Популяризирането на работата от разстояние повдигна много въпроси за управлението на отдалечен екип, особено когато той е международен. Подобна система на работа изисква изцяло нов подход и инструменти, както и определяне на приоритети. В днешната статия ще представим 10 съвета за управление на дистанционен екип, работещ в различни държави.
Covid-19 промени начина на работа на много компании. Хората в затворени офис сгради увеличаваха риска от разпространение на вируса, така че ръководството трябваше да намери решение. Оказа се, че това е дистанционната работа. Разбира се, дистанционната работа не е измислена заедно с пандемията, но едва сега компаниите започнаха да прилагат този модел в такъв голям мащаб. Някои предприятия вече имат опит с работата в домашен офис. За други организации пък това беше напълно ново предизвикателство, което изискваше пълна промяна на съществуващите модели на управление.
Работата от разстояние предоставя нови възможности, но и нови проблеми, но една добре изпълнена система за дистанционна трансформация може да донесе на вашата компания големи ползи. Особено като се има предвид, че в този момент възможността за работа от разстояние е много важен критерий за конкурентоспособността на една организация на пазара. Според доклада на Growmotely, до 97% от анкетираните служители не желаят да се върнат в офиса на пълен работен ден. Това показва колко е важно да можете да използвате домашния офис поне частично.
Освен това за работодателя работата от разстояние означава и много ползи, които си струва да бъдат взети предвид. На първо място - по-ниски разходи за управление на компанията.. Просто фактът, че когато екипът ви работи от дома, не е необходимо да наемате толкова голям офис. Някои компании дори са се отказали изобщо да имат офис. В края на краищата разходите за наемане на такова пространство са много високи.
Второ, вероятността служителите да отсъстват е по-малка. Когато не се чувстват добре, но все още не са много болни, те често предпочитат да не си вземат почивен ден, а да работят от леглото. Също така често им е по-лесно да спрат работа за един или два часа, когато трябва да свършат някаква работа, докато ако работеха от вкъщи, вероятно щяха да си вземат почивен ден. Проучване в Станфорд също така установи, че служителите, които могат да работят от дома, са 22% по-продуктивни.. 32,2% от анкетираните мениджъри по наемане на работа потвърждават, че производителността на дистанционните работници се е увеличила.
Търсите още експертни съвети за управление на проекти? Разгледайте нашите БЕЗПЛАТЕН контролен списък за планиране на спринта сега!
Разбира се, моделите за дистанционна работа не са унифицирани и зависят от нуждите и спецификата на вашия бизнес. Определено за технологичните и международните компании е по-лесно да изпращат служители в домашен офис, отколкото за бизнеси, основани на ръчна работа. Разгледайте организацията си и решете коя форма е най-добра за вас: изцяло дистанционна или може би хибридна? Или оставете избора на служителите си - в крайна сметка те знаят къде работят най-добре. Какъвто и модел да изберете, това ръководство ще ви помогне в управлението на дистанционен екип.
Една от най-големите промени за служителите, когато работят от разстояние, е комуникацията. В офиса винаги е лесно да попитате колегата си на съседното бюро към кого да се обърнете с конкретен въпрос или дали някой от тях в момента е в отпуск или ваканция. Когато работите от разстояние, търсенето на такава информация може да отнеме много време, особено в голяма или средна компания. Ето защо е важно да използвате система, която ще улесни това.
Например функцията Custom Fields от Teamdeck (софтуер за управление на ресурсите), може да ви помогне да групирате служителите по отделите, към които принадлежат, и по уменията, които притежават. Това е много полезно при разпределяне на хора по проекти и създаване на отчети. Освен това улеснява виждането кой за какво отговаря в компанията.
Ясно дефинираните задачи и очаквания са в основата на работата като цяло. В отдалечен режим обаче тя се превръща в нещо изключително важно. Трудно е да се опише колко разочарования, недоразумения и забавяния могат да възникнат от липсата на ясно определен обхват на работата. Ето защо е толкова важно служителите ви да знаят точно какво изисквате от тях, какво трябва да направят и какъв е крайният им срок. Използвайте табло за разбъркване, което се актуализира в реално време. По този начин всеки служител ще получава конкретни задачи в рамките на спринта. Те ще знаят точно какви са техните отговорности и кога очаквате да завършат определен етап. Вашата отговорност като ръководител е да осигурите яснота и откритост.
Когато работите от разстояние, трябва да очаквате, че ще загубите част от контрола. Не можете да проверявате постоянно какво правят служителите ви. Много е важно да наемате хора, които могат да управляват собственото си време и цели. Независимостта и доверието са от съществено значение при управлението на международен екип, който не работи в офис. Разбира се, това не означава, че служителите трябва да бъдат оставени сами и вие да загубите представа за напредъка на проекта.
