Преди няколко месеца известна онлайн платформа за ръководители на проекти-Project-Management. com публикува статия за 10 основни причини за неуспех на проектите. Само при сканиране на този текст няма да намерите нищо за управлението на обхвата на проекта. И все пак, когато го прочетете внимателно, ще видите, че описаните от автора фактори са много свързани с определянето и контролирането на обхвата на проекта.
Какво ще получите благодарение на тази статия:
Лоша подготовка се счита за причина номер 1 за неуспех, следвана от неадекватна документация и проследяване. Списъкът се затваря от пренебрегване на предупредителните знаци на проекта. Споменаваме ги, защото целта на тази публикация в блога е да ви помогне да намалите или елиминирате тези опасности чрез ефективно управление на обхвата на проекта.
Прочетете, за да разберете, че управлението на обхвата започва с подготовката и е неразривно свързано с правилното документиране и наблюдение на напредъка на проекта. Какво да кажем за предупредителните знаци на проекта? Ще видите, че един от най-зловещите признаци е пълзящият обхват. За щастие, успешното управление на обхвата може да ви помогне да го избегнете.
Нека започнем с дефинирането на най-важните термини, които ще използваме в това ръководство:
Какъв е обхватът?
Както казваха философите, без разбиране на термините, които използваме, няма никакво разбиране. И така, какво означава "обхват"?
Нека започнем с определението, дадено от институции извън кръга на управлението на проекти - от Оксфордския речник. Благодарение на тях можем да прочетем за две значения на обхват срок. Първо, обхватът е просто потенциал, възможност, възможност за капацитет на ресурсите, възможност да се промениш, да постигнеш, да направиш нещо. Но второто значение е достатъчно близко до обществото за управление на проекти, поради което си заслужава да бъде цитирано. Обхватът е: "Обхватът на проектите се състои от две части: 1:
(...) кръгът от неща, с които се занимава даден субект, организация, дейност и т.н.
(Оксфордски речник)
Когато сравним горното определение с това, представено от добре разпознаваема сред ръководителите на проекти институция, ще видите връзката.
Благодарение на Асоциацията за управление на проекти научаваме, че понятието "обхват" се отнася до съвкупността от резултати, изходи и ползи, както и до работата, необходима за изпълнението на проектите. Може да се каже, че това е работата и/или подходящо квалифицираните служители, необходими за извеждането на всички изисквания на този проект (т.е. за успешното доставяне на продукта).
Струва си да се спомене, за да се избегнат недоразумения. Това значение е малко по-широко от това да звучи подобно - на обхват на продукта. Обхватът на продукта - най-общо казано - описва подробно характеристиките и функциите на даден продукт или услуга. В същото време:
Обхватът на проекта е работата, която трябва да се извърши, за да се достави продукт в съответствие с обхвата на продукта (необходимите функции и характеристики).
(Wrike.com)
Като имате предвид това, какво представлява управлението на обхвата на проекта? За Асоциацията за управление на проекти:
Управлението на обхвата е процесът, при който се идентифицират, определят и контролират крайните продукти, резултатите и ползите. "Обхват" е терминът, използван в управлението на проекти, който се отнася до съвкупността от продукти, резултати и ползи и работата, необходима за тяхното постигане.
(APM Body of Knowledge, 7-мо издание)
Но в по-старата версия, от Ръководство PMBOK®, 6-о издание управлението на обхвата на проекта е процес, който ви позволява да гарантирате, че проектът включва цялата необходима работа и само необходимата работа.
Казано по-просто, управлението на обхвата на проекта според 7-ото издание може да се тълкува като време и стъпки (процес) за придобиване и документиране на знания за всички аспекти на проекта. А резултатът от процеса на управление на обхвата на проекта е списъкът на всичко, което трябва да съдържа планът на проекта (задачи и подзадачи, бюджети, отговорности и т.н.).
Но 6-ото издание набляга на необходимата работа (и/или подходящ опитен служител), работа, която се изисква от проекта. От последната гледна точка ръководителят на проекта трябва да се фокусира върху хората или - както би трябвало да се каже - ресурсите, които са в състояние (благодарение на своите умения и опит) да изпълнят проекта с очакваните изисквания в очакваното време.
В края на тази глава нека обобщим с цитат от Ръководство за знанията по управление на проекти
Управлението на обхвата на проекта е свързано преди всичко с определянето и контролирането на това какво е и какво не е включено в проекта.
(Ръководство PMBOK®, 7-мо издание)
Нашият конкурент и също така добре познат проект софтуер за управление на ресурсите доставчикът информира на своя уебсайт какъв е резултатът и целта на процеса на управление на обхвата на проекта.
Управлението на обхвата на проекта е процес, който помага да се определи и документира списъкът на всички цели, задачи, резултати, крайни срокове и бюджети на проекта(...).
(Kissflow.com)
Както виждаме, Това е описът на всичко, което трябва да включва планът на проекта. И основната полза от управлението на обхвата на проекта е, че то ви помага да реализирате проекта успешно. Благодарение на този процес вие знаете какво трябва да се направи (и какво не), така че можете да управлявате екипа си с по-голяма увереност.
