Управлението на отпуските е един от ключовите елементи на вашата организация. То ви позволява да оптимизирате работния процес, да избегнете затрудненията и да увеличите производителността на екипа си. Проверете дали вашата организация се нуждае от система за управление на отпуските и кой инструмент да изберете!
Какво ще научите от тази статия:
Нека си признаем - в повечето компании управлението на отпуските е объркано. Заявките, изпратени на ресурса или по електронна поща, често остават без отговор в продължение на дни или лесно се забравят. Служителите, които не знаят кой ще бъде в отпуск във всеки един момент, не могат да планират задачите си заедно с другите членове на екипа. Затруднения поради липса на достатъчен капацитет по време на натоварени периоди като празници или края на годината. Официалните празници се падат в различни дни за различните държави, което е много важно, когато управлявате международен екип.
Лошият процес на управление на отпуските оказва много негативно влияние върху работния процес в цялата компания, причинявайки закъснения и хаос. Затова е препоръчително да се въведе ефективен, непробиваем онлайн софтуер за управление на отпуските.
Вече знаете какви са ползите от системата за управление на отпуските. Сега се запитайте дали вашият бизнес се нуждае от такава? Кой знае, може би вече разполагате с идеалния инструмент за тази цел. От друга страна, тъй като четете тази статия, вероятно търсите информация за това как можете да подобрите качеството на управлението на отпуските си. Затова отговорете на няколко въпроса и диагностицирайте дали бизнесът ви се нуждае от ново решение.
Трудно е да проверявате всеки път колко почивни дни има даден служител, преди да приемете неговата искане за отпуск. Освен това ръчното въвеждане на използваните дни след всеки завършен отпуск е друга дейност, която отнема много време и която може да не е необходима, ако системата я прави вместо вас. Добрата система за управление на отпуските автоматично ще блокира ползването на отпуск, който надвишава броя на наличните почивни дни.
Понякога е лесно да пропуснете молба за отпуск, така че системата ви трябва да ви информира за нея чрез канала, който използвате най-често. Уверете се, че вашата инструмент за управление на отпуските изпраща имейл известие, че е получена заявка, и ви напомня да я приемете.
Нищо не удължава процеса на одобрение така, както прескачането от човек на човек. Служителят изпраща молба за отпуск на ръководителя на екипа си, който я изпраща на ръководителя на отдела си, който трябва да я предаде на друг и т.н. Направете така, че молбите да отиват директно при лицето, което може да ги одобри. Добре разработената система за управление на отпуските ще ви даде възможност автоматично да насочвате молбите към правилните хора. Така се избягва объркването и целият процес става бърз и ясен.
Както вече споменахме, управлението на международен екип е трудна задача, наред с други неща, и заради местните празници. Това не е проблем, когато служителите ви работят от една държава - всички празнувате едни и същи национални празници и дори не е необходимо да ги въвеждате в системата.
По-различно е, ако екипът ви е в 10 различни държави и във всяка от тях има различни местни празници. Ако имате проблеми с проследяването на международните празници, намерете система, която автоматично блокира празниците за хората, работещи в определена държава.
Празниците не са еднакви. Освен класическия отпуск има и отпуск по майчинство, отпуск по болест, отпуск при поискване или отпуск за гледане на дете. Всеки от тях се отчита по малко по-различен начин в зависимост от договора и обстоятелствата. Ето защо е важно служителите ви да могат да определят персонализирани причини и време за отпуск. Така ще се избегне допълнително объркване при отчитането на почивните дни.
Празниците засягат други аспекти на организацията, като например управление на ресурсите на проекта. Ще отнеме много време, ако трябва всеки път да изчислявате как почивните дни се отразяват на капацитета на вашата компания.
Затова една добра система за управление на отпуските трябва да може лесно да се интегрира с други инструменти за управление на работата... В идеалния случай управлението на отпуските, ресурсите, задачите и времето трябва да може да се извършва от един цялостен инструмент.
