Като ръководител на компания или екип несъмнено сте наясно с ефекта, който ключовите показатели за ефективност могат да окажат върху морала и представянето на екипа ви. Внимателно подбраните показатели за ефективност ще помогнат на всички в екипа ви да разберат дали са на прав път. Освен това те помагат да се задържи фокусът на всички върху показателите, които имат значение и представят добре целите на проекта.
Какво ще получите с тази статия:
- Стойности, разлики и видове на ключовите показатели за ефективност
- Полезни в процесите на управление на проекти методи за изчисляване на KPI's
- Ролята на софтуер за управление на ресурсите в управлението на изпълнението
Типичните показатели за човешките ресурси включват наблюдение на това дали има голямо текучество или колко време е необходимо за попълване на свободните позиции. От друга страна, показателите за управление на ресурсите ще бъдат тясно свързани с измерването на ефектите от планиране на ресурсите и управление на проекти..
Редовното следене на ключовите показатели е от решаващо значение, тъй като ви позволява да се справите с проблемите веднага и евентуално да предотвратите провала на проекта. Вашият персонал също ще оцени подход, основан на данни на управлението на ресурсите, тъй като това означава, че те вероятно ще имат по-балансирани графици.
В първата част на тази публикация в блога ще изброим няколко основни показатели, свързани с управление на ресурсите на проекта. Ще научите как те могат да ви бъдат полезни и откъде да ги вземете. По-късно ще ви разкажем малко за Teamdeck, е най-добър инструмент за управление на ресурсите която улеснява проследяването на всички тези показатели в компанията ви.
Оценки спрямо актуални данни
Сравняването на прогнозните стойности, които сте определили на етапа на планиране на проекта, с действителните резултати е чудесен начин да проверите дали проектът ви върви по план. Препоръчваме ви да проверявате както времето, което служителите ви прекарват по даден проект, така и разходите, които той генерира. След това ги сравнете с прогнозите си.
Очаквани спрямо реално отработени часове на член на екипа
При планирането на проект и разпределяне на ресурси, изчислявате броя на часовете, които всеки член на персонала ще вложи в него. След като проектът започне, трябва редовно да сравнявате тези оценки с действителните часове, проследени от членовете на екипа ви.
С какво това е полезно?
Това е отличен метод за откриване на ранни признаци за забавяне на проекта: ако някой отделя много повече време за дадена задача от очакваното, това може да повлияе значително на графика на проекта. Можете също така да използвате тези показатели за стратегическо планиране на ресурсите в бъдещите си проекти. Когато знаете типичното темпо на всеки, е по-лесно да оцените времето му.
Очаквани спрямо действителни разходи за член на екипа (разлика в разходите за ресурси)
Естествено, трябва да разгледате и разходите, генерирани от труда на вашия екип. Надеждни инструменти за управление на ресурсите като Teamdeck ви позволяват да определяте почасови или дневни ставки за всеки от служителите и да създавате проследяване на разходите по проекта доклади въз основа на тях и на времевите фишове на екипа ви.
С какво това е полезно?
Разбирането на текущите разходи по проектите ви е от решаващо значение за запазване на рентабилността на бизнеса ви. Като знаете, че даден проект може да се окаже по-скъп, можете да действате въз основа на тази информация. Например, можете да преговаряте с клиента за бюджета или да промените обхвата на проекта.
Часове, за които се издават фактури, срещу часове, за които не се издават фактури
Говорейки за рентабилност, трябва да обърнете внимание и на разпределението на платените и неплатените часове във вашите проекти. Изчислете и двете числа и вижте каква част от времето на екипа ви се изразходва за дейности, които не подлежат на фактуриране, като административни задачи, срещи на всички служители или обучения.
С какво това е полезно?
Ако хората записват много неплатени часове, това може да е знак, че трябва да оптимизирате някои процеси в компанията си. Може би бихте могли да организирате по-малко срещи в цялата компания? Или пък, ако се наблюдава висок процент на неплатените часове, свързани с проекта, това може да е причина за предоговаряне на някои аспекти на договора с клиента. Например бихте могли да се съгласите да третирате някои видове часове като подлежащи на заплащане, въпреки че до този момент не сте ги таксували.
Използване на ресурсите
Използването на капацитета на ресурсите е един от най-важните показатели, които можете да следите във вашата компания. В края на краищата не искате служителите ви да бъдат претоварени, но също така не искате да оставите някои хора без задачи. Има два начина за изчисляване използване на ресурсите, и можете да ги използвате на два различни етапа от жизнения цикъл на проекта.
