Първият елемент на ефективен екип на проекта и управлението на екипа е познаване на структурата на екипа. Това е от съществено значение за правилното планиране на ресурсите и разпределението на задачите, както и за прилагането на процеси, които са най-ефективни за нуждите на различните роли. Основните роли в пълен екип за управление на проекта, са:
Ръководител на проект
Независимо дали говорим за управление на ИТ проекти, или за управление на маркетинговите ресурси, ролята на лидера е една и съща. Това е водещата роля в проекта, съсредоточена върху вземането на решения, разпределянето на задачите, проверката на напредъка, предаването на информация между клиента, ръководството и членовете на екипа и гарантирането, че проектът отговаря на целите и обхвата си. Ако екипът беше оркестър, ръководителят на проекта щеше да е неговият диригент.
В малките и по-големите предприятия софтуерът е незаменима част от пътуването с управлението на проектния екип.
Това е човекът, който носи най-голямата отговорност и трябва да се увери, че всичко е както трябва. Необходимостта да се грижи за толкова много аспекти на проекта не би била възможна без подходяща подкрепа, поради което софтуерът за управление на работата, който помага да се контролира жизненият цикъл на проекта, календарът, задачите и напредъкът, е задължителен.
Търсите още експертни съвети за управление на проекти? Разгледайте нашите БЕЗПЛАТЕН контролен списък за планиране на спринта сега!
Ръководител на екип
Трудно е да се управляват едновременно всички аспекти на един много сложен проект, затова хората, които работят по него, обикновено се разделят на екипи. Всеки екип се грижи за някаква част от продукта и докато ръководителят на проекта отговаря за цялостната картина, ръководителите на екипите са тези, които контролират отделните части.
Това е много важна роля, тъй като ръководителят на екипа е пряко ангажиран с целия процес и участва в него заедно с другите членове на екипа. Този човек участва в ежедневните срещи и проектни или планиране на ресурсите, е първото лице за контакт в случай на проблеми и действа като посредник между екипа и ръководителя на проекта. Той дава на екипите повече гъвкавост и самостоятелност, като избягва микроуправлението и ситуациите, в които всички решения зависят от един човек.
Ръководителят на екипа е от голямо значение за изграждането на чувство за принадлежност и за поддържането на висок морал дори в кризисни ситуации. Достатъчните стратегии за управление на екипа, които ще разгледаме по-нататък в тази статия, ще бъдат ценна подкрепа в ежедневната работа на лидера.
Член на екипа
Членовете на екипа са ядрото на проекта, което отговаря за изпълнението на част от работата. Те са специалисти в различни области: разработчици, дизайнери, писатели и тестери, чиято задача е да реализират определени аспекти на продукта. Техните експертни знания и опит позволяват създаването на приложението или софтуера.
Всеки от тях има различни компетенции и специализации, поради което трябва да си сътрудничат, за да постигнат планираната цел. Доброто управление на екипа позволява пълноценно използване на техния потенциал, а лошото е източник на разочарование и прегаряне.
A мениджър на ресурси е лице, което отговаря за разпределение на ресурсите в компанията. работи в тясно сътрудничество с ръководител на проект и отдела за човешки ресурси. RS познава изискванията на проекта и компетенциите на служителите, благодарение на което може умело да изгражда екипи по проекта и да докладва за нуждите от набиране на персонал. Софтуерът за управление на ресурсите е ежедневен работен инструмент за тази позиция.
Често отговорностите на ръководителя на ресурсите се разпределят между ръководителя на проекта и отдела по човешки ресурси, но в случай на по-големи компании и по-напреднали проекти подкрепата на отделна позиция е безценна.
Бизнес анализатор
Този експерт отговаря за определянето на бизнес потенциала на проектния план, оценката на неговата рентабилност и анализа на пазарната позиция, включително търсенето и конкуренцията. Той помага и за оптимизирането на бюджета за дейностите по проекта.
Заинтересовани страни
Заинтересованата страна е лице, което по някакъв начин ще бъде засегнато от проекта. Той може да бъде целеви потребител, клиент, партньорска компания, инвеститор, служител или доставчик. Дори ако заинтересованите страни не са лица, вземащи решения, или ръководители, техният глас е много важен в процеса на създаване на продукт, който да се изпълнява.
Клиент
Често клиентът се възприема като външен човек, който не е част от екипа. Ако обаче нямаше клиент, нямаше да има и проект, защото клиентът е този, който прави заявката, определя целите и дава парите.