Трябва да предоставите на екипа си максимална подкрепа и подробна информация за задачите, които трябва да изпълни. Проследяването на ключовите етапи на важни проекти също е много важно, за да знаете какво се случва в компанията и дали всичко върви по план. Ако обаче се опитвате постоянно да следите всеки елемент от работата на екипа си, изобщо няма да постигнете желаните резултати. Ще губите много време, за да проверявате дали всеки прави това, което се очаква от него. Служителите ви ще се чувстват разочаровани и контролирани, а вътрешната им мотивация ще намалее, защото няма да чувстват, че са отговорни за собствената си работа.
В офиса винаги можете да попитате някого "имате ли време за кратка среща?". Или просто да влезете и да представите случая си за 5 минути. Когато екипът работи дистанционно, казусът става много по-сложен. Особено когато в екипа ви работят много хора по целия свят и не можете да контролирате времето им за цял ден, седмица или месец. Това е много важно и ако наемате хора, работещи в различни часови зони или на непълно работно време.
В тази ситуация управлението на наличността става още по-сложно. За да може бизнесът ви да работи гладко, трябва да знаете наличността на екипа си. Това ще ви помогне да планирате календара си възможно най-оптимално. Тук е и мястото, където нашият инструмент е полезен. В календара на Teamdeck ще намерите Наличност функция.
Всеки служител може да попълни наличността си по всяко време, което улеснява планирането на смените и срещите. Можете също така да добавяте многократно наличност, вместо да я определяте ден за ден.
Когато управлявате отдалечен екип, работещ в различни държави, също е много важно да вземете предвид местните празници. В този случай Организационни единици функцията е полезна. Тя ви позволява да групирате екипа си по местонахождение и да им зададете съответните празнични дни. По този начин, когато искате да насрочите среща или задача за ваш служител, календарът ще вземе предвид държавата, в която се намира, и местните празници, които важат там.
Управление на времето на проекта - чували ли сте го някога? Не можете да питате всеки член на екипа: "Направи ли го вече?", "Кога ще го направиш?", "Ще спазим ли крайния срок?". Дори когато работите на стационарна работа, това би било напълно неефективно, да не говорим, когато наемате много хора по целия свят! Трябва да имате система за управление на проектите и работните графици.
Когато съберете всички задачи и графици на дългосрочните проекти в ясен панел, ще ви е много по-лесно да проверите дали всичко върви по план и ще можете да се включите само когато е необходимо. Такъв софтуер за управление на ресурсите на проекта спестява огромно количество време. Това също така гарантира, че няма да пропуснете нищо, защото автоматизираният инструмент ще запомни важните неща вместо вас!
Този съвет е важен и когато работите стационарно, но когато работите от разстояние, той е от решаващо значение, защото нямате други възможности. Не можете да контролирате всичко, което се случва в бизнеса ви, без модерно управление и инструменти за комуникация. Въвеждането им в бизнеса ви вече не е въпрос на избор - без тях просто не можете да работите ежедневно.
Когато работите от разстояние, е изключително важно да подобрите комуникацията между членовете на екипа. В офиса имейлът често е достатъчен, защото за всяка дреболия може просто да се обърнете към друго бюро. Когато служителите остават в домашния офис, електронната поща не е най-доброто решение, защото не е удобна за постоянна, бърза и отзивчива комуникация. Помислете за услуга за незабавни съобщения като Slack или Skype, за да улесните бързия обмен на информация между хората. Когато работите в международна компания, срещите лице в лице са истинска рядкост, така че се нуждаете от удобен инструмент за онлайн срещи. Zoom, Google Meets или Microsoft Teams ще свършат чудесно тази работа. Както вече споменахме, изключително важно е също така да управлявате работата на екипа си. Възлагането на задачи, проверката на напредъка по проектите, определянето на основни цели и срокове, създаването на отчети и управлението на календара и отпуските. Проверете какво ви предлагат инструменти като Teamdeck, Asana или Jira.
Трудно е да поддържате усещането, че сте част от екип, когато дори не виждате колегите си. Чувството за отчуждение и самота е един от най-големите недостатъци на работата от разстояние и голямо предизвикателство за работодателите. От само себе си се разбира колко е важно за служителите и тяхната мотивация да се чувстват част от екипа си. Писахме малко повече за това в тази статия. Как да се погрижим правилно за изграждането на екип, докато управляваме отдалечен екип, работещ в различни държави?
