В бизнеса можем да определим няколко важни ресурса, които определят растежа на вашия бизнес. Един от най-важните е капацитетът, т.е. колко можете да направите за определено време. Такъв важен фактор не може да бъде оставен без контрол, поради което са разработени много инструменти за управление на капацитета. Но как да изберете най-добрия от тях?
В тази статия ще научите:
Важни характеристики при избора на инструмент за планиране на капацитета
Няколко предложения за най-добри практики в планиране на капацитета на ресурсите процес
Как софтуер за планиране на ресурсите да направи процеса на планиране на капацитета по-ефективен.
Управлението на капацитета не е лесна задача, най-вече защото този един фактор се състои от няколко други, които си взаимодействат един с друг. Броят на служителите, тяхното време, наличност и компетентност - всяка от тези данни оказва влияние върху капацитета на вашата компания. Ето защо инструментите за планиране на капацитета са важни.
Това не е лесно да се разбере само с десет служители. А какво да кажем, когато в организацията ви работят 100 или 200 души? За да избегнете задръствания, хаос и разочарование, се нуждаете от подкрепата на специализирано приложение - особено бойно поле от всеки член на процеса на планиране на ресурсите.
Балансирането между наличните ресурси (служители) и изискванията на проекта или клиента - за мнозина това е същността на планирането на капацитета (или управлението на капацитета, ако искате) в управлението на проекти. Важността на планирането на капацитета е резултат от силната му връзка с други области на управление на проекти: време, екип, работа и управление на ресурсите на проекта. Но нека да започнем с един общ въпрос за капацитета.
Капацитетът се определя като способността за постигане, съхранение или производство. За една организация капацитетът би бил способността на дадена система да произвежда продукция в рамките на определен период от време.
"Способността да се постигне" изглежда е основният въпрос на планирането на капацитета, особено ако го сравним с определенията по-долу. Опитът да се даде много добър, обоснован отговор на въпроса "Имаме ли способност да постигнем?" никога не стихва и непрекъснато вдъхновява за извършване на оптимизации, анализи и т.н. Ето защо инструментите за планиране на капацитета могат да бъдат полезни.
Търсене на ресурси на базата на умения [Източник: Teamdeck - инструмент за управление на ресурсите и планиране на капацитета]
За да имате пълна представа за това дали вашата компания или конкретен служител притежава достатъчно твърди и меки компетенции, които няма да ви подведат - това ще бъде определено като "способност за постигане" - трябва да сте доста близо до него.
Време, прекарано в изпълнение на дадени задачи, наличност или зрялост, както и очакван опит в дадена област - това са само няколко критерия, които се вземат предвид по време на планиране на капацитета на ресурсите процес, по време на който ще се опитате да определите дали даден ресурс е причина да смятате, че посоченият служител, или вашият екип, или компанията имат "способност за постигане", особено с инструментите за планиране на капацитета.
За да е още по-трудно, всичко, което знаем, е, че сме в бизнес среда. Така че времето не е единственият показател, определящ решенията ви. И според нашия конкурент - доставчик на инструменти за планиране на капацитета - с който сме съгласни:
Планирането на капацитета е процес на управление, който гарантира, че организацията ви разполага с необходимите умения и ресурси, за да изпълни проектите навреме, в рамките на бюджета и според очакванията на клиентите.
Това определение подчертава, че точно квалифицираните ресурси (служители) трябва да се справят с три предизвикателства: (ограничено) време, (ограничен) бюджет и очакванията на клиента (по друг начин казано, изискванията на проекта). Или, по друг начин казано, тези умения трябва да са достатъчно добри, за да помогнат за решаването на посочените предизвикателства. А ролята на някой, който отговаря за планирането на капацитета, е да осигури точния брой точно квалифицирани служители. Във връзка с това са важни инструментите за планиране на капацитета.
Част от процеса на планиране на капацитета всъщност е да се определи с какво разполагаме и колко бързо и откъде можем да получим точни ресурси.