В успеха на проекта и процеса на разработка участват всички страни, затова трябва да разглеждате клиента или собственика на продукта като важна част от екипа, която участва в срещите и решава какво е необходимо. Естеството на това сътрудничество, разбира се, е по-различно от това между служители на една и съща организация, но можете да сте сигурни, че включването на клиента в жизнения цикъл на проекта и процеса на разработка и изграждането на добри отношения ще направят сътрудничеството ви по-добро.
Успешният екип е съставен от много ръце и един ум."
Бил Бетел
Можете да управлявате екип по различни начини. Тези начини се наричат стилове на управление или лидерски стилове. Те са комбинация от фактори като йерархия в организацията, повишаване на мотивацията, разпределение на отговорностите, комуникация и общ подход към правилата за сътрудничество. Тъй като само 48% от служителите смятат, че ръководството на тяхната компания е "висококачествено" (Zippia, 2022), възприемането на ефективен стил е много важно за целия работен процес и управлението на екипа. Съществуват няколко основни стила на управление.
1. Автократичен, което означава "ще правиш това, което ти кажа".
При този стил има шеф, а не лидер. Комуникацията е еднопосочна - от ръководителя към служителите. Йерархията в екипа е много ясно обозначена, няма такова нещо като плоска структура. Ходът на работата се контролира строго, а служителите носят отговорност предимно за резултатите и изпълнението.
При този стил членовете на екипа не се насърчават да задават въпроси, да предлагат инициативи или да съобщават за своите съмнения - те са по-скоро изпълнители, отколкото лица, вземащи решения, или творци. Домейн на този стил е микроуправлението; шефът управлява всеки елемент от работата, а на служителите не се гласува доверие или отговорност.
Този стил на управление може да бъде полезен на места, където дисциплината и строгите процедури са от първостепенно значение, например ако сте хирург, който провежда операция. или обучавате новобранци в армията. Но в екип за разработка? Помислете два пъти за това. Или изобщо не го мислете.
Плюсове
Против
2. Laissez-faire или "прави каквото искаш"
При този подход мениджърът всъщност не... управлява. Екипът има пълен контрол върху решенията, свързани с въвеждането на решения и решаването на проблеми, защото ръководителят се доверява на тяхната компетентност и опит. Собствеността е мотото на този стил.
Ролята на мениджъра е да координира и разпределя задачите, да вдъхновява и създава визията, да мотивира и да проверява дали проектът напредва, но цялата част по изпълнението също лежи на плещите на екипа.
Ръководителят се включва, когато екипът има нужда от неговата помощ или подкрепа, но иначе не се намесва в творческия процес. Тъй като не е толкова активен, той може да участва в повече проекти наведнъж. Този стил позволява наистина плоска структура и работи добре, когато екипът е опитен, независим и знаещ.
Плюсове
Против
3. Демократичен, което означава "правим това, което смятаме за най-добро".
Този стил е нещо средно между автократичен и laissez-faire. Ръководителят иска обратна връзка от членовете на екипа, разчита на тяхното мнение и насърчава участието им и предлагането на идеи. Въпреки това лидерът взема решенията и носи отговорност за крайния резултат.
Ръководителят не управлява всички аспекти на работата; той дава насоки и разпределя задачите, но служителите имат определено ниво на отговорност и изпълняват задачите самостоятелно. Ръководителят координира работата, контролира етапите на проекта и планира стратегията и график на проекта. По този начин работата има известна структура и йерархия, но също така има място за творчество и инициатива.
Плюсове
Против
Управлението на екип е умение, но и изкуство. 86% от служителите на ръководни позиции посочват липсата на сътрудничество като основна причина за неуспехи на работното място (Zippia, 2022).
Една добре мотивирана група от хора, които могат да работят заедно, щастливи са и изпитват чувство за принадлежност към компанията, може да постигне всичко и да постигне целите си по-бързо, по-ефективно и по-добре от един лошо управляван екип.
Въпросът е как да се намери перфектният баланс, да се съчетае стилът на управление с характера на екипа и да не се претоварваме с информация и отговорности. Разполагаме с някои техники, които ще превърнат управлението на екипи в истинска торта за вас.
Не съществува универсално решение, което да пасва на всички. Когато планирате маркетингова стратегия, вземате предвид целите на клиента, пазарната ситуация, конкуренцията, бюджета и целевата аудитория. По подобен начин процедирате и при създаването на продуктова пътна карта.
Подходът зависи от променливите. Същото важи и за управлението на екипи - за да го правите добре, са ви необходими данни. А тези данни са информация за това кои са служителите, какви умения имат, какъв е техният стил на работа, какви са отношенията им помежду им, какво обичат да правят и какво ги дразни. Макар че не винаги е възможно да се намери решение, което да работи за всички, познаването на екипа ви ще ви помогне да намерите най-доброто възможно решение.
