Само 1 на всеки 5 души (18%) разполага с полезен метод за управление на времето. Стратегии за управление на времето и инструменти за управление на времето за проекти да ви помогне да се справите с възложената ви работа в рамките на времето, с което разполагате. Работейки като ръководител на проект, може да ви бъдат възлагани различен брой задачи на всяка итерация.
Трябва също да планирате, управлявате и проследявате работата на екипа си. Срещи, оценки, планиране, комуникация с клиенти и вашия екип, както и да докладвате на ръководството. В идеалния случай искате да постигнете всичко това по време на работния си ден от 9 до 5 часа. Изглежда като нещо невъзможно, но един инструмент за проследяване на времето може да бъде полезен за това.
Тази статия съдържа:
Ефективни стратегии за управление на времето на проекта
Влияние на президента на САЩ върху процесите на управление на времето на проекта
Ролята и влиянието на правилните инструменти за управление на времето за изпълнение на задачите
Влиянието на софтуер за управление на ресурсите на проследяване на времето
82% от хората не разполагат с рамка за използване на времето. Те просто използват списък, пощенската си кутия или нищо друго. (Изследване на Академията за развитие, 2021 г.)
Най-трудните специалисти обикновено не са най-добрите режисьори в момента, но това също не означава, че трябва да се откажете. Следването на жизнеспособни методики за използване на времето включва консолидиране на стратегии във вашия ежедневен, седмичен и месечен график, които увеличават наличните часове от деня.
И така, как наистина ефективното използване на времето допринася за по-нататъшното развитие на изпълнението? Основната цел е съзнателно да контролирате начина, по който влагате енергия в значими начинания и дейности, независимо дали на работното място или в собственото си ежедневие. Някои инструменти за управление на времето предлагат функции като неограничен брой потребители, което ги прави идеални за големи екипи.
При лошо планиране и инструменти за управление на времето може да се окаже трудно да се вмести всичко в кратките срокове. Ето защо съставих този списък с интелигентни стратегии за управление на времето, за да можете да планирате по-добре работата си и най-накрая да имате време за всичко, което се нуждае от вашето внимание.
Преди да разберем какво означава управление на времето на проекта и какво можем да кажем за стратегиите за управление на времето (или планиране на управлението на времето - ако искате), нека разгледаме пречките и някои причини, поради които понякога цялостният план за управление на проекта и неговото приключване изискват много повече усилия, отколкото се предполага. Няколко сведения за инструменти за проследяване на времето и управление на времето, които ще ви отворят очите и ще ви помогнат да разберете важността на планирането на управлението на времето.
Само 1 на всеки 5 души (18%) разполага с полезен метод за управление на времето.
(според проучване на Академията за развитие)
Служителите прекарват 44 минути в социалните медии всеки ден.
(По данни на Techjury, 2022 г.)
Само 17% от хората следят времето си.
Компаниите прекарват средно 16 дни годишно в търсене на документи на хартия.
(Източник: DocuSign)
Най-малко 23 часа седмично висшите мениджъри прекарват в срещи.
(Източник: DocuSign)
46% от стреса, за който съобщават служителите в САЩ, е причинен от прекомерна работна натовареност.
Тези резултати и обобщението на изследването са вдъхновение за мениджърите, за които управлението на времето и управлението на проекти се третират еднакво. За онези мениджъри, които са абсолютно убедени в ролята на времевия аспект във всяка проектна дейност и искат да избегнат всякакви пречки пред графика.
Накрая нека разгледаме най-често срещаните пречки пред управлението на времето и проследяването на времето, които не бяха споменати по-горе: перфекционизъм, отлагане, лошо определяне на приоритетите, твърде малко време, многозадачност, прекалена заетост, недостатъчна почивка, забравяне на делегирането, липса на организация, ниска мотивация, разсейващи фактори, твърдо планиране.
Връзката между времето и разработването на проекти или управлението на времето и управлението на проекти с помощта на инструменти за управление на времето е толкова очевидна, че много от тях не се нуждаят от обяснение. Но за тези, които трябва да бъдат убедени в това, тази глава трябва да разсее съмненията. И така, нека да започнем с няколко факта. Какво представлява проектът?
