още по-сложни за служители на непълно работно време и лица на свободна практика които са склонни да работят от разстояние. Освен това много от дистанционните работници работят с гъвкаво работно време, съчетавайки служебните задължения с личните си дейности.

• Как да разберете дали са налични?
  Има два начина за решаване на този проблем: Първо, въведете процес на проследяване на отсъствията и място, където екипът ви може да види кой е на разположение и кой не в даден ден. След това помолете членовете на екипа си да съобщават за текущата си наличност, например чрез статуси в Slack: достатъчни са кратки актуализации като "на среща" или "на обяд".
• Кой по какво работи?
  "Не знам дали вие сте правилният човек, когото да попитам за този проект, но ето, че започнах" - в идеалния случай бихте искали да премахнете догадките от комуникация в екипа. Ако имате по-малко от, да речем, 25 членове на екипа, е сравнително лесно да запомните кой върху какво работи. Ако екипът ви е по-голям, нещата стават много по-сложни. Отново можете да използвате онлайн пространство където вашите съотборници могат да проверят кой в кой проект участва.

Календарът на ресурсите на Teamdeck е единствен източник на истина за наличността и работното натоварване на вашия екип. Можете да видите кой за кой проект е назначен, кой е в отпуск и кой капацитет вляво (ако търсите хора, които могат да се присъединят към вашия проект). 

• Кой трябва да знае за това?
  Ефективна комуникация означава, че правилните хора получават точното съобщение в точното време. За да бъде това вярно, вашите отдалечени служители трябва да знаят кой трябва да бъде информиран за различни неща. Запишете някои прости правила, като например: "Непознатата, която управлява нашия уебсайт, трябва да знае за новите етапи във вашите проекти, за да може да публикува актуализации."

Липса на контекст - втора причина за намаляване на ефективността на дистанционната комуникация в екипа

Когато общувате с човек, който работи от разстояние, не разполагате с контекста, който предоставя пряката комуникация. По същество не виждате езика на тялото, в повечето случаи не знаете какво е правил този човек напоследък, какво е настроението му и т.н. Разгледайте следния пример: получавате много лаконично съобщение от един от колегите си, който ви моли да споделите някаква информация. Първоначално може да си помислите: "Дали този човек ми е ядосан? Раздразнен ли е? Не съм направил нищо нередно". Можете да видите как това може да доведе до неразбирателство или дори до конфликт. Ето защо е жизненоважно да:

• Когато се свързвате със съотборниците си за нещо, предоставяйте контекст. Вместо да пишете "Изпрати ми статистиката от последната кампания възможно най-скоро", кажете "Имам неочаквана среща с XYZ след час. Можете ли да ми изпратите статистиките от последната кампания, за да мога да им ги покажа по време на срещата?". Повече контекст = по-малко недоразумения.
• Използвайте видео комуникация. Когато не сте сигурни в контекста и се притеснявате, че разясняването на нещата може да отнеме известно време, просто кажете: "нека се обадим набързо и да го обсъдим". Има вероятност да успеете да изясните нещата по-бързо.

Трудността да останеш свързан

Хората, работещи в отдалечени екипи, трябва да полагат съзнателни усилия, за да поддържат връзка. Доста лесно е да се ограничи комуникацията до кратки съобщения, разменяни в Slack или по имейл, особено ако ролите на хората са независими или работят в различни часови зони. Като ръководител на екип можете да насърчите екипния дух, като поощрите провеждането на редовни видеоразговори, дейности за сплотяване на екипа, или дори канал за чат, посветен на публикуването на мемета (можете да видите идеи за други канали за укрепване на културата тук). 

Малко възможности за срещи 1:1

Този момент е малко труден. Може би си мислите: как така има по-малко възможности за срещи 1:1? В края на краищата хората могат да разговарят насаме, когато пожелаят: много комуникационни инструменти, използвани от отдалечените екипи, позволяват частни разговори.

Това е вярно за разговорите между служителите, но срещите 1:1 между мениджър и пряк ръководител могат бързо да се забравят, когато не виждате екипа си всеки ден. Или пък може да придобиете фалшиво чувство за сигурност, когато разговаряте с екипа си редовно.всички изглеждат доволни, няма нужда от допълнителни срещи 1:1. Само че има, независимо от възприетото благосъстояние на вашия отбор.

Разбира се, това предизвикателство не е характерно само за отдалечените екипи. Членовете на екипа, работещи в офиса, също могат да получат по-малко шансове да се срещнат с шефа си, отколкото им е необходимо. Когато обаче става въпрос за дистанционни работници, трябва да се уверите, че те имат възможност да разговарят с вас от време на време. Можете да насрочите фиксирано време за тези срещи или редовно да напомняте на служителите да изберат времеви интервал за 1:1. По този начин ще можете да се свържете по-добре с разпределените си служители и също така изградете доверие в екипа си.