Има нещо в ролята на ръководител на проект, което кара хората да се замислят: липса на баланс между работата и личния живот. Просто потърсете в Google и ще видите многобройни статии и теми, в които се посочва фактът, че служителите на информационните центрове често се претоварват и стресират.
Съществува общо мнение, че постигането на баланс между професионалния и личния живот може да бъде предизвикателство, когато ръководите екип по проект. Някои дори смятат, че да си ръководител на проект или мениджър на ресурси изисква да се даде приоритет на работата пред личния живот. Не мисля, че последното е вярно. И макар че премиерите често се борят с дългите работни часове и препълнената пощенска кутия, има начини да се намали това бреме.
Преди да преминем към някои съвети за ръководители на проекти, нека първо се опитаме да се справим със самото значение на понятието "баланс между професионалния и личния живот". То се е превърнало в универсална фраза и почти всеки има различно разбиране за него.
От "да не прекарвате повече от 8 часа на работа" до "да не мислите за работа след края на работното време" - тук може да варира вашият пробег. Има и такива, които казват, че няма такова нещо като перфектен баланс между работата и личния живот.
Независимо от гледната ви точка, има някои общи положения, по които вероятно можем да се съгласим. Не е хубаво, когато трябва да полагате огромно количество извънреден труд, за да наваксате с работата си. Или когато се опитвате да разговаряте с няколко души едновременно, като всички те изискват бързо решение на въпроса си. Или когато проектът ви се е разраснал до чудовище, което реално не може да бъде изпълнено навреме, и ви обзема ужасното чувство за предстояща гибел. Или когато... Сигурен съм, че сте разбрали картината.
В тази статия ще дам списък със съвети за баланс между професионалния и личния живот на ръководителите на проекти, които искат да променят статуса си от "зает" на "ефективен". Както много други неща в тази работа, и това започва с правилно планиране.
Макар че естеството на вашия проект може да определи мащаба на плановете, които трябва да изготвите, твърдя, че краткосрочните планове са това, което трябва да приоритизирате. В повечето случаи наистина не можете да планирате всеки детайл от едногодишен план. Вместо това се съсредоточете върху следващата част от работата: ако следвате рамката на Scrum, това ще бъде следващият ви спринт. Уверете се, че наистина можете да се ангажирате с това, което ви предстои за следващия спринт, и да следвате плана. Това ще ви даде много по-голяма гъвкавост и спокойствие. Разбира се, вероятно ще трябва да планирайте някои основни етапи на проекта също така и по-надолу по веригата, да речем пълна пътна карта на проекта. Разликата е, че пътната карта не е издялана от камък, така че вие и вашият екип имате много по-реалистична цел, върху която да се съсредоточите в настоящето: вашият краткосрочен план.
Правите нещо повече от два пъти? Автоматизирайте го! Значителна част от работното натоварване на ръководителя на проект е свързана със задачи, които се повтарят. Това не означава, че те са по-маловажни, а точно обратното! За съжаление, те могат да отнемат и много време. Анализирайте ежедневните, седмичните и месечните си задължения и помислете за начините, по които те могат да бъдат автоматизирани.
Какво имам предвид под автоматизиране на нещата? Създаването на шаблон или процедура, подобна на контролен списък, може да бъде чудесно начало. Ако искате да създадете цялостни работни процеси, можете да използвате Zapier или IFTTT (не се изискват познания по програмиране!). Дори и малките средства за спестяване на време ще намалят заетостта ви (и ще подобрят ефективността ви). Ако сте потребител на Slack, трябва да разгледате нашата статия за най-добрите приложения на Slack за ръководители на проекти, където ще намерите и някои идеи за повишаване на производителността.
TQ, технологичният коефициент, е способността ви да се адаптирате към технологиите, да ги управлявате и интегрирате. PMTQ (Project Management Technology Quotient) е признат от Институт за управление на проекти като нова ключова съставка за успеха на проектите:
За всеки, който е натоварен с реализирането на стратегия в свят, който непрекъснато се променя от технологиите,
PMTQ ще бъде задължителният набор от умения, който ще доведе до успех.
Помислете за връзката си с технологиите. Едно нещо е да можете да управлявате проект, който е неразривно свързан с технологиите, например разработката на софтуер. Друго нещо е да можете да използвате софтуера във ваша полза и в полза на проекта. Умното използване на онлайн инструменти ще ви спести много време и ще подобри прозрачността на проекта.
Изглежда, че ръководителите на проекти са склонни да бъдат първите в офиса и последните, които си тръгват. Една от причините за това е търсенето на възможности за извършване на реална работа (вж. следващия раздел). Но другата причина е необходимостта да се наблюдава екипът и да се комуникира в реално време. С изключение на спешни случаи, постоянното ви присъствие не би трябвало да е необходимо. Силно ви препоръчвам да определите наличността си и да се придържате към нея.
Споменах, че някои премиери обичат да идват в офиса рано или да остават до късно, защото тогава могат да се съсредоточат върху работата си без прекъсвания. Разбира се, работата на ръководител на проект изисква здравословна доза комуникация, но не е необходимо да бъдете Сири на екипа си и винаги да сте готови да отговорите на "бърз въпрос". Превключването на контекста ще наруши концентрацията ви. Когато не сте в състояние да се съсредоточите през по-голямата част от деня, няма да успеете да свършите задачите си.
Опитайте се да разпределите деня си във времето и да определите интервали, през които можете да работите без прекъсване. Можете дори да определите работно време: време, в което членовете на екипа ви се насърчават да се обръщат към вас с въпроси. В един прозрачен и добре документиран проект това би трябвало да е успешна стратегия.
Разбира се, освен импровизираната комуникация, има място и за планирано взаимодействие: срещи на екипа. Тук топката е във вашето поле. Вие, ръководителят на проекта, сте този, който отговаря за определянето на политиката на срещите (и дава пример). Първо правило? Планирайте срещи само когато са необходими и създайте ясна цел за тях. Второ, съобразявайте се с часовника и използвайте времето максимално. Планирали сте тази среща, за да постигнете определена цел, опитайте се да се съсредоточите върху тази цел и да изразходвате времето ефективно. Причината много служители мразят срещите е, че това е "загуба на време". Уверете се, че случаят с вашия екип и вашето време не е такъв.
Има определени очаквания, на които много ръководители на проекти се опитват да отговорят. Те искат всичко да е под контрол, винаги да са "на разположение на екипа" и да са постоянно на разположение на клиента.
Проблемът е, че тези очаквания са напълно нереалистични. Ако искате дори да започнете да мислите за баланс между работата и личния живот, трябва да забравите за всичко, винаги, постоянно. Това не е добра работна етика и определено не е чудесен пример за екипа ви.
И накрая, не можете да бъдете "да", дори и да искате да направите клиента си щастлив. Това е често срещана дилема, но разширяването на обхвата може да провали проекта и да съсипе усилията ви за баланс между професионалния и личния живот.
Следването на тези съвети няма да ви гарантира, че никога няма да останете по-дълго в офиса, но ще ви даде солидна основа, върху която да надграждате. С течение на времето, когато възприемете повече процеси, които увеличават производителността ви, би трябвало да забележите значителна промяна в нивото на заетост.
По същество тези съвети за баланс между професионалния и личния живот са и вашите стъпки за по-добра ефективност на работното място. Намирането на "правилния" баланс е трудно, ако не и невъзможно. Стига да усещате, че начинът ви на работа е по-балансиран, определено постигате напредък. Продължавайте в същия дух!
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...