Задачата не е толкова проста, тъй като всеки се опитва да ви убеди, че неговото решение е най-доброто, затова по-долу сме обобщили някои от най-добрите инструменти, налични на пазара.
Teamdeck - софтуер за управление на ресурси в облака - е универсален, прецизен и прозрачен инструмент за управление на различни аспекти на работата. Създаден е от опитна софтуерна къща, за да отговори на нуждите на други софтуерни къщи и на технологичната индустрия. Бързо обаче стана ясно, че характерният за софтуерната къща ефективен начин за управление на работата е възприет и от други индустрии, като творчески агенции, финансови организации, разрастващи се стартъпи и големи модерни корпорации. Teamdeck.io включва софтуер за управление на отпуските с функции за управление на отпуските и отсъствията.
Системата улеснява процесите за управление на отпуските - изпраща молби за отпуск на служителите, включително причините и продължителността на отпуска, и ги адресира до съответните лица. Тя улеснява управлението на международен екип, тъй като взема под внимание местните празници и часовите зони на съответната държава.
Текущите отпуски на всички членове на екипа се качват незабавно в панела за наличност и график, така че винаги можете бързо да видите с какви ресурси разполагате. Системата за управление на отпуските на Teamdeck е достъпна за всички избрани от вас служители, включително и за лицата на свободна практика, които могат лесно да отбележат времето на отсъствието си, например за цялата седмица или само за няколко часа в един ден.
Сайтът функция за потребителски причини ви дава възможност да използвате отделен вид отпуск, да го маркирате като платен или неплатен и да назначите съответните служители и отдели към отделна политика за отпуск. По този начин освен класическите видове отпуск, като например годишен отпуск или отпуск по болест, можете да следите и лесно да управлявате и други причини за ползване на почивни дни.
Можете да извършите целия процес в приложението, но Teamdeck ще ви изпрати допълнително известие по имейл, когато бъде получена молба за отпуск. Ако искате да проверите статистиката за почивните дни на вашата организация, Teamdeck ще генерира за вас ясен и пълен отчет.
Това е прост и лесен за използване инструмент за управление на човешките ресурси за управление на отпуските. Тя е базирана на споделен календар, така че всеки, добавен към системата, може да види наличността на колегите си веднага. Тя ви позволява лесно да изпращате заявки и да ги приемате веднага, както и да създавате отчети. Ако това, от което се нуждаете, не е включено в типовете отпуски по подразбиране, можете лесно да създадете персонализирани опции.
Този софтуер дава достъп на всеки служител до индивидуалния му акаунт, за да види колко почивни дни му остават и какъв е статусът на приемане на молбите му. Приложението се предлага във версии за уеб и мобилни приложения. Sage HR е интегриран със Slack, така че можете да приемате служител искания за отпуск директно от този инструмент.
Podio е инструмент, създаден за тези, които не се задоволяват с готови решения. Системата ви дава много възможности за персонализация и може да бъде адаптирана към индивидуалните нужди на компанията. На първо място, frontend-ът на Podio е изграден върху API, така че разработчиците могат гъвкаво да развиват системата, за да отговаря на нуждите на цялата компания.
Второ, системата има широки възможности за интеграция с други инструменти. Чрез качване на избрани разширения можете да използвате други приложения в рамките на Podio. Системата не е типична система за управление на отпуски, но можете да я интегрирате например с Google Calendar или Teamdeck. По този начин можете да внедрите персонализирани функционалности за вашия бизнес. и ще получите функциите, от които се нуждаете, за да следите и приемате почивните дни на служителите си. И още.
В bamboo HR служителите могат бързо и лесно да подават молби за отпуск, а мениджърите могат също толкова бързо и лесно да ги приемат. Системата показва възможните конфликти при планирането със срещи или отпуски на други служители, за да предоставят всички данни, необходими за приемане на искането. И двете страни могат да добавят бележка към подадената информация, за да обосноват искането и решението.
