Компаниите обикновено полагат много усилия, за да разпределение на ресурсите. Искате да задържите всички заети, като същевременно се уверите, че задачите им са ценни (което често означава платими) за компанията. С нарастването на екипа това става наистина трудно, особено когато трябва да назначите хора на няколко проекта, които се изпълняват едновременно.
Статията съдържа:
Няколко формули за измерване на степента на използване на ресурсите
Какво означава наличност в използването на ресурсите
Влиятелната роля на софтуер за управление на ресурсите в използването на ресурсите
Разлики между продуктивно и платено използване
Как да приложите използването на ресурсите
Един от най-лесните начини да проверите дали усилията ви за разпределение са успешни, е да проследите използването и капацитета на ресурсите на вашия екип. Преди да ви запознаем с различни показатели и формули за използване на ресурсите, бихме искали да дефинираме използването на ресурсите по разбираем начин. Ето защо в тази статия - както и в много други - представяме сравнение на определенията, значенията и термините, използвани от ръководителите на проекти.
Погледът върху използването на служителите или ресурсите се свързва с термините "свръхизползване" и "недостатъчно използване". И двата термина трябва да са ви известни. Защо? Прекалено многото работа или задължения по време на (многозадачност) на даден проект не означава, че той ще бъде завършен изцяло или с функциите, които тий мисли. И така, преди да започнем, погледнете заключението на Gartner от изследването Как да избегнете претоварване на екипа за ИТ проекти.Претоварването на хората обикновено води до обратен ефект, намалява ефективността и увеличава броя на грешките. Проучванията на Gartner показват, че екипите с по-ниско натоварване могат да намалят времето, необходимо за постигане на бизнес стойност, с 30% или повече. Знаейки това, затварянето и внимателното следене на нивата на използване на ресурсите има смисъл.
Ако перифразираме определението на Института за управление на проекти (PMI), под управление на проекти се разбира използването на специфични знания, компетенции, умения, устройства, инструменти, софтуер, процеси и техники за създаване на нещо, което има "стойност за хората". Лесно би могло да се тълкува, че управлението на проекти означава да правим неща, използвайки това, с което разполагаме. Психически и физически.
И ако искаме да бъдем саркастични, можем да използваме двусмислието на фразата "стойност за хората" и да кажем, че предложената от PMI концепция за проект може да означава и създаването на социално движение, включително политическо или религиозно.
Но в сравнение с гореспоменатата дефиниция на PMI, предложението на Асоциацията за управление на проекти може да се счита за по-строго. Последното набляга на безпристрастни и измерими критерии, като например време и бюджет.
В бизнеса и двете - макар и да подлежат на договаряне - налагат определена рамка на проекта. Независимо дали става дума за задание от клиент или за задача, която директорът на компанията е представил на маркетинговия отдел, задачата трябва да бъде изпълнена в рамките на очаквания или, за да бъдем реални, на икономически изгоден срок и да доведе до възвръщаемост на инвестициите. И така, според APM: Управлението на проекти е прилагане на процеси, методи, умения, знания и опит за постигане на конкретни цели на проекта в съответствие с критериите за приемане на проекта в рамките на договорените параметри. Управлението на проекти има крайни резултати, които са ограничени в рамките на краен срок и бюджет. Така че, за разлика от простото управление, ако говорим за проекти в управлението на проекти, всеки от тях съдържа изисквания като време и бюджет за всеки проект, който трябва да бъде завършен. Някои примери за проектни ресурси (с няколко изисквания) са демонстрирани по-долу:
Създаване на атомна бомба с експлозивна сила, не по-малка от тази на Цар Бомба, в рамките на 24 месеца и с бюджет от $50 милиона
изграждане на язовир на река Висла до 31 март 2025 г., без да се превишава бюджетът от 120 млн.
разработване на приложение за настолни компютри (включително анализ на пътя на конверсия и избор на най-добрия) за 8 седмици за производител на обувки, с 12 000 USD
обновяване на позиционирането на марката (включително разпространение на нови BTL материали) за 12 месеца в рамките на бюджет от $100 000
Като имаме предвид горните примери, можем да си представим колко голям е броят на стъпките, административните задачи и процедурите, свързани с всеки проект. Колко души - със съответните умения - участват във всеки от тях?
