Управлението на екипа е една от най-сложните части от работата на ръководителя на проект.
Като ръководител трябва да опознаете хората, с които работите, да разпознаете техните силни страни, начина, по който работят, и начина, по който си сътрудничат със своите колеги.
В малките екипи е много по-лесно. Но с нарастването на екипа или с членовете на екипа, работещи от различни места, става все по-объркващо.
Управление на ресурсите има за цел да помогне на мениджърите да организират по-добре ресурсите на компанията си, за да използват пълния им потенциал.
Но разполагате ли с достатъчно информация за служителите си и тяхното представяне, за да планирате работата им по оптимален начин?
Опитайте се да отговорите на тези въпроси, за да разберете колко добре познавате работните навици и готовността на служителите си:
Проблемът е, че най-вероятно няма да можете да отговорите на всички тези въпроси. Преминавайки от един инструмент към друг, попълвайки електронни таблици и правейки безкрайни документи, лесно можете да загубите представа за действителното натоварване и ефективност на екипа си.
Добрата новина е: Teamdeck ви е подготвил.
Първо, трябва да знаете, че този софтуер за управление на ресурсите ви позволява да управлявате екипа си по цялостен начин, без да се налага да интегрирате множество инструменти. Следователно той намалява времето, отделяно за превключване между различни инструменти, и намалява разходите за множество абонаменти.
Ето какво получавате с Teamdeck накратко:
Нека сега разгледаме по-отблизо какво можете да постигнете, като комбинирате всички тези процеси.
Когато планирате даден проект, трябва да вземете предвид редица фактори:
Всички те създават сложна мрежа от динамични зависимости, която не може да бъде лесно преодоляна с помощта на обикновена електронна таблица. Teamdeck ви дава поглед в реално време върху работното натоварване и наличността на екипа ви. Искате ли да добавите уменията и местоположението на съотборниците си към микса? Използвайте потребителски полета, за да обогатите графика си и да съкратите процеса на вземане на решения.
Когато настроите глобалния график на екипа си, можете ефективно да назначавате служители за различни задачи, дори ако жонглирате с няколко проекта едновременно.
Графиците на Teamdeck са ясни и показват цялата информация с един поглед. Освен това те са лесни за редактиране.
Графикът в Teamdeck показва ясно кой по какво работи и за колко време, така че да можете по-добре да планиране и разпределяне на ресурсите., като се избягва недостатъчното или прекомерното използване на служителите.
Баровете за натовареност показват наличността на служителите.
Представете си, че трябва да прехвърлите нуждите на член на екипа към друг проект. Можете да видите в графика си какъв е капацитетът на останалите членове на екипа. Следователно виждате дали сега те са претоварени със задачи и се нуждаят от добавяне на още работна ръка към проекта, или не.
Например, ако изпълнявате проект с отдалечени членове на екипа или с членове на екипа, работещи на непълно работно време, може да искате да знаете колко часа на ден са на разположение и след това да решите дали това е достатъчно, за да завършите проекта си.
Освен това в изгледа на графика виждате почивните дни и националните празници, за да можете да ги вземете предвид при планирането на проектите и управлението на работното натоварване.
Проследяването на работното време е задължително в много професионални услуги, особено ако организацията ви се отчита почасово.
В същото време много от компаниите се провалят в проследяването на времето. Това се случва, защото:
Най-лошото е, че компаниите създават отчети въз основа на предполагаеми записи на време, а след това използват тези подвеждащи данни, за да създадат други оценки.
С какво се различава Teamdeck? Той предлага приложение за проследяване на работното време, което изисква от потребителя само да избере проект и след това да кликне върху старт/стоп, за да запише време. След това те автоматично се превръщат в точни таблици за време.
Проследяването на времето с помощта на уеб приложението на Teamdeck е лесно и не отнема време.
Това прави целия процес много по-бърз и поносим, поради което повече служители са готови да го правят всеки ден.
Потребителите могат също така да актуализират ръчно работните си графици, така че тези, които предпочитат да обобщават работата си в края на деня, могат да се придържат към предпочитанията си.
Колко пъти сте чували тези въпроси от служителите си?
Личната комуникация много често не е ефективна, тъй като хората са склонни да се забравят или да се разберат погрешно, например при обсъждане на по-ранно напускане на офиса. Управлението ѝ в рамките на приложението помага да се избегнат този вид проблеми.
Като мениджър можете да добавяте почивните дни на служителите към техните графици.
Като ръководител на компанията можете да определяте видовете почивки, които компанията приема (и кои от тях се заплащат). По този начин самите служители могат да попълнят прост формуляр, да определят вида на отсъствието (платен отпуск, отпуск по болест и т.н.), продължителността на отпуската си, да въведат допълнителни коментари и накрая да изберат мениджъра, който да получи това съобщение.
Добавяне на нова заявка за отпуск като служител.
Ако искате да управлявате ресурсите си ефективно, преследването само на една част от управлението на ресурсите може да доведе до влошаване на резултатите.
Можете да постигнете много повече, като приложите различни аспекти на управлението на служителите, и в това отношение Teamdeck може да ви бъде от огромна полза.
Тя ви дава пълна представа за наличността на служителите ви, тяхното представяне и проектите, в които участват.
Ако не съхранявате и не анализирате информация за минали и текущи проекти, как можете да планирате бъдещите?
Успешното стартиране на проекти изисква не само разбиране на изискванията и бизнес целите, но и на това как работи екипът ви и каква е неговата наличност.
Teamdeck ви помага да получите по-добра представа за екипа си, за да можете да се съсредоточите върху изпълнението на проектите.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...