Управлението на проекти е свързано с доста предизвикателства. От трудни заинтересовани страни до недостиг на ресурси - ръководителят на проекта трябва да знае как да се справя с трудни ситуации. Още по-голямо предизвикателство е фактът, че ръководителите на проекти често се борят с голям брой задачи и строги крайни срокове.
Всъщност много ръководители на проекти проучено наскоро от мениджъра на цифрови проекти признава, че най-голямото предизвикателство за тях е липсата на достатъчно време.
Ако сте ръководител на проект, който желае да си купи завъртащото времето устройство на Хърмаяни Грейнджър, имаме добри новини за вас. Не, не става дума за магически материали. За вашето време. Вероятно можете да оптимизирате работата си, като използвате надеждни приложения и подобрите процесите за управление на проекти във вашата организация.. Освен това тя ще ви помогне да постигнете професионалните си цели.
Какви са основните цели на ефективните ръководители на проекти? Като начало, те искат да изпълняват проектите си навреме и в рамките на бюджета. Освен това те се надяват да подобрят процеси като управление на риска, оценка на проекта или комуникация в екипа. Как можете да се доближите до постигането на тези цели?
Разбира се, трябва да продължите да работите върху уменията си за решаване на проблеми, лидерство и управление на проекти. Все пак, понякога просто се нуждаете от инструмент, който ще ви позволи да спестите време и да работите по-интелигентно. В тази публикация в блога ще ви покажем как Teamdeck, пълна софтуер за управление на ресурсите, помага на ръководителите на проекти през целия жизнен цикъл на проекта.
Ефективният ръководител на проект знае, че всеки етап от проекта допринася за цялостния му успех и въздействие. Разбира се, всеки проект има своите уникални характеристики и предизвикателства, но основните етапи на проекта остават едни и същи. Нека видим как приложение като Teamdeck може да помогне на ръководителите на проекти да оптимизират работата си на всеки етап.
Ръководителите на проекти осъзнават, че разпределение на ресурсите е неразделна част от успеха на проекта. Поставете правилните хора на правилните проекти и е по-вероятно да имате безпроблемен проект пред себе си.
Ако разпределянето на членовете на екипа по проекти е една от отговорностите ви като ръководител на проекти, знаете, че това може да бъде много трудна задача. Когато компанията ви е малка, вероятно познавате всички служители, но с нарастването на ресурсите лесно можете да се изгубите и да започнете да се чудите: "Кой би бил подходящият човек за този проект?"
Teamdeck ви предоставя Календар на ресурсите в цялата компания където можете да видите списък на служителите. Все пак, за да вземете информирано решение дали да ги включите в екипа си, трябва да знаете повече за тях, а не само имената им. В зависимост от нуждите на вашата организация можете да добавите персонализирани категории и да въведете повече информация за членовете на екипа: техническите им умения, нивото на старшинство, местоположението и т.н. Като ръководител на проект можете също така да видите в какви предишни проекти е участвало дадено лице във вашата компания, което може да е от полза, когато разпределяне на ресурси за подобен проект.
Друго предизвикателство, с което се сблъскват ръководителите на проекти при планирането на проекта, е да превърнат оценките в график. Разбира се, знаете, че фазата на проектиране ще отнеме, да речем, 120 часа, но не можете просто да предположите, че тя е три седмици. Трябва да вземете предвид празничните дни, отпуските на служителите, както и текущия капацитет на хората. Тук безценен ще бъде календарът на ресурсите с данни за текущите резервации и планираните отпуски на хората. Лесно можете да начертаете графика на проекта и да проверите дали той е съобразен с важните дати на проекта.
Ефективните ръководители на проекти знаят, че е важно да попитат клиента си за всички външни срокове, които екипът ви трябва да има предвид, например маркетингова кампания, координирана от друга агенция. Може да се окаже, че ще трябва да договорите някои от тези дати с клиента или да промените обхвата на проекта, но е по-добре да знаете това в началото на проекта.
След като проектът започне, добрият ръководител на проекта трябва да е наясно с различните аспекти на процеса. Teamdeck ще ви помогне да работите продуктивно - от управлението на променящата се наличност на екипа до надзора на бюджета.
Ефективните ръководители на проекти знаят, че планирането на графика на проекта е едно нещо, но все пак трябва да държите пръста си на пулса и да правите корекции, ако е необходимо. Едно от нещата, които ще ви помогнат да сте в течение на графика на проекта и на хората / капацитет на ресурсите е видимост на графиците за отпуски на членовете на екипа ви. Teamdeck ви дава тази възможност - можете да видите разрешените отпуски и искания за отпуск в календара на ресурсите.
Тъй като не всички отсъствия могат да бъдат планирани предварително, най-добре е да бъдете уведомявани за нови молби за отпуск (чрез Slackнапример). Ще можете да избегнете двойното записване на някого, а освен това ще имате възможност да редактирате целия график, когато е необходимо.
