Създаването на проекти с виртуални екипи изисква различен набор от комуникационни умения, тактики и инструменти, отколкото започването на проект, в който участват вътрешни служители. В Apptension, софтуерната къща, която стои зад Teamdeck (софтуерът за софтуер за управление на ресурсите), работим и с отдалечени служители. И не става дума за програмисти, които се намират в близките градове.
В тази статия ще ви разкажем как да:
Членовете на екипа ни живеят и работят в различни държави и часови зони, включително в Япония и Великобритания. Познаваме предимствата и болките на работата с хора, с които не можеш просто да се срещнеш в една стая и да поговориш за проекта. Или пък да се срещнете след работа, за да отпразнувате поредния успешен спринт (което, между другото, е много важно за изграждането на сплотен екип).
Преди да се заемем с това, нека обобщим накратко какво представляват виртуалните екипи и дали това наистина е нова тенденция в набирането и управлението на служители.
Виртуалните екипи са групи от служители, които работят по един и същ проект от различни места и комуникират помежду си чрез имейли или приложения за съобщения.
Работата от разстояние е все по-разпространена сред компаниите, които разчитат на работници с познания, които могат да работят от всяко място, често използвайки само лаптоп и подходяща Wi-Fi връзка.
Според официална статистика, посочена от BBC, през 2016 г. повече от четири милиона британци са работили от дома си. Дистанционната работа спестява пари на хората, които след това не се налага да пътуват до работа или да наемат апартамент в даден град.
Търсите още експертни съвети за управление на проекти? Разгледайте нашите БЕЗПЛАТЕН контролен списък за планиране на спринта сега!
Какво да кажем за така наречените "дигитални номади"? Според Проучване на цифровия номад, 52% от интервюираните смятат, че са "независими от местоположението", докато други 40% биха искали да бъдат такива. Цифровите номади обичат да работят от дома си (67%), от кафенета (36%) и от пространства за съвместна работа (33%), като посещават дори до 5-10 държави годишно (30% от анкетираните).
Общата тенденция към гъвкава работа, включително виртуални екипи, е призната в доклада на Световния икономически форумБъдещето на работните места'. Авторите посочват, че е необходимо "да се предефинира границата между работата и личния живот в този процес". Тъй като работата от разстояние може да помогне на работодателите по-лесно да намират и наемат талантливи работници, а на служителите - да живеят по-независимо, има един проблем, който трябва да бъде решен:
"Предизвикателството пред работодателите, хората и правителствата ще бъде да намерят начини и средства, за да гарантират, че променящият се характер на работата ще бъде от полза за всички."
Увеличаващата се достъпност на интернет, базираните на облак решения като Citrix или Алтернативи на Amazon WorkSpaces за съвместна работа, появата на пространствата за съвместна работа направи работата във виртуални екипи още по-лесна. С правилните тактики и инструменти за управление тези екипи не са толкова трудни.
Прочетете нататък, за да разберете как да се справяте с виртуални екипи при управлението на проект.
Наистина е предизвикателство да превърнеш група хора, които никога не са се срещали, в екип.
Парадоксално е, но се казва, че трябва, ако е възможно, да съберете екипа физически в началото. Срещата лице в лице може да помогне при управление на екипа на проекта, взаимно опознаване и изграждане на доверие и взаимоотношения.
Ако това не е възможно, не се притеснявайте. Направете всичко възможно, за да помогнете на отдалечените си служители да развият екипния си дух виртуално, например чрез създаване на чат групи, които имат за цел да предадат "моментите от водния хладилник". Там служителите ви могат да водят своите непринудени разговори, обменяйки мисли, които не са непременно свързани с ръководените от тях проекти.
Тъй като използваме Slack за по-голямата част от ежедневната си комуникация, създадохме канала #internal, в който се провеждат случайни разговори. Освен това насърчаваме служителите си да създават свои собствени канали, да се фокусират върху въпросите, които ги интересуват, и след това да канят други колеги със сходно мислене. Хората могат да се опознаят и чрез забавни дейности. Има игри, предназначени специално за отдалечени екипи. Те са подходящи за разчупване на леда в началото на проекта.
При работа с отдалечени екипи е много важно да се насърчи приятелството между служителите, така че те да са по-склонни да работят заедно, да споделят знанията си и да си помагат взаимно при разработването на проекта.
Успешното стартиране на проекта зависи от две неща:
Колкото по-добре успеете да го направите, толкова по-лесно ще бъде за екипа ви да изпълни очакваното.
Една от основните разлики между стартирането на проект с виртуален екип и управлението на вътрешен екип е, че трябва да обърнете по-голямо внимание, за да избегнете микроуправлението.
Започнете с поставянето на ясни цели и задачи на проекта. Направете ги ясни за всички участници в процеса, за да избегнете объркване и въпроси на четири очи по-късно. Използвайте споделени табла като Jira или Trello, за да възлагате задачи, така че всички служители да виждат кой за какво отговаря.
При възлагането на задачи вземете предвид наличността на служителите. При работа с виртуални екипи трябва да имате предвид:
Ако имате всичко това в един общ график, това ще ви помогне да поддържате правилния поток на проекта. Също така ще можете да избегнете закъснения, причинени от отсъствието на някои членове на екипа, които не са били включени в работния процес.
Установяването на ясен процес на комуникация от самото начало е от жизненоважно значение при работата с отдалечени екипи.
