Начало " Блог " Софтуер за планиране на ресурсите, грешки и решения

Когато се занимавате с бизнес, рано или късно всичко се свежда до едно нещо. Ресурси. Ако имате чувството, че винаги ви липсва време, капацитет, хора, технологии или пари, вероятно допускате някои грешки при планирането на ресурсите. Как да се справите с това? 

Статията съдържа: 

11,4% от всички ресурси се губят поради некачествени процеси за управление на проекти.

Monday.com

Софтуер за планиране на ресурсите, използван от мениджърите

Teamdeck - Софтуер за управление на ресурсите и планиране на ресурсите

Цена (стандартен пакет): $3.60 / член на екипа / месечно

Teamdeck.io като софтуер за разпределяне на ресурси за предварителни проекти
Teamdeck.io - прост инструмент за управление на ресурсите, който помага за прогнозиране на ресурсите, бюджетите на проектите или просто за разпределяне на ресурсите

Плюсове:

Против

График на ресурсите с най-добрия софтуер за управление на ресурсите. да изчислите колко ресурси са необходими
Отговорно възлагане на задачи и планиране на ресурсите на няколко проекта

ResourceGuru - Софтуер за планиране на ресурсите

Цена (стандартен пакет): $4.16 / член на екипа / месечно

Resource Guru става част от голямото семейство инструменти за планиране на ресурси
В нашия списък на най-добрите инструменти за планиране на ресурсите, който е познат почти на всеки мениджър на ресурси - Resource Guru.

Плюсове:

Против:

Resource Guru е базиран в облака софтуер с диаграми на Гант и персонализирани функции за работното време

 

Поплавък - Софтуер за планиране на ресурсите и изготвяне на графици

Цена (стандартен пакет): $ 10 / член на екипа / месечно

За мнозина платформата за управление на ресурсите Float е отправна точка
Float е инструмент за управление на ресурсите, който също така решава проблемите на много организации.

Плюсове:

Против:


SmartsheиСофтуер за екипно сътрудничество и планиране на ресурсите

Цена (стандартен пакет): $24.80 / член на екипа / месечно

Smartcheet съдържа диаграма на Гант, приятен потребителски интерфейс със списък със задачи

Плюсове:

Против:

Формуляри за заявки, поток на одобрение или умения, необходими за конкретната задача в Smartsheet

 


 

HubPlanner - Планиране на ресурсите и времеви таблици

Цена (стандартен пакет): $ 7 / член на екипа / месечно

Hubplanner е известен инструмент за планиране на ресурси и управление на проекти
В нашия списък на най-добрите инструменти за планиране на ресурсите, които са известни почти на всеки мениджър на ресурси

Плюсове

Против

График на ресурсите благодарение на софтуера за управление на ресурсите Hubplanner
Да сте на една и съща страница и да планирате ресурсите е много по-лесно с HubPlanner

Runn - Софтуер за планиране и прогнозиране на ресурсите

Цена (стандартен пакет): $ 8 / член на екипа / месечно

Сред нашия списък със софтуерни инструменти за планиране на ресурсите е Runn

Плюсове

Против

За да се подобри управлението на проектите, е необходимо да се използва онлайн инструмент за планиране на ресурсите.


Грешки при планирането на ресурсите

В интернет ще намерите десетки статии за това как да подобрите планирането на ресурсите си. Това е чудесно в началото, когато тепърва внедрявате управлението на проекта си. В ситуация, в която компанията ви вече има стратегия за разпределение на ресурсите, която по някаква причина не работи, трябва да възприемете малко по-различна перспектива - анализирайте грешките си и едва тогава се вслушайте в добри съвети.

В тази статия ще ви предложим и двете. По-долу имаме списък с най-често срещаните и по-малко очевидни грешки при планирането на ресурсите и как да ги решим.

Инструментите за управление на ресурсите помагат за бъркотията с ресурсите, необходими за завършване на сложни проекти

  1. Разхвърлян работен график

"Ако не знаеш къде отиваш, ще се озовеш някъде другаде", казваше Йоги Бера и беше прав. Много бизнесмени не осъзнават, че проектът им е закъснял още преди да е започнал. Защо? Заради неточен, хаотичен график. Помислете за него като за рецепта за ястие. "Вземете малко домати, още малко патладжан, половин пакет макарони и маслини. Добавете каквито подправки ви се намират вкъщи и хвърлете всичко в една тенджера.