Планирането на капацитета е процес, при който се установява дали разполагате с ресурсите и уменията за извършване на работата или с предлагането, което да отговори на търсенето.
Както виждаме, управление на капацитета не е лесна задача, най-вече защото този един фактор се състои от няколко други, които си взаимодействат помежду си. Броят на служителите, тяхното време, наличност, производителност, използване, както и твърдите и меките компетенции - всяка от тези данни влияе върху капацитета на вашата компания. Ето защо най-добрите инструменти за планиране на капацитета могат да помогнат.
Трудно е да се разбере това при само 5 служители. А какво да кажем, когато в организацията ви работят 15, 35 или 50 души?
Може би не беше споменато по-горе - авторите на тази статия са хора от софтуерната къща. Всеки разположен по-долу инструмент за планиране на ресурсен капацитет беше проверен от нас - от изпълнителни директори, ръководители на проекти, разработчици, маркетолози и др. Някои от тях, когато бяхме част от настоящата компания, а други - на предишни етапи от кариерата ни.
Цена: $ 3.99 / Пълноправен член / месечно
Преглед на използването на наличността на екипа в Teamdeck.io - инструмент за управление на ресурсите с функции за планиране на капацитета на ресурсите.
Инструмент за проследяване на времето на екипа и таблици за работното време
Планиране на ресурсите и проектите
Управление на работното натоварване
Планиране на проекта
Работно време и наличност на организацията по поръчка
Възможност за задаване на потребителски полета за хора и проекти, т.е. заглавия на длъжности, умения, технологии и др.
Прозрачен преглед на работния график и наличността за различните отдели и позиции с помощта на изгледа на календара
Потребителски етикети
Процес на приемане на управлението на отпуските
Автоматични празнични дни за множество локализации
Налична мобилна версия
Интеграция с други системи като Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier и REST API
Безплатна пробна версия
Няма функция за проверка на процесите на набиране на персонал
Няма функции за планиране на работния процес
Мобилното приложение за проследяване на часовете не позволява да се виждат само активните проекти
Цени: $12.5 за Планиране на ресурсите + проследяване на времето за всяко лице
Лесен за използване панел за плъзгане и пускане
Планиране на няколко проекта
Планиране на бъдещи проекти
Възможност за разпределяне на роли, отдели, компетенции и статус
Наличност по избор
Прогнозиране и отчитане
Налична мобилна версия
Допълнителни функционалности: планиране на ресурсите, система за управление на отпуските
Интеграция с други системи като Jira, Teamwork, Asana, Trello
Безплатна пробна версия
Недостатъци на инструмента за управление на проекти Float
Цена - $6 - $10 на човек
Липса на функционалност за проверка на процесите на набиране на персонал.
Float е много разпознаваем софтуер за управление на проекти, който помага и за планиране на капацитета на ресурсите.
Цени: $40 на потребител на месец
ProjectCOR - приложение за управление на капацитета на екипа или за управление на ресурсите.
ИИ-базиран
Видимост в реално време на наличността по екипи и членове
Оценка на необходимите компетенции и време
Възможност за определяне на роли и умения
Прозрачен поглед върху състоянието и капацитета на проекта
Централизиране на информацията, комуникацията и файловете на едно място
Други функционалности като автоматизирано проследяване на работното време, панел за бизнес информация
Безплатна пробна версия
Без отчитане
Няма управление на отпуските
Няма интеграции
Потребителският интерфейс често е причината някои от тях да бъдат отхвърлени от ръководителите на проекти веднага след изпробването им.
Всеки човек - в личния си живот и в бизнеса - използва много приложения. В бизнеса, в зависимост от работната позиция, използваме много интерфейси. Това създава навици. И това е причината, поради която планиране на капацитета на ресурсите Функциите на инструмента са източник на раздразнение.