Под проект може да се разбира почти всичко, което е направено от човек. Място, където да се скриеш или да спиш, капан за мишки, къща, мисия за промяна на работното място. Но тъй като сме в бизнес среда, нещата стават по-сложни, когато се вземат предвид няколко абсолютно ключови неща, които ще прочетете в следващите параграфи.
Нека разгледаме по-отблизо определението за управление на проекти, въведено от Асоциацията за управление на проекти, и да направим няколко коментара.
Управлението на проекти, познато още като управление на задачи, е прилагането на процеси, методи, умения, знания и опит за постигане на конкретни цели на проекта в съответствие с критериите за приемане на проекта в рамките на договорените параметри. Управлението на проекти е окончателно резултати които са ограничени до краен срок и бюджет.
Гореспоменатото предложение може да бъде разделено на четири части и всеки термин може да бъде отделна глава или параграф, но ние трябва да се съсредоточим върху нещо, което е основополагащо за главния герой на тази статия - време, управление на времето, управление на времето, справяне с времето и стратегии за управление на времето.
От гледна точка на APM - която може да се разглежда като спорна - това, което прави разликата между "управление" и "управление на проекти", са именно времето и бюджетът. Докато управлението е непрекъснат процес, управлението на проекти има ограничения. Ето защо инструментите за управление на времето могат да бъдат полезни.
От гледна точка на бизнеса проектът е резултат от бизнес необходимост. Той се възлага поради вътрешни или външни нужди. Много инструменти за управление на времето предлагат възможност за управление на неограничен брой проекти, което е от решаващо значение за справяне с множество задачи и клиенти. И тъй като проектът е и решение на някои предизвикателства, той се прави в рамките на ограничено време и бюджет. И от този момент обосновката и значението на стратегиите за управление на времето и проследяване на времето стават по-ясни за тези, които имат известни съмнения относно основната тема на тази статия. Времето, отделено за даден проект, не е като дъвка и не може да се разтяга, когато се появи нужда, затова стратегическото мислене според времето става очевидно.
Управлението на проекти не може да съществува без ефективно планиране на управлението на времето. Или, от друга страна, задължително условие за успешно изпълнение на проекти и развитие на бизнеса е ефективното управление на времето.Teamdeck)
Така че, използвайки софтуер за проследяване на времето получихме обща представа за това какво понякога правят служителите и каква е връзката между управлението на проекти и управлението на времето. Сега е време за... управление на времето на проекта.
Най-общо казано, управлението на времето с помощта на софтуер за проследяване на времето е начинът, по който използваме времето, с което разполагаме, за да постигнем целите си или да завършим ефективно възложените ни задачи.
Ето едно кратко и ясно обяснение на управлението на времето, дадено от Wikipedia:
Управлението на времето е процесът на планиране и упражняване на съзнателен контрол върху времето, изразходвано за определени дейности, особено с цел повишаване на ефективността, ефикасността или производителността.
Ако използваме определението, използвано от обществото на ръководителите на проекти, ще установим, че управлението на времето на проекта е:
(...) процесът на управление на проекти - анализ на работата и разработване на шаблон за график за да гарантирате, че ще завършите проекта в рамките на определен график. (Projectmanager.com)
И двете гореспоменати определения не казват нито дума за това как да постигнем добри резултати по отношение на управлението на времето за проекти. Но за всеки, който има възможност да приложи план за управление на проекти, е очевидно, че става въпрос за анализ с помощта на софтуер, инструменти и техники. Всичко, което гарантира навременното завършване на даден проект. И след това разработването на график на ресурсите с корекции на задачите и разпределение на ресурсите за завършване на проекта.
Като ръководител на проект и използвайки софтуер за проследяване на работното време, вашата задача е да планирате и управлявате ефективно работното си време, както и времето на екипите, които ръководите. Трябва да уважавате времето, прекарано в работа.
В зависимост от това колко добре се справяте с жонглирането с различни проекти и приоритети с помощта на софтуер за проследяване на времето, толкова по-добре можете да планирате работата на екипа си. А последното води до по-добре управлявани проекти, с по-голям шанс да ги завършите навреме и в рамките на бюджета.
В крайна сметка стратегиите за управление на времето повишават и вашата продуктивност и ефективност.
Проучванията показват, че това не винаги е толкова очевидно. Например, само 37% от екипите в Обединеното кралство (The State of the Project Management, 2017) винаги или предимно успяват да завършат проектите си навреме, като една от причините за това е лошото управление.
