Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурси) ви позволява да планирате и управлявате и разпределяне на ресурси по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel има водеща роля във вашата компания.
Често е част от инструмент за управление на ресурсите, календарът на ресурсите е вашият полезен изглед, докато планирате проекти, възлагате резервации и управлявате екипите си. Следва разбивка на календара на ресурсите, за да ви даде представа за основните функции и защо си струва да използвате такъв календар в ежедневната си работа като ръководител на проекти.
Какво ще получите с тази статия:
Как календарите за управление на проекти решават предизвикателства
Няколко думи за календара на ресурсите, планиране на екипа, проследяване на работното време на екипа, и управление на отпуските в 1 инструмент
Влиянието на софтуер за планиране на ресурсите относно управлението на проекти
Значението и ролята на ресурсните календари
Решаване на предизвикателствата при управлението на проекти: Календарите за управление на проекти се справят с множество предизвикателства, като осигуряват структуриран подход към планирането и разпределението на ресурсите. Те улесняват синхронизирането на усилията на екипа, като гарантират, че ресурсите се използват оптимално и етапите на проекта се изпълняват своевременно.
Изчерпателен преглед на ресурсите: Календарите на ресурсите предлагат цялостен поглед върху разпределението на ресурсите, включително наличността на служителите, капацитета, работното натоварване и използването им. Тази прозрачност помага да се предотврати прекомерното или недостатъчното използване на ресурсите, като по този начин се поддържа балансирано работно натоварване в екипа.
Интеграция с други инструменти: Съвременните календари на ресурсите се интегрират безпроблемно със софтуер за управление на ресурсите и други инструменти за управление на проекти и проследяване на времето, като създават единна платформа за управление на всички аспекти на проекта. Тази интеграция повишава ефективността, като намалява необходимостта от ръчно въвеждане на данни и позволява актуализации в реално време.
Календарът на ресурсите (известен тук и там също като календар за управление на проекти и календар за планиране на проекти) следи множеството задачи, събития и дати, които се случват или ще се случат по време на жизнения цикъл на проекта. Създаването на календар на ресурсите е от съществено значение за ефективното управление на проекта, тъй като помага за планирането и разпределянето на ресурсите от самото начало на проекта. В него се наблюдават - най-малкото - наличността, капацитетът, натовареността и използването на отделните служители (Teamdeck) Календарът на ресурсите - както подсказват термините - е календар за контрол, координация и наблюдение на ресурсите, включително както на служителите, така и на оборудването. Той дава на ръководителите на проекти напълно прозрачен поглед върху целия екип и всички проекти, което е чудесен начин да се помогне на предприятията в разширяване на техния бизнес.
По-точно казано, преглед на това как се използват ресурсите (служителите), кои ресурси с определени умения са на разположение, колко време отнемат отделните проекти и колко ще струват конкретните проекти. Календарите на проектите и на ресурсите играят различна роля в управлението на сроковете на проектите и наличността на ресурсите. Календарът на проекта проследява напредъка и крайните срокове, докато календарът на ресурсите се фокусира върху разпределението и наличността на ресурсите. Той също така помага за избягване на предизвикателства при управлението на работното натоварване, като например свръхизползване или недостатъчно използване. Календарът на ресурсите показва наличността на човешките и нечовешките ресурси, включително работното време и почивните дни, за да се осигури ефективно планиране на проекта.
Какво търсят мениджърите на проекти в календара на ресурсите?
Функции за управление на наличността / отпуските - времето, за което можете да резервирате служител
Персонализирани, лесни за разбиране отчети
Планирана работа - времето, за което даден служител е назначен на даден проект. В идеалния случай общите резервации за едно лице не трябва да надвишават наличността му
Времеви графици и проследяване на работното време на служителите - времето, през което служителят е работил по дадена задача/проект. В идеалния случай записите на времето не трябва да надвишават резервациите
Функции за анализ на използването на служителите
Управление на работното натоварване и неговото оптимизиране
Бюджетиране на проекта
Контрол и планиране на проекти
Способност за интегриране
Разширени персонализации
Преглед на резервациите на членовете на екипа, часовите листове и отпуските
Отсъствия - отпуските на служителите, болничните листове и други видове отсъствия трябва да бъдат включени в многобройните календари на служителите, за да можете лесно да откриете времето, когато даден член на екипа не е на разположение.
Национални празници - подобно на отпуските, националните празници трябва да бъдат отбелязани в календара на ресурсите като време, в което ресурсите не са на разположение, така че да не можете да ги отчитате при планирането на проекта.