Затова вземете предвид дали инструментът за планиране на капацитета съдържа само наистина полезни функции, дали интерфейсът е разбираем за всеки в компанията, дали има високо ниво на автоматизация и дали е достатъчно гъвкав, за да отговори на специфичните нужди на вашата компания. И - не на последно място - осведомете се дали инструментът ще бъде все така полезен, ако структурата на вашата компания или бизнес целите ви се променят.
В днешния бизнес все по-рядко се среща стандартен модел на работа - в офиса от 9 до 17 ч. Хората работят на различни часове, на непълно работно време, в различни часови зони.
Управлението на наличността на ресурсите е много по-лесно с персонализирани настройки. [Екран от софтуер за планиране на капацитета]
Тези променливи и настройки са от решаващо значение за точното изчисляване на капацитета, така че идеалният инструмент трябва да има възможност за персонализиране на наличността на всеки служител и когато е необходимо. Също така е важно потребителите на инструменти за планиране на капацитета да могат да редактират наличността и работното време, когато то се промени.
Някои от доставчиците на софтуер за планиране на капацитета предлагат много отчети, но само някои от тях могат да се персонализират.
Компаниите използват различни показатели (инструменти за планиране на капацитета) за измерване на ефективността на бизнеса в зависимост от индустрията или структурата на компанията. Много доставчици на системи предлагат предварително дефинирани отчети, които са - можем да кажем - неразделна част от офертата... толкова неразделна, че не може да бъде променена или, още по-лошо - не може да бъде адаптирана към очакванията на проектните екипи.
Затова се оглеждайте за доставчици на инструменти за планиране на капацитета, които предлагат отчети, които не само отговарят на вашите очаквания, но и не са отворени за промени, докато организацията ви расте. Достатъчно адаптивни ли са отчетите? Могат ли да бъдат споделяни и експортирани? По-лесно е да развиете добри практики в компанията, за да откриете слабите и силните страни, ако можете да анализирате данните. Идеалният инструмент трябва да има богата функционалност за изготвяне на отчети.
В случай на план за капацитета, ефективното планиране на капацитета и/или прозрачността на стратегията за планиране на капацитета са от решаващо значение.
Достъпът до данните с помощта на инструменти за планиране на капацитета трябва да позволява фокусиране върху малък период, но и получаване на перспектива за по-широк диапазон от дати. Ръководителите на екипи и ръководителите на проекти планират ангажиментите на своя екип във връзка с необходимите умения, но също така и с предварителните или непотвърдените проекти.
Също така е важно да се види кога новите служители постъпват в компанията и кога са на разположение за работа. Работата на различните отдели и екипи е тясно свързана, така че инструментът, който сте избрали, трябва да осигурява преглед на цялата ключова информация. Особено данните от отдела за продажби.
За оценка на капацитета от съществено значение са не само времето и броят на служителите, но и техните компетенции.
Етикети управление в Teamdeck.io - софтуера за управление на капацитета.
8 часа за старши служител и 8 часа за стажант имат съвсем различна стойност по отношение на свършената работа. Подобно е положението и с изпълнението на конкретни задачи - ако имате нужда от графичен дизайн, няма да ви помогне, ако специалистът по човешки ресурси просто има известно време за работа.
За да планирате оптимално капацитета и да разпределите правилните хора по проектите, се нуждаете от най-добрите инструменти за планиране на капацитета и допълнителна информация, като умения, длъжностни наименования, отдели и други етикети, за да определите ролята на всеки в проекта. Важно е също така да можете да маркирате всяка част от информацията, т.е. да разграничавате проектите, за които се издават фактури, от проектите, за които не се издават фактури, или да проследявате времето, прекарано в срещи, за да изчислите по-добре тарифите с помощта на функциите за отчитане.
Функция за управление на отпуските с помощта на най-добрите инструменти за планиране на капацитета. Една от най-често срещаните грешки при оценяване на капацитета е да не се изчислят празниците и почивните дни. В една добре управлявана организация всеки служител е важен и оказва влияние не само върху ежедневния работен процес, но и върху работните процеси по проекти и ресурси.
