Разпределението на ресурсите ви помага да изберете най-добрите налични активи за множество проекти и да ги управлявате по време на работата, така че да избегнете недостатъчното или прекомерното използване на служителите си. За съжаление, не всички ръководители на проекти го използват в своя полза.
Какво ще получите благодарение на тази статия:
Според проучването на PMI ("Pulse of the Profession") само 26% от компаниите винаги използват управление на ресурсите за оценка и разпределение на ресурсите, а 36% от тях го правят често. В същото време по-малко от 60% от проектите отговарят на първоначалния бюджет и едва 50% от тях се приключват навреме, се казва в същото проучване.
Много ръководители на проекти, които искат да представят какво представлява управлението на проекти, използват определението на Института за управление на проекти (PMI). Според последната управлението на проекти е свързано с използването на всичко, което е необходимо, за да се достави нещо полезно на хората - както се казва, да се "достави стойност на хората".
За да бъдем по-точни, APM вярва, че управлението на проекти е свързано с използването на някои компетенции, способности, таланти, опит, инструменти, машини, инструменти, софтуер, методи, техники и процеси, за да се "достави стойност на хората".
Фразата "стойност за хората" ни подтиква да предположим, че резултатът от управлението на проекти може да бъде всичко. Къща, приложение, парк или дори някои социални движения, включително кръстоносен поход, LGPT или религия. Всичко, което е полезно за определен брой хора.
Гореспоменатите коментари са причината ние - хората, които се занимават с бизнес - да използваме определението, предложено от Асоциацията за управление на проекти (APM). Предложеното разбиране за управление на проекти съдържа критерии, които помагат за разделянето на простото управление от управлението на проекти. Нека да ги разгледаме:
Управлението на проекти е прилагане на процеси, методи, умения, знания и опит за постигане на конкретни цели на проекта в съответствие с критериите за приемане на проекта в рамките на договорените параметри. Управлението на проекти има крайни резултати, които са ограничени до краен срок и бюджет.
Когато сравним определенията на APM и PMI, виждаме известна близост. И двете се отнасят до управлението на нещата и използването на знания, опит, методи и т.н., за да се свършат нещата. Но само последната характеристика на управлението на проекти е - бихме искали да кажем - делова.
Срокът, бюджетът и "критериите за приемане на проекта" са аспектите на - да кажем - реалното управление на проекта (и, разбира се, процесите на управление на ресурсите или разпределение на ресурсите). Всичко, което знаем, е, че в света на бизнес отношенията всеки проект има своя цел. И всеки трябва да бъде изпълнен в определено време, в рамките на даден бюджет и трябва да бъде одобрен от възложителя - независимо дали е клиент или директор във вашата компания.
И тук е основното разграничение между управление и управление на проекти. Управлението е непрекъснат, текущ процес. Управлението на проекти има своя краен резултат, който се осигурява в рамките на определен период от време и бюджет.
Това разграничение има за последица, че управлението на проекти не е просто процес, а структуриран процес. Той се нарича жизнен цикъл на управлението на проекти и обикновено се състои от 5 фази.
Подобно на компанията Ganntic - наш конкурент на пазара на системи за разпределение на ресурсите - разпределението на ресурсите и планиране на ресурсите (алтернативен термин за управление на ресурсите) са аспекти на процеса на жизнения цикъл на управлението на проекта. Те отговарят за планирането, организирането на ресурсите (служителите) и измерването на тяхната производителност (да, това е четвъртата фаза от процеса на управление на проекти, спомената по-горе).
Вече знаем къде да намерим управлението на ресурсите в контекста на жизнения цикъл на управлението на проекти. Време е за разбиране на управлението на ресурсите. Защо? Защото разпределението на ресурсите е част от управлението на ресурсите, а управлението на ресурсите - както вече знаете - е част от процесите на управление на проекти.
Благодарение на Наръчника със знания за APM знаем, че ресурсите се разбират много широко. Парите, инструментите, машините, технологиите и - най-важното - хората и техните умения. Ресурсите означават всичко, което се изисква, за да се финализира дадена задача и проект.
И така, каква е връзката между разпределението на ресурсите и управлението на ресурсите (планирането на ресурсите)? Нека да разгледаме определението, дадено от APM. За тях управлението на ресурсите е:
(...) придобиване, разпределяне и управление на ресурсите (...), необходими за даден проект. Управлението на ресурсите гарантира, че вътрешните и външните ресурси се използват ефективно, навреме и в рамките на бюджета.
Както виждаме, идентично с определението за управление на проекти, времето и бюджетът са тези аспекти, които са от решаващо значение в този процес. Не бива да изключваме и "критериите за приемане".
Въпреки това управлението на ресурсите се разбира като процес на планиране, подбор, планиране и разпределяне на ресурсите, за да се изпълнят критериите за приемане и да се завърши проектът.