А, забравихме да напишем - първо трябва да се сготви пастата, а зеленчуците да се запържат с чесън и градински чай." Ако пропорциите са дадени приблизително, отделните стъпки са разменени на места и са описани съвсем накратко, тогава пред вас е не рецепта, а кулинарен експеримент. И с графика е същото. Планът на проекта трябва да бъде подробна и структурирана рецепта за успех. 

Решение: ясен, гъвкав и достъпен график на проекта, изготвен с подходящ инструмент. Графикът на проекта трябва да е разбираем за всички, които работят по него. Ако трябва да обяснявате какво представлява всяка точка, какви са изискванията и кой е отговорен за дадена задача - графикът ви не е добър. Уверете се, че проектът ви е разделен на по-големи етапи и че всеки етап е разделен на по-малки задачи и подзадачи. Разпределете към тях хора с подходящи компетенции. Уверете се, че планът е ясен и лесен за редактиране. Бялата дъска в конферентната зала и таблицата на Excel не са достатъчни - всеки средностатистически ИТ проект просто е твърде сложен за такива инструменти. Нуждаете се от добър софтуер, в който можете да създадете персонализиран план, който да отговаря на работния ви процес.

Инструментите за планиране на ресурсите предлагат кой да отговаря за определени задачи по проекта.

  1. На служителите се възлагат задачи, които не съответстват на техните компетенции.

Един от най-разпространените методи за разпределяне на задачите в екипа е да се ръководи от наличността на служителите. Това е само отчасти добра стратегия - освен наличността, ключов аспект са и компетенциите. Двама служители на сходни позиции могат да имат напълно различни умения и предпочитания по отношение на задачите, които изпълняват. Една и съща задача може да отнеме на единия човек една седмица, а на другия - три седмици, така че се уверете, че на членовете на екипа се възлагат задачи, с които те могат да се справят най-ефективно.

Решение: Подробно описание на компетенциите на всеки член на екипа и назначаване на правилните хора на правилните задачи. Как да разберете какви са уменията на служителите ви? Започнете с анкета - попитайте членовете на екипа за техните компетенции, с кои задачи се чувстват най-комфортно и кои умения искат да развият. Това ще ви позволи да създадете матрица на уменията, да се запознаете със силните страни и очакванията на хората и не само да оптимизирате работата, но и да повишите удовлетвореността на екипа. Добър Софтуер за управление на ресурсите Saas или софтуер за планиране на проекти ще ви позволи да възложите конкретни компетенции на всеки член на екипа, така че всеки да получи такава задача, за която е най-подходящ. Освен това ще можете да създавате потребителски полета с други категории, ако е необходимо.

Големият график на ресурсите понякога не помага за управлението на капацитета или бъдещата наличност

  1. Претоварване и недостиг на екипа

Някои служители винаги са в центъра на вниманието. Те са активни, амбициозни, оставят своя отпечатък върху компанията и винаги търсят нови предизвикателства. Всеки ръководител на проект мечтае да има такива хора в екипа си, затова им възлага задачи. Много задачи. Често твърде много задачи. От друга страна, някои хора трябва да бъдат активирани малко, защото потенциалът им се пропилява. И двете ситуации са лоши, защото водят до това, че някои служители са претоварени, а други просто са отегчени и разочаровани.

Решение: Проследявайте какво работят служителите ви и колко време отнема това. Използвайте таблици за работното време, в които всеки член на екипа ще вписва текущите си задачи. По този начин можете да следите натовареността на екипа и да се уверите, че никой не носи твърде много или твърде малко отговорности. Не забравяйте, че претоварването на екипа има отрицателно въздействие върху производителността, а доброто управление на проследяването на времето на служителите ще ви помогне да поддържате баланс между професионалния и личния живот.

За да се следи напредъкът, от решаващо значение могат да бъдат използването на ресурсите, търсенето на ресурси и наличността на ресурсите.