Съществуват няколко стратегии за управление на времето, които можете да използвате, за да планирате работата си.
Планирайте срещи и служители благодарение на популярни техники за управление на времето и съвети за управление на времето
При лошо планиране и управление на времето на екипа може да се окаже трудно да се вмести всичко в кратките срокове. Ето защо се нуждаете от точни отчети за проследяване на времето. Ето защо съставих този списък с интелигентни стратегии за управление на времето, за да можете да планирате по-добре работата си и най-накрая да имате време за всичко, което се нуждае от вашето внимание.
Знаейки какво искате да постигнете в определена времева рамка, вече сте подготвени за успех, проучването разкрива и времето, прекарано в работа, е печелившо. В статията си "Влияние на планирането върху успеха на проекта" Педро Серадор от Университета в Торонто посочва връзката между планирането и успеха на проекта. Въз основа на литературен обзор Серадор установява, че успехът на проекта е тясно свързан както с ефективността на проекта, така и с ефективността на разходите. Това означава, че качественото планиране може не само да увеличи шанса проектът да бъде завършен успешно, но и да бъде икономически ефективен.
И така, доколко планирането е "качествено планиране"? Според Serrador, след PMBOK® Guide, планирането може да заема до 48% от всички процеси, извършвани от ръководителя на проекта по време на проекта.
Планирането на ежедневните ви задачи може да бъде толкова просто, колкото създаването на списък със задачи, състоящ се от задължителни и желани неща - полезни могат да бъдат инструментите за проследяване на времето с удобен интерфейс. Когато обаче планирате няколко проекта, е добре да имате план на високо ниво на проекта ще подобри видимостта на изискванията в различните задачи, но също така ще помогне за определяне на целите и изискванията за всеки проект.
Понякога списъкът с нещата, които трябва да свършите, може да ви се стори непосилен, затова инструментите за проследяване на времето могат да ви помогнат. За да го направите управляем, е по-добре да разделите списъка си със задачи на по-малки части. Определянето на ясни приоритети ще ви помогне да подредите задачите си според тяхната важност, спешност и усилията, необходими за изпълнението им.
Матрицата на Айзенхауер е най-успешната техника за управление на времето.
(според проучване на Академията за развитие)
За да разграничите важните и спешните задачи от списъка със задачи, можете да използвате Матрицата на Айзенхауер. Тази популярна техника за управление на времето (известна също като "Матрица на спешното и важното" или "Принцип на Айзенхауер"). Тази идея (или някои казват рамка) се позовава на думите на този американски президент:
"Имам два вида проблеми: спешни и важни. Спешните не са важни, а важните никога не са спешни."
Цялата система представлява подход за организиране на работното натоварване и приоритетите. Той е много полезен, ако искате да приложите ефективна стратегия за управление на времето, като използвате инструменти за проследяване на времето. Тя помага да останете фокусирани върху организирането на всички задачи, особено на най-трудните. Разделена е на четири категории:
Важни и спешно - Това са задачите, които трябва да свършите първо.
Важни но не е спешно - задачи, които можете да планирате за изпълнение по-късно.
Не е важно но спешно - ако е възможно, можете да делегирате тези задачи.
Не е важно и не е спешно - можете да пропуснете задачи от тази категория.
Това, което е страхотно за Матрицата на Айзенхауер, инструмент за проследяване на времето, е, че можете да я създадете в движение само с химикалка и хартия, за да определяне на приоритетите на задачите и задачи. С подобна матрица лесно ще откриете задачите, които наистина се нуждаят от вашето внимание, така че да се съсредоточите първо върху тях. Матрицата изглежда по следния начин:
Изготвяне на списъци със задачи, приоритизиране на задачите и решаване на предизвикателства, свързани с блокиране на времето, с помощта на Матрицата на Айзенхауер
Въпреки че някои хвалят многозадачната работа, изглежда, че тя носи повече вреда, отколкото полза. Според статията за опасностите от многозадачната работа, публикувана в Entrepreneur ("Why Multitasking Is a Myth That's Breaking Your Brain and Wasting Your Time", 2017 г.), изпълнението на няколко задачи едновременно е неефективно и неефикасно. Тъй като човешкият мозък се нуждае от време, за да превключи от една задача към друга, опитите да се вършат твърде много неща създават време на забавяне, когато всъщност не сме толкова продуктивни, колкото бихме искали да бъдем. Ето защо проект за проследяване на времето функциите за управление могат да бъдат полезни.
