Създаването на цялостен план за вашия проект включва не само изброяване на задачите. То изисква ефективно планиране на ресурсите, за да се определят необходимите ресурси и тяхната наличност. Процесът на планиране на ресурсите е от решаващо значение за ръководителите на проекти, за да могат да оценят точно графика и бюджета на проекта. Като определят обхвата на проекта, резултатите и зависимостите по време на началната фаза, мениджърите могат да управляват по-добре капацитета на ресурсите. Този подход не само гарантира, че ресурсите се разпределят ефективно, но и позволява оптимизиране на ресурсния капацитет за настоящи и бъдещи проекти.
3 съставки на ефективния процес на управление на ресурсите
Ролята на онлайн календар за планиране и софтуер за планиране на ресурсите
Как да избегнем предизвикателствата при разпределението на ресурсите
Значение на планирането на ресурсите в управлението на проекти
Планирането на ресурсите не е по-различно, тъй като помага на ръководителите на проекти да съгласуват резултатите на проектите с наличните ресурси. Без него не можете да контролирате реално изпълнението на проекта, неговия график и бюджет. В тази статия ще ви преведа през процеса на планиране на ресурсите, за да можете да намерите и назначите само правилните и налични ресурси за вашия проект.
Ако перифразираме характеристиката на управлението на проекти на Института за управление на проекти (PMI), трябва да кажем, че става дума за използване на компетенции, умения, знания, устройства, инструменти, софтуер, методи, процеси и всичко, което е необходимо, за да се създаде "стойност за хората". (The Курс за сертифициране на PMP, предлаган от PMI, също ще ви даде добра представа за това какво представлява планирането на ресурсите в рамките на управлението на проекти).
Двусмислеността на фразата "стойност за хората" ни провокира да мислим, че резултатът от управлението на проекти може да бъде всякакъв. Всичко, което е полезно за някои хора. И продължавайки тази мисъл, е оправдано да се каже, че за PMI управлението на проекти е свързано с използването на ресурси (интелектуални и материални) за създаване и изпълнение на нещо полезно (за някого). Казано по-просто, да използваме всичко, с което разполагаме, за да създадем каквото ни е необходимо.
Планирането на ресурсите в управлението на проекти е избор на подходящи квалифицирани ресурси/служители и съчетаването им със задачите, за да се гарантира успехът на проекта. [Източник: Горе е изглед от Teamdeck - инструмент за планиране на ресурсите]
Както ще разберете в следващите параграфи, горното определение не казва нищо за абсолютно фундаменталните за управлението на проекти (а също и за планирането на ресурсите) неща. И нищо за основите, които се различават между управлението на проекти и мениджмънта.
Асоциацията за управление на проекти (АУП) въведе разбиране за управление на проекти, което разяснява кои са ключовите аспекти на управлението на проекти.
Управлението на проекти е прилагане на процеси, методи, умения, знания и опит за постигане на конкретни цели на проекта в съответствие с критериите за приемане на проекта в рамките на договорените параметри. Управлението на проекти има крайни резултати, които са ограничени до краен срок и бюджет.
Общото в предложенията на PMI и AMP е частта за прилагане на процеси, използване на умения и методи за разработване или изпълнение на проект. Но това, което заслужава абсолютно внимание, са три аспекта, които не се появяват в предложението на PMI. "Критерии за приемане на проекта", време и третият - бюджет.
Както знаем, проектите се възлагат вътрешно или външно - от някой от вашата компания или от клиент. Бизнес задачата предполага очакванията на (клиента), свързани с проекта. Бизнес заявката съдържа и времето, в което проектът трябва да бъде изпълнен (бизнесът няма да чака), и бюджета, в който трябва да се вместите. По време на проекта развитие или в края на този процес, когато проектът се предава на клиента, критериите за приемане трябва да отговарят на очакванията на клиента.
И тук започва основната разлика между управлението на проекти и обикновеното управление. Според APM разликата между двата термина се свежда до времето. Времето, в което проектът е готов за изпълнение или вече е изпълнен. Докато управлението е непрекъсната операция, при управлението на проекти крайният резултат се осигурява в ограничен период от време.
