Как вашият бизнес ще се възползва от използването на приложение за проследяване на служителите?

Къде отива времето? Използват ли членовете на екипа ви ефективно работното си време? С помощта на приложение за проследяване на служители можете да проследявате всички дейности на служителите си, да получавате подробни отчети и да измервате цялостното представяне на екипа си. Освен това приложението за проследяване осигурява ефективна комуникация.

Ролята на проследяването на служителите

Въпреки че проследяването и наблюдението на служителите не са нови термини, те стават все по-популярни. Статистиката показва, че повече от 78% от предприятията прилагат различни инструменти и методи за наблюдение на персонала. Съществува силна връзка между наблюдението на работното място и успеха на бизнеса. Станфордският университет е провел изследване сред 16 000 работници и е установил, че производителността се е увеличила със 16%. Тези цифри говорят много за значението на инструментите за наблюдение за проследяване на дейността на служителите и ефективния работен процес.

Някои проучвания и факти за мониторинга на служителите 

• Според проучване на Масачузетския технологичен институт и данни, предоставени от Gartner, броят на служителите, които се чувстват комфортно при наблюдение, бързо нараства. Статистиката показва, че през 2015 г. той е бил 10%, през 2019 г. - 30%, а през 2022 г. - 4 от 5 (79%).

• Изследване на digital.com, проведено сред над 1250 работодатели, показва, че 60% от компаниите с отдалечени служители използват софтуер и инструменти за наблюдение, а 17% обмислят това.

• Бизнес докладите показват, че инструментите за мониторинг са пряко свързани с растежа на бизнеса и печалбите и могат да имат огромна роля в маркетинговите планове и бюджетирането.

Защо предприемачите използват софтуер за проследяване на служителите? 

С помощта на този тип софтуер можете да отчитане на работното време инвестирани във всяка задача и в целия проект като цяло. Това прави наблюдението на работното време възможно най-прозрачно, точно и обективно.

Едно нещо, което е необходимо за наблюдение на служителите без да нарушава неприкосновеността на личния живот на служителите. Някои служители намират етични проблеми, когато става въпрос за наблюдение. Нека видим, че новите решения правят НЕ да нарушавате неприкосновеността на личния живот на служителите си. Проучванията показват, че проследяването на служителите е ключ към производителността. Освен че осигуряват ефективно използване на времето, те решават много сложни проблеми на работното място, включително:

• Пристигания късно сутрин
• Лошо управлявани графици на персонала
• Лошо приоритизиране
• Чести прекъсвания
• Губене на време в работата

Доказано е, че дори 20 минути прекъсване могат да намалят производителността, да доведат до стрес и да причинят повече грешки. Друго проучване показва, че 89% от служителите губят време на работа всеки ден. Ако вземем тези общи цифри, това ще струва много скъпо на вашата компания.

Причините, поради които компаниите използват мониторинг, се крият зад силното му влияние върху бизнеса по отношение на времето, парите, качеството на работата, ефективността. управление на проектии т.н. Можете също така да получите представа за дейностите си, например кои задачи отнемат най-много време на служителите ви, което ви позволява да планирате бюджетите на проектите по подходящ начин.

Управлението на служители не е лесно. Защо да го усложнявате още повече, когато можете просто да използвате инструмент за наблюдение? Опитайте приложение за проследяване на служители, което ви помага да откриете причините за лошото представяне. Събирайки ценна информация с някой от тези инструменти, можете да се обърнете към всеки член на екипа с данни, а не с догадки.

Като получавате по-добри данни за работните навици на служителите, можете да подобрите бизнес процесите си и да им поставите реалистични цели. Чрез проследяване и управление на служителите компаниите постигат целите си два пъти по-бързо от тези, които не проследяват редовно служителите си.

Обсъдете навиците със служителите си и подобрете цялостното им представяне. Когато проследявате всички дейности на служителите си през работното време, можете да ги направите по-продуктивни. С по-точни данни можете да намалите разходите и да намалите прекомерния брой служители. Можете да подобрите цялостното представяне на екипа си и да останете в рамките на бюджета си.

Функции на приложението за проследяване

Някои от основните функции за наблюдение на служителите са:

• Можете автоматично да синхронизирате часовите таблици с уеб интерфейса в реално време.
• Работодателите могат да извършват много дейности, насочени към повишаване на прозрачността, ангажираността и сигурността на компанията.
• Проследяване и повишаване на цялостното представяне и производителност на служителите. Получете представа за това как служителите използват времето си и бъдете в течение на ежедневните им дейности.
•  Проследяване на нивото на активност, откриване на престой и др.

