Искате ли да получавате актуализации от Slack за работата и наличността на екипа си? Можете да го направите чрез свързване на Teamdeck със Slack с помощта на вградената ни интеграция. В тази публикация в блога ще ви покажем как да свържете тези приложения и да настроите полезни известия за управление на ресурсите в Slack.
Интеграцията със Slack е достъпна за всички организации с повече от двама потребители на Teamdeck.
Трябва да имате права на собственик, за да настроите интеграцията в Teamdeck. Също така трябва да можете да одобрявате нови приложения в работното пространство на екипа ви в Slack.
Отидете в профила си в Teamdeck и кликнете върху Настройки в горната лента с менюта. След това отидете на Интеграции, където ще видите Slack сред възможните връзки.
Щракнете върху "Стартиране на интеграцията". Следващата стъпка е да разрешите тази интеграция в акаунта си в Slack.
След като интеграцията бъде одобрена, можете да се върнете в профила си в Teamdeck. В "Settings" (Настройки) -> "Integrations" (Интеграции) -> "Slack - manage integration" (Slack - управление на интеграцията) ще видите списък с възможни известия, които можете да настроите в работното си пространство в Slack. Нека ги разгледаме една по една в следващия раздел на тази публикация в блога.
Първата категория актуализации, които можете да изпращате в работното си пространство в Slack, е свързана с резервациите на екипа ви. Например можете да решите да изпращате известие в Slack всеки път, когато в екипа ви има нова резервация. Първо трябва да включите това известие и след това да изберете канала, в който искате да получавате актуализациите. В нашия случай има Slack канал за PM, който изглежда като идеално място за изпращане на такива актуализации.
Отсега нататък, когато има промяна в резервациите на някого (добавена нова резервация, редактирана резервация, премахната резервация), ще видите бележка за това в избрания канал в Slack:
Втората опция в категорията "Резервации" е изпращане на дневно обобщение на резервациите. Трябва да посочите канала, по който искате да получавате актуализацията. Освен това трябва да изберете времето, когато искате да я получавате.
Освен това можете да изберете до три потребителски полета, съдържащи допълнителна информация, която можем да добавим към обобщението в Slack. В зависимост от персонализираните полета, които използва вашата компания, това може да бъде например длъжността на вашия служител.
Можете също така да използвате интеграцията със Slack и Teamdeck, за да получите бърза информация за наличността на екипа си. Когато планирате работата на служителите си, трябва да се уверите, че хората не са претоварени, но също така трябва да следите за недостатъчно използваните хора-твърде малкото работа прави хората нещастни също така.
За щастие можете да настроите седмична актуализация в Slack, за да видите списък с хора, които отговарят на определени критерии, и да проверите колко капацитет им остава за следващата седмица.
Ако всички ваши служители имат резервации, съответстващи на капацитета им, ще получите следното съобщение:
Седмичните актуализации със сигурност са полезни, но може да искате да проверите кои членове на екипа са на разположение при поискване. Можете да направите това, като включите "Налични ресурси Slack Shortcut".
След като го включите, можете да отидете в Slack, да започнете да пишете "/" и след това да потърсите Teamdeck в полето за предложения.
Изберете прекия път "Налични ресурси" и ще се появи модален прозорец, в който ще можете да зададете заявката си - диапазона от дати, който търсите, и други важни за вас критерии. Когато попълните формата, ще видите съобщение в Slack със списък на наличните ресурси и техния дневен капацитет в избрания период.
Поглеждайки към това съобщение, е лесно да се види, че определено можем да добавим някои резервации в календара на Майк или дори да му възложим нов проект, тъй като изглежда, че той е напълно свободен през следващата седмица. Алис също има известен свободен капацитет.
Следващите няколко опции, налични в интеграцията на Teamdeck + Slack, са свързани с почивките на екипа ви.
Първият тип известие ви информира за актуализациите на календара на отпуските на хората - нови отпуски, редактирани отпуски, премахнати отпуски. Това е особено полезно за забелязване на заявки за отпуск, изпратени от вашите служители:
Освен това можете да решите да не получавате актуализации за ваканции, добавени от определени хора от екипа ви. Например, може да имате служител в отдел "Човешки ресурси", който отговаря за добавянето на отпуски в календарите на хората. Като игнорирате неговите актуализации, ще виждате само заявки, направени директно от други служители.
Подобно на резервациите, можете да получавате и дневно обобщение на почивките. Това е чудесно напомняне за ръководителите на екипи, за да видят кои от техните преки подчинени са извън офиса. Можете също така да настроите обобщение на висящите заявки за отпуск, за да сте сигурни, че служителите не чакат твърде дълго решение относно тяхната заявка за отпуск.
Последната опция в категорията "Ваканции" е пряк път. Включете я, за да позволите на служителите си да заявяват почивки директно от Slack, без да се налага да влизат в Teamdeck. Те просто ще трябва да напишат "/" във всеки канал, след което да изберат съответния пряк път - "Заявка за ваканция".
Ще се появи модален прозорец, който те трябва да попълнят:
При подаване на заявка за отпуск тя ще се появи в Teamdeck като чакаща заявка. Тя може да се появи и в Slack, ако актуализациите за отпуски са включени. Важното е, че когато някой от мениджърите промени статуса на тази заявка за отпуск на приета или отхвърлена, служителят също ще бъде уведомен чрез Slack:
Това е чудесен начин да създадете безпроблемен процес за обработка на заявките за отпуск на служителите.
Последната категория актуализации, които можете да изпращате в работното си пространство в Slack чрез интеграцията с Teamdeck, е свързана с времевите таблици. На първо място, можете да решите да изпращате актуализации за нови, редактирани или премахнати записи за време, които се появяват в работните листове на вашия екип:
Освен това можете да настроите и ежедневни известия, които да напомнят на служителите да попълнят своите графици.
Използване на Slack за управление на ресурсите може да бъде чудесен начин да повишите производителността си и да се уверите, че нито една важна актуализация не е останала незабелязана. Когато се комбинират, Teamdeck и Slack помагат на ръководителите на проекти и лидерите на екипи не само да планират задълбочено работата на екипите си, но и да я наблюдават в реално време без излишни затруднения.
Ако имате въпроси относно интеграцията на Teamdeck + Slack, пишете ни в чата. Ще се радваме да отговорим на въпросите ви и да ви помогнем да настроите връзката.
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Компаниите обикновено полагат много усилия за разпределяне на ресурсите. Искате всички да бъдат заети, като същевременно се уверите, че задачите им са ценни (което често означава платени) за компанията. Това става наистина трудно, когато екипът ви...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...