Управлението на един проект може да е трудно. Управлението на няколко проекта е много по-трудно. При няколко проекта, които се изпълняват едновременно, трябва да жонглирате с различни бизнес цели, задачи, графици и крайни срокове. С нарастването на отговорностите ви и броя на задачите, които трябва да управлявате, е лесно да допуснете скъпоструващи грешки. Ето някои идеи за отговор на често срещаните предизвикателства, с които се сблъскват премиерите, докато управляват няколко проекта едновременно.
Търсите инструмент, който да ви помогне да управлявате ресурсите в няколко проекта? С Teamdeck можете да получите по-добър преглед на екипите си и проектите, по които работят. Опитайте Teamdeck с 30-дневен безплатен пробен период днес. |
Без генерален план за всички проекти рискувате да се загубите или да объркате нещата.
Според документа на PMI относно ключови фактори за ефективността при управлението на множество проекти, трябва да мислите за проектите си като за портфолио, чиито компоненти си влияят взаимно:
"Управлявайте всички проекти като съвкупност, като коригирате и свързвате графиците им, за да съответстват на наличните ресурси, и премахвате ненужните разлики в работното натоварване на ръководителите на няколко проекта"
Създайте свой собствен график, включващ всеки проект, който изпълнявате. По този начин можете да имате общ поглед върху собственото си време и проектите, с които трябва да се занимавате в даден момент.
Управлението на промените е неизбежно за работата на ръководителите на проекти. Един от начините да постигнете успех на тази позиция е да се научите как да реагирате на промените, когато те настъпят.
Управлявайте проектите си и се уверете, че плановете ви са винаги актуални, за да не пропуснете нищо. След като настъпят промени, решете доколко те засягат обхват на проекта и дали сте в състояние да реализирате проекта с ресурсите, с които разполагате.
За да се информирате за текущото състояние на проекта си, следете графика в инструмент за планиране на ресурсите или говорете с екипа си по време на ежедневните срещи. Попитайте ги дали има някакви ограничения или пречки, за да можете да отстраните препятствията веднага щом се появят.
Може да е изкушаващо да управлявате колкото се може повече неща. Да контролирате изпълнението на всяка задача, да одобрявате и най-малките детайли, да комуникирате с ръководители или клиенти от името на екипа си, дори ако те биха могли да го правят сами - всичко това е микромениджмънт.
Въпреки че може да ви дава усещане за контрол, микроуправлението не само ще ви претовари с времето, но и ще се отрази зле на морала на екипа ви. Въпреки че е чудесно, че сте готови да запретнете ръкави и да свършите допълнителна работа, когато управлявате множество проекти, трябва да се научите да делегирате.
Назначавайки хората за проектите, ясно съобщавайте ролите и отговорностите, така че всеки да знае за какво точно отговаря. Използвайте матрица на уменията или софтуер за планиране на ресурсите да откриете кой е най-добър за определени задачи и да му позволите да ги изпълнява.
Умението да се определят приоритетите на задачите е важно умение за PM. Ако ръководите няколко проекта едновременно, става още по-важно да се справите отлично с това. Приоритизирането ви помага да избегнете вземането на хаотични решения под натиск и да работите по-стратегически.
Както обяснява Антонио Нието-Родригес, водещ експерт в областта на управлението на проекти и прилагането на стратегии, в своята Статия на HBR за определяне на приоритетите:
Определянето на приоритети повишава процента на успеваемост на стратегическите проекти, повишава съгласуваността и фокуса на екипите на висшето ръководство върху стратегическите цели, изчиства всички съмнения на оперативните екипи, когато са изправени пред решения, и, най-важното, изгражда нагласа и култура за изпълнение.
Как да приоритизирате проектите, за да отговорят на очакванията на клиентите и на целите на компанията? Като използвате Метод на критичния път (CPM) е един от начините за това. Първоначално разработена от компанията DuPont в края на 50-те години, тя все още се прилага за много бизнес модели, включително разработване на софтуер или продукти.
CPM използва алгоритъм за планиране въз основа на набор от дейности по проекта, като например зависимости, време и резултати. По този начин можете да откриете кои дейности са критични и да насочите усилията си първо към тях.
След като сте определили приоритетите на работата, съобщете ги ясно на екипите си, за да знаят всички върху какво да се съсредоточат.
В Teamdeck вярваме, че с правилните инструменти за планиране на проекти и техники, можете да се справите с всеки проект, да постигнете високо качество на работата и да управлявате успешно екипите си.
Въпреки че управлението на множество проекти може да ви изплаши в началото, можете да го преодолеете. Научете се как да ги управлявате като един проект, да актуализирате плановете си и да делегирате задължения. Подобряването на тези умения ще ви помогне да постигнете успех.
Нашият софтуер за планиране на ресурсите се избира от известни рекламни и ИТ компании. Искате ли да знаете защо?
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...