В управлението на ресурсите и разпределението на ресурсите като елемент се определя наличието на налични и достатъчни ресурси и тяхното съчетаване с подходящи задачи в точното време. А функцията на мениджъра на ресурси или на проекта е да идентифицира служителите със съответните умения и опит (т.нар. ресурси), които да изпълнят работата, (това е част от планирането), и да реши кога ще са необходими конкретните ресурси (чрез разпределяне на ресурсите или планиране на ресурсите).
Тази статия може да накара някои по-малко опитни да си помислят, че не би трябвало да е трудно да се направи. И така, в края на тази глава ще използваме годишния отчет, който идва от компанията Уелингтън.
Преди да говорим за значението на разпределението на ресурсите в управлението на проекти, нека започнем с разбирането на един от най-важните термини в тази статия - ресурси. Благодарение на този встъпителен параграф ще усетите по-добре разликите между някои определения на разпределението на ресурсите, споменати в параграфа по-долу.
Както можете да си представите, ресурсите могат да бъдат абсолютно различни - от материални до нематериални. И не е по-различно в контекста на разпределението на ресурсите, но разбирането какво означава "ресурс" зависи от индустрията, в която се използва.
В тази глава ще се запознаете с много марки - включително и с нашите бизнес конкуренти. Сравняваме няколко определения и значения, представени от речника Brittanica, но също така и добре разпознаваемите ни конкуренти - Wrike, Resource Guru или компанията TeamGantt. Значенията са от по-общи до по-точни и свързани с дейностите по управление на проекти.
Cambridge Dictionary съобщава, че разпределението на ресурсите е
процес на разпределяне на пари, умения и др. между отделите на организацията.
По-строго в друг много разпознаваем речник Brittanica, който подсказва икономическия произход на нашия термин. Разпределението на ресурсите се разбира като:
разпределение на производствените активи между различните видове употреба. (Речник на Британика)
Но - като част, да речем, от индустрията за управление на проекти - ще се съсредоточим върху значението, свързано с този отрасъл. И така, Float - наш конкурент и известен доставчик на софтуер за разпределение на ресурсите в управлението на проекти - ни информира в една от статиите си в блога, че rРазпределението на ресурсите е процесът на назначаване и управление на активите, които помагат за изпълнението на задачите, проектите и стратегическите цели на екипа.
Но когато продължавате да четете и сте по-точни, Float набляга на два аспекта на разпределението на ресурсите. Първият е съчетаването. Разпределянето означава съчетаване на компетенциите и опита на служителите или членовете на екипа с правилните проекти или задачи. А (подходящото) съчетаване е един от двата ключови елемента на неговото разбиране за разпределение на ресурсите.
И второ, уверете се, че всеки член на екипа и всеки служител, участващ в проекта, е в състояние да изпълни всяко задание и всяка задача в процеса на работа.
От гледна точка на Saviom това е още един софтуер, който има за цел да помогне на ръководителите на проекти в процесите на управление на ресурсите:
Разпределението на ресурсите, известно още като планиране на ресурсите, разпознава и разпределя ресурсите за определен период от време за различни дейности.
Тези дейности - както четем на други места - могат да бъдат свързани с проекта или не. Администрация, поддръжка, експлоатация и т.н. Тук Савиом обръща внимание на разпознаването като първи важен елемент от процеса на разпределение на ресурсите. На второ място - както и много други - възлагането. Третият елемент е "специфичен период".
На уебсайта projectmanager.com сме информирани, че терминът "разпределение на ресурси" означава същото като "управление на ресурси" и "планиране на ресурси" (повече за това в следващия параграф). И всъщност, от тяхна гледна точка, разпределението на ресурсите е просто планиране на ресурсите, което отчита наличните ресурси, необходими на дадена задача или проект, за да бъдат завършени с очакваните резултати.
Завършвайки тази глава, бихме казали просто:
Разпределянето на ресурсите означава просто разпределяне на ресурсите (предимно хора, техните умения, включително наличност, текуща или предишна работа и умения за управление на времето) между различните задачи в проекта, за да се работи по крайните срокове по възможно най-ефективния и икономичен начин.
Разпределянето на ресурсите де факто включва наличността на ресурсите, настоящите и очакваните умения (участие в процеси, които ще осигурят използването на наличните ресурси, самостоятелно или в сътрудничество с отдел "Човешки ресурси" или външна компания), опита (както на ръководителите на проекти, така и на служителите), оценките, зависимостите, приоритетите и исканията за промени, които се появяват по време на целия път на разработване на продукта или управление на проекта.
От тази гледна точка може да се каже, че последното значение предполага, че разпределението на ресурсите е резултат от много избори, които стоят зад него. Последното решение за избор на подходящи ресурси се предхожда от микрорешения, които влияят върху работата на екипа и определят успеха на проекта.