Като начало трябва да се съсредоточите върху това, с което разполагате всеки ден, а именно онлайн комуникацията. Много помага, ако всеки ден поне за кратко време целият екип има повикване за статус. В него можете да обсъждате текущата работа и напредъка, но и да питате как се справят и как се чувстват всички. Това помага да се изгради усещането, че редовно поддържате връзка. Също така е добра идея да имате Срещи 1:1, не само с вашия ръководител, но и с други хора в компанията. Можете да приложите система, която свързва служителите в случайни двойки и организира половинчасова среща, на която те могат да се опознаят по-добре.
Редовни срещи с цялата компания също са много важни и в тях можете да обсъдите основните промени и постижения. Чатовете и каналите, например в Slack, също ви позволяват да сте в течение на това, което се случва с другите хора в компанията. Също така е чудесна идея да имате различни дейности за служителите, като напр. онлайн спорт или клуб за книги. Когато имате възможност, си заслужава да организирате и събитие за сплотяване на екипа, за да могат служителите да се срещнат лично. Запознаването с колегите по този начин ще улесни изграждането на взаимоотношения по-късно, дори и само онлайн.
Има едно нещо, което може да бъде и проклятие, и благословия за всеки мениджър. Сплетните. В офиса понякога е достатъчно да кажете нещо на няколко души и в един момент всички знаят. И не е задължително да става дума за лоши или трудни теми, а и за идеи за развитие, организиране на събития, присъединяване на нови хора към екипа и други актуални теми. Управлението на отдалечен екип обаче изисква от вас да бъдете много по-внимателни по отношение на това дали служителите знаят всичко, което трябва да знаят.
В офиса просто говорите за нещата по време на обяд или на кафе. Когато служителите ви са в домашния офис, ваша отговорност е да бъдете прозрачни и да ги информирате за всички важни неща. Понякога това изисква да свикнете и да промените досегашните си навици. Със сигурност ще трябва по-често да пишете имейли до целия екип и да използвате обща чат стая. Въпреки това можете да сте сигурни, че информирането на екипа за това, което се случва в компанията, ще ви помогне много в управлението. Много по-удобно е да се работи с хора, които знаят всичко, което се случва. Освен това служителите ще се чувстват част от компанията и ще се интересуват повече от нейните дела.
Когато всички служители са отдалечени, в различни страни и културни контексти, е трудно да се поддържа чувство за общност в компанията. Затова се уверете, че вашата компания има собствена индивидуалност и идентичност. Създайте последователна комуникация за вашата компания. Определете какво е важно за нея, какви са нейните ценности, каква е нейната мисия. Позволете на служителите си да почувстват, че принадлежат към място, което има свой собствен характер. Важно е всеки да се чувства комфортно в компанията, затова попитайте служителите си какво мислят за политиката на компанията. Може би те имат някои предложения или прозрения? Това е много ценно. Особено когато работите от разстояние, трябва да включите служителите в оформянето на компанията и да им дадете усещането, че техният глас е важен. Да бъдеш част от група и организация увеличава чувството за принадлежност и мотивация.
Когато екипът ви работи от офиса, въвеждането в експлоатация обикновено следва подобен модел. По време на срещата с новия служител разказвате малко за компанията и за това, върху което работите. Истината обаче е, че по-голямата част от ключовата информация за задачите, процесите, работния процес и всичко, което е наистина важно, служителят получава от колегите си, като ги пита за нещата, които ги притесняват. При дистанционната работа няма такава възможност. Служителите веднага се нагърбват с нови отговорности. По-трудно е да поискат съвет, защото не винаги знаят веднага към кого да се обърнат. Някои неща също така е по-трудно да се обяснят онлайн. Въпреки че, разбира се, почти всичко може да се направи онлайн и подкрепата на екипа е много важна. За да се улесни максимално аклиматизацията на новия служител, е много важно да се проведе отличен процес на въвеждане в работата.
Организирайте срещи с други членове на екипа, които ще запознаят новия служител с различни аспекти на компанията. Можете също така да проведете сесия с въпроси и отговори с членовете на отдалечения екип, които не само ще отговорят на въпросите, но и ще дадат някои идеи. Опитайте се да осигурите онлайн курс, например в платформа за електронно обучение. По този начин новият служител винаги ще може да се върне към всеки урок, докато се почувства уверен на новото си работно място.
Управлението на отдалечен екип, работещ в различни държави, е голямо предизвикателство. Оптимизирането на такъв модел на работа ще изисква от вас да възприемете нов подход и да направите някои промени. Въпреки това можете да сте сигурни, че ако приложите горните съвети, бързо ще забележите подобрение в управлението на вашия дистанционен екип.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...