И така, както беше казано по-горе, управлението на проекти е прилагането на процеса. Или можем да го кажем направо: проектът е процес. А процесът се нарича жизнен цикъл на управлението на проекти. В интернет може да бъде намерена спирачка, разбита на 3, 4, 5, дори 6 и 7 фази на този процес. Но най-популярната е тази, която принадлежи на споменатия PMI и предполага 5.
Както можете да видите, всяка фаза представлява група от задачи, а зад всяка фаза стоят много различни проблеми и предизвикателства. Струва си също така да се добави - особено за тези, които са в самото начало на ролята си на ръководител на проект - че тези фази не винаги трябва да се разглеждат хронологично. Някои елементи могат да започнат по-рано, докато други са непрекъснат процес по време на проекта (например управлението на изпълнението или - за да бъдем по-точни във връзка с темата на тази статия - използването на инструмента за планиране на ресурсите). И всеки от тях - по някакъв начин - се оптимизира в хода на целия процес. Изравняването на ресурсите е важна техника, използвана за балансирано разпределение на ресурсите и избягване на прекомерното или недостатъчното им използване по време на жизнения цикъл на проекта.
Ако се върнем към основната тема, къде в процеса на жизнения цикъл на ПМ е важно използването на ресурсите?
От 5-те фази на процеса използването на ресурсите се намира в третата фаза. Като част от фазата на мониторинг и контрол или, по-точно, като част от управлението на изпълнението.
Иницииране и зачеване
Планиране
Стартиране и изпълнение
Мониторинг и контрол - тя включва проверка на производителността, т.е. използването на ресурсите.
Приключване на проекта
За ръководителите използването на ресурсите е най-ценният и полезен показател и ключов индикатор за ефективност в рамките на управлението на изпълнението.
Както знаем, планирането на ресурсите и планирането на ресурсите са от съществено значение, за да се гарантира, че планът на проекта е успешен. Ефективното използване на ресурсите е друга част от тези пъзели, или както бихме искали да кажем - управление на ресурсите. Докато разпределянето на ресурсите се отнася до - казано просто - възлагането на квалифициран ресурс на дадена задача, използването на ресурсите измерва ефективността и времето, прекарано от този ресурс по време на възложената задача (платена или стратегическа работа, неплатени часове/минути, административни часове/минути и т.н.).
Използването на ресурсите е показател, който помага на ръководителите на проекти и на мениджърите на ресурси да разберат как техните служители прекарват времето си по време на проекта. Благодарение на това знание те правят много по-ефективни преценки и решения за ресурсите, които увеличават производителността и рентабилността. Използването на ресурсите измерва производителността на всеки служител и/или формулата за степента на използване на целия екип. То следи дали служителите ви са свръхизползвани или недостатъчно използвани и определя политиката за управление на работното натоварване.
От гледна точка на мениджърите на проекти и бизнеса изчисляването на степента на използване на ресурсите е термин, използван за описание на процента от наличното време на служителя, който се използва за платени задачи или проекти. Коефициентът на използване на ресурсите показва каква част от времето на вашия екип се изразходва за подлежащи на фактуриране задачи, както и колко продуктивен е всеки член на екипа. Прогнозирането на ресурсите помага на ръководителите на проекти да прогнозират бъдещите нужди от ресурси въз основа на текущите показатели за използване.
С други думи, използването на ресурсите е показател, който показва дали целият ви екип или конкретни служители са напълно заети. То се отнася до процеса на планиране на проекта и максимално използване на наличните ресурси в компанията.
Например, когато знаете, че някой вече е прекалено натоварен и просто има твърде много работа, можете да потърсите друг човек с подобни умения, който би се вписал във вашия проект. Този показател също така помага да идентифицирате хората, които са недостатъчно използвани, така че да можете да им възложите нови проекти.