Други предимства на този процес включват:
Стъпките, изброени по-долу, се основават на "Съвкупност от знания за управление на проекти" (PMBOK®). Не забравяйте да разгледате техните инструкции, ако търсите цялостен план за управление на обхвата. По-долу ще намерите процес за управление на обхвата, който трябва да ви позволи да го приложите за предстоящия си проект.
Планирането на управлението на обхвата трябва да започне с предварителната ви подготовка. Още преди да сте събрали изискванията и да сте изготвили обхвата на проекта, планирайте как ще го осъществите. Определете основните, но по-добре всички заинтересовани страни и хора, които ще имат какво да кажат за обхвата на този проект.
Срещнете се с екипа си и установете как ще изглежда процесът на създаване на обхвата. Ще ви бъде от полза, ако помислите и за възможни промени в обхвата на вашия проект. Разбира се, на този етап е малко вероятно да знаете какво може да се промени, но можете да определите какво ще се случи, ако настъпят промени.
Съберете всички решения, които сте взели тук, в плана за управление на обхвата. Той ще бъде вашият ръководен документ за провеждане на останалата част от процеса.
Време е да съберете изискванията към проекта: нещата, които трябва да бъдат направени, за да се постигнат целите на проекта. Това не е толкова просто, колкото да отидете при клиента и да го попитате как искате да изглежда и да се държи крайният продукт? Събирането на изисквания е процес на откриване, тъй като заинтересованите страни може дори да не знаят кои конкретни функции трябва да бъдат включени в техния продукт (особено ако сте натоварени с управлението на проект, свързан с разработването на софтуер). )
Разбира се, клиентите ви може и да нямат точна представа за крайния продукт, но вероятно са наясно с бизнес целите, които този проект трябва да постигне. Можете да създадете поредица от семинари и интервюта, за да разкриете нуждите на потребителите и в резултат на това да установите изискванията.
Друг начин за събиране на изисквания, основани на данни, е провеждането на серия от тестове с прототипи, за да се види кои характеристики и функции получават най-положителна реакция от целевата аудитория.
Можете също така да направите сравнителен анализ, за да сравните потенциалните си изисквания с най-добрите практики в бранша.
След като съставите списък с различни изисквания (характеристики и функции, бизнес цели, процеси, необходими за доставката на продукта, критерии за приемане), можете да се опитате да определите обхвата. Имайте предвид, че обикновено не всички елементи, които първоначално сте събрали, попадат в окончателния обхват на проекта.
Определянето на обхвата на проекта означава създаването на така наречения документ за обхвата. В него се документира обхватът на проекта, който се състои от:
Тази стъпка ще ви помогне да визуализирате по-добре обхвата и да го разделите на по-малки елементи. Структурата на разбивка на работата е йерархична рамка от резултати, които съответстват на крайния резултат на проекта.
Традиционно WBS описва какво а не как, така че трябва да се съсредоточите върху резултатите вместо върху дейностите (напр, плащане а не проектиране/разработване/тестване на пътя на плащане.). Друг начин да се мисли за това е, че WBS описва "какво ще получи клиентът", а не "какви действия ще бъдат извършени от екипа на проекта". Някои ръководители на проекти обаче я разглеждат по-скоро като разбивка на задачи и подзадачи, което също е полезен документ.
Защо изобщо трябва да се занимавате със създаването на WBS? На първо място, по-лесно е да се създаде график, когато виждате резултатите, разбити на по-малки части. Освен това можете да създавате и разпределяте задачите по-удобно, като разполагате с WBS, на която можете да разчитате.
И накрая, подобна йерархична структура позволява по-бързо да се схване обхватът на проекта, особено ако човек има визуално мислене. Не сте сигурни дали се определяте като такъв? Проверете нашето ръководство Sketchnoting за ръководители на проекти за да разберете как можете да се възползвате от визуалното мислене при управлението на проекти.
Разполагате с декларацията за обхвата на проекта и с WBS, така че знаете какво трябва да бъде включено в проекта. Сега е необходимо заинтересованите страни да потвърдят и подпишат обхвата. Прегледайте го, за да видите дали има някакви неясноти, и се опитайте да го финализирате преди началото на работата по проекта. По този начин можете да намалите вероятността от разширяване на обхвата.
Когато проектът е в ход, трябва да контролирате обхвата. Следете какво е направено спрямо това, което е трябвало да бъде направено. По време на този процес вероятно ще ви бъдат полезни следните инструменти:
Сравни доклади за проекти с обхвата и графика за управление на проекта, за да видите дали графикът, работното натоварване, изпълнените задачи и т.н. съответстват на вашите оценки.
Процесът на управление на обхвата на вашия проект може да изглежда сложен, особено като се има предвид количеството подготовка, която се извършва. След като опитате, обаче, ще видите, че документите, които създавате още в началото на процеса (план за управление на обхвата и декларация за обхвата на проекта), ще ви помогнат изключително много по-нататък и ще ви позволят да доставите продукта или услугата, върху които работи вашият екип.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...