Трудно е да си представим агенция, софтуерна компания или дори стартъп, ориентиран към продукти, без ръководител на проекти. Те се грижат за успешното изпълнение на проектите, независимо от това как са дефинирани в дадена компания: навреме и в рамките на бюджета. Ръководителите на проекти имат ключова роля в управлението на проекта от началото до края, като гарантират, че всички членове на екипа са съгласувани с целите и че ресурсите се използват ефективно. В тази статия ще хвърлим повече светлина върху ролята и отговорностите на мениджъра на ресурси и може би дори ще ви убедим, че наличието на лице, което отговаря единствено за управлението и планирането на ресурсите на проекта, е ценна инвестиция за вашата организация.
Мениджър на ресурсите по време на процеса на управление на проекта - назначаване на ресурси [Екран от Teamdeck - софтуер за управление на ресурси]
От друга страна, мениджърът на ресурси е роля, която не се среща толкова често в екипите за управление на проекти. Това не е така, защото работата им не е толкова важна: напротив. Най-често обаче усилията за управление на ресурсите на проекта са разделени на няколко роли. В тази статия ще хвърлим повече светлина върху ролята на мениджъра на ресурси и може би дори ще ви убедим, че наличието на лице с длъжностна характеристика на мениджър на ресурси, което отговаря единствено за управлението и планирането на ресурсите на проекта, е ценна инвестиция за вашата организация.
Преди да разберете значението, уменията, знанията и задълженията, свързани с мениджъра на ресурси, трябва да знаете къде се намират те в контекста на проекта и управлението на проекта.
Както мнозина знаят, под проект - особено в обществото за управление на проекти - разбираме много неща, които включват много различни ресурси. От материали и оборудване до най-важното - хората и техните умения. За проекта трябва да си представите: разработване на уебсайт, промяна на дизайна на бутилките - например - в бирената индустрия; разширяване на продажбите на нов пазар, изграждане на язовир на някоя река и т.н. Както можете да си представите, всеки от тях означава много хора, занаяти, подизпълнители, устройства, инструменти, конфигурации, зависимости, малки стъпки и задачи, които включват един проект. Но нито един проект не съществува без най-важния елемент - хората. Хората - тези, които го възлагат, и тези, които го изпълняват. Както предлага Институтът за управление на проекти: Управлението на проекти е използването на специфични знания, умения, инструменти и техники за предоставяне на нещо ценно на хората. От ръководителите до работната сила и подизпълнителите. От хората, които планират, до хората, които са избрани да участват на определен етап от проекта. Разбира се, проектите не си приличат и се нуждаят от много различни компетенции. Но въпреки че между тях има много разлики, те имат нещо общо.
Независимо дали сте специалист или лидер в управлението на маркетингови проекти, дали представлявате управление на проекти за творчески агенции, всеки проект е организиран и подреден процес. За да си представим това по лесен начин, нека използваме едно просто определение, дадено от projectmanager.com: Управлението на проекти е дисциплина за планиране, изпълнение и приключване на проекти. Всеки термин от това определение би могъл да претендира за отделна тема, но не на това бихме искали да наблегнем. Това, което трябва да видите, е процесът.
В горното определение управлението на проекти се разглежда като процес, състоящ се от три стъпки. Но този процес може да бъде разделен на четири, пет и шест стъпки. Въпреки това всяка от тях включва няколко други групи елементи, по-малки процеси, задачи и - разбира се - предизвикателства. Процесът има свой собствен термин. Това е жизненият цикъл на управлението на проекти. А най-разпространена е версията с пет етапа. Разработен от Института за управление на проекти, той включва концепция и иницииране, планиране, изпълнение, изпълнение/мониторинг и приключване на проекта.
Тъй като основната тема на тази статия е за сблъсъка на две роли - мениджър на проекти и мениджър на ресурси - заслужава си да останете за малко и да разгледате внимателно горната снимка. Защо? Защото мениджърът на ресурси участва в много от показаните по-горе фази и процеси, включени във всяка фаза.
[Източник: Годишен доклад "Състоянието на управлението на проекти", Уелингтън 2020].
За да си представим значението на управлението на ресурсите (или на мениджъра на ресурси - ако трябва да го кажем направо), нека използваме обобщение на годишното изследване "Състоянието на управлението на проекти", представено от компанията Уелингтън. Благодарение на APM Body of Knowledge управлението на използването на ресурсите се определя като:
"(...) придобиване, разпределяне и управление на ресурсите, като например хора и техните умения, финанси, технологии, материали, машини и природни ресурси, необходими за даден проект. Управлението на ресурсите гарантира, че вътрешните и външните ресурси се използват ефективно, навреме и в рамките на бюджета."