Единственият начин да го разберете е да разгледате възможностите и да изберете тази, която най-добре отговаря на вашите нужди. Техниките за оптимизиране на ресурсите могат да ви помогнат да подобрите ефективността и точността на изчисленията за използване на ресурсите.
Типичната формула за използване на ресурсите е:
Тази стойност, изразена в проценти, показва каква част от времето на екипа ви се използва за работа.
Въпреки че звучи просто, има няколко въпроса, които възникват, когато се опитвате да измерите използването на ресурсите. Трябва ли да базирате изчисленията си на действителното работно време (работни листове) или по-скоро планирано работно време? Какво ще кажете за отпуските и платен отпуск? Колко често трябва да проследявате плана за използване на ресурсите на екипа си? Добре дефинираната стратегия за разпределение на ресурсите може значително да повлияе на точността на изчисленията на степента на използване на ресурсите.
Отговорът е: зависи. Съществуват толкова много променливи, че е почти невъзможно да се препоръча универсално добро решение. Единственият начин да го разберете е да разгледате възможностите и да изберете тази, която най-добре отговаря на вашите нужди.
Един от начините за измерване на използването на капацитета на ресурсите е да се сравни тяхната наличност с планираните работни часове.
Ефективното планиране на ресурсите е от съществено значение, за да се гарантира, че резервациите съответстват на наличността на екипа.
Основното предимство на този метод е, че ако резултатът е твърде нисък, все още можете да оптимизирате плановете си. Насочете се към графика си и вижте дали проектите ви са планирани правилно. Изчерпателният план за разпределение на ресурсите може да помогне да се гарантира, че всички ресурси се използват ефективно и пропуските са сведени до минимум. Може би някои хора имат пропуски в резервациите си или имате напр. двама разработчици, които работят по 4 часа седмично по даден проект, докато бихте могли да имате 1 човек, който да работи по него на пълен работен ден?
Разберете как можете да запълните пропуските в графика на екипа си. Може би трябва да стартирате проект за научноизследователска и развойна дейност или да въведете почивки за иновации? Това не само ще ви помогне да избегнете загубата на производителност, но е и добър начин да поддържате ангажираността на хората. Недостатъчното използване е по-неприятно за служителите ви, отколкото предполагате..
Внимавайте за хора, които имат твърде много неща на масата си. Съществува риск задачите им да не бъдат изпълнени навреме (освен това не искате те да бъдат изтощени). Тяхната претовареност може да подскаже, че трябва да наемете нови членове на екипа.
И накрая, изчисляването на очакваното използване на ресурсите е лесен начин екипът ви по продажбите да види колко място остава в производствения конвейер. По този начин е по-малко вероятно да пропуснете бизнес възможности (или да се ангажирате с проекти, които по принцип не сте в състояние да изпълните навреме).
Като цяло анализът на резултата от използването на ресурсите на базата на резервациите ви помага да оптимизирате и подобрите използването и разпределението на ресурсите и да прогнозирате нуждите от продажби или набиране на персонал.
Друг начин за измерване на ресурсите и постигане на оптимално ниво на използване е да се сравнят записаните часове на екипа (таблици за работното време) с наличните часове. Много хора смятат, че това е единственият начин да се покаже точно как да се изчисли използването на ресурсите, защото работите с реални работни часове, а не само с прогнозни. Проследяването на ресурсите е от съществено значение за точното наблюдение и записване на използването на ресурсите във времето.
Много хора смятат, че това е единственият начин да се покаже точно как да се изчисли използването на ресурсите, тъй като се работи с реални работни часове, а не само с оценки.
Тъй като това е ретроспективна оценка, обикновено не можете да поправите щетите, дори ако оценката ви е разочароваща. Той обаче ви помага да вземате по-добри решения в бъдеще.
Историческите данни за използването на ресурсите на екипа се различават и могат да бъдат добър показател за това дали трябва да наемете допълнителни хора (или да намерите допълнителни задачи за съществуващите членове на екипа). Можете също така да проверите доколко продуктивни са служителите ви.