[Екран от Teamdeck - календар за управление на ресурси и проекти]
Календарите на ресурсите играят ключова роля в управлението на сложни проекти, като предоставят няколко предимства:
Преглед на ресурсите на високо ниво: Те дават представа за наличността на човешките ресурси, като помагат на ръководителите на проекти да планират ефективно и да разпределят ресурсите, когато е необходимо.
По-добро разбиране на производствения тръбопровод: Визуализирайки графика на проекта и ресурсите му, мениджърите получават по-добра представа за производствения капацитет на компанията и могат да планират съответно.
Оптимизирано управление на работното натоварване: Чрез проследяване на резервациите и записите за време мениджърите могат бързо да идентифицират и да решават проблеми, свързани с прекомерното или недостатъчното използване, като осигуряват балансирано разпределение на задачите.
Мениджърите на проекти могат да се възползват от използването на ресурсен календар по много начини, например като:
преглед на високо ниво на наличността на ресурсите,
по-добро разбиране на производствения процес на компанията,
да могат да планират ресурсите по-внимателно,
възможност за коригиране на работното натоварване на екипа в случай на недостатъчно или прекомерно натоварване.
Ефективното управление на ресурсите е от решаващо значение при работа с множество проекти, за да се гарантира, че работното натоварване е балансирано и членовете на екипа не са претоварени.
С помощта на ресурсен календар можете да планирайте работата на екипа си. по-ефективно. Като се съобразявате с наличността на служителите, планираните им отпуски и националните празници, намалявате риска да разполагате с твърде малко работна ръка за завършване на проекта.
По същия начин можете да използвате календар на ресурсите, за да откриете служителите, от които се нуждаете и които в момента са ангажирани за друг проект. Знаейки за колко време няма да са на разположение, можете да коригирате графика на проекта си или да преговаряте с друг ръководител на проект за ресурсите, от които и двамата се нуждаете.
Друго предимство на календара на ресурсите е ясният преглед на работното натоварване на служителите. Като наблюдавате резервациите или записите на време, можете бързо да забележите членовете на екипа, които имат твърде много или твърде малко работа, за да можете да коригирате съответно техните резервации. Това помага на екипа на проекта да остане информиран за своите графици и потенциални предизвикателства, което в крайна сметка подпомага по-доброто разпределение на задачите и поддържа морала на екипа.
Нека направим въведение. Teamdeck е Управление на ресурсите на SaaS решение, разработено от софтуерна къща, която работи с NetFlix, Uber или Universal. Преди това софтуерът е бил предназначен за техни собствени цели, но след десетки месеци продуктът се комерсиализира. Така - най-общо казано - този ресурсен календар стана част от огромния пазар на софтуер за управление на проекти.
Teamdeck позволява на потребителите да създават свой собствен календар на ресурсите за по-добро управление на ресурсите, което помага да се предотврати претоварването и да се подобри видимостта на работното натоварване на екипа.
Той помага на всеки ръководител на проект и член на екипа по време на целия проект, като планиране на ресурсите, управление и измерване на ефективността.
Teamdeck, имате достъп до работното натоварване на служителите си с прост график на ресурсите. Информацията, налична в Teamdeck, включва резервации, времеви листове, наличност и отпуски.
Освен това сме включили още две подробности, които могат да ви помогнат при наблюдението на работното натоварване:
Резервации срещу наличност
Времеви таблици срещу наличност
Баровете показват резервациите на служителите или работни листове в сравнение с тяхната наличност. Това е бърз и лесен начин да видите дали даден член на екипа е недостатъчно или прекалено използван, което улеснява предприемането на действия.
Една от основните характеристики на календара на ресурсите е способността му да проследява наличността на служителите и да управлява отпуските. Тази функционалност е от решаващо значение, за да се гарантира, че ръководителите на проекти имат точна представа за това кой е на разположение за работа по даден проект във всеки един момент.
За разлика от него календарът на проекта се използва за определяне на работните дни, смените и крайните срокове за задачите, като осигурява по-статичен преглед на графика на проекта.
Календарът трябва да включва:
Планирани почивки: Планираните почивки на служителите трябва да се отчитат, за да се избегнат конфликти при планирането.
Болнични листове: Непланираните отсъствия по болест трябва да се проследяват и управляват своевременно.
Национални празници: Държавните празници трябва да бъдат отбелязани, за да се гарантира, че те се вземат предвид при планирането на сроковете на проекта.
Като имат подробен преглед на тези фактори, ръководителите на проекти могат да избегнат прекомерното ангажиране на служители и да гарантират, че проектите са обезпечени с достатъчно персонал.