Системата за управление на отпуските превръща избраните дни в часове, за да улесни планирането на капацитета на компанията. Един Политика за ПТО може да не са подходящи за всяка компания, затова в Bamboo HR могат да се създадат персонализирани настройки. Само с няколко щраквания на мишката в приложението могат да се генерират няколко вида отчети за отпуски. Това улеснява мениджърите да проверяват тенденциите в отпуските, дори и тези, които не са очевидни на пръв поглед. Това ги улеснява при планирането на стратегическия работен процес на организацията.
Hi Bob е лесна за използване система за управление на отпуските. Тя позволява на служителите да избират всякакъв вид отпуски, като например празници, болнични дни, Проследяване на ПТО, дни отпуск или родителски отпуск. Те могат да определят продължителността на отпуска си и да изпращат молби директно на своите ръководители.
Важно предимство на приложението е интеграцията му със Slack и MS Teams, така че мениджърите могат бързо да одобряват отпуски, докато използват ежедневните си инструменти за комуникация. Разбира се, всичко това е достъпно и като уеб и мобилно приложение.
Приложението също така ви позволява да създавате и назначавате персонализирани политики за избрани групи служители и позиции, което прави инструмента много гъвкав, независимо от формата на заетост. Системата автоматично отчита текущи, минали и висящи молби за отпуск на служителите, така че можете лесно да проверявате статистиката и статуса на различните видове молби за отделните служители и отдели.
Управлението на отпуските е проблем за всяка организация, независимо от нейния размер, отрасъл или начин на работа. Не позволявайте липсата на подходящи процедури и инструменти да намали ефективността и удовлетвореността на служителите ви. Анализирайте нуждите на компанията си, проверете слабите места на настоящото си решение и позволете на професионална система за управление на отпуските да отключи нов потенциал за вашия екип.
Според проучване на CIPD служителите вземат средно по 6 дни отпуск годишно по различни причини. Това може да не изглежда много, но липсата на подходящи процедури за организиране на този отпуск може да разруши организацията на работата с ефекта на снежната топка.
Управлението на отпуските или управлението на свободното време е процесът на приемане, оптимизиране и проследяване на почивните дни и отпуските на служителите в дадена организация. То има колосално въздействие върху състоянието на вашия бизнес и трябва да го превърнете в приоритет. Какви ползи може да донесе на вашия бизнес? Как да прецените дали вашата организация се нуждае от инструмент за управление на отпуските?
Дори и най-интересната и вдъхновяваща работа може да бъде уморителна и служителите имат пълното право да си починат и да презаредят силите си за следващото предизвикателство. Много е неприятно, когато екипът ви смята, че не може да излезе в заслужена почивка, защото компанията се нуждае от тях и няма кой да ги замести. Според изследователя Марк Розекинд от Alertness Solutions "ефектът на почивката може да увеличи производителността с 80%. Времената за реакция на завърналите се от ваканция се увеличават с 40%".
Човек, който знае, че организацията се грижи за неговото благосъстояние и баланс между професионалния и личния живот, просто ще бъде по-продуктивен, защото нуждите му ще бъдат удовлетворени. Отговорност на ръководството е да направи всичко необходимо, за да гарантира, че всеки може да ползва почивните си дни и че работата върви гладко. Това е знак за добро управление на отпуските.
Всяка компания има своите приоритети и най-важни проекти. Естествено е обаче понякога да възникват спешни задачи и искания, които не са били предварително планирани в графика. В това няма нищо лошо, стига да не е за сметка на ключовите отговорности.
Управлението на отпуските ви позволява да прецените по-добре дали служителят има възможност да се заеме с допълнителни задачи, преди да напусне, или е по-добре да се съсредоточи върху приоритети, които не могат да чакат две седмици до завръщането му.
Управлението на екип, работещ от разстояние в различни държави, изисква мощна система за управление на отпуските, която взема предвид различните часови зони и националните празници в много държави.