  1. Екипът не знае какво се изисква от него

"Според доклад на McKinsey служителите прекарват 1,8 часа всеки ден в търсене и събиране на информация". Това е една от най-често срещаните грешки при управлението на проекти и ресурси. Служителите ви не четат мислите ви. В един добре координиран екип често не е необходимо да се обяснява всичко толкова точно, но правилото е едно - всеки трябва да разбира какво се случва и какво е необходимо.

Много ръководители на проекти смятат, че ако опишат дадена задача бързо, ще спестят време. Всъщност е точно обратното, защото служителите трябва да питат за подробности или да изясняват съмнения помежду си. Липсата на точно описание на задачата означава и по-голям риск от грешки. Грешките означават корекции. Корекциите означават повече време и пари. Това не е добре за никого.

Решение: Опишете точно всеки проект. Гарантираме ви, че времето, което ще отделите, за да въведете цялата информация в описанието на длъжността, ще бъде много по-кратко от времето за евентуални корекции поради неразбиране. Добре е да добавите информация като изисквания на клиента, метод на изпълнение, документация, лице за контакт за въпроси и, разбира се, назначаване на подходящия човек за задачата.

Капацитетът на екипа или работните графици на екипа не трябва да са пречка за екипната работа.

  1. Липса на работа в екип 

Много ръководители на проекти не разбират разликата между шеф и лидер. Първите очакват, обвиняват и заповядват. Лидерът подкрепя, вдъхновява и защитава. Не можете да очаквате от служителите си да дават най-доброто от себе си, ако се чувстват недооценени, заплашени или постоянно неадекватни. Критиката, която няма нищо общо с конструктивната обратна връзка, няма да направи екипа ви по-продуктивен. Напротив, временната мотивация, основана на страх, ще доведе до по-бързо прегаряне.

Решението: бъдете част от екип. В качеството си на ръководител на екип или на ръководител на проект отговаряте за довеждането на работата до край. А за това се нуждаете от други хора. Създайте екипна атмосфера. Покажете, че всички вие сте отговорни за качеството и спазването на крайните срокове. Бъдете прозрачни, показвайте върху какво работите и обяснявайте какви ще са следващите стъпки в проекта и защо са важни.

Покажете на служителите си, че са важни и нужни и че мнението им има значение. Предоставяйте редовно обратна връзка на екипа си и им дайте възможност да споделят мнението си. Провеждайте редовни срещи 1:1, на които можете да говорите честно за нуждите и притесненията. Също така гарантирайте, че можете да се срещнете с целия екип, дори и в кратки ежедневни онлайн срещи. Много е важно да поддържате усещането, че сте част от екип, особено когато работите дистанционно.

Понякога инструментът за планиране на ресурсите и за планиране на ресурсите няма да помогне с лошо оценените часове
Дори най-добрият софтуер за планиране на ресурсите няма да реши всички предизвикателства по време на проекта [Източник: https://www.troutcpa.com/blog/boss-vs-leader-why-develop-hire-leaders-not-bosses]
  1. Нереалистична оценка на изискванията за време

Времето е един от най-важните ресурси, с които разполагате. Много ръководители на проекти подценяват времето, необходимо за изпълнение на дадена задача. Те планират проекта за три месеца, докато са им необходими поне пет. Какво се случва тогава? Всичко се измества, екипът работи извънредно и накрая трябва да изберете: срок или качество.

От друга страна, твърде предпазливото планиране на времето също е грешка - ако вие остойностявате проекта за една година, а друга конкурентна софтуерна къща предлага шест месеца, познайте кого ще избере потенциалният клиент.

Решение: Софтуерът за проследяване на работното време е от съществено значение за проследяване на продължителността на отделните задачи и проекти. Благодарение на това можете непрекъснато да проверявате напредъка на работата и да се уверите, че нито един етап не е забавен. От решаващо значение е и генерирането на отчети за времето - безценен източник на информация, който ще ви позволи да прецените по-добре продължителността на бъдещите проекти и значително да подобрите планирането на ресурсите. Най-важното нещо е да анализирате и да правите изводи.

При планирането на ресурсите трябва да се вземат предвид актуализираните показатели на проекта, проектният конвейер на конкретна задача

  1. Неактуална информация за състоянието на проекта.

Невъзможно е да се разпределят добре ресурсите без актуална информация за проекта. За съжаление в много компании данните се актуализират от време на време. Липсват досиета, документацията е непълна, няма информация за състоянието на проекта, за отпуските на служителите или за промените в отговорното лице. Актуалната информация е предпоставка за вземането на добри решения.

