През целия жизнен цикъл на проекта ръководителите на проекти трябва да обработват големи количества информация. Събирането и организирането на информация е част от всеки аспект на управлението на ИТ проекти - от събирането на изискванията за проекта и създаването на екип до проследяването на напредъка на проекта и изготвянето на доклади, управление на маркетингови проекти, или управление на проекти на агенцията също така. Лесно може да се стигне до претоварване.
Как да обработвате ефективно всички данни, без да губите представа за общата картина - вашия проект? Мисловните карти могат да ви помогнат да го направите. Освен това мисловните карти могат да бъдат чудесен начин за улесняване на ефективни срещи, визуализирайте обхват на проекта и да намират решения за различни предизвикателства с които се сблъсквате на работното си място.
В тази публикация в блога ще научите как да създавате мисловни карти и да ги използвате в процесите на управление на проекти. Нека започнем с дефинирането на самата мисловна карта.
По същество мисловната карта е визуален начин за организиране на информация.. Прилича на диаграма с централна идея, разположена в центъра на платното. Дебелите клони, обозначени с ключови думи, растат от този централен елемент, а от тях растат по-тънки клони и т.н. Думите или драскулките, написани до клоните, представляват подтеми на основните ключови думи. Ето как може да изглежда една мисловна карта:
За по-голямо изображение, Кликнете тук.
На пръв поглед тази мисловна карта може да изглежда претрупана и хаотична, особено ако подходите към нея по начина, по който четете документ (от горния ляв или десен ъгъл). Мисловната карта трябва да се чете по различен начин. Разгледайте я по-внимателно: ако започнете да я четете от централната идея (създаване на организирано работно пространство) и следвате някое от цветно кодираните разклонения, можете лесно да разберете посланието.
Сега си представете, че вие сте човекът, който иска да изложи идеите си за организирано работно място. Ако решите да запишете мислите си по традиционен, линеен начин, вероятно ще се наложи предварително да организирате идеите си, ако искате произведението ви да бъде последователно. С мисловната карта, от друга страна, можете да започнете с една идея и органично да я надграждате. Виждате ли разликата?
Вероятно сега е моментът да ви запозная с човека, който популяризира мисловните карти като инструмент в образованието и бизнеса (включително управлението на проекти). Тони Бюзан не е първият човек, който е използвал йерархични диаграми за организиране на информация, но със сигурност е направил това нещо. Той популяризира тази техника в предаването си "Използвайте главата си", излъчвано по BBC през 70-те години на миналия век, а по-късно продава милиони копия от книгата си книги по темата. Бузан за съжаление почина през 2019 г., но идеите му продължават да живеят - може да искате да проверите неговите Беседа на Tedx за това как работи нашият мозък (и как мисловните карти го използват).
Създаването на мисловна карта, а не на линейна бележка, има няколко предимства. Вече споменахме, че картата може да се разработи, без да се налага първо да се организира информацията - това е значително спестяване на време и повишаване на производителността. Един проучване от 2019 г. съобщава, че ръководителите са средно 30% по-продуктивни, когато използват софтуер за мисловни карти.
Мисловните карти ви позволяват да:
Вече споменахме, че управлението на проекти е свързано с много възможности за обработване и организиране на информация: това са и моментите, в които можете да използвате уменията си за мисловна карта. По-долу сме изброили някои от тях, но не се чувствайте ограничени от този списък - ако искате да направите карта за друг повод, тя определено ще ви донесе много полза.
Като ръководител на проект можете да използвате мисловни карти още в началото на проекта. планиране на проекта етап. Създайте мисловна карта, за да съберете цялата информация, свързана с проекта. Всяко от основните разклонения може да представлява различен процес на управление на проекта или различна област от самия проект: рискове, заинтересовани страни, ресурси.
Такава карта може да се окаже доста обща, което е добре, защото не е необходимо да навлизате в подробности. След като получите общата картина, можете да съставите отделни карти за всеки от аспектите на вашия проект. Представете си, че създавате мисловна карта за управление на проекти за обхвата на вашия проект. Започнете с разклонения, представящи основните функционалности на крайния продукт, и след това ги разбийте на конкретни задачи. Използването на мисловни карти ще бъде ефективно на всеки етап от управление на обхвата на проекта: от събирането на изисквания от различни заинтересовани страни до структурирането им и очертаването на задачите. Когато списъкът със задачи е готов, можете да използвате картата, за да построите диаграма на Гант за проекта.