За да планирате своите натовареността на екипа и работен поток на проекта оптимално е да имате система, която да отчита различните видове отпуски: отпуск, отпуск по болест, отпуск по майчинство и банкови празници (които може да са различни за всяка локализация в международна институция).
Текущи процеси на набиране на персонал. Всяка компания се сблъсква с текучество на служители.
Това е напълно нормално в днешната действителност, но не можете да позволите това да парализира бизнеса ви. Инструментите за планиране на капацитета трябва да отчитат текущите процеси на набиране на персонал и периодите на предизвестие. По този начин можете да видите с един поглед колко души имате на разположение, готови за работа, включително правилния процес на въвеждане в експлоатация.
Интеграции. Вземете предвид не само логото, но и потенциала на API и възможността за бързи интеграции.
Не се заблуждавайте от броя на логата, които блестят на уебсайтовете. Броят на новите инструменти продължава да расте, така че броят на логата също ще се увеличава. Така че не е важно колко лога виждате, а колко бързо доставчикът на софтуер за планиране на капацитета е в състояние да се интегрира с новото технологично решение.
Така че, ако търсите интеграции и инструмент, който да е отворен за нови - да кажем - връзки, вземете предвид не само логовете, но и гъвкавостта на API.
Инструментите за планиране на капацитета се рекламират като такива, които "Оптимизират работния процес", "Извеждат организацията ви на съвсем ново ниво" и "Позволяват ви да постигнете резултати, каквито никога досега не сте постигали". Това са все хубаво звучащи лозунги, но нека преминем към работата. Какво РЕАЛНО ще ви дадат инструментите за планиране на капацитета?
Благодарение на инструментите за планиране на капацитета ще можете да видите какво прави всеки служител, екип и отдел в момента и колко трябва да свърши. Това ще ви помогне да решите на кого да възложите повече задачи, за да не се стигне до ситуация, в която някои хора ще бъдат претоварени с работа, а останалите ще имат твърде малко отговорности.
Ситуацията с капацитета е много динамична. Отпуски, изпълнение на задачи, нови проекти, нови служители. Това са много важни фактори, които оказват влияние върху решенията ви за планиране на работата, поради което би било много трудно да го направите ефективно без достатъчно знания.
Софтуерът за планиране на капацитета ще ви изпраща текущи известия за промени или потенциални тесни места във вашата компания. Разбира се, за много от планиращите капацитета е много важно инструментът за управление на ресурсите да позволява да се решава кои известия да се включват или изключват.
Тази функция на инструментите за планиране на капацитета ви позволява да следите колко време служителите ви прекарват в изпълнението на определени задачи, дали имат свободно място или, напротив, полагат извънреден труд. Това знание е от съществено значение, за да можете да оцените капацитета на екипа и да решите кои проекти и отдели се нуждаят от повече подкрепа и на кого могат да бъдат възложени нови задачи.
Проектите във всяка компания имат различни приоритети и крайни срокове. Като ръководител на проект със сигурност трябва неведнъж да решавате кое е най-важното в момента и се нуждае от всички ръце на палубата, за да се изпълни договорът. Инструментът за планиране на капацитета ще ви позволи да проследявате състоянието на проектите си и да разпределяте ресурсите според нуждите си.
Не можете да подобрите нещо или да поддържате добри стратегии с помощта на инструменти за планиране на капацитета, ако не знаете дали те са ефективни. А и не всичко може да бъде изведено от просто наблюдение. Една от най-важните функции на инструмента за планиране на капацитета е да ви предостави данни за ключови показатели, свързани с планирането на работата. Те включват:
Т.е. капацитетът на компанията ви спрямо нейните нужди.
Т.е. колко от потенциала на вашата организация се използва, дали липсват компетенции или ресурси, или дори са твърде много.
