Идеи за ефективна ежедневна Scrum среща

Провеждането на ежедневна Scrum среща е традиция, която много екипи следват. Някои от тях виждат осезаеми резултати от тези срещи, докато други се борят да запазят темпото. Може би вие сте в една от тези групи, а може би дори не организирате ежедневни стендъп срещи за вашия Scrum екип. Днес ще се опитаме да ви покажем начините, по които можете да започнете или да подобрите ежедневните Scrum срещи на вашия екип.

Нека започнем с препратка към Ръководство за Scrum, която е чудесен източник на информация за всичко, свързано със Scrum, включително и за срещите на Scrum. В него ежедневният Scrum се определя като "15-минутно събитие, разпределено във времето за екипа по разработката. Daily Scrum се провежда всеки ден от спринта. На него екипът по разработката планира работата си за следващите 24 часа."

Ако погледнем тази дефиниция, ежедневната среща на Scrum изглежда доста ясна. Фините детайли обаче могат да провалят срещите на екипа ви и да ги превърнат в непродуктивни актуализации на състоянието. За да стигнем до същността на проблема, ще започнем с обобщаване на целите на тези ежедневни срещи.

Търсите още експертни съвети за управление на проекти? Разгледайте нашите БЕЗПЛАТЕН контролен списък за планиране на спринта сега!

Каква е целта на ежедневната Scrum среща?

Ежедневният Scrum е възможност за екипа ви да:

• Проверка на напредъка към целта на спринта. Това трябва да бъде акцентът на срещите на екипа ви: къде се намираме по отношение на целта на текущия спринт?
• Синхронизирайте дейностите и планирайте следващите 24 часа. Обърнете внимание на това, защото скоро ще видите, че тази цел на ежедневната Scrum среща често се пренебрегва и вместо това хората се фокусират върху вече свършената работа.
• Идентифицирайте пречките, които биха могли да спрат напредъка на работата. На хартия е чудесно, че членовете на екипа имат възможност да преразглеждат проблемите всеки ден. Това дава на всички преднина и възможност да ги решат, преди да са ескалирали. В действителност някои екипи, за съжаление, са склонни да пренебрегват тази част от ежедневните Scrum срещи.
• Елиминирайте други срещи. Когато за 15 минути съставите план за следващите 24 часа, спестявате много време за срещи. Не забравяйте да разгледате нашето ръководство за ефективно управление на срещи и научете как да направите продуктивни и срещите, които не са свързани със Scrum.
• Насърчаване на прозрачността и подобряване на комуникацията. Ежедневната Scrum среща е отличен начин екипът ви да получи ясна представа за това какво се случва в проект и да обсъдите стратегия за постигане на целта Sprint.

Трябва ли Scrum Master да присъства по време на ежедневната Scrum среща?

Ролята на Scrum Master е да се увери, че всеки член на екипа разбира целта на тези срещи, но екипът по разработката е отговорен за провеждането на ежедневния standup. Този подход спомага за засилване на отговорността на екипа и на духа на самоорганизация. В крайна сметка, когато екипът е в състояние да провежда ефикасни и ефективни Daily Scrum сесии, дори не е необходимо Scrum master да присъства по време на тяхната продължителност.

По какво се различава ежедневната Scrum среща от срещата за състоянието?

Много Scrum практици подчертават, че е от съществено значение да не позволявате на ежедневните Scrum срещи на екипа ви да се превърнат в срещи за състоянието. Проблемът е, че много хора всъщност не виждат съществена разлика между тях. Ще се опитаме да изясним нещата.

Когато мислите за актуализации на състоянието (срещи или например писмени доклади за състоянието на проекта), вероятно си представяте, че вие и вашият екип се отчитате пред някого, независимо дали става въпрос за мениджър или клиент. И ето че по време на ежедневния стендъп екипът ви не се отчита пред никого. Вместо това те работят заедно, за да изготвят план за следващите 24 часа.

Още една разлика между Daily Scrum и срещите за състоянието е какво се обсъжда по време на тях. Актуализациите на състоянието често са обобщение на това кой какво е направил и какъв е резултатът от това действие. Тук нещата могат да станат малко неясни. В края на краищата участниците в Daily Scrum срещата също обсъждат свършената работа. Разликата е, че основният резултат от ежедневните срещи не трябва да бъде списък на нещата, които са били свършени, а съвместна визия за това как Scrum екипът може да работи през следващите 24 часа, за да постигне целите на спринта.