Друга съществена характеристика на календара на ресурсите са персонализираните отчети. Тези отчети дават представа за различни аспекти на управлението на ресурсите, като например:
Разпределение на ресурсите: разбиране на начина на разпределение на ресурсите между различните проекти.
Напредък на проекта: Проследяване на състоянието на текущите проекти и идентифициране на потенциални закъснения.
Екипно представяне: Анализиране на представянето на отделните членове на екипа и на екипа като цяло.
Тези отчети могат да бъдат адаптирани към конкретните нужди на ръководителя на проекта, като предлагат гъвкавост и подробна информация, която помага при вземането на решения.
Планираното планиране на работата гарантира, че работното натоварване на всеки служител е управляемо и не надвишава наличните му възможности. Тази функция помага за:
Балансирано разпределение на работното натоварване: Предотвратяване на прегарянето чрез гарантиране, че нито един служител не е претоварен със задачи.
Ефективно използване на ресурсите: Уверете се, че всички членове на екипа са използвани адекватно и че нито един ресурс не е оставен без работа.
Ефективното планиране е от жизненоважно значение за поддържане на високи нива на производителност и за гарантиране на ефективното изпълнение на проектите.
Точното проследяване на работното време е от съществено значение, за да се разбере колко време служителите прекарват в изпълнение на различни задачи. Тази функция включва:
Времеви таблици: Служителите могат да записват часовете, изработени по конкретни проекти, като предоставят подробен отчет за изразходваното време.
Проследяване на времето: Проследяване на работните часове в реално време, за да се следи производителността и да се гарантира, че вписванията на работното време са точни.
Чрез сравняване на таблиците за работното време с планираните резервации ръководителите на проекти могат да установят несъответствията и да направят необходимите корекции за подобряване на ефективността.
Анализът на използването на служителите помага на ръководителите на проекти да разберат колко ефективно се използват членовете на екипа им. Това включва:
Степен на използване: Изчисляване на процента от времето, което служителите прекарват в задачи, за които се издават фактури, в сравнение с дейности, за които не се издават фактури.
Планиране на капацитета: Определяне на оптималното работно натоварване за всеки член на екипа, за да се постигне максимална производителност, без да се предизвиква прегаряне.
Този анализ е от решаващо значение за вземането на информирани решения относно разпределението на ресурсите и планирането на проекти.
Ефективното управление на проекти изисква внимателно бюджетиране и контрол на разходите. Календарът на ресурсите помага за:
Оценка на разходите: Предоставяне на точни оценки на разходите по проекта въз основа на разпределението на ресурсите и изразходваното време.
Проследяване на бюджета: Наблюдение на действителните разходи спрямо бюджета, за да се гарантира, че проектите се изпълняват в срок.
Финансово отчитане: Изготвяне на подробни финансови отчети, които да предоставят на заинтересованите страни информация за разходите и рентабилността на проекта.
Тези функции помагат на ръководителите на проекти да поддържат финансова дисциплина и да гарантират, че проектите са печеливши.
Разширените опции за персонализиране правят ресурсните календари адаптивни към различните организационни нужди. Те включват:
Потребителски изгледи: Създаване на персонализирани изгледи на календара, които подчертават конкретни екипи, роли или проекти.
Опции за филтриране: Филтриране на календара за показване на подходяща информация, като например наличност на конкретни умения.
Персонализирани настройки: Регулиране на настройките на календара, така че да отговарят на индивидуалните предпочитания и изисквания на работния процес.
Персонализирането подобрява използваемостта на календара на ресурсите, като го превръща в универсален инструмент за различни сценарии за управление на проекти.
Календарите на ресурсите играят стратегическа роля в управлението на проекти, като осигуряват централизирана платформа за управление на ресурсите. Тази стратегическа важност е очевидна в няколко ключови области:
Календарите на ресурсите предлагат преглед на високо ниво на наличността и разпределението на ресурсите. Тази видимост е от решаващо значение за:
Проактивно планиране: Позволява на ръководителите на проекти да планират предварително и да разпределят ефективно ресурсите. Ръководителите на екипи играят ключова роля в поддържането на точни календари на ресурсите и осигуряването на ефективно разпределение на ресурсите.
Разрешаване на конфликти: Идентифициране и разрешаване на конфликти при планирането, преди те да са повлияли на сроковете на проекта.
Оптимизиране на ресурсите: Гарантиране на ефективното използване на всички налични ресурси за постигане на максимална производителност.
