Когато планирате даден проект, винаги трябва да помислите за ресурсите, които са необходими за изпълнението му. Създаването на списък с ролите и уменията, които са необходими за изпълнението на проекта, търсенето на подходящи хора във вашата компания, управлението на техния график и натовареност - всичко това е свързано с управлението на ресурсите. Как да се справим успешно? Тази публикация в блога ще ви предостави някои най-добри практики за управление на ресурсите в проектна среда.
Какво ще получите благодарение на тази статия:
Бележка: Ресурсът може да бъде лице с определена квалификация, част от оборудването или дори някаква сума време или пари. В тази статия обаче ще се съсредоточим изключително върху управлението на ресурсите, разбирано като управление на екипа на проекта.
Най-новото ръководство PMBOK® го казва хубаво, като казва:
PУправлението на ресурсите на проекта включва процесите за идентифициране, придобиване и управление на ресурсите, необходими за успешното завършване на проекта. Тези процеси помагат да се гарантира, че подходящите ресурси ще бъдат на разположение. на ръководителя на проекта и екипа на проекта в точното време и на точното място.
В този смисъл, управление на ресурсите на проекта изисква от вас да се ориентирате в различни процеси: от определянето на нуждите на проекта и набавянето на подходящи ресурси до управлението на екипа по време на проекта и измерването на неговото изпълнение.
Ефективното управление на ресурсите означава, че проектът се изпълнява успешно: навреме, в рамките на бюджета и в съответствие с изискванията. Това не е лесно да се постигне. За щастие има няколко стъпки, които можете да предприемете на различните етапи от жизнения цикъл на проекта, за да увеличите шансовете за завършване на работата. В тази статия ще разгледаме по-подробно някои от най-добрите практики за успешно управление на ресурсите.
Като ръководител на проект или мениджър на ресурси, трябва да сте доста любопитни към самия проект. Каква е бизнес целта зад него? Кои потребителски нужди се опитвате да задоволите? Каква е крайната цел за клиента? След като отговорите на тези въпроси, ще имате по-добро разбиране за проекта, освен че ще знаете само неговия обхват (което също е необходимо, разбира се). Допълнителните усилия, които полагате за подготовката на този етап, може да се отплатят по-късно: като начало ще имате повече аргументи при обсъждането на различни сценарии с клиента, но имайте предвид, че добре информираният премиер е изключително полезен и за екипа.
Опитайте се да получите много информация и за клиентите/заинтересованите страни. Може би някои от колегите ви вече са си сътрудничили с тях? Колкото повече знаете за това какво да очаквате по отношение на предпочитаните процеси, инструменти, работна етика, толкова по-добре сте подготвени да се справите с предизвикателствата в бъдеще.
И накрая, попитайте и за потенциалните ограничения. Ако сте наясно със сроковете или бюджета, това ще ви помогне да вземете по-добри решения по пътя.
След като имате добра представа за проекта, можете да започнете да създавате оценки на проекта. Трябва да съставите списък на ресурсите (напр. роли), необходими за изпълнение на задачите по проекта. След това ще трябва да оцените капацитета, в който те са необходими.
Разбира се, тук ще можете да се възползвате от опита си в областта на услугите за управление на клиенти и да допринесете за създаването на оценките. Въпреки това не се страхувайте да помолите други хора да участват в този процес и да предоставят своята експертна оценка.
Тук нещата могат да се окажат малко по-обременяващи. Защо? В зависимост от размера и структурата на вашата компания може да ви се наложи да проучите стотици или хиляди служители.
За щастие, тази част от процеса също е сравнително лесна за изпълнение с помощта на софтуер за управление на ресурсите. Представете си, че разполагате със списък на ресурсите, както и с техния капацитет, наличност и компетенции. Единственото, което трябва да направите, е да резервирате тези ресурси, които отговарят на изискванията на вашия проект. Софтуер за планиране на ресурсите, сред които е и нашият Teamdeck, правят точно това.
Можете да филтрирате ресурсите на организацията си по умения/места в офиса/стаж или по други персонализирани измерения, които са ви необходими. От групата на подходящите хора просто избирате тези, които са на разположение през периода, който сте предвидили за проекта. Сключена сделка!
Teamdeck ви позволява да филтрирате наличните ресурси по длъжностни наименования или цени на проектите. Това значително опростява разпределение на ресурсите.
Когато решавате на кого да възложите проекта, може да искате да вземете предвид следните съображения:
Да кажеш, че имаш само един шанс да направиш добро първо впечатление, може да е клише, но в ефективното управление на ресурсите стартиране на проекта Фазата е от изключително значение. Тогава се запознавате с екипа си и установявате своето присъствие. Уверете се, че сте обхванали следните точки:
Разгледайте този списък с ресурси, които могат да ви бъдат полезни през целия жизнен цикъл на проекта, но най-вече в началото на нов проект:
Ако работите по гъвкава методология за управление на проекти, вероятно не се страхувате от промени в проекта. Здравословната доза гъвкавост е неразделна част от работата, а реакцията, да речем, на постъпваща обратна връзка от потребителите, е това, което в крайна сметка влияе върху успеха на проекта.
Други промени обаче със сигурност не са толкова добре приети: планиране на капацитета на ресурсите е добър пример за това. Хората се разболяват, сменят работата си, чупят си крака и т.н. Трябва да сте подготвени за разпределяне на нови ресурси в екипа или за промяна на капацитета, в който участват настоящите членове на екипа.
Гъвкаво планиране на проекта ще бъде от полза и в този случай: ако изготвяте щедри оценки въз основа на най-лошия/най-добрия сценарий, вероятно ще разполагате с така необходимата свобода на действие при настъпване на промяна.
Управлението на проекти, базирано на данни, вероятно ще придобие голяма популярност в близкото бъдеще, поради простата причина, че прави мениджърите на проекти по-ефективни в работата си. Данните са източник на информация и модели за вашия екип. Тя може също така да потвърди или развенчае вашите догадки. И накрая, няма по-добър аргумент, когато се опитвате да изкажете мнение. Ако сте в състояние да подкрепите решенията си с данни, ще се чувствате много по-комфортно да ги изпълнявате.
От друга страна, събирането на данни, без да знаете какво и как да измервате, ви излага на риск да се изгубите в шума. Като начало може да искате да събирате данни, които ви позволяват да измервате ефективността на ресурсите по проекта (всички тези отчети могат лесно да бъдат създадени с Teamdeck):
С височината на лентите, обозначаваща степента на използване, можете бързо да откриете хора, които биха могли да бъдат използвани по-добре.
Ефективен планиране на ресурсите и управление включват много добро разбиране на проекта и активно наблюдение на напредъка, не само по отношение на изпълнението на задачите, но и за поддържане на оптимално натоварване и използване на екипа. Това е многостранен процес, но можете да се ориентирате успешно в тази сложност с помощта на правилната технология.
Мисията на Teamdeck е да направи възможно ефективното управление на ресурсите - да улесни много екипите с различни размери. Изключително сме горди, че нашето приложение се използва за сформиране на екипи, които работят по амбициозни строителни проекти, разширяват границите на креативността или буквално променят света към по-добро с въздействащи кампании с нестопанска цел.
Ако искате да рационализирате разпределение на ресурсите и да избягвате конфликти при планирането, Teamdeck може да е правилният инструмент за вас - регистрирайте се още днес. Ще бъдем повече от щастливи да ви приветстваме в нашия списък с клиенти.
Спестете време и пари с проекта софтуер за планиране на ресурсите и повишаване на ефективността на процесите за управление на ресурсите.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...