Когато планирате проекта, изчислете планираното използване
Формулата за планирано използване е проста. Вземете предвид очакваните ангажименти на служителите ви (например 50 часа на проект на месец) и ги разделете на планирания капацитет на хората (колко време ще бъдат на разположение в даден период). Разбира се, извършването на това изчисление ще бъде по-лесно, когато разполагате с приложение за управление на ресурсите, което съхранява капацитета и резервациите на ресурсите. (Няколко други думи за планиране на капацитета на ресурсите).
С какво това е полезно?
Ефективното управление на ресурсите не е възможно, когато не обръщате внимание на създаването на балансирани графици за вашия екип. Задължително е да проверявате как изглеждат планираните графици спрямо капацитета на ресурсите. (И това е причината, поради която сме считани за инструмент за планиране на капацитета също така). На етапа на планиране на проекта вероятно все още имате възможност за маневриране. Можете да преразпределите някои хора или да разпределите поръчката между повече членове на екипа.
В хода на проекта наблюдавайте действителното използване
Този ключов показател за ефективност е много подобен на предишния. Единствената разлика е, че вместо резервации се вземат предвид времеви листове (действителни часове). В резултат на това ще получите процентна стойност на действителното използване на екипа ви.
С какво това е полезно?
Трябва редовно да наблюдавате използването на ресурсите. За съжаление, често се случва работата да не е равномерно разпределена между всички. Някои хора просто имат много повече работа от други. Може обаче да се окаже, че разполагате с ресурси, които са напълно подготвени да изпълнят дадена задача, но например са били пренебрегнати на етапа на планиране на ресурсите. Очевидно е, че хората, които трябва да работят над своите капацитет може да се разочарова и дори да напусне работа. Интересно е, че хората, които не са достатъчно използвани също не са доволни.
Как да измерваме ключовите показатели за ефективност при управление на ресурсите?
Вероятно можете да си представите, че изчисляването на всички тези показатели за ефективност в електронна таблица би било досадно. Освен това смисълът на проследяването на показателите за управление на ресурсите е използването на надеждни данни, до които нямате достъп, когато например компанията ви не използва системи за проследяване на работното време или управление на отпуските.
Най-ефективният начин за наблюдение на гореспоменатите ключови показатели за ефективност е да ги проследите в инструмент, който компанията ви използва за управление на ресурсите. Съществуват няколко инструменти за управление на ресурсите налични на пазара, така че би трябвало да можете да намерите подходящия за вашия бизнес. Изключително се гордеем с Teamdeck - приложението, което създадохме, когато осъзнахме, че няма решения, подходящи за агенции, които да съчетават софтуер за планиране на проекти, проследяване на работното време на служителите, и lсистема за управление на стрехите характеристики.
Как Teamdeck може да ви помогне да проследите показателите си за управление на ресурсите? На първо място, това е приложение, с което можете да планирате и управлявате работата на екипа си без проблеми. Има календар на ресурсите - единен източник на истината по отношение на вашите съотборници:
- резервации
- работни листове
- ежедневна наличност
- ваканции.
С помощта на календара на ресурсите на Teamdeck можете лесно да отговорите на следните въпроси:
- Кой работи по кой проект?
- Разполагаме ли с достатъчно капацитет, за да се справим с нов проект?
- Кой може да се включи в моя проект (и има необходимите умения)?
- Кой е претоварен и кой има време да поеме повече задачи?
Тъй като можете да виждате работните графици на хората в ресурсен календар, трябва да има начин за проследяване на времето. С Teamdeck те могат да използват удобно мобилно приложение за проследяване на работното време или да въвеждат ръчно записите си в календара, напр. в края на всеки работен ден.
Разработихме и функции за управление на отпуските, за да осигурим максимално удобство за всички участници. Всеки служител може да изпрати молба за отпуск само с няколко кликвания, директно от календара на ресурсите. Хората, отговорни за управлението на ресурсите, също виждат тази заявка в приложението и могат да отговорят веднага. Всички приети отпуски се появяват веднага в календара, за да се избегнат потенциални конфликти в планирането.
Когато става въпрос за измерване на различни ключови показатели за ефективност, определено ще се насладите на пакета за отчитане на Teamdeck. Създадохме го, за да помогнем на ръководителите на екипи, мениджърите на проекти и специалистите по човешки ресурси да създават персонализирани отчети за проекти и екипи.
Настройвате отчета си веднъж и след това можете да го наблюдавате редовно по време на проекта. Данните ще се актуализират автоматично, когато хората влязат в повече времеви записи, резервациите се променят и т.н.
Важното е, че можете да въвеждате стойности извън Teamdeck в отчетите си, например почасовите ставки на ресурсите или бюджетите на проектите. Гъвкавите формули дават възможност за извършване на още по-усъвършенствани анализи.