Как това се отнася до планирането на ресурсите?
Както беше казано по-горе, управлението на проекти е процес, съставен от части като задачи, процедури, методи и т.н. Този процес се нарича жизнен цикъл на управлението на проекти и понякога включва 3, 4, 5 или дори 6 или 7 фази. Фазите илюстрират поетапна рамка от най-разумните практики, използвани за ръководене на проекта от началото до края му. Тя предоставя на мениджърите структуриран начин за създаване, изпълнение и приключване на проекта.
Горната снимка показва, че планирането на ресурсите е елемент от процеса на управление на проекта. Неговата роля е - малко по-напред от дефиницията за планиране на ресурсите, дадена от APM - да организира, планира, планира и измерва работата на хората.
Благодарение на APM Body of Knowledge сме наясно, че ресурсите се разбират широко. Като хора (и техните умения), но също и като пари, машини, материали, технологии и всичко друго, необходимо за постигане на очаквания резултат. Също така може да се каже, че ресурсът е всичко, което е необходимо за изпълнението на дадена задача или проект. Разбира се, от гледна точка на много предприятия, особено на компаниите, предлагащи услуги, управлението и планирането на ресурсите е свързано с хората. Хората и техните умения.
За APM - планиране на ресурсите на проекта или - както те обичат - управление на ресурсите:
(...) гарантира, че вътрешните и външните ресурси се използват ефективно, навреме и в рамките на бюджета.
Тъй като планирането на ресурсите е част от управлението на проекта, аспекти като време и бюджет също са неизбежни. Доброто планиране на ресурсите (управление на ресурсите) води до това, че подходящите ресурси са на разположение в подходящото време за подходящата работа.
И ролята на мениджър на ресурси е да се идентифицират необходимите ресурси (служители със съответните умения и опит) за изпълнение на работата като част от планирането на проекта и да се определи кога ще бъдат необходими ресурсите чрез планиране.
Подобно на предложението на компанията Planview - наш конкурент на пазара на системи за планиране на ресурсите на проекти - ние смятаме, че планирането на ресурсите (или управлението на ресурсите, ако искате) е подход, който има за цел да гарантира, че ресурсите се използват по най-ефективния начин. Независимо от това, че говорим за отделен проект или портфолио от проекти, когато се изпълняват правилно, компаниите постигат максимална ефективност при използването на ресурсите, без да използват недостатъчно или прекомерно някой от тях (служител).
По време на този процес на разпределяне на задачите между членовете на екипа планирането и съчетаването с конкретни задачи се основава на техния капацитет и наличност и - очевидно - на техните умения, които отговарят на изискванията на проекта или задачата по най-добрия възможен начин.
За повечето творчески компании и компании, работещи в сферата на услугите, ресурсите са хора, така че планирането на ресурсите е процес, който можете да използвате, за да определите членовете на екипа, които трябва да разпределите за вашия проект, и кога ще са ви необходими.
Важното е, че плановете за ресурсите могат да се променят и трябва да се коригират редовно, за да се отразят промените в обхвата, наличността на служителите и т.н., така че проектът ви за график да е винаги актуален.
За да обясним по-добре как да управлявате ресурсите във вашата организация, нека да поговорим за Предварителни условия трябва да се подготвите предварително, техники планиране на ресурсите за даден проект и инструменти за планиране на проекти това ще ви улесни значително.
Преди да създадете сигурен план за ресурсите, се нуждаете от информация. Първата от тези предпоставки е структура на разбивката на работата (WBS), която представлява ориентирана към резултатите структура на обхвата на вашия проект. Тя помага да се илюстрира проектът с управляеми раздели, така че вече е по-лесно да разберете какви видове екипи ще са ви необходими.
Присвояване и планиране на необходимите ресурси/членове на екипа, необходими за завършване на проекта, като се отчита наличността на ресурсите
При разработването на софтуер например най-вероятно ще ви трябват дизайнери на потребителския интерфейс/UX, които първо да създадат телеграми, а след това да проектират продукта ви. След това, в зависимост от спецификацията на проекта, може да ви трябват разработчици и специалисти по осигуряване на качеството.
