Когато ви попитат за недостатъците на работата като ръководител на проекти, някои хора изброяват дългите часове и значителното напрежение. Не може да се отрече, че работата на ръководител на проект може да изисква от вас да правите трудни разговори или да полагате извънреден труд. Това обаче не означава, че тази професия е стресираща и изтощителна по замисъл.
От друга страна, ръководителите на проекти често се чувстват претоварени от обема на работата, която имат. Ако сте един от тях, може би ще искате да погледнете по-внимателно на работното си натоварване и да се запитате:
Засегнат ли съм от "пълзяща работа"?
Прочетете нататък, за да разберете какво е "изтичане на работа" и какви са причините за него. Също така ще посочим стъпките, които можете да предприемете, за да върнете професионалния си живот в нормално русло.
Изпълняването на длъжността, наричано още пълзяща роля, се случва, когато човек изпълнява задачи, които са извън неговата роля или договорения обхват на работата му.
Обърнете внимание, че нарастването на броя на длъжностите може да засегне хора, работещи на различни длъжности. По същество това означава да изпълнявате задачи, които трябва да се изпълняват от други членове на екипа. За ръководителите на проекти тези задачи обикновено са свързани с изпълнението на проекта, управлението на екипа или работата с клиенти.
Майкъл Уелин в книгата си Управление на психологическия договор: използване на личната сделка за повишаване на ефективността на бизнеса, повдига много интересен въпрос за пълзящата роля:
Нарастването на броя на длъжностите включва постоянен натиск върху служителите да изпълняват повече от обичайните изисквания на тяхната работа. Това е ситуация, в която нормата на реципрочност, която се е развила с течение на времето, вече не се прилага. Вместо това работодателят постепенно увеличава изискванията си към служителите. Поведението и изпълнението, които преди са били дискреционни, сега стават все по-очаквани или се приемат за даденост от работодателя. (Wellin, 2007 г., стр. 90)
Както можете да видите, нарастването на броя на длъжностите ви кара да работите по-усилено за определен период от време (напр. до стартирането на проекта), но може да се превърне и в постоянна ситуация, когато работодателят ви очаква от вас винаги да жонглирате с всички тези задължения. За ръководителите на проекти е полезно да идентифицират и да спрат "пълзенето по роли" или изобщо да го предотвратят.
За да разберем по-добре самото явление, нека разгледаме някои често срещани причини за "изтичане на работа".
Ключовият фактор, който обуславя промяната в работата на ръководителите на проекти, е естеството на тяхната професия. Накратко казано, другите хора са склонни да не разбират тази роля. Елизабет Харин, автор на Ръководство на бунтаря за PM, признава, че хората на работното място "често не разбирам какво прави тя". В такъв случай очакванията към ръководителите на проекти могат да бъдат неразумни.
Представата за човека, който е "отговорен за проекта", прави ръководителите на проекти уязвими към "изтичане на роли". В края на краищата, почти всяка задача може да бъде оправдана като свързана с проекта. В резултат на това ръководителите на проекти могат да почувстват, че в крайна сметка от тях зависи да постигнат нещо, въпреки че в екипа има и други хора, които трябва да се занимават с дадена задача.
Ами ако няма хора, които да са по-подходящи за изпълнението на определени задължения? Изпълняването на длъжността може да възникне и като последица от недостиг на персонал и лошо Прогнозиране на човешките ресурси. Ако няма кой да изпълни дадена задача, премиерът често се заема с нея.
Ръководителите на проекти може да изпитат желание да се включат и да помогнат с производствените задачи. Натискът е върху тях, тъй като те съобщават резултата от проекта на заинтересованите страни. Александър Олич се изрази добре, когато той пише:
Това може да доведе до криза на идентичността. Те не могат да контролират пряко как ще работи или изглежда даден уебсайт или приложение, но носят отговорност за крайния резултат. Освен това, когато става въпрос за представяне на работата, от тях се очаква да знаят и да говорят за всичко, сякаш те са го създали.