Екипът е динамична структура. Проектите се променят, а с тях и търсенето на специфични компетенции. Затова набирането на персонал е ключов елемент от управлението на екипа на проекта. Правилният ще ви позволи да развиете потенциала си и да работите по-ефективно, докато грешният може да доведе до разочарование и криза.
Намирането на идеалния кандидат е в интерес най-вече на ръководителите на екипи и мениджърите, така че се включете в процеса. Проведете интервю 1 на 1, организирайте среща с други членове на екипа, дайте задача за набиране на персонал и поговорете с кандидата за неговия опит, но също и за неговите ценности, нужди, стремежи, силни и слаби страни. Дори най-добрият специалист по подбор на персонал и HR не познават екипа ви по-добре от вас, затова превърнете процеса на наемане в един от приоритетите си.
Хубаво е да имате стремежи. Добре е да си поставяте амбициозни цели, които разкриват най-дълбоките пластове на потенциала и таланта на хората - това е чудесна мотивация. НО нереалистичните цели действат точно по обратния начин - те показват на хората, че работата никога не свършва и че колкото и усилия да полагат, те никога няма да са достатъчни.
Затова разделете големите цели на по-малки стъпки, а тези стъпки - на отделни задачи и подзадачи. Тук чудесно ще ви свърши работа инструмент за планиране на работата, където можете да разделите задачите и да поставите основни етапи, чието завършване ще бъде повод за празнуване и среща за сплотяване на екипа.
Хората на едни и същи позиции могат да имат различни умения. Това е особено видимо при плоска организационна структура, където вместо младши, средни и старши служители има просто специалисти, които имат опит в други области на работа.
Затова един от най-важните елементи на доброто управление на екипа е възлагането на правилните задачи на правилните хора. Разработчиците владеят различни езици за програмиране и са специализирани в различни продукти, копирайтърите може да се чувстват по-комфортно със статии, съдържание за социални медии, документация или писане на текстове за уеб. За да оптимизирате работата си, развийте потенциала на екипа си.
Използвайте работен или софтуер за планиране на ресурсите където попълвате профила на всеки служител с информация за неговите компетенции. По този начин можете да сте сигурни, че работата ще бъде възложена на служителя, който я върши най-добре.
Това, че хората ви работят по-дълго, не означава, че са по-ефективни. Напротив, претоварването и извънредният труд водят до намаляване на мотивацията и производителността, по-лош фокус, повишено разочарование и дори текучество. Уверете се, че екипът ви разполага с пространство, където да се откъсне от работата и да си почине. Използване на таблици за работното време и проследяване на работното време да следите дали служителите ви имат твърде много задачи и дали се нуждаят от подкрепа. Система за управление на отпуските също ще бъдат много полезни. По този начин ще се уверите, че всеки може да си вземе заслужена почивка и в същото време ще поддържате работния процес. разпределяне на ресурси разумно.
Огромен брой недоразумения и грешки в екипа се дължат на лоша комуникация. Хората не са правилно запознати с процеса, имат непълна информация, така че могат да изпълняват задачите неправилно или дори да работят по едно и също нещо едновременно.
Подобряването на комуникацията е особено важно във времена на дистанционна работа, когато споделянето на информация и прозрения е по-трудно. Уверете се, че разполагате с подходящата система, като например структуриран, споделен диск и канал в Slack, който всеки проверява редовно.
Съвременното управление на екипи е свързано с доверието и отговорността. Вашите хора не са роботи, които трябва да изпълняват заповеди, а квалифицирани специалисти, които познават работата си и са най-важните ви бизнес партньори. Дайте им усещането, че имат своята роля в процеса на вземане на решения. Провеждайте мозъчни атаки и срещи, на които търсите най-добрите решения.
Попитайте ги и за вдъхновения и интересни проекти, които са виждали - може би някой от тях ще се окаже ценен за вашата работа? Можете да сте сигурни, че мотивацията и удовлетвореността на екипа ви ще се повишат, когато те почувстват, че ги цените и уважавате.
Представете си, че работите в компания, в която никога не знаете дали сте направили нещо правилно или погрешно, дали някой има проблем с отношението ви или би предпочел да направите нещо по различен начин. Не го знаете, но го усещате, защото атмосферата или отношенията ви с другите се променят. Тази ситуация води до объркване и ви прави неспособни да напредвате, защото не знаете коя посока е правилна.
Ето защо обратната връзка е толкова важна част от управлението на екипа. Като разговаряте със служителите си за тяхното представяне, наблюдения и впечатления, вие им вдъхвате увереност. Служителите, които получават обратна връзка, могат да се усъвършенстват, да вършат работата си по-ефективно и да разбират по-добре какво очаквате от тях.