Централизираният календар на ресурсите насърчава по-доброто сътрудничество между членовете на екипа и отделите. Ползите включват:
Координирани усилия: Улесняване на координацията на задачите и дейностите в различните екипи.
Прозрачна комуникация: Осигуряване на ясна представа за това кой върху какво работи, подобряване на комуникацията и намаляване на недоразуменията.
Споделени цели: Гарантиране, че всички членове на екипа са съгласувани с целите и сроковете на проекта.
Календарите на ресурсите подпомагат мащабируемостта на организациите, като предоставят инструменти за управление на нарастващата сложност. Това включва:
Мащабируемо управление на ресурсите: Адаптиране към нарастващите нужди на организацията, тъй като тя се разширява и поема повече проекти.
Ефективно въвеждане в експлоатация: Оптимизиране на процеса на въвеждане на нови служители чрез осигуряване на ясна видимост на графиците и наличността на екипа.
Адаптивност: приспособяване към променящите се изисквания на проекта и наличността на ресурсите в реално време.
Ефективното управление на ресурсите е критичен компонент на управлението на риска при управлението на проекти. Календарите на ресурсите допринасят с:
Идентифициране на рисковете: Изтъкване на потенциални рискове, свързани с ресурсите, като например свръхнатоварване или недостиг на умения.
Намаляване на рисковете: прилагане на стратегии за намаляване на тези рискове, като например преразпределяне на ресурси или коригиране на сроковете на проекта.
Планиране при извънредни ситуации: Разработване на планове за непредвидени ситуации за справяне с непредвидени предизвикателства, свързани с ресурсите.
Барове за наличност в календара за планиране на проекти на Teamdeck
За да направите Teamdeck по-удобен за използване, можете да персонализирате изгледа, като изберете кои редове искате да виждате.
Освен това можете да филтрирате изгледа, така че да показва определен списък от служители, например само разработчици на frontend или дизайнери. Можете да създавате свои собствени изгледи, така че бързо да получавате представа за различните екипи.
За да извлекат максимална полза от календара на ресурсите, ръководителите на проекти трябва да следват най-добрите практики за управление на ресурсите. Те включват:
Чести отзиви: Редовно преглеждане и актуализиране на календара, за да се отразят промените в сроковете на проекта, наличността на ресурси и назначенията на екипа. Редовното актуализиране на календара на ресурсите е от съществено значение по време на фазата на планиране на проекта, за да се осигури точно планиране и разпределение на ресурсите.
Корекции в реално време: Извършване на корекции в календара в реално време при наличие на нова информация, като се гарантира, че той остава точен и надежден инструмент за планиране.
Обучение на служителите: Предоставяне на цялостно обучение на служителите за това как да използват ефективно календара на ресурсите, като се гарантира, че всички са на една и съща страница.
Текуща поддръжка: предлагане на постоянна поддръжка и ресурси, които да помагат на служителите да се ориентират в инструмента и да отстраняват възникнали проблеми.
Прозрачни политики: Създаване на ясни политики и процедури за това как да се използва ресурсният календар, като се гарантира последователност и отчетност.
Отворен диалог: Насърчаване на открит диалог между членовете на екипа за разглеждане на всякакви опасения или предложения за подобряване на ефективността на инструмента.
Използване на Insights: Използване на прозренията, предоставени от календара на ресурсите, за вземане на основани на данни решения относно разпределението на ресурсите, планирането на проекти и управлението на работното натоварване.
Непрекъснато подобрение: Използване на данните за идентифициране на области за подобрение и прилагане на стратегии за подобряване на цялостните процеси за управление на проекти.
В заключение, ресурсният календар е незаменим инструмент за съвременното управление на проекти. Той предлага цялостно решение за управление на ресурсите, планиране на задачите и оптимизиране на работното натоварване. Като осигурява ясна видимост за наличността и използването на ресурсите, ресурсният календар повишава ефективността, сътрудничеството и вземането на решения. Инструменти като Teamdeck са пример за ползите от усъвършенствания софтуер за планиране на ресурсите, предлагайки стабилна платформа, която подпомага успешното изпълнение на сложни проекти. Като следват най-добрите практики и използват пълния потенциал на ресурсните календари, ръководителите на проекти могат значително да подобрят способността си да изпълняват проекти навреме и в рамките на бюджета, като в крайна сметка допринасят за растежа и успеха на своите организации.
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...
Ако не използвате отличен софтуер за планиране на ресурсите, по-добре разгледайте техниките за планиране. Техниките за планиране помагат за съгласуване на графика на проекта, обхвата и ресурсите ви. Графикът трябва да се вмести в определена времева рамка и...