Друг фактор, който кара ръководителите на проекти да се излагат на риск от промяна на ролята, е, че всеки проект е различен и като такъв изисква известна гъвкавост от страна на ръководителя на проекта. Макар че тази гъвкавост често може да се ограничи до използването на подходящи инструменти и техники, тя може да накара ръководителите на проекти да поемат по-широк кръг от задачи, защото смятат, че проектът им го изисква. Ако този обхват става все по-широк и по-широк с напредването на проекта, говорим за увеличаване на броя на задачите.
И накрая, опитът на работното място се оказва много важен за ръководителите на проекти. Това е вярно и когато става въпрос за промяна на ролята. Макар че неопитните ръководители на проекти могат да имат много силна теоретична подготовка, те могат да се затруднят да жонглират с множество задължения и да разпознават нарастването на ролите.
"Излизането от работа" при управлението на проекти е предотвратимо. Дори ако вече усещате последиците от него, можете да предприемете някои мерки за отстраняване на проблемите.
Основното действие е да се уверите, че всички са на едно и също мнение относно вашата роля в проекта. Под "всички" имаме предвид:
Описването на вашите отговорности и дори даването на примери за неща, които са извън вашата роля, ще ви помогне да определите очакванията по отношение на вашето представяне. В идеалния случай трябва да направите това в началото на проекта (или когато преговаряте за предложение за работа), но можете да се заемете с това и след като забележите отрицателните последици от нарастването на ролята.
Това, което е извън обхвата на ролята на PM, може леко да се различава в зависимост от проекта, но ако имате нужда от вдъхновение за изброяване на основните си задължения, вижте този статия от мениджъра на цифрови проекти.
След като отговорностите и потенциалните ви задачи са очертани - знаете. какво е време да се установят някои правила за как. Помислете за времето си и се опитайте да го защитите: определете работното време, през което сте на разположение да помагате на екипа си, съобщавайте за почивните си дни, планирайте какво да правите, когато натоварването ви стане трудно за управление.
Може би вече сте забелязали, че повечето от тези съвети за избягване на ролевото измъкване са свързани с правилната комуникация. Прозрачност на проекта ще ви помогне да контролирате работното си натоварване, но и да предпазите членовете на екипа си от пренасочване на работата. Повишете видимостта на вашите задачи и тези на екипа ви, като се възползвате от ресурсните календари и времеви таблици. Управление на проекти и инструмент за управление на ресурсите ще ви помогне да планирате работата ефективно, но и да подберете задачите за хората с най-подходящите умения.
Говорейки за способности и компетенции: като ръководител на проект може да се чувствате напълно подходящ да направите нещо (например да проектирате уеб формуляр) поради предишния си професионален опит или лични интереси. А в редки случаи ръководителите на проекти могат едновременно да отговарят и за някои аспекти на производството. Ако обаче ролята ви не е хибридна, придържайте се към задълженията си на PM в името на успеха на проекта.
Това не означава, че дизайнът или кодът ви са с лошо качество. Това не е задължително. Когато обаче посвещавате усилия на "извънкласни" задачи, имате по-малко време за изпълнение на основните си задължения.
Последният съвет ще бъде особено полезен за ръководителите на проекти, които съвсем наскоро са започнали работа в тази област. Въпреки че със сигурност сте квалифицирани за тази роля, имайте предвид, че тук има крива на обучението. Това е особено вярно за нещата, които са по-малко осезаеми: Едно от тях е "пълзенето по работа".
Има вероятност във вашата компания да работят по-опитни ръководители на проекти. Може би дори съществува схема за наставничество? Ако не, предложете идея за срещи за споделяне на знания. Можете също така да участвате в събития и конференции за управление на проекти, организирани от местните общности.
Дори и да не можете да участвате в срещи лице в лице, имате достъп до полезни ресурси. Следете каналите и блоговете, посветени на управлението на проекти и създадени от колеги специалисти по управление на проекти. . Ето няколко публикации от нашата собствена платформа, които може да намерите за особено ценни:
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...