Балансиран използване на ресурсите е от решаващо значение за благосъстоянието на вашия екип. Служителите не могат да вършат най-добрата си работа, когато работят твърде много. Въпреки това, недостатъчно използване също така прави екипа ви нещастен. Освен това нито един от тези случаи не е добър за бизнеса. Като ръководител на проект трябва да наблюдавате използването на ресурсите. Това е по-лесно, когато извънреден труд е ясно обозначена, както е в Teamdeck. Непълното използване също е лесно да се забележи, защото виждате точно колко капацитет е останал на хората.
Защо е важно да се проследява използването на хората чрез централен календар на ресурсите? Не би ли отчет за работното време на проекта да свърши работата? Доклади за проекти определено са полезни. Ще говорим повече за тях в следващия раздел на този блог. Трябва обаче да следите общото натоварване на екипа си, а не само на проекта, който управлявате (прочетете за управление на работното натоварване).
Представете си ситуация, в която служител записва "правилния" брой часове в своите ведомости за времето за вашия проект и отделя допълнително време за други проекти, например за обучение на нови служители. Лесно може да пропуснете това, ако анализирате само часовите ведомости на проекта. Разглеждайки Teamdeck ресурсен календар, обаче ще видите всички проекти, в които участва всяко лице.
Контролът на бюджета е важна част от успешното управление на проекта. Във всеки един момент от изпълнението на проекта ръководителите на проекти трябва да знаят колко разходи са направени до момента. За да бъдат тези изчисления точни, членовете на екипа трябва да проследяват работата си, в идеалния случай в реално време.
Как Teamdeck може да помогне тук? Като начало предлагаме на служителите удобен начин за попълване на работното време с помощта на мобилно приложение за проследяване на работното време или уеб приложение. Освен това можете да създадете отчет за разходите по проекта която ще се актуализира автоматично при всеки нов запис на време в графика. Това е огромна икономия на време: настройвате такъв отчет веднъж, в началото на проекта, и след това просто го проверявате редовно, вместо да правите изчисленията отново.
От съществено значение е да се намери правилният баланс между дейностите, които подлежат на фактуриране, и тези, които не подлежат на фактуриране. В края на краищата, ако служителите ви прекарват твърде много време в задачи, които не подлежат на фактуриране, проектът може да се окаже нерентабилен. Като ръководител на проект имате предимство, когато знаете разпределението на фактурирани и нефактурирани часове. С Teamdeck това е възможно.
Когато екипът ви регистрира работното си време, той може да маркира записите с етикети като одобрен извънреден труд, неплатен, R&D, и т.н. Можете да дефинирате свои собствени тагове, които да отговарят на нуждите на вашата компания. Ръководителят на проекта може да види разпределението на различните тагове в екипа си отчет за работното време.
По време на проекта вероятно ще разработите идеи за подобряване на управление на работния поток на проекта или коригиране на процесите за управление на проекти. Понякога самите членове на екипа ви ще предложат различни идеи за оптимизация. Например, те могат да съобщят, че комуникацията с клиентите отнема много от ценното им време. Когато компанията ви използва Teamdeck, винаги можете да се разровите в данните, за да се уверите, че дадено наблюдение е правилно. Таговете на времевите листове могат да ви покажат точно колко от времето си екипът ви прекарва в срещи с клиенти, така че ще знаете дали има място за подобрение.
Приключването на проекта е моментът, в който ръководителят на проекта може да погледне назад и да анализира целия проект. Един от отчетите, които препоръчваме да създадете, е сравнението на очакваните и действителните часове.
Тя ви позволява да проверите дали оценките на екипа ви са били точни и да определите етапите с най-значителни разминавания между планираните и проследените часове. Например може да се окаже, че фазата на проектиране е пословично подценена в различните проекти. Може би хората, които отговарят за оценяването ѝ, трябва да добавят допълнителен буфер към първоначалните си оценки?
Такъв анализ ще бъде полезен не само за вас, но и за други мениджъри по управление и за ръководството на вашата компания. Той може да помогне на всички да избегнат грешките от миналото и да гарантира, че успешните практики за управление на проекти присъстват в бъдещите проекти на вашата компания.
Едно чудесно приложение няма да замени лидерските умения или способността да се свързвате с членовете на екипа си. То обаче може да ви помогне да увеличите производителността, да откриете навреме тревожни модели или да автоматизиране на някои от задълженията ви по управление на проекти. Резултатът? Ефективен процес на управление на проекти, който се отразява положително на приходите на вашата компания, както и на благосъстоянието на вашия екип.
Искате да станете успешен ръководител на проекти? Опитайте Teamdeck! Получете 30-дневен безплатен пробен период.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...