Тази част може да бъде и частта по-горе, но поради нейната важност решихме да я разгледаме в отделен параграф. Защо?
Разглеждането на "разпределението на ресурсите" като синоним на "планиране на ресурсите" (напр. Saviom) и дори на "управление на ресурсите" (напр. Project Manager) не е нещо съвсем ново. Но в средата на ръководителя на проекта и представител на университета няма съгласие за приравняване на един термин с друг или трети. За някои от тях разпределението на ресурсите е процес на управление на ресурсите.
В Уикипедия сме свидетели на такава информация, която не е съвсем близка до предложенията на PMI:
В управлението на проекти разпределението на ресурсите или управлението на ресурсите е планирането на дейностите и ресурсите, необходими за тези дейности, като се вземат предвид както наличността на ресурсите, така и времето за изпълнение на проекта.
От гледна точка на Института за управление на проекти това не е съвсем вярно. Няколко от аспектите, представени в горното определение, са верни: наличието на ресурси и времето за изпълнение на проекта. Но какво да кажем за бюджета? В повечето случаи бюджетът определя времето, в което нещо може да бъде направено. Защото, ако разполагате с бюджета, можете да получите решение за достъпността на ресурсите - хората, участващи в проекта, и всички други ресурси (инструменти, оборудване и др.).
Разпределянето на ресурсите също така отчита наличността, капацитета и използването на ресурсите във фирмата, но не трябва да се бърка с планирането на ресурсите.
От гледна точка на visual-planning.com:
Планирането на ресурсите се отнася до набор от действия и методология, използвани от организациите за ефективно разпределяне на ресурсите, с които разполагат, по работни места, задачи или проекти, които трябва да завършат, и за планиране на началните и крайните дати за всяка задача или проект въз основа на наличността на ресурсите.
Поплавъкът предполага планиране на ресурсите е процес, използван от екипите за организиране и структуриране на служителите им, така че задачите, които трябва да изпълнят, да бъдат планирани въз основа на наличността и възможностите им.
Но Resource Guru подчертава ролята на разпознаването или идентифицирането на точния момент, в който трябва да се назначат ресурси. Те разбират планирането на ресурсите като процес на точно определяне на необходимите ресурси и след това да планирате кога са необходими. От тази гледна точка правилно разпределените ресурси са резултат от много добро определяне на служителите със съответните умения (или просто подходящи умения сред наличните служители), които гарантират, че проектът ще бъде изпълнен с очакваните изисквания. Разбира се, това предполага, че даден проект или мениджър на ресурси които могат перфектно или поне много добре да оценят потенциала на служителите и тяхната полезна роля в даден проект.
Независимо от това, имайки предвид горните съображения и тези за разпределението на ресурсите в управлението на проекти, е трудно да се противопоставим на усещането, че разбирането на ролята на разпределението на ресурсите се е появявало многократно като част от управление на ресурсите на проекта или дори процеса на планиране на ресурсите. Но третирането като синоним също е легитимно.
Управлението на ресурсите е свързано с няколко предизвикателства, които трябва да знаете, за да разпределяте правилно ресурсите и да ги управлявате по време на проекта.
1. Промени в клиента
Като ръководител на проект може би вече сте се сблъсквали с това как промените в обхвата, графика или бюджета могат да повлияят на изпълнението на проекта. С разпределянето на ресурсите всъщност е същото - наличието на актуален календар на ресурсите ще ви помогне плавно да коригирате ресурсите, щом се появят промени.
2. Наличие на ресурси
Започване на нов проект, в идеалния случай можете да използвате всички необходими ресурси, които са на разположение във вашата компания. Но какво ще стане, ако вашата агенция е изпълнение на няколко проекта и трябва да преговаряте за същите ресурси с други премиери? Или пък ако даден член на екипа е в отпуск по болест? Наличността се променя и вие трябва да я следите постоянно, за да откриете заплахите за изпълнението на проекта си.
3. Зависимости на проекта
Разпределяйки ресурсите, трябва да включите зависимостите на проекта, които са форма на връзка между задачите или дейностите в проекта. Например в ИТ проектите има задачи, които могат да бъдат изпълнени само след като са завършени някои други, така че няма смисъл да се хабят ресурси в началото.
4. Несигурност на проекта
Дори да сте поставили всички условия при стартирането на проекта и да сте се споразумели за хронология, бюджета и обхвата, винаги има неща, които не могат да се предвидят. Управлението на ресурсите изисква от вас да можете да реагирате на проенесигурност, например чрез пренасочване на ресурси от други проекти или тяхното пренасочване.
