Като собственик на агенция или ръководител на творчески екип вероятно вече сте чували, че проследяването на времето увеличава производителността на агенцията и дава значителен тласък на бизнеса ви. И все пак някои екипи са предпазливи по отношение на проследяването на времето, тъй като може да се окаже, че то е натрапчиво. В края на краищата обаче, ако изберете Най-добрият софтуер за проследяване на времето на служителите за нуждите на вашия екип и да насърчите културата на проследяване на времето, това е много полезен инструмент. В тази публикация в блога ще разгледаме различни ползи, които вашата агенция може да забележи, след като започнете да проследявате времето.
Ако помолите служителите си да проследяват времето си, ще имате отлична представа за това как творческите екипи прекарват времето си. Ще знаете кой е претоварен и кой има твърде малко задачи. Ще знаете също така кои проекти на клиенти са застрашени от забавяне или надхвърляне на бюджета. Тези данни ви позволяват да:
Ако не разчитате на таблици за работното време, за да фактурирате на клиентите си, има вероятност да ги таксувате твърде малко. Много служители забравят да запишат, че са прекарали допълнителен час или два в работа по даден проект. За съжаление тези невзети часове обикновено се натрупват, ако гледате в месечна или годишна перспектива. Като агенция не можете да си позволите да имате подобни изтичания на пари. Прецизните таблици за работното време ви позволяват да видите с какво се е занимавал всеки. Никоя работа на клиента няма да остане незабелязана.
[/vc_column_text]
Животът в агенцията може да е забързан и на повечето служители не им е чуждо да полагат допълнителни часове. Въпреки това агенциите не трябва да пренебрегват работното натоварване на служителите си, тъй като последиците от прекомерното натоварване могат да бъдат много сериозни. В същото време служителите, които просто нямат достатъчно конкретни задачи, за да запълнят дните си също са недоволни. Като ръководител на екип трябва да се опитате да поддържате балансиран използване на ресурсите. Благодарение на таблиците за работното време можете лесно да определите кой има твърде много работа и кой не е достатъчно натоварен.
Много агенции фактурират на своите клиенти по модела "време и материали". Ако вашият случай е такъв, просто нямате извинение да не проследявате времето на членовете на екипа си. Когато разполагате с точни таблици за работното време, е много лесно да издадете фактура въз основа на тях. Финансовият ви отдел определено ще оцени достъпа до изчерпателни данни за работата по проекта.
Прогнозиране на ресурсите означава да предвидите колко ресурси ще са ви необходими и кога. Историческите данни, събрани от времевите таблици на екипа ви, ще ви помогнат изключително много тук. Погледнете колко време са проследили вашите екипи през различните месеци или седмици и вероятно ще забележите закономерности (например повече записани часове при работа по кампании за зимните празници). Тази година, вместо да бързате да набирате нови служители или да наемате фрийлансъри на по-висока цена, ще знаете да си осигурите повече човешки ресурси предварително.
Агенциите често работят с изпълнители или лица на свободна практика. Помолете ги да проследяват времето заедно с вашия екип и ще видите колко време прекарват по вашия проект и колко трябва да им платите. Ако използвате Teamdeck, можете също така да поискате от тези хора да регистрират ежедневната си наличност. Така ще знаете точно колко време могат да отделят за вашия проект и кога.
Разбира се, оценките рядко са наистина точни, но проследяването на времето ще ви помогне да усъвършенствате процеса на оценяване във вашата агенция. Първо, анализирайте миналите си проекти, като разгледате оценките и актуалните данни (планирани часове и проследено време). Опитайте се да идентифицирате закономерности: може например да се окаже, че екипът ви често подценява фазата на проектиране на проекта. Като имате тази представа, можете да изготвяте следващите оценки с по-голяма увереност.
В предишните параграфи споменахме моделите, които често се виждат в таблиците за работното време. Разглеждайки времевите записи на екипа си, може да забележите и някои области на подобрение по отношение на тяхната продуктивност. Например, може да се изненадате колко много часове служителите ви прекарват в седене в срещи. Вероятно ще получите незабавни идеи за оптимизиране на вътрешните процеси в компанията или за усъвършенстване на техниките за управление на проекти. Още по-полезно е, когато екипът ви проследява времето, като отбелязва както неплатените, така и платените часове. По този начин ще видите с един поглед кои дейности ви струват най-много.
Говорейки за фактурираните часове, те също са много важни, когато става въпрос за оценка на рентабилността на вашите проекти. Възможно е екипът ви да работи много усилено по даден проект, да успява да го изпълни навреме, но въпреки това агенцията ви да не реализира почти никаква печалба. Ако случаят е такъв, определено трябва да потърсите възможности за оптимизиране на ценообразуването или за договаряне на условията на договора. Например, ако третирате въвеждането на исканите от клиента промени като време, което не се заплаща, и въпреки това то съставлява основната част от времевите фишове на екипа ви, може би все пак трябва да го таксувате. Проследяването на времето ви предоставя инструменти, с които да обясните и обосновете тези решения пред клиентите си.
Искате екипът на вашата агенция да бъде щастлив и ангажиран в работата. Това се разбира от само себе си. Проследявайки тяхното време, вие сте сигурни, че ще контролирате работното им натоварване. Дали някой наскоро е започнал да регистрира сериозно извънреден труд? Ще видите това в графика и ще можете да реагирате или да подобрите текущия управление на извънредния труд. Екипът ви ще оцени работата в компания, в която усилията им се забелязват. Също така е вероятно да видят, че проследяването на времето има положителен ефект върху личната им продуктивност.
На пазара има много инструменти за управление на проекти (предназначени и за творческата индустрия) или - по-точно казано - приложения за проследяване на времето. От цялостна платформа до специализирани за конкретните задачи и отговорности инструменти. Всеки от тях с малко по-различни възможности и случаи на употреба, а понякога и с всички необходими функции на една, разумна цена.
В една от последните ни статии посочихме съвети за как да изберете софтуер за проследяване на работното време на служителите. Накратко, ще трябва да разберете какво искате да постигнете с приложението за проследяване и как ще го използва екипът ви. След това изберете инструмента, който най-добре отговаря на нуждите ви.
В Teamdeck, удобен софтуер за проследяване на работното време е част от цялостен софтуер за управление на ресурсите, който може да ви помогне и с планирането на ресурсите или управлението на отпуските. Ако искате да разгледате по-отблизо нашето приложение, да получите 30-дневен безплатен пробен период или насрочете консултация с Аниела, нашият експерт по успеха на клиентите.
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...
Като софтуерна къща сме тествали много, може би най-добрите приложения за управление на времето. В ИТ и софтуерния бизнес - който има предимно бизнес клиенти от САЩ и Великобритания - сме свикнали да работим с абсолютно...