Овладяването на изкуството на управление на работното натоварване е важна задача за няколко проектно ориентирани длъжности в компаниите. Ръководителите на отдели или изпълнителните директори често се занимават с разпределението на проектите и управлението на работното натоварване на ниво компания, докато ръководителите на проекти трябва да възлагат задачи на своите проектни екипи. Независимо от мащаба, основните стратегии за успешно управление на работното натоварване се основават на едни и същи принципи.
Какво ще получите благодарение на тази статия:
Значенията на управлението на работното натоварване и философията зад тях
Ролята на софтуер за управление на ресурсите в процесите на управление на работното натоварване
Кои са най-ефективните стратегии за планиране на работното натоварване
Нека сравним няколко определения, преди да получите няколко предложения, свързани с инструментите за управление на работното натоварване (или планиране на работното натоварване - ако искате, и двете означават едно и също).
Всеки от тях информира за ролята не на ръководителя или лидера на проекта, а на служителя или служителите в сложни проекти. Това, което привлича вниманието, е разделението: екип срещу конкретен служител. Няколко от тях са насочени към екипа и служителите. Но само в полезрението на Forecast - нашия близък конкурент на пазара на инструменти за управление на работното натоварване - е само конкретен служител. Коя философия е по-добрият избор? Как да анализираме работата на всеки служител? На какво се набляга при всяка от тях? Нека да разгледаме въпроса по-отблизо.
Терминът "управление на работното натоварване" означава процес на възлагане на задачи на служителите и осигуряване на достатъчно време. да ги изпълнява.
Управлението на работното натоварване е процесът на ефективно разпределение и организиране на работата в екипите.
Грижа за времето на служителите (което ще им позволи да изпълняват задачите си) - това е предложение на Teamhood - инструмент за управление на работното натоварване. Може да се каже, че ефективното управление на работното натоварване на екипа означава, че лидерът е в състояние да поставя постижими крайни срокове. Но как да избегнете нереалистичните крайни срокове или на какво да се базирате, ако искате да приоритизирате работата и да възлагате други задачи? Нека засега да оставим тези въпроси без отговор и да продължим напред.
Ако перифразираме думите на инструмента за управление на работното натоварване Asana - наш конкурент и доставчик на инструменти за управление на работното натоварване - под управление на работното натоварване те разбират не само разпределяне и измерване на работата. Те предполагат кога процесът на управление на работното натоварване е извършен ефективно. Инструментът за управление на работното натоварване увеличава изпълнението на работата на служителите (или, както бихме могли да кажем, на ресурсите) и - което е много интересно и си струва да се вземе под внимание - тяхното удовлетворение. В края на всеки ден служителят е по-скоро доволен, отколкото претоварен.
Компанията набляга на повишаването на ефективността на работата на служителите и (най-важната част, ако мислите за дългосрочни отношения с даден служител) удовлетворението в края на деня. Удовлетворение и за двете страни: за мениджъра и за неговия екип.
Тук възникват няколко въпроса относно инструментите за управление на работното натоварване и напредъка на проекта. Първо, благосъстоянието на служителя се дължи и на това, което се случва в личния му живот, върху което ние не можем да окажем голямо влияние. Второ, трябва да имате достатъчно добри взаимоотношения с него, за да знаете какво точно в работата или чрез работата го кара да се чувства удовлетворен (а това невинаги е видно от декларациите на служителя, който под натиска на работното място може да не е склонен да говори за всичко от страх, че може да искам действително да правя нещо различно от това, което трябва да прави в момента). И трето - може би най-важното - как да измерим това удовлетворение? Как да изберем най-добрите инструменти за управление на работното натоварване?
Инструментът за управление на работното натоварване се отнася до възлагането на работа на екипа по начин, който да използва максимално неговите умения и способности и да му позволи да постигне най-добро представяне и да произведе продукти с най-високо качество.
Smartsheet предлага - друг проект инструмент за планиране а нашият конкурент - на пръв поглед - нещо по-конкретно за това, което трябва да се направи. Такива инструменти за управление на работното натоварване също така подчертават компетенциите на ръководителя на проекта и неговата силна връзка с работата на екипа. Но само компетенции, които са полезни за извличане на уменията на служителите и им дават възможност да се развиват. Как да го направим? Как да повишите ефективността на служителите и уменията им, полезни за компанията в определен период от време?