Т.е. прогнози за това как ще изглежда капацитетът ви в бъдеще въз основа на представената от вас информация (планирани проекти, предстоящи събития, ново набиране на персонал и т.н.).
Показва кои лица са назначени за даден проект, тяхната наличност, длъжност и компетенции.
Вече обсъдихме как точно да изберем най-добрия инструмент за планиране на капацитета и как той помага на бизнеса ни. Добрият инструмент ще свърши почти цялата мръсна работа вместо вас, но за да се възползвате максимално от него, първо трябва да разберете процеса на планиране на капацитета. Сега ще го обсъдим стъпка по стъпка.
Началната точка за работа с инструменти за планиране на капацитета на всеки процес в организацията е да се знае как изглежда той в момента. Едва след това можете да оцените силните и слабите страни и да решите от какво се нуждаете. Проверете какъв е капацитетът на вашата компания: колко служители имате, каква е тяхната наличност и какви са техните умения.
След това трябва да използвате инструменти за планиране на капацитета, за да оцените нуждата на компанията от различни ресурси. Сравнявайки този фактор с вашия капацитет, можете лесно да видите кои ресурси ви липсват. Това ще бъде от решаващо значение при планирането на стратегията ви за растеж.
На този етап проверете дали всички ресурси на вашата компания са планирани по най-ефективния начин. Може би някои служители имат компетенции, които не се използват, или някои процеси отнемат повече време, отколкото трябва, като например дълги срещи или ревизионни сесии.
Като ръководител на голяма компания не сте в състояние да знаете и да забележите всичко и това е напълно нормално. Въпреки това е полезно да знаете колкото се може повече, а никой не може да ви каже толкова много за процесите във вашата компания, колкото служителите, които участват в тях. Правете редовни срещи 1:1 и получавайте обратна връзка от екипа си за това какво ги изнервя, затруднява, губи времето им или е неефективно. Тяхната гледна точка може да окаже огромно влияние върху стратегията ви, използвайки инструменти за планиране на капацитета.
След като вече знаете какво има и от какво се нуждае вашата организация, е време да планирате решения. Подгответе стратегия, в която да очертаете какво трябва да се случи, за да функционира бизнесът оптимално. Може да се наложи да наемете повече хора, да възложите на служителите да подпомагат други проекти или да преструктурирате определени процеси. Включете в плана си и ключови цели и етапи. Това ще ви улесни при проследяването на напредъка.
Оптимизирането на процеса на управление на капацитета е предизвикателство, пред което е изправена почти всяка компания. Някои ще се справят по-добре, други по-зле, защото ще изберат различни начини за постигане на целта си, които невинаги са съобразени с индивидуалните нужди на компанията. Въпреки това имаме няколко универсални съвета, с които да се превърнете в майстор на планирането на капацитета.
Използвайте добър инструмент за планиране на капацитета, за да проверявате постоянно наличните ресурси и търсенето и да събирате цялата важна информация за компанията на едно място.
Планирайте добре обмислена стратегия, вместо да правите промени ad hoc
Прогнозирайте бъдещия си капацитет и търсене, за да оптимизирате използването
Събиране на обратна връзка от служителите относно процесите, които можете да подобрите
Избягване на загубата на време за неефективни процедури и намаляване на времето за работа
Използвайте пълноценно потенциала на служителите си и познавайте техните умения.
Планиране на процесите на набиране на персонал в зависимост от капацитета на всеки отдел
Управлението на капацитета е един от най-важните процеси във всяка организация. Тя ви позволява да повишите ефективността, да използвате по-добре бюджета си, да увеличите удовлетвореността и производителността на служителите, да предотвратите потенциални затруднения и да опознаете отвътре работния процес на компанията си. Това е много работа, но ефектът от нея не може да бъде надценен. А пазарът предлага перфектно разработени инструменти, които да направят този процес удобен и интуитивен.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...