Решение: Ключът е в навиците. Редовното попълване на информация за проекта и екипа не е нищо друго освен добра практика, която трябва да се прилага. Нека ежедневното попълване на таблици за работното време, промяната на статуса на проекта и актуализирането на информацията за наличността се превърнат в рутина.

Разбира се, ако трябва да актуализирате цялата информация всеки път сами, това би отнело много време, особено след като много решения и процеси са свързани. Софтуер, който автоматично актуализира най-важните параметри, ще работи чудесно тук. Например, ако мениджърът приеме отпуск, календарът автоматично ще покаже, че служителят е в отпуск и наличността му ще бъде намалена. Или ако някой насрочи среща, която ще влезе в противоречие с друга - системата сама ще изпрати известие за такава ситуация.

Ръководителите на екипи, когато възлагат задачи, трябва да информират за критериите за оценка, които се основават на задачите и проектите.

  1. Липса на ясно определени цели

Няма да можете да планирате ресурсите си разумно, ако не знаете каква е целта в края на пътя. А целта в този контекст не означава същото като крайния продукт. Нека да обясним това с пример. Представете си, че сте си поставили цел "да си намеря работа". Може би такава цел е достатъчна, ако сте на 18 години и си търсите работа за празниците, но вероятно днес тази цел не би ви казала нищо конкретно за това, което всъщност трябва да направите.

Различно е, ако си поставите цел "Искам да си намеря работа като ръководител на проект". Тогава знаете, че ви е необходима диплома или курс по мениджмънт, няколко години опит в индустрията, в която искате да работите, перфектен английски език, познаване на поне няколко софтуера за управление на проекти, комуникативни умения, способност да работите под напрежение и да управлявате времето си. След като постигнете тези цели - работата като ръководител на проекти е отворена за вас.

Решение: Същото важи и за проектите - не е достатъчно да "проектирате мобилно приложение". Трябва да отговорите на въпросите за това как трябва да работи такова приложение, кой трябва да го използва, какви функционалности трябва да има и на какви изисквания на клиентите трябва да отговаря. Определяне на основните етапи на проекта който ще ви покаже пътя от началото до края на проекта.

Работата по проекта е разделена на фази - действителното време за някои от тях е твърде голямо

  1. Твърде големи етапи на проекта

Всеки ръководител на проект е допускал тази грешка поне веднъж в живота си - разделил е проекта си на няколко големи фази и не е знаел откъде да започне. Така е направил и екипът. Знаете ли какъв е проблемът с твърде големите фази на проекта? Те изглеждат невъзможни за изпълнение. Ако имате нужда от уебсайт и дадете на копирайтъра си задачата "да напише съдържание за сайта", вероятно никога няма да го видите.

Решение: Конфуций е казал: "Когато е очевидно, че целите не могат да бъдат постигнати, не коригирайте целите, а коригирайте стъпките за действие." Както виждате, преди две и половина хиляди години хората също са имали проблеми с поставянето на реалистични цели за себе си, а през 2022 г. технологичните компании продължават да се опитват да решават този проблем. Е, може и да не сме по-умни от Конфуций, но нека опитаме.

За това е виновна философията да постигаме все повече и повече и повече. Недостижимите цели се наричат мотивация. Невъзможните неща - амбиция. Разбира се, стремежът към израстване и напредък е фундаментален и не означава да се откажем по пътя към върха. Става дума за това да познавате стъпките, които водят до него. Да речем, че искате да създадете най-популярното приложение за комуникация в света. Това е вашата мисия.

Планът, от друга страна, представлява всички стотици или хиляди елементи, които ще ви доведат до това. Направете своето проучване и разгледайте стратегиите на най-големите марки като Facebook, Twitter или WhatsApp. Разработете стратегия, намерете подходящите хора, определете основни етапи, разделете ги на задачи и задачите на по-малки задачи, оценете рисковете и определете времето и ресурсите, които са ви необходими. И действайте.

 Ако планирате проектите и търсите квалифицирани ресурси, необходими за завършване на проекта, мислите, че може да се стигне до неуспехи.