Управлението на работното натоварване е (...) това, което наричаме способност да разпространява да работят еднакво, като дават на всеки служител справедливия му дял и не повече. Ако няма специален случай, който да изисква повече работа, не бива да претоварвате никого. Инструментите за управление на работното натоварване могат да ви помогнат.
И това е най-спорното определение. Компанията Forecast отива много по-далеч и също така информира за ролята на способностите. Но способността е насочена към равномерно разпределение на работата и по начин, по който всеки служител ще получи "справедлив дял" - каквото и да означава това. Правилният инструмент за управление на работното натоварване може да бъде полезен в това отношение.
Но в крайна сметка разбираме, че става дума за това да не се претоварва никой, с изключение на много специални случаи - но кои са важните задачи? Нима всяка задача не е много важна? Може ли работата на всеки да бъде равностойна? Какво да кажем за разликите в опита, сложността на проектите, изискванията, като например времето, в което трябва да бъдат изпълнени задачите, и - най-важното - рентабилността на бизнеса (някои проекти са по-важни от други; някои от тях изискват повече изразходвано време за постигане на очаквания резултат)? Всеки читател на тази статия за инструментите за управление на проекти и управление на работното натоварване знае, че бизнес нуждите определят какво трябва да се направи и какво може да се нарече "специален случай". Период.
Ролята на поне един добър ресурс управление на работното натоварване е да помогне не само при измерването на ефективността на екипа и планирането на ресурсите, но и при управлението на работното натоварване.
Всеки от тях има своя собствена визия за ефективно управление на работното натоварване в екипа. Всеки от тях подчертава две неща - инструментите за управление на работното натоварване са важни.
Първо, управлението на работното натоварване е процес, който отнема известно време поради многото въпроси и многото обяснения, които се използват през определен период от време.
И второ - ефективното и интелигентно управление на работното натоварване предполага, че лидерът притежава определен набор от умения, които помагат на членовете на екипа да постигнат очакваните от тях индивидуални бизнес цели, а понякога и съвсем лични. Какви умения и на какво ще се основават решенията?
Процес - поради многото въпроси и отговори; добрият избор зависи от знанията или опита на конкретния лидер
Възлагане на задачи на членовете на екипа и поддържане на ефективността на екипа и напредъка на проекта.
Комплект от - да речем - умения за управление на работното натоварване (можем да добавим "междуличностни" или просто "набор от меки умения" - тъй като това не е ясно в посочените по-горе значения)
Грижа за членовете на екипа (защото това е причината, поради която те се представят добре с очакван резултат за компанията). Ето две предизвикателства. Първото е въпросът дали като ръководител трябва да се грижите повече за екипа или повече за конкретния работник. И второто - думата "грижа" също има много значения във всеки от горепосочените цитати. Така че ето още един въпрос: какво трябва да е в полезрението на лидера, когато той управлява натоварването на всички?
Най-добрите инструменти за управление на работното натоварване - те могат да помогнат при управлението на проекти
Не проверявате капацитета и работното натоварване на настоящия екип (планиране на капацитета на ресурсите)
Не разпределяте задачите според приоритетите и уменията на служителите
Не мислите за модификации и пренасочвания
Имате "съпротива към знанието" и не искате да се учите от най-добрите
Не мислите за Agile
Не мислите да използвате някакъв инструмент за управление на работното натоварване и софтуер за управление на проекти.
Свръхрезервиране (или недостатъчно резервиране)
По-ниска производителност и ефективност
Повече стрес и тревожност
Повече отлагане
По-малко ангажираност и мисъл за напускане на екипа
Но за да бъдем по-сериозни - защо е важно управлението на работното натоварване? Мониторингът на текущото работно натоварване и работата на екипа (особено на отдалечените екипи) помага на ръководителите на проекти да забележат по-рано проблемните тенденции и области, което им дава възможност да решат проблемите, преди да са се разраснали. Шанс за разпределяне на ресурсите, коригиране на графиците на проектите или подобряване на управлението на работното натоварванеплан за изпълнение, особено ако можете да използвате най-добрите инструменти за управление на работното натоварване и инструменти за управление на проекти..
Кои са най-ефективните стратегии за управление на работното натоварване?