Вместо това се опитайте да се съсредоточите върху една задача в даден момент и да я завършите, а след това да преминете към друга. По този начин, особено ако си давате поне няколко минути почивка между задачите, преходът е плавен и мозъкът ви е готов да поеме нова задача.
Една от техниките, които можете да използвате за отчитане на времето, прекарано в работа, е техниката "Помодоро" и проследяване на времето. При нея работата се разделя на по-кратки сесии с продължителност 25 минути, като между тях се правят почивки. Това е доказан начин за повишаване на производителността, тъй като е по-лесно да се принудите да се съсредоточите върху една задача. Освен това няма да се окажете изморени и ще останете продуктивни за по-дълго време.
Името, идващо от италианската дума за домат, е вдъхновено от кухненския таймер. Днес има устройства, които можете да използвате, предназначени специално за тази техника, и които отчитат точно 25-те минути, които трябва да посветите на работата.
Това може да е трудно, тъй като според PMI 90% работата на PM е комуникация ("Изкуството на комуникацията в управлението на проекти", 2010 г.), но понякога изпълнявате задачи, които изискват дълбоко съсредоточаване и свеждане до минимум на прекъсванията. Това може да е работа по документацията на проекта, използване на безплатен конвертор на думи в pdf или създаване на отчет или използвайте и управление на задачиls.
Да речем, че използвате техниката Помодоро. За да я използвате ефективно, трябва да изключите всички възможни разсейващи фактори, за да можете да останете дълбоко фокусирани върху дадена задача в продължение на 25 минути.
Прекъсванията на времето, прекарано в работа, от която трябва да се отървете, могат да дойдат от имейли, обаждания, колеги или разговори в чата. Може да е изкушаващо да проверявате пощенската си кутия от време на време, да се включвате в служебни разговори или да се разправяте с екипа си в чата. Но истината е, че това убива продуктивността ви. Проследяването на времето може да ви помогне.
Ето какво можете да направите вместо това:
Ако се притеснявате, че ще пропуснете важен имейл, определете си специално време, в което да проверявате пощенската си кутия. Всяко друго време е посветено на възложените задачи.
Кажете на съотборниците си да не ви безпокоят, когато използвате слушалки. В същото време можете да слушате музика, която ви помага да се концентрирате (или бял шум, ако предпочитате).
Отлагайте известията и слагайте телефона си извън полезрението, за да не го проверявате натрапчиво.
Разсейването е това, което ни отвлича от работата. Намалете ги до минимум и ще видите колко по-лесно е да се съсредоточите върху изпълнението на дадена задача, а платените часове ще бъдат по-ефективни.
Чувствали ли сте, че колкото повече време имате за дадена задача, толкова по-голяма е вероятността да отлагате, вместо да използвате това време, за да свършите нещата по-рано? Тази склонност да отлагаме работата се нарича в социалната среда на икономистите Закон на Паркинсон и е обяснена за първи път в статия на Economist още през 1955 г.
Паркинсън заявява, че "работата се разширява така, че да запълни времето, което е на разположение за нейното завършване". Следователно, ако разполагате с повече време за завършване на дадена задача, отколкото ви е необходимо в действителност, има вероятност да не я свършите по-бързо.
Това, което можете да направите, е да си поставяте по-кратки срокове. Ако все още ще ви е трудно да се принудите да завършите по-бързо дадена задача, помолете някой от екипа ви да прегледа работата ви на определена дата, така че сега да трябва да свършите работата, за да покажете резултатите.
Никой човек не е остров. Вероятно във вашата организация има хора с умения и време, които могат да ви помогнат да изпълните някои от задачите, с които се затруднявате или за които просто нямате време.
Както вече видяхте, докато попълвахте Матрицата на Айзенхауер, всъщност е препоръчително да откриете задачите, които можете да делегирате, за да можете да се съсредоточите върху по-важните и спешни задачи и да се грижите за часовете за отчитане на по-ефективна работа.
За да откриете наличните членове на екипа с умения, необходими за конкретна задача, използвайте инструмент за управление на ресурсите или инструмент за проследяване на времето. В Teamdeck например можете бързо да филтрирате всички служители по тяхната роля и да видите техните резервации и наличност в прост изглед на календара.