  1. Липса на аварийни процедури

Може да ви се струва, че когато разполагате със способен екип, перфектен график на проекта, разумно планиран бюджет, много време и страхотна идея, нищо не може да се обърка. И точно това е грешката. Винаги нещо може да се обърка. Помнете, че законът на Мърфи работи в управлението на проекти и не става въпрос за изключване на възможността за криза. Въпросът е да знаете как да се подготвите за нея.

Решение: Аварийните процедури са в основата на планирането на ресурсите. Самият план на проекта предполага, че... всичко ще върви по план. В същото време е важно да се подготви стратегия за управление на риска и да сте готови, когато нещо се обърка. Ключов служител внезапно трябва да си вземе отпуск за един месец? Няма проблем - разполагате с документация и процес, за да назначите някой, който да го замести. Възниква грешка и проектът се забавя? Също не е проблем - в края на краищата вече сте спестили две седмици на етапа на планиране само за тази ситуация. В управлението на ресурсите и управлението на проекти, винаги трябва да имаш план Б - никога не знаеш кога той ще се превърне в план А.

Планирайте проектите, като използвате наличните ресурси и планирането в реално време, и мислете за бъдещето.

  1. Не мислене за бъдещето

Ах, да живееш в момента. Това е красива мисъл... когато сте на почивка и нямате проект, който да трябва да завършите! Ако нещата са добри тук и сега, имате достатъчно капацитет на ресурсите, а проектите се изпълняват навреме, това не означава, че така ще бъде през цялото време. Какво ще стане, ако изведнъж половината екип излезе в отпуск за две седмици? Или спечелите голям търг и се окаже, че ви липсват 10 нови души? Разбира се, в света на технологиите трябва да сте гъвкави. Но трябва да мислите и за бъдещето.

Решение: Планирайте разпределението на ресурсите си предварително. Ако знаете, че големият проект започва след няколко месеца и ще ви трябват още хора, започнете процеса на набиране на персонал сега, защото намирането на идеалния кандидат и процесът на въвеждане в работата отнемат време. Ако искате да приложите нова стратегия за растеж от новата година, започнете да я планирате през юни - отпуските винаги са по-спокойно време, а в края на годината обикновено има много работа за вършене. Ако започвате работа с нов клиент след два месеца, започнете да подготвяте първоначалния план на проекта и състава на екипа още сега.

Предизвикателствата, свързани с наличността на ресурсите, могат да бъдат решени чрез софтуер за планиране на ресурсите.

  1. Непознаване на наличността на вашия екип

Много ръководители на проекти планират работата си така, сякаш винаги разполагат с пълен екип от служители на пълен работен ден. Това обаче не винаги е така. В света на мултинационалните дистанционни компании някои хора работят по 4 часа на ден от 12 до 16 ч., други - по 8 часа на ден от 10 до 18 ч., а трети - само 4 дни в седмицата. Като прибавите към това различните часови зони, празниците и съкращенията, получавате грандиозен хаос. Освен ако не се подготвите за него.

Решение: Управлението на отпуските и отсъствията е задължително за всяка софтуерна компания. Календарът с наличностите на служителите ви ще гарантира, че когато планирате проект, можете точно да прецените с какви ресурси разполагате и колко време хората ви могат да отделят за задачите.

Инструментите за отчитане и проектите трябва да се обработват от инструмент за планиране на ресурсите

  1. Няма контрол на качеството на работата 

Когато мислите за ресурси, вероятно споменавате време, капацитет, бюджет, наличност и технологии. Тази група обаче рядко включва един от най-важните ресурси, с които разполага една добра софтуерна къща. Качеството. Качеството е стойността, която ви кара да се задържите на пазара, която кара клиентите и служителите ви да искат да работят с вас. Всеки план на проект и планиране на ресурсите трябва винаги да включва поддържане на най-високо качество на разработката. Без това ще бъдете загубени.

Решение: Управлението на изпълнението е процес, който ви позволява да наблюдавате и оценявате качеството на извършената работа. Това ще ви позволи да решите как да разпределите ресурсите си, например да предоставите допълнителна подкрепа, да удължите крайния срок или да увеличите обхвата.

