Онлайн проследяването на работното време на служителите може да ви помогне да наблюдавате работата на екипа си, да идентифицирате области за подобрение или просто да следите присъствието на работниците си. То е и ценен инструмент за управление на проекти - ако искате да научите повече за него, разгледайте нашето ръководство за управление на проекти и проследяване на времето (или просто управление на времето на проекта).
Проследяването на работното време на служителите предлага множество ползи за организациите. Затова не е чудно, че фирми с различни размери и работещи в различни отрасли търсят перфектни инструменти за проследяване на работното време на служителите. Има ли софтуер за проследяване на работното време, който да отговаря на всички изисквания за всяка компания? Вероятно не. Но сме сигурни, че при огромния набор от приложения за проследяване на работното време всяка компания може да намери инструмент, който да отговаря точно на нейните нужди.
Какво ще получите с тази статия:
Тази публикация в блога трябва да ви помогне да разберете по-добре изискванията на вашата организация и да насочите търсенето си към най-добрия софтуер за проследяване на работното време. Първата стъпка е да отделите минута и да помислите за "защо" зад вашето търсене.
Помислете: какво искам да постигна? След това си представете как екипът ви използва приложение за проследяване на времето - как го правят? Кои устройства и опции предпочитат? Накрая можете да изберете функциите на приложенията за проследяване на времето, от които ще имате най-голяма полза. След като завършите тези стъпки, ще имате контролен списък на софтуера за проследяване на работното време. Всичко, което трябва да направите сега, е да проверите дали всеки инструмент, който оценявате, може да предложи това, от което се нуждаете.
Преди да започнете да преглеждате уебсайтовете на различни инструменти и да сравнявате техните функции или цени, съсредоточете се върху нуждите на вашата компания. Абсолютно критично важно е да разберете защо изобщо се нуждаете от инструмент за проследяване на времето.
Ето някои потенциални причини. Не се чувствайте длъжни да избирате една от тях, но се опитайте да подредите целите си по важност. Познаването на основната мотивация за проследяване на времето на екипа ви ще ви помогне да стесните търсенето си до инструментите, които най-добре подпомагат тази цел.
Софтуерът за проследяване на работното време на служителите подпомага ръководителите на проекти с:
Може би имате още една причина да внедрите софтуер за проследяване на работното време във вашата компания. Важното е да изложите основната си мотивация. Тъй като сте на пазара за ново приложение за проследяване на работното време на служителите, трябва да се съсредоточите върху инструменти, които ви доближават до тази цел.
Когато мислим за разбирането на управлението на проекти, първо трябва да се спрем на определението на Института за управление на проекти (PMI). Както подсказва институтът, управлението на проекти е свързано с използването на компетенции, умения, може би таланти, знания, устройства, инструменти, софтуер, техники, процеси, методи и всичко, което е необходимо, за да се осигури "стойност за хората".
Изразът "стойност за хората" - поради своята двусмисленост - ни подтиква да мислим, че резултатът от управлението на проекти може да бъде всичко - от столове до социални движения, включително и религиозни. Всичко, което е полезно за определен брой хора.
Но когато използваме определението на Асоциацията за управление на проекти (APM), разбирането за управление на проекти ще бъде по-консервативно, но също така ще помогне за разграничаване на простото управление от управлението на проекти. Както се казва:
Управлението на проекти е прилагане на процеси, методи, умения, знания и опит за постигане на конкретни цели на проекта в съответствие с критериите за приемане на проекта в рамките на договорените параметри. Управлението на проекти има крайни резултати, които са ограничени до краен срок и бюджет.
Когато сравним двете дефиниции, ще видим някои сходства. И в двете виждаме, че управлението на проекти е - да кажем - управление на нещата и използване на знания, опит, методи, процеси и процедури, за да се свърши работата.
Но само последното определение е делово. В дефиницията на APM има три аспекта, които не се срещат в разбирането на PMI. Това са времето, бюджетът и "критериите за приемане на проекта". Както знаем, в света на бизнеса всеки проект има своя цел. Независимо дали става въпрос за вътрешна или външна заявка. И всеки от тях трябва да бъде изпълнен в определено време, в рамките на бюджета и чрез приемане от страна на възложителя.
И тук е основната разлика между управлението и управлението на проекти. Според APM разликата между двата термина се свежда до времето. Времето, когато проектът е готов за изпълнение или вече е изпълнен. Докато управлението е непрекъсната операция, при управлението на проекти крайният резултат се осигурява в ограничен период от време.
След като имате предвид горното, връзката между софтуера за проследяване на времето и процеса на управление на проекти става съвсем очевидна.
Нека обобщим гореспоменатото. Вече сме наясно, че в бизнеса, в управлението на проекти, анализът на работата на екипа и служителите е съществена част при работата по проекти. А целта на проследяването на изпълнението според PMI е
Управлението на изпълнението е систематичен подход за подобряване и развитие на постиженията и капацитета на отделните лица и екипи с цел повишаване на ефективността в цялата организация.