Как бизнесът ви ще се възползва от използването на приложения за проследяване?

Проследяването може да се окаже проблем, ако се опитате да го направите ръчно. За щастие, с помощта на приложение за мониторинг вашият отдалечен екип може да регистрира часовете си и едновременно с това да предостави доказателство за извършената работа.

Повечето компании трябва да следят работното време на екипа си. Софтуерът за мониторинг прави това лесно. Нека се потопим в някои други ключови ползи за вашия бизнес:

• Автоматичен почасов контрол: Вече не е необходимо да проследявате ръчно.
• Опростяване на отчитането: Отминаха дните на ръчното отчитане, софтуерът за проследяване улеснява управлението на
• Разкриване на положителните способности на служителите: Мониторингът и проследяването на служителите помагат да разберете повече за тях. Може да разполагате с пълна информация за тяхната биография, въпреки че само опитът не е достатъчен. Непрекъснатото наблюдение ви държи в течение на тяхната личност и умения. Надеждни ли са те? Колко добре изпълняват задачите си? Ценят ли комуникацията?

Има важни стъпки, които трябва да бъдат разкрити. Всеки служител е уникален. Откриването на поведението им в различни проекти и ситуации ще ви даде цялостна представа на кого можете да разчитате. Някои положителни способности, които можете да откриете, включват надеждност, умения за решаване на проблеми, работа в екип, ориентация към крайните срокове, умения за работа с детайли, отдаденост и др. Всички те са изключително важни за успеха на компанията.

• Изберете проблемните области: Смисленият инструмент за мониторинг ще ви даде важна информация и ще осигури по-голяма сигурност за бизнеса. Днес живеем в постоянно променяща се бизнес среда, в която актуалността е основен приоритет. Технологичните нововъведения и подобрения носят различни проблеми за всяка област, докато мониторингът на служителите ви информира за актуализациите и промените и помага да вземате по-информирани решения за плавно изпълнение. 

Прегледайте изпълнението на бизнеса си и ще видите, че нещата се различават от миналото. Какво можете да направите, за да внесете някои желани подобрения? Да поддържате информираност и гъвкавост за бързи промени и растеж. Мониторингът помага да се справите с проблемите навреме и да осигурите най-добрите възможни решения.

• Откриване на хакерски атаки: Сайтът киберсигурност рисковете нарастват. Интегрирането на различни решения за откриване на хакерски атаки е от голямо значение, тъй като голям процент от предприятията са изключително загрижени. за рисковете за киберсигурността. Мониторингът на служителите помага в различни бизнес аспекти, но е ефективно решение и за откриване на хакерска дейност.

Мониторингът на служителите ви позволява да наблюдавате поведението на потребителите и да проверявате дейностите им, както и да се уверите, че служителите не използват подозрителни връзки или дейности, които могат да изложат на риск лични или чувствителни данни. Разбира се, няма 100% безотказен начин за откриване на хакерска атака, въпреки че той увеличава шансовете.

• Получаване на помощ за по-добро Управление на проекти: Мониторингът може да се превърне във вашето мощно решение за управление, съобразено с инструменти за управление на проекти и ще ви помогне да постигнете целите си в областта на управлението на проекти. Много проекти не успяват да се реализират поради липса на разбиране на нуждите, мониторинга и оценката. 

Ефективното наблюдение ще ви помогне да следите за актуализации, да предоставяте непрекъсната обратна връзка за изпълнението на задачите, да оценявате успеха и поведението на служителите и да помагате при вземането на по-нататъшни решения. Тук целите на вашия мониторинг трябва да включват проследяване, преглед, комуникация и докладване на изпълнението. Ако се извършва стратегически, ще можете да постигнете по-добри резултати и да управлявате всяка задача навреме и в рамките на бюджета.

• Спестете време и пари: Показателите за производителност са свързани с приходите и печалбата на всяка компания. Начинът, по който даден служител работи, има пряко въздействие върху успеха на проекта. Мониторингът помага за повишаване на показателите за производителност по няколко начина. Статистиката показва, че компаниите, които са започнали да използват подобрени стратегии за мониторинг, имат 13% увеличение на производителността. Те концентрират повече време върху проекта, а не върху други дейности.

Проследяването на показателите за продуктивност може да повлияе на по-нататъшния успех на служителите в компанията. Следователно, когато поемете контрола върху служителите си, те се чувстват по-продуктивни, за да спазват крайните срокове на проектите и да се концентрират по-добре върху качеството на работата.

