Използване на електронни таблици на Excel за управление на проекти? Може би трябва да преосмислите това.

 

В интернет можете да намерите различни шаблони за управление на проекти в Excel: шаблон за диаграма на Гант, шаблон за бюджет, шаблон за график на проекта и др.

Очевидно е, че много компании все още разчитат на електронни таблици за планиране и управление на проектите си. При разговор с софтуер за управление на ресурсите често научаваме, че те са използвали електронни таблици за проследяване на времето или проследяване на свободното време на служителите. 

Каква е голямата работа тогава? Ако шаблоните на Microsoft Excel работят добре за дадена компания, трябва ли тя все пак да инвестира в специализиран инструмент за управление на производството? Тази публикация в блога има за цел да ви позволи да прецените дали електронните таблици са наистина практични за вашата организация. Ако са, тогава чудесно, но вероятно ще видите скрити разходи от използването им за управление на проекти и ресурси.

Защо компаниите използват електронни таблици за управление на проекти?

Преди да обсъдим многобройните проблеми, с които може да се сблъскате, когато разчитате на електронна таблица за проследяване на проекти или на проекти и планиране на ресурсите, нека да поговорим за причините за използването им на първо място. По наше мнение компаниите решават да управляват проектите си с Excel, защото електронните таблици изглеждат достъпни, лесни за използване и безплатни. В края на краищата по принцип всеки има инсталирано приложение за електронни таблици на компютъра си. Облачните алтернативи като Google Sheets също са широко достъпни. Работата е там, че макар и популярни, електронните таблици не са създадени за целите на управлението на проекти. В резултат на това използването им като такива може да бъде всичко друго, но не и лесно, безплатно и ефективно.

Основни капани на "управлението на проекти в Excel"

Нека обсъдим най-големите проблеми, с които се сблъскват ръководителите на проекти, когато използват електронни таблици за създаване на план на проект или за управление на текущи задачи.

Електронните таблици са:

• отнема много време за използване. Да кажем, че екипът ви е открил ефективни начини за планиране и управление на проекти с помощта на електронни таблици. Може би дори сте подготвили Excel шаблони за управление на проекти, които работят добре за вашия бизнес. Въпреки това организирането, актуализирането и свързването на електронните таблици може да бъде много досаден и отнемащ време процес. Представете си, че въведете дори най-малките промени в диаграмата на Гант в Excel и трябва да преоцветите куп клетки. Това е като взаимодействие с книжка за оцветяване за възрастни, но не по забавен начин.

• не са подходящи за проследяване на проекти в реално време. Когато разчитате на файлове на Excel, не можете да сте сигурни, че те са актуални или че не се разпространяват множество техни версии. При базираните в облака таблици ситуацията е по-добра, но тук все още важат други ограничения на електронните таблици.

• не е лесно да се овладее. Тъй като всеки има известен опит с използването на електронни таблици, те би трябвало да са интуитивен инструмент за членовете на екипа ви, нали? Разбира се, когато става дума за съвсем прости таблици и списъци. Въпреки това, за да компенсирате липсващите функции на ПМ, вероятно ще трябва да включите усъвършенствани формули или добавки, които може да имат стръмна крива на обучение за вашите служители.

• ограничаване. И отново, електронните таблици не са създадени за управление на проекти или ресурси. Ето защо не е изненадващо, че в тях липсват много полезни функции, от които членът на екипа ви често ще се нуждае. В тях не можете да съхранявате файлове, да добавяте бележки или да събирате обратна връзка. Сега сме сигурни, че някои от вас ще се противопоставят на това твърдение и ще кажат: "Разбира се, че можете да правите тези неща. Просто трябва да ги заобиколите." Такива обходни пътища обаче могат да отнемат много време за създаване и следователно да струват сериозни пари. Освен това в крайна сметка те може да не са толкова ефективни, колкото би могло да бъде едно просто приложение за PM.