Сега ще ви е необходим очаквана продължителност на проекта и задачите, за да можете да планирате ресурсите за проекта. Един от ресурсите техники за планиране е методът на критичния път (CPM), който илюстрира структурата на проекта, но също така включва зависимостите между задачите на проекта, основните етапи и продължителността. С помощта на CPM можете да изчислите общото прогнозно време за проекта.
Накрая, тъй като познавате обхвата, е време да намиране на служители с умения съответстващи на задачите, които ще им бъдат възложени. Важно нещо, което трябва да направите, е да се уверите, че тези служители са на разположение за предвидения период за всяка задача.
За да направите плановете си по-надеждни, използване на исторически данни от предишни проекти. Тя може да идва от графиците, оценките или представянето на членовете на екипа, които смятате за подходящи (напр. въз основа на техните работни листове). Данните от проектите, които сте изпълнили, ви дават база за определяне на нов проект, като намаляват "приблизителните оценки".
Вътрешният отчет за почасовата ставка съдържа ресурсите на проекта - членовете на екипа и проектите, за които са назначени. Той помага за сравняване на резервациите с таблиците за работно време и, разбира се, с разходите по проекта.
Тъй като вече разполагате с всички необходими данни за планиране на ресурсите, ето как да пристъпите към работа. Експертна оценка идва от вашия професионален опит и ценните идеи, които могат да дойдат от вашите колеги или консултанти, наети от вашата организация. Макар да звучи очевидно, това е наистина важно за успеха на вашия проект.
След това следва идентифициране на алтернативата. Тъй като проектите могат да се променят по време на техния живот, трябва да вземете предвид различни сценарии. По този начин можете да предложите решения, които да използвате при настъпване на промени. Два метода, които можете да използвате, са:
Мислене по шаблони - този метод включва разпознаване на шаблони, което е полезно при усъвършенстване или подобряване въз основа на минал опит.
Латерално мислене - този подход изисква творческо мислене и решаване на проблеми с идеи които може да не са очевидни на пръв поглед.
Оценяване отдолу нагоре, който е следващият метод, който можете да използвате при планирането на ресурсите, е проста концепция, основана на включването на хората, които ще работят по проекта, в неговата оценка. При този подход екипът ви оценява задачите въз основа на своите знания и опит, което води до по-подробен график на проекта, но също така отнема повече време.
Специални инструменти за управление на проекти, планиране на ресурсите или софтуер за управление на времето може да не е необходимо за планиране на ресурсите, тъй като все още можете да използвате електронна таблица за това и да вършите чудесна работа. (Дори за планиране на ИТ ресурси).
Но е много по-удобно да използвате софтуер за планиране на ресурсите, още повече че той ви дава незабавен достъп до всички данни, които сте събрали до момента, включително списък на служителите ви, тяхната наличност, съществуващи резервации и попълнени преди това графици.
Бележка: Тази част от статията безсрамно се основава на функциите на планиране на ресурси, тъй като вярваме, че те помагат на всеки ръководител на проект да планира работата си по-ефективно.
Нека вземем за пример проверката на наличността на служителите. Като разполагате с календар за управление на ресурсите, можете просто да филтрирате всички свои служители и членове на екипа по техните длъжности и да видите кога са свободни и какви проекти са им възложени в момента.
Благодарение на докладите за използване на ресурсите мениджърите на проекти визуализират бъдещите стъпки, като например планирането на работното натоварване на екипа.
Разполагате с софтуер за управление на ресурсите помощ при използването на данни от предишни проекти. Докладите за използване например ви дават достъп до информация за това как даден член на екипа се е справял в миналото, или неговото въздействие върху целия екип на проекта може да бъде отправна точка за предположенията, които правите за нов проект.
Конфликти при планирането могат да възникнат, когато един служител се разглежда за няколко проекта едновременно. Тази ситуация може да бъде избегната, но това изисква да имате по-добър поглед върху наличността на служителите си и върху проектния поток на компанията.
