Проследяването на рентабилността на проектите е от съществено значение за агенции, софтуерни компании или консултантски фирми от всякакъв вид. Когато работите с множество клиенти по изпълнението на множество проекти, просто трябва да сте сигурни, че усилията ви носят печалба. Освен това анализът на рентабилността на вашите проекти ще ви помогне да подобрите ценовата си стратегия и бъдещите си парични потоци. Може да се окаже например, че таксувате твърде малко или влагате твърде много неплатени часове.
Какво ще научите от тази статия:
Въпросът е, че също така искате да следите рентабилността по време на проекта, а не след приключването му. Защо? Защото колкото по-рано забележите областите на подобрение, например, че служителите ви прекарват много време без фактури за срещи с клиенти, можете да се справите с тези проблеми.
Нуждаете ли се от специализирани счетоводни инструменти, за да следите печалбите от проектите си? Не е задължително. В тази публикация в блога ще ви покажем как един инструмент за планиране на ресурси и софтуер за проследяване на работното време на служителите, Teamdeck, може да бъде удобен инструмент за следене на разходите и печалбите по проекта.
Преди да започнете да изготвяте отчета за рентабилността на проекта, трябва да да се регистрирате в Teamdeck (можете да го изпробвате безплатно за 7 дни, без да се изисква кредитна карта). Ще бъдете в страхотна компания: над 3500 клиенти от интерактивни агенции, софтуерни компании и стартъпи използвайте Teamdeck да планират и управляват работата на екипите си всеки ден.
А сега да преминем към отчета за рентабилността на проекта. Ще разгледаме два типични типа бюджети на проекти: с фиксирана цена и с време и материали. 
Когато разполагате с фиксиран бюджет, трябва само да следите разходите по проекта и да ги изваждате от общата цена. Проследяването на разходи като софтуерни лицензи или пътни разходи обикновено е сравнително лесно, тъй като счетоводният отдел ги контролира. Основната част от разходите по проекта обаче се състои в труда на екипа ви. Как да следите тези разходи?
Най-лесният начин за това е да да въведете проследяване на работното време във вашата компания. Той има много ползи, една от които е фактът, че наблюдавате точно разходите по проекта. Разбира се, за да са надеждни вашите таблици за работното време, екипът ви трябва да проследява времето си редовно, в идеалния случай в реално време. Надеждни инструменти за проследяване на работното време като Teamdeck предлагат удобни проследяване на времето на екипа за уеб и мобилен устройства.
Когато екипите ви проследяват времето, прекарано в различни проекти, можете лесно да създадете отчет за разходите по проекта в Teamdeck:
1. Отидете в пакета с отчети в горната лента на менюто и щракнете върху иконата с плюс "създаване на нов". Изберете опцията "create custom" (създаване на потребителски), тъй като искаме да създадем отчет от нулата, без да използваме шаблон.
2. Добавете нова таблица. По подразбиране тя ще показва всички проекти на вашата компания заедно с данни за часови листове, резервации и отпуски. За да проследите разходите за труд на екипа си, се нуждаете само от времевите листове, така че можете да премахнете другите колони. Таблицата ви трябва да изглежда по следния начин (само с вашите проекти, изброени в лявата колона):
[/vc_column_text]
3. Тъй като искате да проследявате разходите само за един проект, можете да филтрирате останалите. Щракнете върху "Филтри", след което добавете нов, който трябва да филтрира информацията по имената на проектите. Въведете името на проекта, който искате да анализирате, и щракнете върху "Приложи".
4. Следващата стъпка е да се изчислят разходите, генерирани от всеки служител, работещ по този проект. Можете да видите техните таблици за работно време, когато щракнете върху малката стрелка в таблицата, до името на проекта:
5. Ще приемем, че всеки от тях има различна почасова ставка. Нека добавим нова колона, в която да въведем тази стойност. Отидете на метрики -> Добавяне на потребителски -> Добавяне на колона с потребителски стойности. След това въведете името на новата си колона (да речем: "Вътрешна почасова ставка") и изберете типа данни валута. Ще видите, че в таблицата ви се появява нова колона с празни клетки.