Планиране на ресурси и управление на степента на използване на ресурсите със софтуер за планиране на ресурси

 

Семейството на планирането на ресурсите

1. От управление на ресурсите към планиране на ресурсите

Сред мениджърите няма твърд консенсус относно стриктното разбиране на термините, принадлежащи към семейството на - да речем - управлението на проекти или управлението на ресурси. Когато се мисли за планиране на ресурсите или управление на ресурсите - термини, описващи аспекти на процесите на управление на проекти - ситуацията не е по-добра. От тази гледна точка някои стъпки, които осветляват значението и ролята на най-интересния за статията термин, са напълно оправдани.

Когато търсим информация за управление на ресурсите в интернет, понякога откриваме странни връзки между термините. Това, което прави впечатление, е, че планирането на ресурсите е същото като управлението на ресурсите - което не е съвсем вярно. Освен това ще откриете цитати, в които терминът планиране на ресурсите се използва в редуване с разпределение на ресурсите. Дори планирането на ресурсите - често приемано като алтернативна дума на управлението на ресурсите - може да се открие като един от многото елементи на последното. За други управлението на ресурсите означава същото като планирането на ресурсите и е голям процес, който съдържа и планиране и разпределение на ресурсите.

Както знаем, планирането на ресурсите е част от процеса на управление на ресурсите. А управлението на ресурсите (или планирането на ресурсите) е част от процеса на управление на проекти. Следователно, преди да се запознаем с първия термин, трябва да си направим труда да обясним на читателя от какво е част планирането на ресурсите - от управлението на ресурсите.

На уебсайта на Асоциацията за управление на проекти четем:

Управлението на ресурсите е придобиване, разпределяне и управление на ресурсите, като например хората и техните умения, финансите, технологиите, материалите, машините и природните ресурси, необходими за даден проект. Управлението на ресурсите гарантира, че вътрешните и външните ресурси се използват ефективно, навреме и в рамките на бюджета. (The APM Body of Knowledge, 7th Edition)

Тази перспектива е доста голяма и може да е по-малко полезна от посоченото по-долу, но съдържа всички аспекти на това, с което се борят лицата, отговорни за завършването на проекта. Първо, определението на APM посочва кой или какво принадлежи към семейството на ресурсите. В зависимост от отрасъла - ресурсите могат да бъдат хора и техните умения (служители или подизпълнители), съоръжения, машини, устройства (особено в производствения и строителния бизнес), помещения, автопаркове и др.

Планиране на ресурсите при управлението на проекти
Планирането на ресурсите е част от процеса на управление на ресурсите.

Вторият аспект на това определение е свързан с ролята на ръководителя на проекта - "придобиване, разпределяне". Третият, осигуряване - което на практика означава обръщане на внимание, анализиране и оптимизиране). Ефективно използване - което на практика означава познаване на предимствата и недостатъците на служителите, включително тяхното използване, натовареност, производителност, график, умения и др. - е четвъртото. Време и бюджет - са последните, които не се нуждаят от обяснение.

Но управлението на ресурсите може да се определи по-плавно, като се обърне внимание на проекта или завършването на проекта - когато проектът определя кой и кога ще бъде включен в него. Според сайта projectmanager.com:

Управлението на ресурсите е процесът на планиране, планиране и разпределяне на ресурсите за изпълнение на даден проект. 

Разбира се, не може да се забрави - когато се мисли за даден проект - за очакванията, свързани с този проект. Вашият клиент плаща, вашият клиент изисква. Така че по-добре внимавайте дали ръководеният проект е завършен с изисквания (още едно предизвикателство, което се нуждае от своето решение, но не със статията)

Въпреки това е време за решаващия за тази глава термин - планиране на ресурсите. Без никакво въведение, нека да разгледаме значението, представено от компетентен референт. Както Projectmanager.com информира, rпланирането на ресурсите е идентификация на ресурсите и, разбира се, координация.

Ако сравним това с предложението, представено от нашия конкурент на пазара на софтуер за планиране на ресурсите (компанията Saviom), ще забележим нещо поразително. Ако перифразираме тяхното разбиране, rРазпределението на ресурсите е равнозначно на планирането на ресурсите и неговата роля е да разпознаване на и да назначи достатъчно ресурси (служители или подизпълнители) за определен период от време за конкретни дейности по проекта. 