Планирането на ресурсите предполага проверка на наличността на служителите, за да се избегнат конфликти при планирането. Управлението на наличността като функция не се появява в нито един инструмент за управление на проекти
Когато възникнат конфликти, консултирайте плановете си с премиера, който също е направил планове за същите ресурси, и се опитайте да преговаряте. Например и двамата можете да намерите начин да планирате един и същ служител, като сравните критичните пътища на проектите си. По този начин можете да разберете дали някои задачи могат да бъдат плаващи, което прави възможно преместването на част от работата. След това адаптирайте плана на проекта си към тези промени.
За да избегнете конфликти при планирането, не забравяйте да:
Проверете два пъти дали ресурсите, които планирате, са налични.
Консултирайте се с други ръководители на проекти във вашата организация, ако те не се нуждаят от същите ресурси по време на проекта ви.
Управление на работното натоварване на екипа и на компанията по време на проекта, за да се уверите, че планът ви отговаря на текущите резервации и развитието на проекта.
Ако знаете как да планирате правилно ресурсите си, не само ще ви е по-лесно да намерите и назначите най-добрите ресурси за проекта. То също така ще ви помогне да управлявате разходите.
Както е посочено в PMBOK®, планирането на ресурсите е - наред с оценяването на разходите, бюджетирането и контрола - част от управлението на разходите по проекта. Как? Не забравяйте, че рентабилността на проекта се основава на просто уравнение:
рентабилност на проекта = бюджет на проекта - (часове, прекарани по проекта * часови ставки)
на вашите служители)
Следователно проследяването на ресурсите и използването им в съответствие с плана на проекта не само ще подобри изпълнението на проекта, но и ще осигури марж за вашата компания.
При обобщаване на изследването на стратегическото планиране на ресурсите в рамките на управлението на проекти се очертават няколко ключови момента, които са от решаващо значение за успешното изпълнение на даден проект. Планирането на ресурсите е в основата на този процес, като изисква стратегически подход към идентифицирането, разпределянето и управлението на ресурсите, за да се съгласуват с резултатите и сроковете на проекта. Това включва:
Стратегическо планиране на ресурсите за идентифициране и разпределение: Крайъгълният камък на ефективното управление на проекти е стратегическото планиране на ресурсите, което включва идентифициране на необходимите ресурси и осигуряване на тяхното оптимално разпределение и наличност през целия жизнен цикъл на проекта.
Използване на софтуер за планиране на ресурсите: Използването на софтуер за планиране на ресурсите два пъти в жизнения цикъл на проекта оптимизира процеса, като позволява на ръководителите на проекти да избягват често срещаните предизвикателства при разпределянето на ресурсите и да подобрят усилията си за планиране на ресурсите.
Разбиране на ролята на планирането на ресурсите: Признаваме, че планирането на ресурсите, споменато четири пъти в тази дискусия, е от съществено значение за контрола на изпълнението на проекта, сроковете и бюджетите. То улеснява привеждането на резултатите от проекта в съответствие с наличните ресурси, което подчертава критичната му роля.
Прилагане на принципите на планиране на ресурсите: Прилагане на компетенции, умения, знания и инструменти - включително софтуер за планиране на ресурсите - за създаване на стойност чрез ефективно управление на ресурсите, както е описано от водещите институции за управление на проекти.
Разграничаване на динамиката на стратегическото планиране на ресурсите: Разграничаването на управлението на проекти от общото управление с акцент върху ограниченията във времето, обхвата и бюджета показва как стратегическото планиране на ресурсите се вписва в този по-широк контекст.
Прилагане на техники в рамките на планирането на ресурсите: Възприемането на техники като структури за разбивка на работата (WBS) и метода на критичния път (CPM) гарантира, че ресурсите се планират, планират и използват ефективно, което отразява важността на усилията за планиране на ресурсите.
Непрекъснато адаптиране при планиране на ресурсите: Редовното коригиране на плановете за ресурсите, за да се отразят промените в обхвата на проекта, наличността на служителите и други фактори, гарантира, че проектът ще продължи да се изпълнява, което показва адаптивния характер на планирането на ресурсите.