Това не е най-лесното определение, което някога е правено, поради двусмислените си термини, но би могло да бъде подходящо за академична дисертация. Но без да се задълбочаваме, общата роля на длъжностната характеристика на мениджъра по управление на ресурсите е да планира, планира и разпределя най-полезните, най-подходящите ресурси (най-вече подходящо квалифицирани служители или подизпълнители), за да завърши даден проект с необходимите очаквания и предварително определените време и бюджет.
Когато сравняваме дефинициите за управление на проекти и управление на ресурси, на пръв поглед ще видим много сходства между длъжностните характеристики на двете. И така, как ръководителят на проекти се отнася към ръководителя на ресурси?
Вероятно най-лесният начин да се разбере разликата между мениджърите на човешки ресурси и мениджърите на проекти е да се анализира нивото, на което те работят:
Друг аспект, който отличава мениджърите на проекти от мениджърите на проекти, е фактът, че мениджърът на проекти обикновено се занимава с поредица от процеси, които са обвързани с определен срок. Техните проекти имат фиксирани срокове или например спринтови календари, към които се придържат. Мениджърът на ресурси, от друга страна, работи непрекъснато, тъй като обикновено участва във всички проекти, които се случват в дадена компания.
Мениджърът на ресурси обикновено отговаря за управлението на ресурсите!
Мениджърите на ресурси играят ключова роля в контрола на разпределението на ресурсите, изпълнението на заявките за ресурси и гарантирането на успеха на проекта, като по този начин допринасят значително за производителността на организацията и стратегическите цели.
Мениджърите по управление на ресурсите си сътрудничат с множество екипи по човешки ресурси в организациите:
В зависимост от ресурсите, размера и структурата на компанията мениджърите по ресурсите могат да очакват да работят и с други отдели. Както казва Нийл Уитън: Мениджърът по ресурсите има почти невъзможна работа - с изисквания, идващи от всички възможни посоки - и същевременно работа, която може да има огромно влияние върху успеха на организацията.
Ефективното управление на ресурсите е ключов фактор за успешното управление на проекти. Много по-лесно е да се координира проект, когато разполагате с екип, който е в състояние да отговори на собствените си изисквания за ресурси (както по отношение на умения, така и на наличност). Компаниите обикновено започват да забелязват негативните последици от лошото управление на ресурсите, когато се разраснат. В една малка организация е напълно възможно PM да назначат свои собствени екипи или да получат съвет от ръководството, когато има конфликт на ресурси. Когато има повече проекти, повече служители и повече PM-и, е добър момент да въведете в екипа си мениджър на ресурси.
Имайте предвид, че специализираният мениджър на ресурси е от огромна полза, но не е единственият начин за вземане на по-добри решения за планиране на ресурсите. Още преди да наемете първия си мениджър на ресурси, можете да подкрепите мениджърите на проекти, като им предоставите достъп до специализиран софтуер за управление на ресурси SaaS.
Експертите по планиране на ресурсите и успешните мениджъри на проекти посочват Teamdeck като своя любим инструмент за управление на ресурсите. Нашето приложение помага да планирате ресурсите, да следите работното им натоварване и да измервате ефективността им. Календарът на ресурсите на Teamdeck показва кой е на разположение, кой е зает и кой е в отпуск: така разпределянето на хората по проекти е много по-лесно. Искате да видите нашия инструмент в действие? Насрочете разговор с Аниела.
Софтуерът за управление на ресурси като Teamdeck помага да се рационализира процесът на разпределяне на ресурсите, което улеснява ефективното им управление. Той намалява вероятността от свръхизползване и гарантира, че ресурсите се разпределят оптимално.
Използването на инструменти за управление на ресурсите може значително да подобри ефективността на управлението на проекти. Тези инструменти осигуряват ясна представа за наличността, уменията и разпределението на ресурсите, което помага за по-доброто планиране и изпълнение на проектите.
Технологиите играят решаваща роля в управлението на ресурсите. Усъвършенстваните софтуерни решения предлагат функции като проследяване в реално време, автоматизирано планиране и подробни отчети, които спомагат за вземането на информирани решения относно разпределението на ресурсите.
Управлението на ресурсите не е лишено от предизвикателства. Въпроси като недостиг на ресурси, свръхизползване и недостатъчно използване на ресурсите могат да създадат значителни пречки. Ефективното управление на ресурсите изисква внимателно планиране, непрекъснато наблюдение и навременна намеса.
За да преодолеят предизвикателствата, свързани с управлението на ресурсите, компаниите могат да приемат няколко стратегии. Те включват редовно планиране на капацитета, непрекъснато обучение и развитие на ресурсите, както и използване на съвременни инструменти за управление на ресурсите.
Областта на управлението на ресурсите непрекъснато се развива. Новите тенденции, като например използването на изкуствен интелект, машинно обучение и анализ на данни, се очаква да доведат до революция в начина на управление на ресурсите в бъдеще.