Тези разлики може да изглеждат незначителни, но има реална полза от това да не превръщате ежедневните срещи на екипа си в срещи за състоянието. Придържайте се към Ръководството по Scrum: срещите ви ще бъдат по-ефективни. На всичкото отгоре членовете на екипа ви ще видят ползата и ще участват активно.

Идеи за оптимизиране на ежедневните срещи на екипа ви

Въпреки че всяка Scrum среща се ръководи от някои правила, все още има много гъвкавост, от която вие и вашият екип можете да се възползвате. По-долу сме изложили някои съвети за оптимизиране на ежедневните Scrum срещи на екипа ви. Не сме се фокусирали върху конкретни техники (plank daily standup, anyone?), а вместо това изброихме малки неща, които можете да обмислите, за да направите работата на екипа си по-ефективна.

• Уверете се, че всеки член на екипа разбира целите на тази Scrum среща. Ако те не знаят защо се събират всеки ден, нещата бързо могат да тръгнат в посока на среща за състоянието. Между другото, същият съвет ще бъде валиден и за други Scrum срещи: можете да прочетете за нашата идеи за ретроспекции тук.
• Доверете се на екипа си. Отново, колкото повече се опитвате да контролирате срещата, толкова повече тя може да се превърне в актуализация на статуса. Позволете на членовете на екипа си да улеснят своите ежедневни Scrum срещи. Оставете ги да определят плана за останалата част от деня.
• Насърчавайте хората да говорят открито за настоящите пречки. Вече споменахме по-рано, че някои екипи не се чувстват комфортно да споделят предизвикателствата, пред които са изправени. Когато видите, че напредъкът към целта на спринта не е толкова плавен, колкото се очакваше, но хората не споменават никакви пречки, ще разберете, че комуникация и прозрачност вероятно трябва да се обърне внимание.
• Извън трите въпроса. Вероятно екипът ви следва формулата с три въпроса за ежедневната си среща по Scrum (Какво направих вчера? Какво ще направя днес? Има ли някакви пречки по пътя ми?). Това е надеждна рецепта за организиране на нещата. Просто трябва да се уверите, че хората не спират само до отговорите на тези три въпроса. В края на краищата те все още трябва да решат дали има нужда от някакви корекции в плана им. В противен случай тази Scrum среща не се различава толкова много от актуализация на статуса. Вече много добре знаете, че това не трябва да е така. Ако усещате, че сред членовете на екипа ви има известна "умора от 3 въпроса", можете да разнообразите нещата, като промените реда на въпросите или леко ги преформулирате.
• Не се фокусирайте върху това всички да са заети. Участниците в ежедневна Scrum среща може да почувстват, че има известна стигма, ако не съобщят, че работят по много задачи/не са заети. Не бива да е така: приоритет е постигането на целта на спринта, а не максималното натоварване на всички. Като хора зад приложение за управление на ресурсите, ние разбираме значението на проследяване на използването на ресурсите, но можете да го коригирате, когато прецените, че потокът на работа е ефективен, а не обратното.
• Въведете паркинг за идеи, които възникват по време на ежедневния стендъп, но не са свързани с тази Scrum среща. Екипът ви разполага само с 15 минути, за да оцени напредъка и да направи план за следващите 24 часа. Един разговор извън темата може да провали цялата среща. С наличието на паркинг хората могат да продължат срещата. Все пак не губите потенциално важни идеи и можете да ги обсъдите по-късно.

Увеличете видимостта на членовете на екипа си, за да поддържате ефективността на ежедневните срещи

Тази тема заслужава отделен раздел, защото повишаването на видимостта на служителите е това, с което помагаме на компаниите всеки ден. Нашите софтуер за управление на ресурсите дава възможност да се следи кой работи в даден ден и кой е в отпуск. Служители на непълно работно време и лица на свободна практика можете да въведете точната им наличност, така че да знаете, че са на разположение, например, между 9 и 11 ч.