Делегирането на работа може да покаже на служителите ви, че цените техния принос. Дайте им възможност да вземат решения и ако е необходимо, се ограничете до това да ги контролирате. По този начин не само ще имате по-малко работа, но и ще позволите на подчинените си да се развиват професионално.-
Освен делегирането на задачи между членовете на екипа, препоръчваме също така да възложите на външни изпълнители някои части от задачите, например проучване, като използвате нещо като услуга за изследователска работа, за да освободите повече време за други важни дейности.
Познаването на границите на обема работа, който можете да свършите в даден срок, е много важно, за да не само да постигнете това, което сте поели като ангажимент. То също така помага да се избегне стресът, свързан с работата, и евентуално чувството за прегаряне. Време на пистата също е важен.
Да кажете "не" на своя ръководител, мениджър или дори шеф може да е смущаващо, но има начини да го направите учтиво и настойчиво:
Посочете причина - обяснете кои други важни задачи изпълнявате в момента и как поемането на нови ще се отрази на тях.
Позволете им да определят приоритетите - ако вече имате много задачи и вашият ръководител ви помоли да поемете още една, представете му списъка си с приоритети. Оставете ги да решат дали задачата, за която ви молят, има по-висок приоритет, или не.
Не лъжете - фалшивите извинения не са добър начин за справяне с исканията. Открито обяснете защо в момента не можете да направите нещо.
Попитайте дали задачата може да бъде отложена - често пъти първоначалната дата, на която някой ви моли да изпълните дадена задача, не е нейният краен срок. Покажете им, че ако е възможно да насрочат нова задача за по-късно, би било възможно да я поемете.
Тъй като не искате да ви възприемат като човек, който отказва да работи, показването на причините, поради които не можете да поемете повече задачи, или воденето на преговори за крайните срокове може да ви помогне да намалите броя на новите задачи.
Воденето на ежедневни обобщения на работата ви помага да откриете къде сте се справили добре и какво още трябва да направите. Проследяването на времето също е важно.
В края на всеки ден преглеждайте списъка си и проверявайте задачите, които сте изпълнили. Да видите какво сте успели да свършите е чудесен начин да се мотивирате за следващия ден.
Ако все още има нерешени задачи в списъка ви, попитайте се защо не сте ги завършили и намерете решения за тях. Може би задачата е била твърде обширна и разделянето ѝ на по-малки задачи ще ви помогне да организирате по-добре работата?
Планирането на работата и използването на софтуер за проследяване на работното време е по-лесно благодарение на инструментите, които ви дават бърз достъп до задачите, които трябва да изпълните вие или членовете на екипа ви. Наличието на график на проекта и софтуер за проследяване на работното време на служителите също помага, тъй като е по-лесно да проследите резултатите си.
За управление на задачите в няколко проекта използваме Jira. Тя ни позволява да създаваме подзадачи за всяка задача, да ги възлагаме на хора и да ги проследяваме в работен поток, състоящ се от задачи, които трябва да бъдат изпълнени, задачи в процес на изпълнение, в преглед и завършени.
От друга страна, Teamdeck е софтуер за управление на ресурсите или инструмент за планиране на проекти - ако искате (разработена от нас, the софтуерна къщаи - в началото - за нашите собствени цели). Използваме се, за да проследяваме дневните графици на служителите, времевите таблици и цялостното им представяне, което след това можем да обобщим с помощта на персонализирани отчети (напр. за сравняване на резервации с отчети за работното време).
Времеви таблици в Teamdeck.io - на планиране на ресурсите и инструмент за управление на времето на проекта
Независимо от това, вие представлявате управление на маркетингови проекти или управление на ресурсите на проекта, използването на тези стратегии за управление на времето и стратегии като проследяване на времето ще ви помогне да организирате по-добре работния си ден и да свършите повече работа. Само след няколко дни ще забележите, че:
Повишаване на производителността ви
По-лесно е да изпълнявате възложените ви задачи с
Изведнъж ви се струва, че имате повече време
Стресът, свързан с работата, е намалял значително
И тъй като тези тактики могат да работят за вас, можете да се опитате да ги приложите и в целия екип на проекта, който ръководите, като увеличите производителността му. Ако искате да се задълбочите и да се запознаете сприложения за управление на времето на служителите - просто прочетете нашите статии.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...