Ако не използвате отлични софтуер за планиране на ресурсите по-добре да разгледате техниките за планиране. Техниките за планиране помагат за съгласуване на графика на проекта, обхвата и ресурсите. Графикът трябва да отговаря на определена времева рамка и да използва наличните ресурси с подходящи умения.
Какво ще получите с тази статия:
Ясно дефинирана роля и значение на планирането на проекти в управлението на проекти
Преглед на различни техники за планиране на проекти
Как да решавате проблемите с планирането на проектите си с помощта на тези техники за планиране
Ролята на планирането на проекта и софтуер за управление на ресурсите в управлението на проекти
Както мнозина знаят - управление на графика на проекта и техниките за планиране на проекти принадлежат към едно и също семейство. И в двата случая - най-общо казано - изпълнението на проекта или на част от него в очакваното време е основният мотив за възникването на двете дисциплини.
Като се имат предвид многото несигурности, променливи и възможността наличните ресурси или обхватът на проекта да се променят, е трудно да се състави график, който да е устойчив. И в края на краищата вие сте тези, които ще бъдат държани отговорни. Ето как и кога да използвате техниките за планиране, приложими за сложни ИТ проекти, за да можете да подготвите надежден график.
Планирането на проекта е процес на създаване на график на проекта, състоящ се от последователни дейности и етапи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на даден срок. Графикът на проекта се създава въз основа на следните фактори:
Изисквания към проекта
Цели и резултати на проекта
Задачи и техните зависимости
Хронология на проекта
Умения и компетенции за работа в екип
Бюджет
Анализ на риска
Техниките за планиране на проекти са просто модели на работни графици. Тъй като планирането на проекта има много компоненти, то изисква различен подход в зависимост от очакванията или трудностите в проекта, например недостатъчно време, недостатъчно хора, недостатъчна технология и т.н.
Графикът е графикът на вашия проект, състоящ се от последователни дейности и етапи, които трябва да бъдат изпълнени в рамките на даден срок.
Наличие на план на проекта знаете точно какво трябва да се достави в какъв ред. Разпределение на ресурсите на проекта ви помага да намерите и назначите правилните служители. На Промоция в Instagram може да бъде ефективен начин да достигнете до по-широка аудитория, да се ангажирате с потенциални клиенти и да изградите познаваемост на марката. След това графикът ви казва кога точно трябва да се случи всичко това.
Ръководството на екипа на проекта във фазата на изпълнение и насърчаването на сътрудничеството между целия екип на проекта са от решаващо значение за спазването на графика. С помощта на правилните техники за планиране можете също така да коригирате някои дейности и задачи, в случай че проектът закъснее или ако настъпят промени в обхвата.
Първите две техники, използвани от мениджърите на проекти, са Методът на критичния път (CPM) и Техниката за оценка и преглед на програмата (PERT). И двете се основават на математическа логика. Можете да използвате тези методи, за да изчислите предполагаемите начални и крайни дати въз основа на известния обхват на проекта.
Нека първо разгледаме CPM. Мислете за критичния път като за дървовидната диаграма на вашия проект. Методът на критичния път ви помага да откриете най-дългия възможен график за проекта, както и най-краткия. С помощта на CPM ще можете също така да отбележите критичните задачи и тези, които могат да се движат. Промените в доставката на последните няма да се отразят на графика.
За да използвате CPM, трябва да знаете обхвата на проекта и да изброите всички задачи, необходими за неговото завършване. След това преценете колко време може да отнеме всяка задача. След това трябва да отбележите и всички зависимости между задачите. По този начин ще знаете кои от тях могат да бъдат изпълнени поотделно и кои изискват изпълнението на предишни задачи. И накрая, добавете основни етапи и резултати към вашия проект.
Критичният път на проекта помага да се визуализира потокът на проекта и да се изчисли неговата продължителност, когато са известни всички зависимости и резултати. Критичният път се определя като група задачи, които са от съществено значение за успеха на проекта и са подредени в последователен ред. Тази техника може да не е толкова удобна, ако в проекта има много несигурности.
Подобно на критичния път, PERT е начин да се визуализира потокът на задачите в проекта и да се направи оценка на времевия график въз основа на предполагаемата им продължителност. Тази техника илюстрира и зависимостите между задачите.
