Целта ви е да управлявате даден проект и да го реализирате успешно: навреме, в рамките на бюджета, като същевременно поддържате висока степен на удовлетвореност на клиента и екипа. Какво се случва, когато вашата компания може да работи по няколко проекта едновременно? На ниво отделен проект целта остава същата, но на по-високо ниво искате да сте сигурни, че екипът ви работи по правилните проекти в правилното време и в рамките на правилните проектни екипи. Това изглежда сложно за постигане, но за щастие управлението на портфолиото от проекти (PPM) е тук, за да помогне.
Благодарение на тази статия нашият читател получава:
Управлението на портфолиото от проекти може да се опише като централизирано управление и бизнес стратегия за портфолиото от проекти на вашата компания. Портфолиото е съвкупност от групирани един до друг проекти, които не е задължително да са свързани помежду си. Важно е да се отбележи, че, портфолиото от проекти е предназначено да обслужва стратегическа бизнес цел. и да донесе на компанията ви някаква стойност.
Разбира се, споменатата бизнес стойност би била една от основните ползи от управлението на портфолиото от проекти. Освен това тази стратегия е и отлична мярка за управление на риска, свързан с изпълнението на множество проекти. Ако следвате стъпките, описани по-долу, ще имате възможност внимателно да проучите потенциалните проекти на вашата компания още преди да се ангажирате с тяхното изпълнение. В резултат на това оценките ви вероятно ще бъдат по-точни, а възможните предизвикателства ще бъдат взети предвид предварително.
Възприемането на подхода PPM води и до това, че мениджърите на компанията получават по-ясна обща картина на проектите и тяхното изпълнение. Освен това тази стратегия насърчава сътрудничеството между различните проектни екипи вместо конкуренцията.
Това са етапите, които трябва да вземете предвид, когато искате да въведете управление на портфолиото от проекти във вашата компания.
Процесът на PPM започва с излагане на бизнес стратегията или стратегическите цели. Стратегическите цели са водещи в процеса на избор на проекти за портфолиото на вашата компания. От съществено значение е да знаете какви са те. Вашите бизнес цели могат да бъдат свързани с увеличаване на приходите, поддържане на рентабилността или диверсифициране на потоците от приходи. От друга страна обаче, може да има съвсем различна цел, която вашата компания си е поставила за цел да постигне. Не мислете, че трябва да измислите една единствена всеобхватна цел - напълно нормално е да изброите няколко от тях.
Преди да започнете да ограничавате проектите, които биха могли да попаднат в портфолиото на вашата компания, трябва да знаете колко голям е вашият набор от проекти. Съберете всички заявки за проекти, разберете какви са възможностите за продажби и избройте всички потенциални проекти. Сега разгледайте внимателно всеки един от тях. Трябва да знаете какви ресурси (човешки или други) изискват, какъв е графикът им, какви са рисковете и потенциалните предизвикателства и т.н.) Оценете възможната печалба от тези проекти.
Когато имате много добра представа за потенциалните проекти, които могат да бъдат част от портфолиото на екипа ви, трябва да извършите анализ на съответствието: проверете дали тези проекти са в съответствие с цялостната ви стратегия.
Опитайте се да прецените проектите в списъка си от гледна точка на бизнес целите на вашата компания: подкрепят ли те тези цели или може би ги застрашават? Какви са шансовете, че екипът ви ще успее да завърши даден проект и да създаде желаната бизнес стойност? Портфолио мениджърите трябва да подбират проекти, които работят добре заедно по отношение на постигането на бизнес целите, но и по отношение на натовареност на екипа и разпределение на ресурсите. Знаете кои проекти отговарят на вашите критерии? Време е да направите повече планиране, преди да ги стартирате!
В този момент трябва да имате списък с проекти, които могат да станат част от цялото портфолио на компанията ви. Това е добър момент да ги приоритизирате и, ако е необходимо, да въведете някои промени. Добрата новина е, че сте намерили подходящите проекти за вашата компания. Предизвикателството е, че може да се наложи да коригирате техните срокове или бюджети, за да можете да стартирате тези проекти заедно.
Помислете за управление на ресурсите както и: да решите кои членове на екипа трябва да участват във всеки проект и за колко време. Като мениджър на проектно портфолио на този етап вероятно ще ви се наложи да си сътрудничите с ресурсни или проектни мениджъри. Отделете известно време, за да анализирате графиците на новите си проекти - може би ще се наложи да преместите няколко неща, за да избегнете конфликти в графика.
Сега, когато знаете кои проекти влизат в портфолиото ви и как ще бъдат изпълнени във времето или по отношение на ресурсите, можете да планирате тяхното стартиране. Какво се случва, след като проектните екипи започнат работа по съответните проекти?
Стартирането на проектите от портфолиото ви не е краят на процеса на управление на портфолиото от проекти. Разбира се, сега фокусът е върху управлението на проектите, но тъй като ръководителите на проекти постигат известен напредък с проектите си, е добре да погледнете на портфолиото от по-високо ниво - преминете към следващия раздел, за да научите как можете да наблюдавате проектите си.
Това е и подходящ момент да се подчертае отново фактът, че всички конфликти (основани на ресурси или други) и искания за промени трябва да се решават с оглед на портфолиото и неговите стратегически цели.
Ръководителите на проекти трябва редовно да наблюдават ключовите показатели за ефективност на проекта и да следят работното натоварване на членовете на екипа си, това се разбира от само себе си. Но отчитането на проектите е също така съществена част от управлението на проектното портфолио, просто защото позволява да се определи дали даден проект върви по план и дали ще бъде постигната предвидената стойност.
Какво трябва да измервате, когато става въпрос за портфолиото ви от проекти?
Вероятно ще се сблъскате с няколко приложения, които се гордеят с функциите си за управление на портфолио от проекти. Тези функции обикновено включват:
Въпреки че всички тези опции са изключително удобни за ефективно управление на портфолиото на проекта, вероятно виждате, че подобни опции могат да бъдат открити в приложенията за управление на проекти, които вероятно вече използвате. Възможно е да управлявате портфолиото си от проекти с инструменти, които не са посветени на PPM като такова. Уверете се, че сте в състояние да:
Надяваме се, че това ръководство за управление на портфолиото от проекти ви е помогнало да разберете по-добре тази стратегия и да улесните внедряването ѝ във вашата организация. Ако имате някакви въпроси относно ефективното управление на проекти и ресурси, пишете ни в чата: с удоволствие ще ви дадем няколко съвета и ще ви преведем през нашия продукт.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...