• не е подходящ за сътрудничество. При управлението на проекти в електронни таблици има един особен парадокс. От една страна, искате да включите членовете на екипа си в процеса и да им позволите да участват в управлението на задачите или разпределение на ресурсите. От друга страна, структурата на електронните таблици и формулите, използвани в тях, могат много лесно да се объркат, така че може да не желаете да позволите на няколко души да си сътрудничат с тях.

• склонност към усложняване. Да, възможно е да планирате един аспект на проекта в електронна таблица. Когато обаче компанията ви работи по големи проекти, структурата на електронната таблица скоро ще нарасне до множество файлове/листове. Причината за това е, че е трудно да се отразят многобройните зависимости и връзки на проектите в рамките на един лист. Разбира се, сложната структура на електронните таблици може да бъде наистина трудна за ориентиране, особено за новите членове на екипа.
• не е представителен за клиентите ви. Характерно за клиентите е, че искат да имат представа за напредъка на проекта или за текущото състояние на бюджета. Изпращането им на сложна и загадъчна електронна таблица няма да бъде оптимално решение. В резултат на това ръководителите на проекти прекарват часове в записване доклади за състоянието на проекта и създаване на презентации за клиенти. Това е допълнителен труд, който може да бъде избегнат (как? Вижте следващия раздел на този блог).

Как планирането на ресурсите замества електронните таблици за управление на проекти?

На първо място, специален проект и инструменти за планиране на ресурсите решаване на предизвикателствата, представени в предишния раздел. Те са създадени с оглед на тези конкретни процеси, така че, естествено, имат функции за подпомагане на планирането на проекти, планирането на ресурси или актуализирането на графика на проекта. Освен това те обикновено предлагат следните функции, които могат допълнително да повишат ефективността на екипа ви и да ви спестят много време и пари:

• Доклади за проекти. Представете си, че можете бързо да генерирате табло за управление на проекти за да следите критичните показатели или да експортирате визуално привлекателен отчет за вашия клиент. Приложенията за PM и управление на ресурсите ви позволяват лесно да изчислявате основните ключови показатели за ефективност, като например степента на просрочване, степен на използване на ресурсите, или маржове на печалба. Можете не само да впечатлите клиентите си с точни отчети, но и да използвате тези анализи, за да намерите възможности за оптимизация вътре в организацията си.
• Известия в реално време. Разбира се, можете да настроите известия за електронни таблици, като използвате някои творчески решения или приложения като Zapier. Все пак инструментите за мениджъри на проекти обикновено предлагат вградени известия и интеграции. Например можете да получавате известия всеки път, когато е изпълнена задача или е подадена нова молба за отпуск от ваш служител.

Разбира се, надеждният софтуер за управление на проекти ще ви помогне да решите още много проблеми, с които се сблъсквате в момента. Ключът е да изберете приложение, което да отговаря на нуждите на екипа ви и да има смисъл за бюджета на компанията ви.  

Алтернативи на електронните таблици и Excel в управлението на проекти

Много организации си задават въпроса дали трябва да харчат пари за приложения, когато има безплатна алтернатива като Microsoft Excel. За щастие, на пазара има много безплатни или много достъпни приложения. Можете да намерите някои примери в публикациите в нашия блог:

• Инструменти за планиране на капацитета
• Софтуер за планиране на проекти
• Система за управление на отпуските - как да изберем

Имайте предвид, че плащането за приложение може да означава спестяване на пари в дългосрочен план. Представете си, че благодарение на мощния инструмент за управление на персонала екипът ви спестява по няколко часа всяка седмица. Умножете това число по часовите ставки на служителите си и изчислете възвръщаемостта на инвестицията - може би ще се изненадате. Една от компаниите, използващи Teamdeck, изчислява, че спестява около. $10k всеки месец благодарение на преминаването към специално приложение за управление на ресурсите - можете да прочетете пълното проучване на случая тук.

Търсите алтернативи на електронните таблици в управлението на проекти?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]