За да съставите график на проект с помощта на PERT, също както при CPM, първо трябва да определите задачите и тяхната последователност въз основа на основните етапи на проекта. Използвайки мрежова рамка, подобна на CPM, състояща се от тези задачи, можете да оцените различни срокове за проекта в зависимост от нивото на доверие:
Оптимистичен график
Най-вероятен график
Песимистичен график
Въпреки че много прилича на CPM, PERT използва среднопретеглена продължителност, а не оценки, за да изчисли възможните срокове.
Недостатък на този подход е и необходимостта да се познават всички задачи и зависимостите между тях, за да се извлече пълна полза от тази техника.
Компресирането на продължителността е начин за съкращаване на графика. Той може да бъде полезен, ако проектът закъснява и трябва да намерите начин да коригирате графика, без да променяте обхвата на проекта. Има две техники, които можете да приложите: бързо проследяване и срив.
Тъй като вече знаете какво представлява критичният път, ето още един начин да го използвате. Бързото проследяване ви помага да откриете задачи, които могат да се изпълняват едновременно или частично да се припокриват, за да се ускори изпълнението на проекта. За тази цел погледнете критичния път, за да решите кои дейности биха могли да бъдат ускорени.
Да речем, че сте започнали нов проект и вече сте събрали всички изисквания. На този етап можете да започнете с фазата на проектиране и да започнете с разработването на софтуера само ако проектът е готов.
Но ако трябва да ускорите и двата процеса, можете да започнете разработката на софтуер, след като първо са готови най-важните проекти. След това продължете да подготвяте по-късните изгледи, докато програмистите прилагат вече получените материали.
Бързото проследяване е пример за техника за планиране на проекта. Въпреки че ускореното проследяване може да изглежда привлекателно, не забравяйте и рисковете. Тъй като ще трябва да управлявате няколко важни дейности наведнъж, по-лесно е да допуснете скъпоструващи грешки или да жертвате качеството.
Друга техника за компресиране е разбиването, което се изразява в добавянето на допълнителни ресурси, за да се завърши проектът навреме. Тя обаче е трудна, тъй като трябва да разполагате с резервни ресурси, които да използвате.
Освен това не всички задачи могат да бъдат изпълнени по-бързо чрез добавяне на повече членове на екипа. Според закона на Брук "добавянето на повече човешки ресурси към закъснял софтуерен проект го прави по-късен", което е свързано с общия закон за намаляващата възвръщаемост. Причината за това е допълнителната комуникация, която е необходима за въвеждане на новите членове на екипа в проекта, и ограничената възможност за разделяне на задачите.
Друг начин за използване на техниката на разбиване е да се добави време (например платен извънреден труд), но то все пак трябва да е съобразено с крайния срок. Недостатъкът на този подход обаче е повишаването на разходите по проекта.
Метод за планиране на проекти с разбиване.
При техниката на симулационното планиране се използва различен набор от дейности, за да се изчисли възможната продължителност на проекта. Тя е особено удобна, когато има много несигурности и променливи. С помощта на симулацията можете да създадете график въз основа на предположения, така че можете да го използвате дори ако не знаете всички дейности или ако обхватът може да се промени.
Един от моделите, които можете да използвате, е симулация Монте Карло. При нея се вземат предвид различни допускания и възможни резултати, в резултат на което се получава прогнозна продължителност. Предимството на този подход е, че той отчита рисковете и несигурността, така че дори ако възникнат промени в обхвата или допълнителни задачи, можете да коригирате работен график.
Изравняването на ресурсите е коригиране на графика и ресурсите, за да се съкрати времето за доставка или да се избягване на недостатъчно или прекомерно използване на ресурсите.. Можете да го използвате за коригиране на отделна дейност в проекта.
Коригирайте графика, като използвате изравняване на ресурсите, разделяйте или обединявайте дейности в зависимост от наличността на ресурсите, така че да няма недостатъчно или прекалено използвани членове на екипа.
Използването на тази техника се обсъжда широко в общността за управление на проекти, тъй като тя може да увеличи разходите и времето за изпълнение на проекта. Ако искате да приложите тази техника, трябва да вземете предвид нейните отрицателни страни.