6. Колоната с потребителски стойности работи като колона в електронна таблица. Можете да щракнете върху клетка и ръчно да добавите число в нея. Нека попълним тази колона с тарифите на вашия екип. Можете да оставите първия ред празен, тъй като нямаме стандартна почасова ставка за целия екип.
7. Сега нека да добавим колона, която ще изчислява разходите, генерирани от всеки служител, работещ по този проект. Добавете нова колона, но този път вместо да изберете "колона с потребителски стойности", ще изберете "добавяне на потребителско поле за изчисление", защото тук трябва да направим някои математически изчисления.
Дайте име на колоната (напр. "Разходи"), изберете тип данни валута и въведете формулата:
(Таблици за времето: Време / 60) * Потребителски стойности: Вътрешна почасова ставка
Когато започнете да въвеждате имената на колоните си, Teamdeck ще ви предложи подходящото поле, което да включите във формулата. Не забравяйте за разделянето на времевите листове на 60, ако искате да работите с часове - в нашата система те се съхраняват като минути.
Ето я и новата колона с разходите, определени за всеки служител.
8. Последното нещо, което искаме да направим, е да съберем всички стойности на отделните разходи в реда "Общо". Щракнете върху него и въведете следната формула:
= sum(nested(Group: People, Custom formulas: Costs))
Отново, докато въвеждате стойностите, Teamdeck ще предложи подходящи имена на колони.
Това е всичко! Имате точен отчет за разходите по проекта, който можете да сравните с фиксирания си бюджет, за да видите рентабилността на проекта.
Бихте ли могли да създадете такава таблица в електронната си таблица в Excel? Да, но тя ще се нуждае от редовни актуализации, тъй като хората продължават да следят времето си. С Teamdeck винаги получавате точни данни за работното време, така че можете да проследявате разходите почти в реално време. Просто е много по-удобно и бързо от поддържането на отчет, базиран на електронна таблица.
Когато таксувате клиентите си на базата на модела "време и материали", вероятно вече проследявате времето на екипа си. От съществено значение е да разполагате с точни данни за работното време, за да фактурирате точно на клиентите.
С Teamdeck членовете на екипа ви могат лесно да проследяват времето си, а вие можете да следите с голяма точност печалбите от проекта си. Веднага щом някой въведе нов запис на време в своя работен график, отчетът за рентабилността на проекта ви ще разполага с актуална информация.
Създаването на отчет, който изчислява печалбата на проекта, изисква да повторите стъпките от 1 до 6 от отчета за фиксираната цена, описан в първата част на този блог.
До този момент разполагате с таблица, в която са показани времевите фишове на екипа ви и техните вътрешни почасови ставки (т.е. парите, които им плащате за всеки час работа). Сега е време да добавите колона за външните им почасови ставки (т.е. парите, които взимате от клиента за един час работа на даден служител). Можете да го направите, като добавите нова колона с потребителски стойности и въведете стойности в клетките.
Печалбата на вашата компания е разликата между външния и вътрешния курс. Нека създадем колона, която изчислява печалбата, и да я умножим по часовете, които служителите ви са работили по този проект. Добавете ново "потребителско поле за изчисление". Дайте му име (например "Печалба"), изберете типа валута и въведете следната формула:
(Потребителски стойности: външна почасова ставка - Потребителски стойности: вътрешна почасова ставка) * (Таблици за отчитане на работното време:Time/60)
Последното нещо, което трябва да направите, е да съберете печалбите на служителите си в общия ред. Щракнете върху него и въведете:
Окончателната ви маса трябва да изглежда по следния начин:
Разбира се, можете да допълнително персонализиране чрез филтриране на информацията или добавяне на нови колони. Отчетите на Teamdeck са много мощни, така че би трябвало да можете да ги адаптирате към нуждите на вашата организация.
Искате ли да разговаряме за добавянето на Teamdeck към системата за управление на проекти на вашата компания? Насрочете обаждане с Аниела, нашият експерт по успеха на клиентите. Тя ще ви запознае с приложението и ще ви помогне да го настроите за вашия екип.
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Компаниите обикновено полагат много усилия за разпределяне на ресурсите. Искате всички да бъдат заети, като същевременно се уверите, че задачите им са ценни (което често означава платени) за компанията. Това става наистина трудно, когато екипът ви...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...