Вече знаете и каква е разликата между управление на проекти и просто управление. Става дума за бюджет, критерии за приемане и, разбира се, време. От тази гледна точка ето какви показатели се използват за проследяване и подобряване на работата и производителността на служителите.
Това е най-очевидният и най-популярен индикатор. Ако знаете колко време отнемат различните фази, можете да прогнозирате времето и бюджета на бъдещите проекти. И можете да увеличите бюджетните прогнози и управление на ресурсите на проекта.
Този ключов показател за ефективност ви показва общото съотношение между пряко доходоносната работа и вътрешните разходи, в които участва всеки служител. Различните компании имат много различни позиции по отношение на съотношението между стойността на "платеното" и "неплатеното" време, а ние сме на мнение, че те са еднакво важни. Както и да го разглеждате, трябва да видите колко време екипът ви прекарва в неплатено време, за да можете да определяте цените и да планирате работата конкурентно.
Полезен показател за оценка на благосъстоянието и здравето на служителите ви. Прекомерният процент на извънреден труд на служител означава, че трябва да обмислите наемането на повече служители, за да не се претоварват настоящите ви служители.
Този показател се тълкува по няколко различни начина. Например, за да се разбере здравето на работодателите - както по отношение на физическото благополучие, така и на ангажираността. Понякога като показател за отдадеността на служителите (но трябва да сте наясно с явлението презентизъм, защото то не означава добро качество на работата или ентусиазъм. Ако екипът ви непрекъснато полага извънреден труд, може би е време да увеличите работната сила.
Капацитетът на служителите е чудесен измерител на продуктивността. Подобно на извънредния труд, той ви показва кой е близо до прегаряне и кой може да поеме още малко работа. Той е изключително полезен за равномерното разпределение на работата в екипа и за разбирането на това кой има нужда от допълнителна подкрепа.
Рекламните агенции и строителните компании могат да имат един и същ софтуер за проследяване на работното време, но да го използват по много различен начин. Изключително важно е инструментът, който в крайна сметка изберете, да е подходящ за нуждите на вашите служители. Ето защо трябва да си представите как те го използват, докато се подготвяте за покупка на приложение за проследяване на работното време.
Ще трябва ли членовете на екипа ви да използват телефоните си, за да проследяват времето, или през повечето дни седят с лаптопите си? Има ли смисъл служителите ви да използват решение за автоматично проследяване на работното време (някои инструменти разпознават приложенията и уебсайтовете, които служителите посещават, и създават таблици за работното време въз основа на този вид данни), или искат да въвеждат данните за работното си време ръчно?
Ясната представа за начина, по който екипът ви би използвал проследяването на работното време, ще ви помогне да изберете инструмент, който служителите ви бързо ще възприемат. В противен случай рискувате да платите за приложение, което е неудобно и отнема много време на хората да го използват.
След като вече сте наясно с целите на компанията си и нуждите на екипа си, можете да разгледате конкретните функции на популярните инструменти за проследяване на работното време на служителите и да разберете кои от тях са полезни за вас. Създаването на подобен своеобразен "списък за пазаруване" ще намали вероятността да се повлияете от убедителни търговци или маркетингово копие. Ще останете фокусирани върху нуждите си и ще изберете софтуер, който действително ги удовлетворява.
По-долу ще намерите списък с функции, които можете да намерите в различните приложения за проследяване на работното време на служителите. Кои от тях са ви необходими?
Надяваме се, че тази публикация в блога ще ви помогне да определите нуждите си от проследяване на работното време и да изберете най-добрия инструмент за вашата компания. Инструментите за проследяване на работното време определено не са универсален тип софтуер, затова препоръчваме да проучите внимателно възможностите си. Накрая, но не на последно място, искаме да ви представим кратък преглед на инструмента за проследяване на работното време, който изграждахме през последните пет години -Teamdeck. Може би това е приложението, което сте търсили?
Teamdeck е софтуер за управление на ресурсите на проекта, което означава, че освен проследяване на времето, той предлага и проект и инструмент за планиране на ресурсите и система за управление на отпуските характеристики. По същество това е универсално приложение за вашия екип, в което можете да планирате работата му, да следите изпълнението му и да видите наличността му.
[/vc_column_text][/vc_column]
Ако смятате, че Teamdeck може да бъде нещо, което отговаря на всички изисквания за вашия екип, но искате да го видите в действие (както и трябва!), можете да насрочете разговор с Аниела, нашите експерти по успех на клиентите. Тя ще отговори на всичките ви въпроси и ще ви покаже как Teamdeck ще бъде от полза за вашия екип.
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...
Като софтуерна къща сме тествали много, може би най-добрите приложения за управление на времето. В ИТ и софтуерния бизнес - който има предимно бизнес клиенти от САЩ и Великобритания - сме свикнали да работим с абсолютно...