Проектът инструмент за планиране на ресурсите ви помага да идентифицирате и разпределите желаните ресурси в рамките на проекта. Тези инструменти могат също така да ви помогнат да прогнозирате графика за нов проект, тъй като вече имате много информация от предишни проекти.
Да знаете как се е справял вашият екип в миналото, какви препятствия е трябвало да преодолее и как се е справил, също е много полезно. Съвременният софтуер за управление на ресурсите предлага на ръководителите на цифрови проекти достъп до много данни, включително отчети за изпълнението или използването.
Изглед на лентата за използване [Източник: Teamdeck - софтуер за планиране на ресурсите с функция за планиране на ресурсите и проектите]
Teamdeck е идеалното решение на проблемите, с които се сблъскват ръководителите на проекти. Функцията за планиране на ресурсите е идеална за назначаване на правилните хора в проектите въз основа на техните умения и наличност. С функцията за проследяване на времето винаги можете да видите върху какво работи екипът ви, дали работи извънредно или недостатъчно.
Можете също така да проверите кои проекти са нерентабилни, тъй като изразходват твърде много от ресурсите ви. Управлението на отпуските е начин да контролирате ресурсите на вашата компания, когато служителите са в отпуск. От друга страна, персонализираните отчети ви дават пълна представа за силните и слабите страни на вашето управление, за да можете да ги оптимизирате.
Всяка промяна трябва да започне с добра диагностика на ситуацията. Вече знаете какво представлява графикът на проекта и какви техники за планиране на проекта трябва да познава всеки добър ръководител на проект. Сега ще обсъдим най-често срещаните проблеми, с които се сблъскват ръководителите на проекти с планиране на ресурсите и как техниките за планиране на проекти ще помогнат за решаването им.
Ключова отговорност на ръководителя на проекта е да прецени колко време е необходимо за даден проект. Ако срокът е твърде кратък - всички ще работят под напрежение, качеството на продукта може да спадне, а клиентът ще бъде недоволен от забавянето. Ако крайният срок е твърде дълъг, компанията ви може да отхвърли нови проекти, защото ще сметне, че няма достатъчно ресурси. Клиентът също може да напусне вашата организация и да избере такава, която ще изпълни проекта за по-кратко време. Разбира се, идеалният вариант се намира някъде по средата. Но как да го намерите?
[Източник: Teamdeck - софтуер за управление на ресурсите с функции за проследяване на времето и планиране на проекти]
Използвайте опита си и преценете необходимото време въз основа на предишни проекти. Техниката за оценка и преглед на програмата, която е един от математическите анализи на графика на проекта, за които сме писали, ще работи чудесно тук. Въз основа на задачите и етапите направете оптимистичен, най-вероятен и песимистичен сценарий и преценете пред каква ситуация сте изправени. По този начин ще бъдете подготвени за всичко!
Превишаването на крайните срокове е огромен проблем за ръководителя на проекта, тъй като само 52% от проектите се завършват по график (Project Management Institute, 2018). Превишаването на крайните срокове често се възприема като най-яркото доказателство, че на ръководителя на проекта му липсват организационни умения.
[Източник: Пулсът на професията на PMI, 10-то глобално проучване на управлението на проекти]
Разбира се, това не винаги е така. Понякога контактът с клиента е труден, няма достатъчно хора или други ресурси, или компанията просто е в разгара на събитията, тъй като проектите се трупат. Независимо от причината, превишаването на крайния срок на проекта е голям проблем и трябва да се избягва на всяка цена. Особено като се има предвид, че съществуват няколко ефективни начина за намаляване на броя на подобни случаи. И перфектното планиране на проекта е един от тях.
Ако често изпускате крайния срок, използвайте техниката за компресиране на продължителността, по-конкретно за бързо проследяване, за да съкратите графика, като изпълнявате някои задачи едновременно или заобикаляте тези, които не са от решаващо значение за крайния резултат.
Това е кошмарът на днешния пазар - проектите се блокират поради липса на специалисти. Понякога това се дължи на факта, че темпото на развитие на компанията е по-бързо от темпото на набиране на нови хора. Друг път ресурсите са достатъчни ежедневно, но когато има натрупване на проекти, просто няма достатъчно ръце за работа. Много е трудно да се справиш със сделките, когато няма кой да свърши работата, а крайният срок неизбежно наближава. Ако често се сблъсквате с този проблем в работата си, разбиването, една от техниките за компресиране на продължителността, ще ви помогне.