Говорейки за задачите: картографирането им на лист хартия или в специален софтуер може да ви помогне с приоритизиране на задачите на проекта. Когато ги видите всички, е по-лесно да решите кои от тях трябва да бъдат на първо място. Визуализираната структура на задачите ще ви бъде полезна и когато искате да запознаете членовете на екипа си с работата им по проекта.
След като стартирате проекта, не забравяйте да се връщате редовно към картите си. Те могат да ви напомнят например за рисковете на проекта и крайните бизнес цели. Можете също така да изградите мисловна карта, която да служи като хранилище на организирана информация, свързана с проекта. Данни за контакт, активи и важни връзки: като ръководител на проект искате да ги имате под ръка. Можете да видите пример за такъв вид карта тук.
Какви са някои от другите случаи на използване на мисловната карта за управление на проекти?
Обучение. Като ръководител на проекти трябва постоянно да усъвършенствате уменията си и да усвоявате нови стратегии за управление на проекти. Мисловната карта ви позволява да структурирате по-добре новата информация и да опресните знанията си по-късно.
Друг елемент на мисловните карти, който вероятно е привлякъл вниманието ви, е включването на визуални елементи: рисунки, икони, цветове. Разбира се, можете да създавате карти и без тях. Може да се окаже обаче, че визуалната информация е по-разбираема и лесна за запомняне за вас.
Ако все още се съмнявате дали да използвате рисунки на картата си, можете да опитате едно просто упражнение. Опитайте се да си представите ябълка. Дайте си няколко секунди и след това се опитайте да анализирате това, което е генерирал мозъкът ви. Не сте видели изписани буквите "А-П-П-Л-Е", нали? Каквото и да е името на този плод на родния ви език, вероятно сте видели изображение, а не букви. Като хора ние мислим в картини - това е една от основните тези на Тони Бюзан.
Ако вече сте прочели нашето ръководство за скициране за ръководители на проекти (ако не, не пропускайте да я разгледате), вероятно си спомняте, че създаването на скици не е свързано с изкуство, а по-скоро с улесняване на разбирането или запомнянето на информация. Същото важи и за мисловните карти. Не е необходимо те да бъдат красиви: тук по-важна е функцията. Когато рисувате икони, опитайте се те да бъдат прости и лесно разпознаваеми. Ако искате да включите хумористични елементи в рисунките си, направете го - те може да ви помогнат да запомните този конкретен детайл. Можете също така да проявите творчество по отношение на шрифтовете, които използвате, но ги запазете четливи. Опитайте се да избягвате използването на твърде много думи: ако можете да обобщите нещо с една-единствена ключова дума, направете го.
Когато става въпрос за платното, върху което ще работите, опитайте се да се придържате към чиста хартия/бяла дъска/екран. Отпечатаните шаблони могат да направят картата ви по-слабо четлива. Ландшафтната ориентация на платното ще ви помогне да структурирате по-добре диаграмата си.
Може би сте забелязали, че клоните на картите обикновено са извити: това е направено нарочно. Както и практиката да се преминава от дебелите клони към по-тънките.
Тези съвети за мисловни карти (и някои други) са визуализирани чрез, както се досещате, мисловна карта от Основи на обучението:
[/
Списъкът ви с инструменти може да се ограничи до лист хартия и химикалка. Можете да създадете солидна мисловна карта само с тези две неща. Разбира се, ако искате да направите цветни карти, ще оцените моливи, маркери и химикалки с четка. Последните са чудесни за рисуване на извити клони.
Когато искате да създадете проектите си върху по-голямо платно, използвайте бяла дъска или флипчарт. Ще разполагате с повече пространство за работа, а освен това можете да използвате по-големи шрифтове, за да направите рисунката си лесно четима.
Има много дебати относно ефективността на ръчно написаните бележки спрямо компютърно генерираните. И да, изследване показва, че използването на собствената ръка може да засили процеса на учене. За много ръководители на проекти обаче използването на онлайн софтуер за мисловни карти ще бъде просто по-удобно. Имате на разположение доста инструменти, от които да избирате, включително и тези:
Надяваме се, че тази публикация в блога ви е убедила, че мисловните карти могат да ви помогнат да планирате проектите по-добре и да решите много проблеми. Можете да ги използвате в различни области на управлението на проекти: от планирането на проекти през организирането на задачите до разрешаването на конфликти.
Създавали ли сте мисловни карти за управление на проекти, които искате да споделите? Изпратете ни ги, като използвате чата в ъгъла на екрана! Ще се радваме да ги включим в тази статия.
Планирайте работата на екипа си с лекота - получете пълна софтуер за планиране на ресурсите
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...