• Повече контрол за отдалечени проекти:

Пандемията Covid-19 доведе до нова тенденция в бизнеса. Макар че дистанционната работна сила не е нещо ново, за повечето индустрии това беше нов опит. 57% от служителите, които работят 100% дистанционно, сега твърдят, че преди рядко или никога не са работили дистанционно. 

Пандемията доведе до нови инструменти и техники за ефективен мониторинг. Благодарение на тези инструменти компаниите успяват да осигурят на служителите си по-добри възможности за баланс между професионалния и личния живот. Следователно мониторингът помага да се повиши производителността на отдалечените служители с около 27%, да имат по-добра концентрация, да спазват навреме крайните срокове и др. Това е съвсем нова възможност за подобряване на личния и професионалния живот.

• Изграждане на по-силни взаимоотношения: Инструментите и техниките за мониторинг не са предназначени основно за проследяване на служители. Те са ключови решения за изграждане на добри взаимоотношения с вашите служители. Например, ако използвате усъвършенствани софтуерни решения, разполагате с по-добро пространство за комуникация и дискусии, което спомага за развитието на по-добри умения.

Споделянето на идеи за проекти и мнения помага за подобряване на взаимоотношенията и ангажираността. Доказано е, че ангажираните служители са по-продуктивни и обещават по-големи ползи за всеки бизнес.

• Поддържане на фирмените политики в ред: От съществено значение е наличието на добре дефинирана фирмена политика. Използването на ефективни инструменти и стратегии ще допринесе за ефикасното управление на политиките и процедурите, което е от решаващо значение за здравословната фирмена култура. Проследяването на поведението на служителите ще ви позволи да направите съответните промени в политиките за провеждане и да внесете подобрения.

От политики за тормоз до защита на важни даннии избягване на кибератаки: правилното наблюдение ще гарантира спазването на закони, разпоредби и др. Той обаче не е само за намаляване на грешките на служителите, но и за разработване на силна стратегия за проблемите на работното място.

•  Подбор на служителите с подходящите задачи: Физическите и интелектуалните характеристики на служителите ви могат да се различават значително. Въпреки това добрият служител трябва да бъде ценен. Проследяването ви позволява да разберете по-добре служителите си и да откриете разликата между успеха и провала.

Част от успешния бизнес е да разберете силните и слабите страни на служителите си. Това е от решаващо значение, когато възлагате задачи. Научаването на повече информация за техните умения ще ви помогне да обвържете работата с възможностите на работниците си и да постигнете по-добри резултати.

Най-добрите начини за проследяване на работата във вашия бизнес

За да извлечете максимална полза от наблюдението на работата си, не забравяйте да:

• Обсъждане на работните навици. Възможно е екипът ви да има работни навици, които не са в съответствие с мисията на компанията ви. Обсъдете тези навици с тях, за да могат да се подобрят, но го направете с уважение. Те може да не осъзнават колко време губят.
• Определяне на нови стандарти. Можете да използвате новите данни, за да определите какви трябва да бъдат стандартите на вашия екип.
• Повторен анализ на времето. Определете дали сроковете ви са разумни, след като вече сте разбрали колко време служителите ви прекарват в работа по проекти.
• Бъдете продуктивни. Следете времето само когато е необходимо. Прекарването на време в разглеждане на таблото за управление в реално време може да влоши производителността.

Защо работодателите контролират служителите?

Ръчният контрол е почти невъзможен и губи време. Със система за управление на изпълнението управлението на екипа може да бъде по-лесно, отколкото си представяте. Те могат да се използват ефективно за улесняване на ежедневните задачи във всяка област на работата: от маркетингови агенции към Услуги за ИТ поддръжка. Така че можете да изпробвате приложенията за мониторинг и да извлечете ползите от тях:

• Повишаване на производителността - Екипите, които използват софтуер за мониторинг, са отбелязали до 80% увеличение на производителността.
• Най-добрата комуникация - Разблокирайте линиите на комуникация с по-добро разбиране на работния ден на екипа си.
• Ефективност на екипа - по-бързото завършване на проектите означава спестяване на пари за вашия бизнес. 

Когато използвате система за наблюдение на персонала на всички компютри във вашата компания, това означава, че се стремите да създадете единна организация, в която всички се оценяват обективно и еднакво. Ефективните служители ще получават бонуси и повишения, а бездействащите ще бъдат порицавани. Това създава атмосфера на справедливост и прозрачност. За мениджърите и лидерите ще бъде много по-лесно да се съсредоточат върху основните задачи и да се отърват от рутината.