В тази публикация в блога сме събрали няколко техники за стратегически подбор на най-важните задачи. Като начало нека да поговорим за приоритизирането на проектите като цяло.
Какво научават нашите читатели:
Като Ръководител на проект, вашата основна цел е да реализирате успешно даден проект. Обикновено това означава завършване в срок, в рамките на бюджета и с всички необходими характеристики и функции. За да постигнете тази цел обаче, трябва да да създадете разумен график за екипа си. и да изпълнявате различни задачи последователно. Към коя от тях трябва да се обърне първо вашият екип? Кои от тях са най-важни? Приоритизирането на задачите е неизбежно, но можете или да го направите успешно, или да рискувате да предизвикате забавяне или конфликти с ресурсите.
Запознати ли сте с фразата "всичко на първо място"? Вярвате или не, това добре обяснява процеса на определяне на приоритетите.
Трябва да определите "първите" неща: най-важните задачи, най-неотложните дейности и т.н., и да ги изпълните като първа задача.
По същество всичко, което трябва да направите, е да определите коя задача е най-важна. Може да ви се струва, че това е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. И все пак в действителност можете да използвате описаните по-долу техники и да направите този избор с увереност.
...да сте сигурни, че имате пълна представа за това какво всъщност трябва да се направи, за да се реализира даден проект. Определянето и контролирането на обхвата на проекта е наложително дотолкова, че дори посветихме цяла публикация в блога на управление на обхвата на проекта.
След като сте събрали изискванията на проекта и сте подписали обхвата с различните заинтересовани страни, можете да запишете всички задачи, които трябва да бъдат изпълнени. Съберете ги в документ или във вашия инструмент за планиране на проекти. На този етап можете да ги разделите на различни категории (например фази на проекта) и по-късно да приоритизирате задачите в тези групи.
Не забравяйте да държите членовете на екипа си в течение:
Освен за целите на проекта и неговия обхват, членовете на екипа трябва да са наясно и със зависимостите между задачите и възможните ограничения. Тази информация ще ви бъде полезна, когато започнете да работите по графика на проекта и реда на задачите.
Да различите задача с висок приоритет от задача, която е почти без значение, може да е лесно. Подреждането на задачите с подобно ниво на приоритет обаче може да се окаже много по-голямо предизвикателство. И все пак трябва да предложите определен ред, ако искате задачите по проекта да бъдат изпълнени.
За щастие, няколко техники ви позволяват успешно да определяте приоритети като ръководител на проекти. Нека разгледаме някои от тях, една по една.
Това е една от най-популярните стратегии за избор на основните дейности, върху които да се съсредоточите. Всичко, което трябва да направите, е да разделите всички задачи на четири групи в зависимост от тяхната важност и спешност:
Само като погледнете матрицата на Айзенхауер, ще видите с кои задачи да се заемете първо (спешни и важни) и върху кои да се съсредоточите по-късно (неспешни и важни).
Какво ще кажете за другите две групи? Обикновено група 3 може да бъде делегирана, а група 4 се състои от задачи, които лесно можете да премахнете от списъка си със задачи.
Това изглежда малко по-различно в настройките на проекта, където не е задължително да имате опция за делегиране или премахване на работни елементи. Дори само знанието, че дадена задача не е критично важна, може да ви помогне да намерите място за нея в графика на екипа на проекта.
Този метод отново изисква да групирате потенциалните си задачи. Ще използвате категории, свързани с незаменимостта на дадена задача в проекта:
Макар че това е полезна техника за приоритизиране на задачите, тя може да е още по-полезна като част от процеса на управление на обхвата. Можете да помолите заинтересованите страни да маркират изискванията на проекта според тези четири групи. Така ще видите къде са техните приоритети.
Всеки, който някога е работил в областта на управлението на проекти, вероятно знае за принципа на Парето. Според него 80% от последиците произтичат от 20% от причините. С други думи, 20% задачи могат да доведат до 80% ползи от проекта.
Вашата цел? Определете тази 20% от задачи. За да направите това, можете да се опитате да си представите каква стойност може да бъде създадена чрез изпълнението на всяка задача. По този начин би трябвало да можете да разграничите основната работа от камбанките и свирките.
Можете да опитате и обратен подход за оценка на стойността, която ще получите: помислете какво ще се случи, ако екипът ви не изпълни определена задача. В повечето случаи ще успеете да откриете елементи, които просто трябва да бъдат изпълнени, защото в противен случай проектът няма да бъде успешен. Това са вашите задачи с висок приоритет.
Когато приоритизирате задачите по проекта, опитайте се да си дадете сметка как се чувствате лично по отношение на тях. Може да се изкушите да определите нещо като нископриоритетно, защото просто нямате желание да работите по него. Възможно е също така екипът ви да отлага изпълнението на задачи, които са важни, но не са страшно вълнуващи. Като ръководител на проект трябва да се съобразявате с техните чувства и очаквания, но и да оценявате задачите обективно.
Която и от тези техники да изберете, обърнете внимание на задачите, които имат други зависимости. Възможно е да имате задачи в процес на изпълнение, от които зависят други елементи. Подредете ги по съответния начин по приоритет.
Същото важи и за ограниченията на проекта (напр. недостиг на ресурси). Ако очаквате, че някоя от задачите ви ще бъде засегната от тези ограничения някъде надолу във времевата линия на проекта, може да искате да ги планирате за времето, когато е по-вероятно да бъдат изпълнени (напр. сега).
Вашият екип може да ви бъде много полезен при определянето на приоритетите на различните задачи по проекта. Atlassian публикува рецепта за групово упражнение за определяне на приоритети като част от своите Наръчник на екипа. Можете да го разгледате тук.
Промените са неизбежни при управлението на проекти. Това важи и за приоритетите - те също могат да се променят. Добра идея е редовно да преразглеждате списъка си с приоритетни работни елементи и да преценявате дали този ред все още е подходящ. Не забравяйте да комуникирате с екипа си, когато нещо се промени: те трябва да знаят, че е настъпила промяна в приоритетите.
И още нещо: въпреки че трябва да сте подготвени за промените, това не означава, че трябва просто да ги приемете, без да задавате въпроси. Ваша работа е да проучите причините за всички големи промени в проекта. Защо? Първо, винаги трябва да сте наясно с текущите бизнес цели. Второ, промяната на приоритетите може да бъде предупредителен знак за "пълзящ обхват" (неочаквано/неконтролируемо нарастване на обхвата на проекта).
Ето го и списъкът с техники, които можете да използвате за приоритизиране на задачите по проекта. Какво да правите, когато приключите с определянето на приоритетите? Трябва да записвате тези решения: обикновено има поле за "приоритет на задачата" във вашия инструмент за управление на проекти.
Можете също така да следите резултатите от усилията си за определяне на приоритети в ресурсен календар. Някои инструменти за управление на ресурсите (включително Teamdeck) ви позволяват да маркирате проследеното време (и резервациите) с етикети "висок приоритет" или "нисък приоритет". Ако екипът ви използва етикети за отчитане на работното време, можете да създадете отчет и да анализирате каква част от времето му се изразходва за най-важните задачи. Прекарват ли много време за несъществена работа? Това е вашият сигнал да направите нещо по въпроса.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...