Предложете на служителите си платен извънреден или допълнителен труд, който те могат да ползват като почивен ден по всяко време. Добра идея е също така да използвате подкрепата на фрийлансър или аутсорсинг компания, която ще ви осигури необходимите специалисти за работа по труден проект.
Както вероятно знаете, един проект не винаги се вписва в първоначалния обхват от началото до края. Цифровите продукти са динамични същества, които се развиват с времето. Появяват се нови нужди, нови идеи, клиентът променя предположенията и не остава нищо друго, освен да се пуснете по течението на тези промени и да бъдете гъвкави.
Повечето техники за планиране на проекти се основават на познаването на проекта и необходимите задачи, но ако в работата ви има много неизвестни, си струва да използвате симулация и да създадете няколко възможни сценария и планове за действие в зависимост от променливите, които могат да възникнат. Тази гъвкавост ще ви гарантира, че сте готови за всичко.
При планирането на проекти автоматичният отговор на липсата на ресурси е да се набавят нови ресурси. Понякога това не е възможно, но ще ви кажем повече - понякога дори не е необходимо. Често впечатлението за липса на достатъчно ресурси е резултат от това, че те не се използват оптимално. Разгледайте това с пример от реалния живот.
Един ден има 24 часа. Това важи за всички - за вас, Елон Мъск, Опра Уинфри, президента на САЩ и кралица Елизабет. Всеки разполага с еднакво количество време - единственият въпрос е как го използва. Ако чувствате, че ви липсва време, няма да удължите деня си, но можете да станете по-рано, да изгледате два епизода на телевизионен сериал вместо 5, да не скролвате в Инстаграм, да работите интензивно няколко часа, да отидете на разходка с велосипед и след това да си починете с чиста съвест след продуктивния ден. Същото се отнася и за вашия бизнес.
Ако имате недостиг на ресурси, проверете дали ги използвате оптимално - може би някои служители получават задачи под тяхната компетентност, може би приключват работа по-рано и останалите нямат какво да правят, може би в един отдел има твърде малко хора, а в друг - твърде много. Техниката за изравняване на ресурсите е идеална за оптимизиране на графика на вашия проект.
Да, знаем какво си мислите. Лош ли е перфекционизмът? Как може да е, след като всички винаги говорят за това как да се постигне съвършенство и т.н.? Е, разбира се, перфекционизмът е голямо предимство... стига да разполагате с безкрайно много време. В управлението на проекти, за съжаление, времето е ресурсът, който най-често е в недостиг, а перфекционизмът не улеснява нещата.
Ако искате всеки елемент от проекта да бъде направен не само добре, но и отлично, проверявате всичко десетки пъти и правите всяко нещо методично, едно по едно, докато всяко парче от пъзела не пасне идеално - най-вероятно няма да спазите сроковете, тъй като закъснявате още преди началото.
Означава ли това, че трябва да вършите работата си лошо и да пуснете на пазара продукт с недостатъци? Категорично не! Все пак трябва да разберете, че между единия и другия подход има нещо средно. Именно тук влиза в действие методът на критичния път. Определете задачите, които са от решаващо значение за напредъка на проекта, и тези, които могат да бъдат изпълнени по-късно. С този трик планирането на проекта ще ви позволи да завършите работата навреме и ще можете да подобрите продукта в оставащото време.
Можете да изготвите график на проекта навсякъде - на лист хартия, на бяла дъска, в Excel. Можете да. Но за какво. Днешният бизнес е твърде напреднал, за да допуска организационен хаос, затова софтуерът за управление на работата е незаменим елемент, който ви позволява да управлявате работното време, ресурсите, отпуските, графиците и календарите от едно място. Как да изберете такава система, съобразена с вашите нужди? Това е тема за отделна статия. За щастие, ние вече сме я подготвили за вас Софтуер за планиране на проекти - Какво търсят мениджърите на проекти или Управление на графика на проекта - Ролята, предизвикателствата и инструментите.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...