Да сте наясно е основен елемент от прилагането на управлението на работното натоварване и използването на инструменти за управление на работното натоварване в екипа. Има много потенциални причини за небалансирано работно натоварване (напр. лошо управление на работните процеси, разпределение на задачите, неточни оценки на проекта, недостатъчно добро представяне на отделни лица в рамките на целия екип) и за да отстраните проблема, трябва да разберете откъде идва той. Най-добре е, когато сте наясно с това:
Какво трябва да се направи по проекта?
Кой върху какво трябва да работи,
Какво е действителното работно натоварване в сравнение с прогнозите на проекта?
Частта "какво трябва да се направи" може да бъде покрита от документацията на проекта или софтуера за управление на проекти. В Teamdeck, където можем да възлагаме задачи, използваме Jira, за да проследяваме всички задачи в нашия списък с неизпълнени задачи. По този начин знаем какво трябва да се случи (и каква е времевата рамка). Други популярни инструменти за управление на проекти и задачи са Trello, Asana и Podio.
От друга страна, за проследяване на работното натоварване препоръчвам да настроите ресурсен календар. Макар че някои инструменти за управление на задачите на PM имат някои функции за управление на екипи като част от продукта, много компании вземат решение да използват специализиран софтуер за управление на работното натоварване.
Целта му е да разпределя работата между служителите, да следи работното натоварване и да управлява отсъствията. Управление на проекти и инструменти за планиране на капацитета често могат да бъдат интегрирани помежду си, така че не е необходимо да въвеждате данни два пъти или да се притеснявате за загубена информация.
Календарът на ресурсите ви дава така необходимата видимост за текущото, миналото и бъдещото натоварване на екипа ви. В него са изброени всички ваши служители, както и разпределените им проекти.
Когато преглеждате календара на ресурсите на екипа си, обърнете внимание на:
Извънреден труд
Разлики между планираното и действителното работно време
Служители с малко или никакви дни отпуск (с изключение на отпуските по болест)
Това са най-често срещаните сигнали, които могат да ви накарат да предприемете действия. Някои инструменти за управление на ресурсни проекти ще ви предупредят за извънреден труд или свръхизползване на служителите:
Софтуерът за управление на проекти Teamdeck ви позволява да създавате отчет за работното натоварване, който се актуализира в реално време и има разширени функции. Той е по-удобен от изгледа на календара, когато сравнявате очакваните часове с реално проследеното време.
Първо, опитайте се да разберете каква е причината за проблема и проверете дали използвате добър софтуер за управление на проекти и задачи. Понякога извънредните часове се случват, защото проектът е бил подценен на първо място, докато в други случаи причината за забавянето е един недостатъчно добре работещ (или недостатъчно квалифициран) член на екипа.
Когато работното натоварване не е разпределено равномерно в екипа, проверете дали можете да разпределите ежедневните задачи на по-малко заетите служители, като използвате софтуер за управление на проекти. Това невинаги е възможно, особено когато имате конфликт на умения/опит. В такъв случай може да се опитате да включите помощ на свободна практика или да прехвърлите служителите между няколко проекта.
Сравнението между времето за резервиране и времето за отчитане на работното време е показател, който се използва при управлението на работното натоварване и неговото оптимизиране.
Имайте предвид обаче, че на новия човек, дори и на много опитния професионалист, ще му е необходимо известно време, за да се запознае с проекта и неговите изисквания, така че това невинаги е най-бързото решение. Добре е, когато инструментите имат разширени функции.
Ако целият екип е претоварен и това не се дължи на затруднения в екипа, а по-скоро на промяна в изискванията или на неадекватни оценки, може да се наложи да преговаряте за графика на този проект. Възможно е крайният срок да не може да бъде удължен, като в този случай можете да се опитате да компресирате продължителността на проекта, например чрез ускоряване. Това е практика на припокриване на определени задачи на проекта, които първоначално са били планирани да се случват една след друга:
В статията Техники за планиране на проекти можете да намерите списък с полезни предложения за ефективно управление на работното натоварване. (Но това не означава, че той ще ви спаси от използването на софтуер за планиране на ресурсите).
Има начини да се справите с проблемите с работното натоварване в момента на възникването им, но определено е по-добре да ги предотвратите предварително. Ето защо подходът, основан на данни, и екипната култура са толкова важни елементи на ефективното управление на работното натоварване.
[/vc_column_text]Получете 30-дневен безплатен пробен период
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...