И двете подчертават нещо, което не се е появило в дадените досега определения. Планирането на ресурсите или планирането на служителите (изпреварвайки малко казуса в следващия раздел) изисква умения и зрялост, които помагат за точно да идентифицира и разпознава компетенциите на служителя (включително меките умения). които ги подтикват да вземат решение да възложат на конкретния служител конкретна задача.

2. От планиране на ресурсите към планиране на служителите

Планирането на ресурсите е термин, който се появява през 90-те години. Идеята на този термин е, че проектите имат ограничен капацитет и ресурси (както и време и бюджет). Следователно тези фактори трябва да бъдат включени при планирането на изпълнението на даден проект.

Как планирането на ресурсите се свързва с планирането на служителите?

Значението на планирането на служителите е абсолютно близко до планирането на персонала или работната сила. Наясно сме, че тези термини понякога се използват в конкретните индустрии или обратното - в конкретните индустрии по-често се използва планиране на работната сила вместо планиране на служителите. Така или иначе, всеки от тях говори за служител или работник и с майсторство, очаквано от компанията, проекта или задачата.

Планирането на работната сила се определя като процес на изготвяне на графиците на почасовите работници, за да се отговори на настоящите и бъдещите изисквания на работното място. 

В това определение, намерено на уебсайта Toolbox, което свързва прозренията на експерт, търсенето като термин не е съвсем ясно и ни кара да си представим какво е мислил авторът. Но по един оправдан начин можем да вземем предвид, че времето за изпълнение на даден проект или работа е част от него, както и изискванията към проекта или бюджета.

Персоналът и планирането са разпределения на човешките ресурси, които подбират и разпределят служителите по задачите в организацията и определят кога и за колко време трябва да се изпълняват тези задачи. (Workplacetesting.com)

Когато сравните тази дефиниция с гореспоменатите значения на планирането на ресурсите, приликите трудно могат да бъдат скрити. Избор на това с кого, кога и колко време ще се съчетават; възлагане, определяне и анализиране на изпълнението за постигане на основната цел - завършване на проекта. Всяко от тях е изрично или предполагаемо.

Ако добавим нещо очевидно - но нещо, което трябва да бъде казано - че уменията, наличността и производителността на служителите също определят процеса на планиране, връзката между планирането на служителите и планирането на ресурсите вече няма да буди никакви съмнения.

Вече знаете как да подобрите планирането на ресурсите си. Но знаете ли защо?

Ако сте стигнали до тази точка от статията, със сигурност знаете, че овладяването на планирането на ресурсите не е толкова просто. Необходими са ви добри практики, избягване на грешки и солидна програма за управление на работата, за да постигнете желаните резултати. Но никой не би написал всички тези статии и ръководства за управление на ресурсите на проекта ако компетентността в тази област не си заслужава. А ползите са многобройни.

  1. Спестявате време и пари. Този аргумент е толкова силен, че всъщност е достатъчен. Ако планирате добре ресурсите си, не разхищавате бюджета си за неефективни дейности и като възлагате правилните задачи на правилните хора, можете да постигнете напредък много по-бързо.
  2. Избягвате риска от грешки и затруднения. Като разпределяте ресурсите разумно и внимателно, предотвратявате ситуация, в която работата ви внезапно блокира, защото нещо липсва.
  3. Имате пълна представа за проекта. Нищо не се случва без ваше знание и почти нищо не може да ви изненада, защото разполагате с цялата важна информация за текущата си работа точно пред вас в правилната система.
  4. Подготвени сте за всичко. Управлението на риска е вашата защита в случай на извънредни ситуации, така че там, където друг ръководител на проект отдавна би изпаднал в криза, вие имате решение.
  5. Екипът ви е щастлив. И това е много важно. Хората обичат да работят в среда, в която знаят какво да очакват и че всичко е под контрол. Планирането на ресурсите позволява да се избегне претоварването и извънредният труд, а добре отпочиналият служител е продуктивен и доволен служител.
  6. Възползвате се максимално от потенциала на екипа си. В екипа ви има страхотни, талантливи хора. В края на краищата, затова сте ги наели. Разпределението на ресурсите въз основа на техните умения е възможност да развиете потенциала на всеки от служителите си и да се възползвате максимално от техните компетенции.
  7. Качеството на работата ви се подобрява. Възможно ли е да работите под напрежение, когато клиентът е ядосан, екипът е уморен, а времето и парите не достигат? Можете. Но защо трябва да го правите? Интелигентното управление на ресурсите ви дава спокойствие и контрол. Когато не трябва да се притеснявате за основни неща като крайни срокове и достатъчен капацитет, можете да се съсредоточите изцяло върху качеството.
  8. Научавате. Всеки знае, че практиката прави нещата перфектни. И какво още? Информация! Планиране на ресурсите (или планиране на екипа) е източник на безценни данни и отчети, които можете да анализирате, за да правите изводи и да се подобрявате с всеки проект.

