Все по-трудно е да се ориентирате в софтуер за управление на ресурсите пейзаж. Тъй като редовно се пускат нови инструменти, а съществуващите приложения предлагат повече функции, изборът е наистина голям. Това обаче не означава, че изборът на правилния инструмент е лесен.
И все пак, тъй като неадекватното прогнозиране на ресурсите и зависимостите от тях са сред най-значимите причини за неуспехите на проектите (както съобщава от Института за управление на проекти), компаниите трябва да намерят софтуер, който да им помогне с управление на ресурсите на проекта предизвикателства.
За да направим избора по-лесен, сме изброили задължителните характеристики на инструменти за планиране на ресурсите.
Ще видите, че се фокусираме основно върху опции, които ви позволяват да адаптирате инструмента към процеса на вашия екип. Това е важно, защото не искате да променяте начина, по който вие и екипът ви работите, само за да сте съвместими с изискванията на софтуера. Когато става въпрос за системи за управление на ресурсите, гъвкавостта е начинът, по който трябва да се действа. Ето защо стартираме нещата с функции, които ви позволяват да персонализирате инструмента.
Често се случва така, че най-мощният инструмент е прост инструмент с много възможности за персонализиране. Възможността да добавяте собствени категории или да създавате персонализирани изгледи ще се отрази на комфорта ви при използване на инструмента.
Разгледайте този пример: повечето системи за управление на ресурсите ви позволяват да филтрирате ресурсите си по техните имена или длъжностни наименования. Какво ще стане, ако вместо това искате да използвате друга категория? Да речем, да разделите екипа си по офиса, от който работят. Софтуерът, който предлага персонализирани полета за описание на вашите служители, ще ви предостави тази възможност.
Персонализирането е важно и когато не използвате всички функции, които предлага дадено приложение. Можете ли да редактирате основния изглед или анализите си, за да показвате само информацията, която ви интересува?
Елементите на главния изглед на Teamdeck могат да се редактират: можете да скриете функциите, които не използвате, и да създадете потребителски категории.
Когато преценявате възможностите на системата за управление на ресурсите на проекта, обърнете внимание на различните начини, по които можете да проверите цялостното използване на ресурсите на вашия екип.
Те могат да включват:
- изглед на календара/времевата линия, в който можете да видите всички членове на екипа си и техните задачи,
- доклади за използването на екипа,
- известия за алармени събития (проследен извънреден труд, планиране на собствения капацитет).
Виждането на общата картина ще ви помогне с планиране на ресурсите, прогнозиране на нуждите от набиране на персонал или извършване на промени в графика на проекта.
Въпреки че мениджърите (ръководители на екипи, PM и др.) остават групата, която предимно използва система за управление на ресурсите, обикновените членове на екипа също могат да се възползват от нея. Те могат например да имат достъп до работния си график, да записват графици или да управляват наличността си. А какво да кажем за вашите клиенти? Може би те също трябва да могат да виждат плановете или отчетите.
Системата за управление на ресурсите, която предлага различни роли и нива на разрешение, ви позволява да създадете структура от потребители, която да има смисъл за вашия проект. Това е огромна икономия на време: вместо да се налага о да предавате информация, членовете на екипа или клиентите могат да я видят сами.
Системата за управление на ресурсите, базирана на данни, има много предимства. На първо място, анализът на историческите данни може да ви помогне да откриете полезни модели, напр. за Прогнозиране на човешките ресурси. След това можете да сравните плановете си с действителните резултати от проектите си, което ще ви даде представа за точността на прогнозите ви.
Освен това надеждните функции за отчитане са изключително полезни за финансовия и оперативния екип, който се опитва да следи платимите и неплатените разходи на вашата компания.
Отчетите на Teamdeck могат да се персонализират напълно: можете да ги филтрирате или да добавяте персонализирани изчисления.
Използването на данни за вземане на по-добри решения е ценно във всички индустрии. За компаниите, предоставящи услуги, обаче, отчетите за управление на ресурсите са от съществено значение за управлението на рентабилността на техния бизнес. Освен това те могат да намалят и неприятностите. Например агенциите и консултантските фирми ще оценят хронограмите, които могат да се превърнат в отчети за клиенти или фактури с няколко кликвания.
Разбира се, тежката част от управлението на ресурсите почти винаги ще се извършва на настолни устройства. Това обаче не означава, че мобилният достъп до вашата система за управление на ресурсите не е важен. Точно обратното: възможността да проверявате графика или наличността на екипа си, докато сте в движение, е много полезна.
Членовете на екипа, от които се изисква да следят времето си, определено ще оценят мобилни устройства за проследяване на времето, които се предлагат като придружаващи приложения към някои инструменти за управление на ресурси.
Системата за управление на ресурсите, която в крайна сметка изберете, ще стане част от цялостния инструментариум на екипа ви. Софтуер за управление на ресурсите на проекта, чат на екипа, инструмент за управление на човешките ресурси - можете да си го назовете. Независимо от размера на вашата екосистема от инструменти, вие искате да избегнете необходимостта да въвеждате данни два пъти или да пропускате някаква информация. Интегрирането на приложенията едно с друго ще ви спести много време и ще подобри ефективността на екипа ви.
Повечето от наличните системи за управление на ресурси предлагат някои вградени интеграции, които изискват минимална конфигурация. Ако искате да създадете напълно персонализирано решение, трябва да изберете инструменти с публични API с които можете да създавате собствени приложения или автоматизация.
Работейки със стотици компании, научихме, че няма универсален процес за управление на ресурсите. Всичко зависи от размера на компанията, индустрията или естеството на нейните проекти.
Ето защо е толкова важно да намерите софтуер, който да поддържа вашия уникален процес, вместо да затормозява вас и екипа ви. Надяваме се, че този списък със задължителни функции ще ви помогне да намерите система за управление на ресурсите, която ще бъде съобразена (и след това адаптирана) с вашите нужди.
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...
Като софтуерна къща сме тествали много, може би най-добрите приложения за управление на времето. В ИТ и софтуерния бизнес - който има предимно бизнес клиенти от САЩ и Великобритания - сме свикнали да работим с абсолютно...