Моята препоръка е да се използват и двата метода за изчисляване на използването на ресурсите. Сравнете действителното (регистрирано) използване с очакваното (въз основа на резервациите) и анализирайте разликите. Те биха могли да посочат проблеми с оценяването на работното натоварване или проблеми с управлението на проекта. Проверете дали има хора или проекти, които многократно надвишават или намаляват прогнозния си резултат за използване. Подобен анализ ви позволява да откриете области за подобрение и да предприемете действия. Анализът на използването на ресурсите помага на ръководителите на проекти да разберат закономерностите и да вземат основани на данни решения за бъдещи проекти.
След като вече познавате различните формули за изчисляване на използването на ресурсите, е време да усложните малко нещата. Досега използвахме термина "налични часове". Но какво изобщо означава той? Трябва ли да мислите за наличността като за времето, през което вашият служител е бил на работа? Или трябва да включите и отпуските и празничните дни?
Първоначално може да си помислите, че включването на почивката в общата наличност е неинтуитивно, в края на краищата хората явно не са на разположение след това. Все пак имайте предвид, че може да се наложи да компенсирате служителите си за този период, ако работите с фиксирани заплати.
Като работодател може да искате да видите колко време членовете на екипа ви действително прекарват в работа в общия план. Ако решите да включите почивката в изчисленията си, имайте предвид, че идеалният коефициент на използване на ресурсите на екипа ви може да бъде значително по-нисък през месеците на пиковите отпуски (декември и август). Планирането на наличността на ресурсите помага да се гарантира, че разполагате с правилните ресурси, когато са необходими, дори и по време на пиковите периоди на отпуски.
Някои компании използват 2080 часа като фиксиран брой часове (52 седмици * 40 часа). Други изчисляват действителния брой налични работни часове през дадена година. Ако искате да извършите по-разширено филтриране (напр. да включите часовете за отпуск, да изключите празничните дни, да вземете предвид служители на непълно работно време), трябва да обмислите използването на софтуер за управление на ресурсите.
Когато определението ви за "часове на разположение" е готово, трябва да помислите какво наричате "работно време". Дали говорите за всички часове, които служителите ви прекарват в дейности, свързани с работата, напр. създаване на вътрешен проект? Или може би часовете, които те прекарват в работа по неща, за които можете да таксувате клиентите си.
Можете да изчислите т.нар. "продуктивно използване", което взема предвид всички заети часове, и "платено използване". Второто е особено ценно за агенции, консултантски фирми или софтуерни къщи: компании, които работят по проекти за своите клиенти. С помощта на фактурираното използване можете да измерите колко време вашите служители отделят за работа, която действително се заплаща. Таксуването на ресурсите е от решаващо значение за проследяването и управлението на фактурираните часове за клиентски проекти.
Може би сте определили формулата, която ще използвате за измерване на наличността и използването на ресурсите, но трябва да отчитате постоянно променящите се данни. Бъдещата наличност на хората се променя всеки път, когато те поискат почивен ден или се разболеят, което се отразява и на вашите резервации.
Има всички основания да се смята, че данните ви трябва да се актуализират редовно и резултатът от използването на екипа ви също трябва да се коригира в реално време. Най-лесният начин да сте в течение на това е да използвате софтуер за управление на ресурсите. Управлението на ресурсите в реално време позволява динамично коригиране на разпределението на ресурсите въз основа на текущите данни. Създадохме Teamdeck като инструмент за управление на ресурсите, който може да автоматизира усилията ви, така че да можете да се съсредоточите върху задължения за управление на проекти.
Teamdeck използва три вида точки за данни за вашите изчисления:
наличност (както и почивни дни или празници),
резервации (планирано работно време),
таблици за работното време (записани работни часове).
По този начин можете да изчислите очакваното и действителното използване на екипа и след това да ги сравните. Този софтуер е снабден с набор от отчети, който ви позволява да визуализирате данните и да ги споделяте с отделните членове на екипа (или с клиента). Инструментите за управление на ресурсите предоставят всеобхватни функции за проследяване, анализиране и оптимизиране на използването на ресурсите.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...