5. Приоритети в компанията
Ако компанията ви изпълнява няколко проекта едновременно, може да се наложи вие и вашите колеги да споделяте ограничени ресурси, много често в сходни срокове. Но дори и да успеете да се договорите за ресурсите, от които и двамата се нуждаете, може да настъпи промяна в приоритетите по отношение на един от проектите.
Нека разгледаме как да използвате ефективно ресурсите, с които разполагате.
1. Запознайте се с проекта и екипа
Само ако знаете обхвата и ресурсите, с които разполага вашата компания, можете да назначите правилно членовете на екипа за вашия проект.
Започнете със създаването на план на високо ниво на проекта, състояща се от изисквания и резултати. След това, тъй като знаете точно от кого ще имате нужда за изпълнението на проекта, можете да използвате матрица на уменията, за да откриете кои служители във вашата компания да привлечете.
Ако пък сте потребител на Teamdeck, можете просто да филтрирате служителите си по техните умения, за да откриете подходящите служители и техните съществуващи резервации за нула време:
Докато избирате хората, които искате да ангажирате за проекта си, проверете тяхната наличност, за да видите дали действително са свободни да се присъединят към проекта ви. Простата лента за наличност помага много:
На този етап правилото е да не се увличате и да не разпределяте прекалено много ресурси за проекта. Всъщност преразходът на ресурси се смята за грешка, която ръководителите на проекти правят, за да се предпазят от несигурността. Но на свой ред то прави оценките на проекта и дългосрочните планове неточни, което се отразява на крайните резултати на компанията.
При разпределянето на ресурсите винаги мислете за цялостната картина. Проверявайте вече направените резервации от други PM, за да откриете ресурсите, от които и двамата може да се нуждаете, в случай че трябва да съобразите графика си с това.
Помага и това да знаете кога членовете на екипа ви имат почивни дни. Виждате ли жълтите записи по-долу? Трябва да ги включите в прогнозата си, тъй като точно тогава тези служители няма да са на разположение. По подобен начин можете да забележите националните празници, които се провеждат по време на вашия проект.
2. Разкриване на рисковете на ранен етап
Говорихме малко за това в предизвикателства при управлението на ресурсите раздел. Като ръководител на проект сте наясно с рисковете, като например прегледи от клиенти, закъснения, лични извънредни ситуации, конкурентни проекти и др. Те се намесват и в разпределението на ресурсите.
При появата на някое от гореспоменатите предизвикателства трябва да коригирате резервациите си. Наличието на преглед на високо ниво на ресурсите във вашата организация ще ви помогне да намерите по-бързо други ресурси, да преразпределите ресурсите, да удължите или намалите съществуващите резервации или дори да изтриете някои от тях, ако е необходимо.
3. Проследяване на проекта
Спомняте ли си как разпределението на ресурсите е свързано с подобряване на ефективността на полезността на екипа ви? Сега е моментът да проверите как се справя вашият екип. Можете да го направите, като измерване на използването на ресурсите.
Започнете с проследяване на времето и работното натоварване. В Teamdeck можете лесно да откриете служителите, които имат твърде много или твърде малко работа (което също може да е проблем). Помните ли лентата за наличност? Извънредният труд е отбелязан с червен цвят, докато неизползваното време е бяло.
За измерване на използването на ресурсите можете да използвате и проста формула:
Използване на ресурсите = време на заетост / време на разположение
По този начин можете бързо да разберете дали екипът ви използва пълния си потенциал, или не.
По време на проекта също така се препоръчва от време на време да сравнявате оценките с актуалните резултати и да преразпределяте ресурсите, ако е необходимо. Има вероятност поради някои промени да се наложи да коригирате резервациите, за да избегнете недостатъчното или прекомерното използване на ресурсите си и да отговорите на изискванията на проекта.
Редовното провеждане на контролни срещи с екипа ви ще ви помогне да откриете и тези заплахи.
Като ръководител на проект може да отговаряте и за проследяване на бюджета на проекта. Можете да го направите въз основа на часовите ведомости на екипа си, като умножите броя на часовете, които са прекарали по проекта, по тарифата, която начислявате на клиента на час. Отново, като сравнявате прогнозите с актуалните данни, можете да видите дали сте в рамките на бюджета, или не.
4. Анализ на проекта
Използването на данните, събрани по време на предишни проекти, ще ви даде огромно предимство. Въз основа на тези данни ще можете по-добре да планирате и управлявате бъдещите си проекти. Наличието на софтуер за управление на ресурсите с персонализирани отчети помага много, тъй като можете да организирате тези данни, за да изчислите различни показатели, като например заплащане на служителите или ключови показатели за продажбите.
Както виждате, като следвате правилните процеси и използвате цялостен инструмент за управление на ресурсите, можете да улесните разпределението на ресурсите и да извлечете много ползи от него:
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...