В заключение, ролите на ръководителите на проекти и на ръководителите на ресурси са от съществено значение за успешното изпълнение на проектите във всяка организация. Макар че отговорностите им могат да се припокриват в някои области, всяка роля носи уникален набор от умения и перспективи, които са от решаващо значение за постигането на целите на проекта. Разбирането на тези роли и на това как те се допълват взаимно е от жизненоважно значение за всяка компания, която иска да подобри своите възможности за управление на проекти.
Ръководители на проекти: Тези специалисти отговарят за цялостното изпълнение и завършване на даден проект. Те координират усилията на екипа по проекта, управляват графика на проекта, контролират бюджета и гарантират, че резултатите от проекта отговарят на необходимите стандарти. Ръководителите на проекти са ключовите комуникатори в рамките на проекта, които поддържат връзка със заинтересованите страни, членовете на екипа и външните партньори, за да гарантират, че всички са съгласувани и работят за постигането на едни и същи цели. Те също така идентифицират рисковете и възможностите, като вземат стратегически решения, за да поддържат проекта в нормален ход.
Мениджъри на ресурси: От друга страна, мениджърите на ресурси работят на по-широко ниво. Те контролират разпределението и управлението на ресурсите в рамките на множество проекти в организацията. Основният им фокус е да гарантират, че правилните ресурси са налични в точното време, с необходимите умения, за да отговорят на изискванията на проекта. Мениджърите по управление на ресурсите работят в тясно сътрудничество с ръководителите на проекти, за да разрешават конфликти, да преразпределят ресурсите при необходимост и да подпомагат цялостния процес на планиране на ресурсите. Те също така играят ключова роля в планирането на капацитета, развитието на работната сила, а понякога дори и в задачи, свързани с човешките ресурси, като наемане и обучение.
Синергията между мениджърите на проекти и мениджърите на ресурси: Сътрудничеството между мениджърите на проекти и мениджърите на ресурси е от решаващо значение за оптималните резултати от проекта. Докато мениджърите на проекти се фокусират върху спецификата на отделните проекти, мениджърите на ресурси гарантират, че ресурсите на организацията се използват ефективно във всички проекти. Това взаимодействие помага за балансиране на работното натоварване, избягване на недостиг на ресурси и увеличаване на производителността на проектния екип. То също така дава възможност за по-стратегическо планиране и по-добро предвиждане, тъй като мениджърите на ресурси могат да предоставят по-широк поглед върху наличността и ограниченията на ресурсите.
Значение на софтуера за управление на ресурсите: Използването на специализиран софтуер за управление на ресурсите, като Teamdeck, може значително да повиши ефективността и ефикасността както на ръководителите на проекти, така и на ръководителите на ресурси. Тези инструменти осигуряват централизирана платформа за проследяване на наличността на ресурсите, уменията и задачите. Те предлагат прозрения в реално време, автоматизирано планиране и подробни отчети, които са безценни за вземането на информирани решения. Като използват такъв софтуер, организациите могат да подобрят процесите на планиране на ресурсите си, да намалят риска от прекомерно или недостатъчно използване и да гарантират, че проектите са обезпечени с подходящ персонал.
Справяне с предизвикателствата и бъдещи тенденции: Ефективното управление на ресурсите не е лишено от предизвикателства. Организациите трябва да се справят с проблеми като недостиг на ресурси, променящи се изисквания към проектите и поддържане на баланс между множество проекти. С правилните стратегии и инструменти обаче тези предизвикателства могат да бъдат ефективно управлявани. Редовното планиране на капацитета, непрекъснатото обучение и развитие, както и използването на модерни технологии като изкуствен интелект и машинно обучение са някои от стратегиите, които могат да помогнат на организациите да останат напред.
В перспектива областта на управлението на ресурсите ще продължи да се развива с интегрирането на новите технологии. Например изкуственият интелект и машинното обучение могат да осигурят прогнозен анализ, като помогнат на мениджърите да прогнозират нуждите от ресурси и да идентифицират потенциални проблеми, преди да са възникнали. Този проактивен подход към управлението на ресурсите може да доведе до по-ефективно изпълнение на проектите и по-добри резултати.
Окончателни мисли: В крайна сметка, както ръководителите на проекти, така и ръководителите на ресурси са незаменими в рамката за управление на проекти в организацията. Чрез разбиране на различните им роли и използване на уникалните им предимства компаниите могат да постигнат по-сплотен и ефективен подход към управлението на проекти. Инвестирането в инструменти и стратегии за управление на ресурсите не само подпомага тези роли, но и повишава цялостната ефективност и успех на организацията. Чрез ефективно сътрудничество и стратегическо планиране мениджърите на проекти и мениджърите на ресурси могат да доведат проектите до успешно приключване, като гарантират, че ресурсите се използват оптимално и целите се постигат в желаните срокове и бюджети. Този холистичен подход към управлението на проекти и ресурси е от ключово значение за насърчаването на продуктивна и устойчива проектна среда във всяка организация.
Пълна управление на човешките ресурси решение за офисни и отдалечени екипи
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...