Софтуерни инструменти за планиране на ресурсите помагат при управлението на задачите и използването на екипа

Допълнителни функции, които софтуерът за планиране на ресурсите трябва да притежава (въз основа на жизнения цикъл на управлението на проекта)

Както вече разбрахте от тази статия, основната роля на софтуера за планиране на ресурсите е... да помага при разпределянето, планирането и координирането на ресурсите (работата на служителите) за постигане на изискванията на проекта. Не е важно дали говорим за управление на маркетинговите ресурси, Управление на ИТ ресурсиили планиране на ИТ проекти - ролята е една и съща. 

Втората бележка - преди да ви покажем допълнителни функции, които си струва да разгледате - се отнася до условията. От софтуер за планиране на ресурсите, софтуер за планиране на проекти, софтуер за управление на ресурсите или планиране на ресурсите, софтуер за планиране на капацитета, инструменти за планиране, инструменти за управление на ресурситеи т.н. - ние разбираме същото. Всички те са свързани с управлението и решаването на предизвикателства с човешкия капитал и графика на организацията.

От тази гледна точка можем да си представим какво е общото между тях. Сега е време да разберем какво си струва да вземем предвид при търсенето на подходящ софтуер за планиране на ресурсите. Както знаем, управлението на ресурсите (и планирането на ресурсите като част от управлението на ресурсите) е голяма част от процеса на управление на проекти (наричан още жизнен цикъл на управлението на проекти). 

Какви функции на софтуера за планиране на ресурсите са важни от гледна точка на процеса на управление на проекта?

Може ли вашият идеален софтуер за планиране на ресурсите да поддържа:

Ще реши ли софтуерът за планиране на ресурсите всички проблеми на вашата компания?

Е, вероятно не. Но въпросът е, че когато внедрите софтуер за планиране на ресурсите, повечето от тях стават управляеми. Но ако имате нужда от повече време или просто сравнявате инструменти за управление на ресурсите на проекта или инструменти за планиране на проекти - знаете какво да правите.

Как софтуерът за планиране на ресурсите на Teamdeck се превърна в продукт?

Не е широко известно, че Teamdeck като софтуер за планиране на ресурсите е инициатива на Apptension. Apptension е SaaS компания за разработване на софтуер (разработили са и Django SaaS Boilerplate, a инструмент за разработка на Saas), които първоначално са се нуждаели от инструмент, който да им помага при планирането на проекти, управлението на ресурсите, възлагането на задачи или измерването на изпълнението. И затова са разработили за свои собствени, вътрешни цели софтуер за планиране на ресурсите.

Така че този софтуер за планиране на ресурсите първоначално беше насочен към управлението на вътрешните процеси в Teamdeck. Но след известен период от време Teamdeck беше комерсиализиран (през 2015 г.). Всеки, който искаше да изпробва софтуера за назначаване и планиране на служители, можеше да го изпробва безплатно. 

Тъй като използваме този софтуер всеки ден, тъй като броят на клиентите не намалява, това е причината нашият продукт да е на върха. 

 

Търсите най-добрия софтуер за планиране на ресурсите?

Опитайте Teamdeck

 

Свързани публикации

Календар на проекта за управление на задачите по графика на проекта и управление на ресурсите
Управление на проекти

Календар на ресурсите - управление на целия екип в 1 инструмент

Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...

Разпределяне на ресурсите и управление на планирането на проекти с помощта на инструменти за планиране на капацитета>
Управление на проекти

Планиране на капацитета на ресурсите при управлението на проекти

Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...

Управление на проекти

Управление на капацитета: Определение, стратегии и примери

Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...