Познаването на капацитета на вашата компания е в основата на правилното управление на ресурсите. С помощта на управлението на отпуските ще можете да видите кои служители са в отпуск и ефективно да разпределяте заместниците, да разпределяте задачите според капацитета на съответните отдели и да предоставяте подкрепа там, където е необходима.
Затрудненията са кризисен момент за всяка компания. Те възникват, когато нямате достатъчно ресурси (пари, служители, технологии, време) за изпълнение на дадена задача. Отпуските на служителите често генерират тесни места, защото непълният екип има по-малък капацитет от обикновено. Ефективното управление на отпуските ще ви позволи да се подготвите предварително за тези ситуации и да сведете до минимум трудностите при поддържането на нормален работен ритъм.
Отпускът на служителите не е информация, която е важна само за ръководителя. Компанията е система от взаимодействащи си елементи, така че всеки служител трябва да знае за наличността на другите хора в организацията. И това не се отнася само за членовете на същия екип. Когато планират работата си, хората трябва да знаят дали човекът, който може да им помогне с определена задача, ще бъде на разположение по това време. Това се отнася за всеки отдел и длъжност. Ето защо управлението на отпуските осигурява ясна структура на работния процес и се изразява в по-голяма ефективност.
Преди да получите от нас знания за управлението на отпуските, трябва също така да знаете къде на пазара се намира системата за управление на отпуските, за да имате по-голяма представа и да вземете по-точни решения за покупка на софтуер за система за управление на отпуските.
Управлението на отпуските е част от управлението на работното време и присъствието. Затова нека разгледаме тези две области. Но за да не се задълбочаваме твърде много с въпроси, които не са тема на тази глава, управлението на времето е процесът на планиране и упражняване на контрол върху времето, изразходвано за конкретни дейности. Особено тези, които са свързани с повишаване на ефективността, ефикасността и производителността. Казано по-просто, става въпрос за това как да разпределяте времето между различни действия и да останете продуктивни за всяко от тях.
Управлението на присъствието е начинът, по който следите часовете на служителите. Това е системата за документиране на времето, през което служителите работят, и на времето, през което почиват. Нейната основна цел е да предотврати загубата на време на служителите, като проследява работното им време, времето за влизане в системата, тръгванията, почивките и отпуските.
И така, време е за основния термин на нашия разговор - управление на отпуските. Никой не трябва да мисли дълго какво означава управление на отпуските. Управлението на отпуските (или просто управление на отпуските, или управление на PTO) се отнася до управлението на молбите за отпуск на служителите. Ако трябва да бъдем по-конкретни, става въпрос за родителски, периодични, болнични, отпуски за отглеждане на дете, периодични отпуски, отпуски и други, понякога непланирани решения за отпуск.
А водещата цел на този комплекс от действия, наречен "управление на отпуските", е да се гарантира, че служителите ползват своите обезщетения по безпроблемен начин, без това да оказва влияние върху функционирането на бизнеса.
Управлението на отпуските е администрирането на отпуските на служителите в съответствие с политиката за отпуските на компанията не само за спазване на законовите изисквания, но и за по-добра ангажираност на служителите, производителност и изграждане на работодателска марка. (GreytHR.com)
Както можем да прочетем на уебсайта на GreyHR, управлението на отпуските се състои от три общи аспекта: разработване на политики за отпуските, прилагане и изпълнение на политики за отпуските и редовно администриране на отпуските. Въпреки това, GreyHR не споменава нищо за огромната близост между управлението на отпуските и управлението на бизнеса или - казано по-подходящо - между отпуските на служителите и напредъка на проектите.
Целта на управлението на отпуските е да се обработват молбите за отпуск на служителите по справедлив и точен начин, така че бизнесът да върви гладко, а служителите да получават обезщетенията, които им се полагат. (Lucidchart.com)
Докато GreyHR акцентира върху ангажираността и производителността (и брандинга на работодателя) като несъмнени притеснения от планирането на отпуските на служителите, Lucidhart обръща внимание на непоколебимите бизнес резултати като критерий или фокус, който определя решенията според одобрението за отпуски.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...