Това е много важен процес за създаване на прозрачна комуникация и избягване на недоразумения. Например, ако член на екипа изведнъж започне да работи по-зле, закъснява за срещи и прави грешки, първата ви реакция вероятно ще бъде недоволство. Може да станете по-критични, да загубите доверие в човека и дори да започнете да обмисляте уволнението на този служител.
От друга страна, ако дадете обратна връзка веднага, може да разберете, че той/тя има трудна лична ситуация, чувства се претоварен/а и това се отразява на работата му/й. В тази ситуация можете заедно да потърсите решение и да укрепите взаимното доверие, а в дългосрочен план дори да подобрите качеството на работата.
Помнете, че обратната връзка не действа еднопосочно. Служителите ви също трябва да имат възможност да ви кажат открито, ако нещо не им харесва, и да изразят своите нужди и мнения.
Говорейки за обратна връзка, не е задължително тя винаги да е за нещо лошо. За съжаление асоциацията със срещите на четири очи с ръководителя на екипа често е негативна. Хората се стресират, очакват критика и се страхуват да говорят открито. Много е важно да покажете на останалите членове на екипа, че общувате и че оценявате тяхната ангажираност и работа. Давайте положителна обратна връзка индивидуално, но и като група. Едно просто "Браво, екипе, благодаря ви за усилията напоследък, справихме се!" насърчава чувството за принадлежност, показателите за успех и екипната работа.
Когато работа от разстояние, много хора в компанията се чувстват анонимни. И все пак те вършат важни и необходими неща! Използвайте фирмените събрания като възможност да разкажете какво е направил вашият екип и да го похвалите пред всички.
Служителят идва в компанията с определен набор от умения, които са достатъчни за неговата позиция. Но в края на краищата работата не се състои само в това да правите нещата, които вече знаете как да правите. Тя е възможност за хората да развиват уменията си и да усвояват нови.
Попитайте служителите какво биха искали да научат и им възложете задачи, които ще им позволят да разперят криле. Това ще бъде и възможност за задълбочаване на връзките в екипа, тъй като служителите могат да се подкрепят взаимно в развитието на компетенциите и обмена на знания. Добра идея е също така да създадете бюджет за развитие, който служителите ви да използват за интересни обучения, конференции, курсове, програми и книги.
Дори в най-добрата работа има кризи и трудни моменти. Не забравяйте обаче, че вашата роля като ръководител на екип е да подкрепяте екипа и да покажете, че няма такъв проблем, с който да не можете да се справите.
В този момент е много важно да се поддържа баланс между честност и хладнокръвие. Ако се случи трудна ситуация, поговорете с екипа си за нея, разкажете му какво се е случило и какво можете да направите. Включете ги в процеса на намиране на решение, но също така им дайте усещане за сигурност. Хората трябва да знаят, че някъде има решение - просто трябва да го намерите.
Съвременните организации са толкова сложни структури и управлението им изисква подкрепата на цифрови инструменти, особено инструменти за управление на проекти. Много проекти, всеки от които е разделен на етапи, задачи и подзадачи, стотици служители и фрийлансъри с различни компетенции и наличност, почивни дни, срещи и ресурси - това е огромно количество информация и променливи, които влияят на решенията и работните процеси.
За да оптимизирате управлението на екипа си, се нуждаете от система, която ще направи процесите ви прости и прозрачни. Помислете от какво се нуждаете и изберете идеалния инструмент, който ще направи управлението на екипа ви ефективно.
В този момент ни позволете малко самореклама. 😉 Бихме искали да ви покажем как нашият софтуер подпомага ръководителите на екипи в управлението на работата им. Teamdeck е софтуер за управление на ресурсите разработени от продуктовия дизайн и компания за разработка на софтуер с оглед на нуждите дори на най-сложните организации, в които всички елементи трябва да работят заедно.
Нашата цел е да улесним работата ви, а не да добавяме още един инструмент, с който да се затруднявате, затова поставяме акцент върху удобния и интуитивен интерфейс. Вярваме, че повече не винаги е по-добре, затова в Teamdeck ще намерите само наистина полезните функционалности, вместо десетки ненужни допълнения, които само усложняват навигацията в системата.
...но определено си заслужава, защото залогът е голям. Повишена производителност, по-добри взаимоотношения в екипа, по-щастливи служители, спестяване на време и пари, подобряване на организационните и лидерските умения на самия вас и утвърждаването ви като лидер, а не като началник - това са само някои от ползите от отличното управление на екипа. А те вече са повече от достатъчно причини да го правите!
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...