Всеки път, когато оценка на нов проект и да му възложите ресурси, създавате план на проекта на високо ниво. Планирането на високо ниво се фокусира върху определянето на изискванията и резултатите на проекта и след това върху проследяването им във времето. То се различава от подробния план на проекта, състоящ се от всички задачи, необходими за изпълнението на проекта. Може да се каже, че планът на високо ниво е гледната точка на мениджъра за проекта.
Например, Jira е чудесен инструмент за планиране на проекти която ви позволява да проследявате всяка задача в рамките на проекта. Teamdeck, от друга страна, ви помага да управлявате ресурсите в рамките на вашата организация и да разпределяте хората по проекти въз основа на тяхната наличност. Teamdeck е софтуер за управление на ресурсите с инструмент за проследяване на времето на екипа, инструмент за планиране на ресурсите, и система за управление на отпуските характеристики.
Планирането на високо ниво означава управление на целите, зависимостите и наличните ресурси на проекта (планиране на ресурсите), заедно с неговия график и бюджет. В него се посочва какво трябва да се направи, кога и от кого, без да се навлиза в подробности за конкретни задачи. Той ви дава ясна представа за обхвата и необходимите ресурси, така че да можете да вземате информирани решения за оценяването и изпълнението на проекта.
Планирането на проекта на високо ниво е тясно свързано с принципите на Agile управлението на проекти, според които ръководителят на проекта (РП) трябва да наблюдава процеса, който може да се опише като улесняващ начин на ръководство.
В този случай "улесняващото лидерство" означава, че ръководителите на проекти насочват екипите си в правилната посока и осигуряват правилна комуникация и протичане на проекта, като същевременно позволяват на екипа да поеме отговорност за самите проекти. По този начин ПМ могат да повишат чувството за съпричастност сред членовете на екипа, което доказано ги прави по-продуктивни.
При създаването на план на високо ниво трябва да включите:
По този начин се съсредоточавате върху изискванията на проекта, бизнес целите и ролите, необходими за изпълнението на проекта, и въз основа на това създавате график и разпределяне на ресурси към вашия проект.
|
Търсите инструмент, който да ви даде по-добър поглед върху екипите ви? С Teamdeck можете бързо да получите обща картина на всеки проект. Опитайте безплатно. |
Вече посочихме от какво трябва да се състои планът на проекта на високо ниво.
Сега нека оценим как можете да го използвате за планиране на ресурсите, оценка на техните разходи и управление на графика.
Трябва да оцените целите и обхвата на проекта, за да решите кого да включите в него. Възползвайте се от началната фаза, за да разберете по-добре проекта и ролите, необходими за неговото изпълнение.
Когато става въпрос за разпределяне на ресурси, първото нещо, което трябва да направите, е да съобразите уменията и опита на служителите с изискванията на проекта. След като сте изготвили план на проекта на високо ниво, вече сте запознати с целите и резултатите. Сега е необходимо само да съставите списък на служителите, които отговарят на критериите на проекта.
Разпределяйки ресурсите, не забравяйте да включите не само това, върху което работят в момента (или бъдещите проекти, които вече са им възложени), но и:
По този начин намалявате вероятността някои неочаквани събития да попречат на проекта ви с течение на времето.
Оценяването на наличността на екипа е много по-лесно, когато използвате инструменти за планиране на високо ниво като Teamdeck. Той се предлага с график, в който можете да проверите текущото натоварване на служителите си.
След като идентифицирате членовете на екипа и потвърдите, че те са на разположение за времето на проекта, заедно с тях оценете бюджета, като използвате техниката за оценка на базата на точки от историята, която описахме по-подробно в тази статия за стартиране на проекта.
Основни изводи: С помощта на плановете за проекти на високо ниво можете да идентифицирате ресурсите, необходими за изпълнението на проекта, да потвърдите тяхната наличност и да оцените бюджета на проекта.
Планирането на високо ниво не се отнася само до началото на проекта. То се отнася и до наблюдението на проекта във времето.
Една от техниките, които може да използвате, е определяне на нивото на ресурсите. Това е просто адаптиране на работното натоварване към наличността на служителите ви, за да се избегне претоварване (прочетете за управление на работното натоварване). Това, за което трябва да внимавате обаче, е, че променя пътя на проекта, което води до забавяне на разработката.
За да разпределите по-равномерно провизиите, можете да използвате техниката за изглаждане на ресурсите. Според Ръководството PMBOK®, това е коригиране на "дейностите от модела на графика така, че изискването за ресурси по проекта да не надхвърлят определени предварително определени граници на ресурсите".
Основни изводи: Използването на график за наблюдение на работното натоварване на екипа по време на проекта ви позволява да забележите как се променя наличността на членовете на екипа ви. След това можете да коригирате тяхната капацитет и обхвата на проекта, като се избягва недостигът или преразходът на средства и прегаряне на служителите.
Обсъдихме какво представлява планирането на високо ниво и как графикът помага за да управлявате по-добре екипа си. Използвайте го, за да имате по-добър поглед върху капацитета на ресурсите си и обхвата на проекта.
За да приложите план на проекта на високо ниво:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...