Тъй като по-голямата част от комуникацията ви ще се осъществява чрез имейли и приложения за съобщения, Уейд Фостър от Zapier казва, че при набиране на отдалечени служители се препоръчва наемане на добри писатели. Добрите умения за писмена комуникация на служителите ви ще ви помогнат да избегнете недоразумения.
Ръководейки проекта, намерете начин да определите общ график на срещите с екипа си. Ежедневните разговори, които включват всички участници в проекта, могат да помогнат за разбирането на текущото състояние: какво е направено, за какво трябва да се погрижим и как да го направим.
Освен това ще ви бъде по-лесно да наблюдавате работния процес.
За други разговори, като например срещи за планиране на проекта или сесии за преглед, разговори с клиенти и т.н., се опитайте да планирате всичко предварително и да запишете срещите в календарите на служителите си. Използване на виртуална телефонна система ще спомогне за повишаване на производителността, намаляване на недоразуменията и пропуснатите обаждания. Служителите могат да правят и получават обаждания по домашния телефон от всяко място и по всяко време, което подобрява удовлетвореността на служителите и прави работата от разстояние по-продуктивна. Имайте предвид часовите разлики и уведомявайте предварително съотборниците си.
Едно от най-големите предизвикателства, свързани с комуникацията с вашия виртуален екип, е определянето на ad hoc разговори. Понякога, когато изникне нещо спешно, може да искате да се включите в обаждане възможно най-скоро, но при асинхронната комуникация това може да не е възможно. Един от начините за решаване на този проблем може да бъде определянето на време през деня, когато всички членове на екипа ви (или поне по-голямата част от тях) са на разположение, и провеждането на тези разговори в тези часове.
Вземете решение за едно приложение за съобщения, което ще се използва от всички членове на екипа. Slack, Hipchat, Google Hangouts или Skype - както искате. Просто изберете едно и се уверете, че всички служители го използват, за да комуникират помежду си по време на проекта.
Правилният набор от инструменти е от съществено значение за управлението на отдалечен екип. Тъй като не можете просто да се съберете физически в една стая и да обсъдите проекта, имате нужда от онлайн инструменти, позволяващи съвместна работа за планиране на задачите, планиране на задачите и комуникация.
Позволете ми да ви запозная набързо с инструментите, които използваме и които ни помагат да управляваме над 50 служители, включително отдалечени, разположени на различни места и в различни часови зони.
1. JIRA
За планиране и възлагане на задачи на нашите служители използваме Jira. Този единствен инструмент ни позволява лесно да планираме, проследяваме и управляваме всички наши проекти.
При управлението на виртуални екипи искате всеки да вижда статуса на задачите в рамките на работния процес, назначеното лице и лицето, отговорно за докладването им. В Jira можете да конфигурирате работния процес, което прави управлението на задачите в таблата още по-лесно. Следователно всеки знае точно какво се случва.
2. Confluence
Сътрудничество в екип, като работа по споделени документи, включително бележки от срещи, планове на проекти, изисквания към продукти, бази знания и документация - за тях използваме Confluence.
Интеграцията му с Jira ни улеснява изключително много при управлението на ресурсите, свързани с проекта. Възможността за създаване на споделени документи, свързани с възложените задачи, помага на служителите ни да разберат по-добре проекта.
3. Teamdeck
Накрая, но не на последно място, ние използваме нашите софтуер за планиране на ресурсите за планиране на ресурсите, проследяване на работното време и управление на отпуските. С него можем да проверяваме наличността на служителите, да ги записваме за проекти и да проследяваме колко време са прекарали по тях.
Teamdeck улеснява работата и с виртуални екипи, хора на непълно работно време и фрийлансъри. Календарът за планиране осигурява на ръководителите на проекти бърз достъп до резервациите на служителите, отпуските, почасовата им наличност и др. Това, от своя страна, увеличава видимостта на екипа, което в крайна сметка води до по-ефективно разпределение на ресурсите при управлението на проекти.
4. Bitbucket
Bitbucket е система за контрол на версиите на Atlassian. Нашите програмисти я използват, за да работят заедно по даден проект от всяко място и часова зона. Тя позволява съвместна работа по качеството на кода чрез партньорски прегледи на кода.
5. Slack
За цялата ни ежедневна комуникация използваме Slack. Тук можем да провеждаме индивидуални разговори, групови чатове и отворени или частни канали за всякакви дискусии. Освен това големият брой добавки и ботове го правят още по-приспособим към нуждите на нашите екипи.
Например, тъй като използваме Culture Amp за 360-градусови проучвания, добавихме техния бот в нашия Slack. В резултат на това служителите ни научават за предстоящите проучвания чрез чат.
Управлението на виртуален екип зависи от комуникационните умения, тактики и инструменти (като например система за управление на служителите), които използвате.
Тъй като в повечето случаи няма да можете да се срещнете лично, за да обсъдите проекта, неговите цели и проблеми, начинът, по който го правите онлайн, ще го направи или развали.
Използването на онлайн инструменти за съвместна работа и съгласуването им с правилните процеси и прозрачност ще ви помогне да постигнете целите си и да реализирате проекта според очакванията. Намерете най-добрите за вас, включете екипа си и създайте велики неща с хора, разпръснати по целия свят.
Имате ли опит в работата с виртуални екипи? Споделете го с нас в коментарите.
Проверете софтуера за управление на ресурсите на проекта, предназначен за работа с отдалечени екипи, избран от Stormind Games, Hill-Knowlton, NTT Data.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...