Чрез прилагането на практики за планиране на ресурсите и стратегическо планиране на ресурсите, включително ефективното използване на софтуер за планиране на ресурсите, проектите могат да постигнат целите си в рамките на предвидените времеви и бюджетни ограничения. Това не само гарантира ефективното използване на ресурсите, но и подкрепя общите стратегически цели на организацията чрез щателни усилия за планиране на ресурсите.
Обхват на проекта Подробно описание на целите, резултатите, характеристиките, функциите, задачите, крайните срокове и разходите на проекта за ръководителите на проекти.
Резултати Всеки уникален и проверим продукт, резултат или способност за извършване на услуга, който трябва да бъде произведен, за да се завърши даден процес, фаза или проект.
Зависимости: Връзките между задачите, които определят реда, по който трябва да се изпълняват дейностите.
Планиране на ресурсите: Процесът на определяне на необходимите ресурси (хора, оборудване, материали), необходими за изпълнението на даден проект.
Институт за управление на проекти (PMI): Професионална организация за управление на проекти, специализирана в разработването на стандарти, изследвания, обучение, публикации и програми за професионално сертифициране.
Сертифициране на PMP: Световно признат професионален сертификат, предлаган от PMI, който потвърждава опита и образованието на ръководителите на проекти в областта на управлението на проекти.
Асоциация за управление на проекти (APM): Професионална организация в областта на управлението на проекти, която осигурява членство, квалификация, събития и публикации за професионалисти в областта на проектите.
Критерии за приемане на проекта: Наборът от условия, които трябва да бъдат изпълнени, преди да бъдат приети резултатите от проекта.
Структура на разпределение на работата (WBS): Йерархична декомпозиция на общия обхват на работата, която трябва да бъде извършена от екипа на проекта, за да се постигнат целите на проекта и да се създадат необходимите резултати.
Метод на критичния път (CPM): Техника за моделиране на проекти, използвана за оценка на продължителността на проекта чрез определяне на най-дългата последователност от зависими задачи и измерване на времето, необходимо за тяхното изпълнение.
Софтуер за управление на ресурсите: Инструменти, използвани от мениджърите на проекти, които помагат за ефективното планиране, разпределяне и управление на ресурсите, включително планиране, бюджетиране и управление на работното натоварване.
Доклади за използване на ресурсите: Документи, които дават представа за това колко ефективно се използват ресурсите по даден проект, което помага при планирането и управлението на разходите по бъдещи проекти.
Управление на разходите: Процесът на планиране и контрол на бюджета на даден проект или бизнес. Той включва дейности като оценка, разпределение и контрол на разходите.
Жизнен цикъл на проекта: Поредицата от фази, през които преминава един проект от неговото започване до приключването му.
Разпределение на ресурсите: Процесът на разпределяне и управление на активите по начин, който подкрепя стратегическите цели на организацията.
Планиране: Действието по планиране на това кога и как да се използват ресурсите по време на проекта, като се гарантира, че ресурсите се използват оптимално.
Бюджетиране: Процесът на прогнозиране на финансовите ресурси, необходими за даден проект, включително оценка и разпределение на средствата.
Зависимости на задачите: Връзката между задачите, която диктува последователността, в която те трябва да бъдат изпълнени.
Основен етап: Важен момент или събитие в проекта, което се използва за проследяване на напредъка към целта.
Управление на риска: Процесът на идентифициране, оценяване и контролиране на заплахите за капитала и приходите на организацията.
Ангажиране на заинтересованите страни: Процесът на включване на лица, групи или организации, които могат да бъдат засегнати от даден проект или имат интерес от неговия резултат.
Показатели за ефективност: Стандарти за измерване, чрез които може да се оцени ефикасността, изпълнението, напредъкът или качеството на даден проект, процес или продукт.
Управление на промените: Подходът за преход на хората, екипите и организациите към желаното бъдещо състояние за постигане и реализиране на резултатите и ползите от проекта.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...