Когато преглеждате ресурси за ръководители на екипи и мениджъри, ще намерите много доказателства срещу микромениджмънта. "Спрете да управлявате членовете на екипа си!" "Служителите мразят мениджъри, които извършват микромениджмънт!" - означава ли това, че микромениджмънтът винаги е лош? В тази статия ще се опитаме да покажем, че микромениджмънтът наистина е потенциално вредна стратегия, но има ситуации, в които може да бъде ефективен.
Но първо нека определим какво всъщност представлява микроуправлението в условията на проекта.
Защо микромениджмънтът е в управлението на проекти?
Микромениджмънтът е стил на управление, при който контролирате екипа си и неговата работа много стриктно. В управление на проекти и ресурси, тя включва екипа, който се опитва да изпълни даден проект.
Макар че много заинтересовани страни по проекта (вътрешни и външни) могат да контролират прекомерно хората, които работят по проекта, в тази публикация в блога ще се съсредоточим върху ръководителя на проекта, който се занимава с микромениджмънт.
Преди да разгледаме недостатъците и предимствата (да, има и такива) на микромениджмънта при управлението на екип от проекти, може би ще искате да анализирате собственото си поведение и евентуално да признаете, че и вие сте микромениджър на проекти.
Вие сте микромениджър?
Като ръководител на проект ще трябва да наблюдавате работата на екипа си. Целта е проектът да бъде завършен успешно: навреме и в рамките на бюджета. Не е нужно много, за да се превърнат тези отговорности по наблюдението в прекомерен контрол. Ако разпознаете някои от тези поведения в собствената си работа, може би проявявате признаци на микромениджър:
- Планирате за екипа си всеки малък детайл от задачите му.
- Склонни сте да довършвате задачите на екипа си, защото "просто е по-бързо/добре, когато го правите вие".
- Екипът ви участва в чести срещи за състоянието и/или предоставя редовни доклади за състоянието.
- Знаете точно върху какво работят всички в екипа ви, но не задължително чувствате, че разбирате цялостното състояние на проекта.
- Въпреки че често жертвате своите баланс между професионалния и личния живот, нямате усещането, че имате време да мислите за стратегия.
- Опитвате се да контролирате всеки аспект на проекта: "Не е готово, докато аз не кажа, че е готово."
- Повечето елементи на вашия проект преминават през много редакции, преди да сте доволни от резултата.
Сега можете да кажете дали микроуправлението е изпреварило задълженията ви по управление на проекти. Нека обсъдим последиците от този стил на ръководство.[/vc_column_text]
Защо трябва да избягвате микромениджмънта като ръководител на проект?
Ще започнем с лошите новини, защото в повечето случаи микромениджмънтът наистина не е добър за членовете на екипа ви и за проекта, по който работят. Ето защо.
На първо място, това може да попречи на производителността. A проучване проведено от изследователи от Университета на Луисвил в Кентъки, се установява, че "натискът вреди на представянето, ако ви кара да обръщате внимание по начин, който е вреден за конкретната задача, която изпълнявате". Хората, участвали в проучването, когато са усещали, че са контролирани, са се фокусирали не върху резултата от задачата, а върху самата задача, което показва, че явното наблюдение може да окаже отрицателно въздействие върху изпълнението.
Ако сте склонни да контролирате служителите си прекалено много, може да се окаже, че организирате твърде много срещи, особено срещи за състоянието. В нашето ръководство за ефективно управление на срещи, предлагаме актуализациите на състоянието да се споделят в кратка писмена форма, а не по време на продължително събиране на всички служители.
Прекомерният контрол върху всеки аспект от работата на членовете на екипа също е вреден за морала на екипа. Хората са разочаровани или неангажирани, защото не чувстват, че имат самостоятелност, за да вършат работата си. В крайна сметка това може да доведе до голямо текучество в екипа на проекта или до конфликти между вас и екипа ви. От само себе си се разбира, че изграждане на доверие, което е толкова важно в условията на проекта, е много трудно.
Творчеството и страстта са ограничени. Членовете на екипа стават по-нерешителни и пасивни: в края на краищата, няма значение какво правят - техният премиер ще намери нещо, което да коригира, така или иначе. Микромениджърът може да смята, че това е опит за обучение на екипа, а всъщност никой не научава нищо.
Това не е мащабируем стил за управление на проекти. Прекарвате огромно количество време в редактиране/довършване/контролиране на задачи, които други хора вероятно са напълно подготвени да изпълнят. Невъзможно е едновременно да изпълнявате задълженията си по управление на проекти и да се опитвате да подобрите задачите на всички останали. С времето служителите ви може да станат зависими от вас, което допълнително ще забави напредъка на работата, която трябва да свършите заедно.
Кога микромениджмънтът е подходящ?
Микромениджмънтът на член на екипа може да бъде успешен подход, но само в няколко случая:
- A криза (истинска криза в рамките на проекта, а не осъзнаване по средата на деня, че "нещата вървят твърде бавно"). Когато изглежда, че графикът на проекта ви е застрашен поради внезапна промяна на приоритетите или недостиг на ресурси, може да се наложи да помогнете на екипа си с планирането и изпълнението на задачите.
- Необходимост от бързо запознаване на членовете на екипа със ситуацията. От време на време може да забележите, че някои хора от екипа ви имат нужда от допълнителен тласък. Може би те са нови в екипа и не разбират напълно задачите си или сложността на проекта? Тези служители може наистина да имат полза от това да наблюдавате активно работата им за известно време.
Имайте предвид, че за да бъде микроуправлението поне малко ефективно, то трябва да бъде краткосрочно решение.
Ето как да предотвратите микроуправлението в проекта си
В идеалния случай не искате да управлявате екипа си по микроначин. В същото време като ръководител на проект искате да сте сигурни, че задачите са изпълнени и проектът е насочен в правилната посока. По наше мнение можете да постигнете и двете цели, когато обърнете внимание на два ключови елемента на щастливите и продуктивни проектни екипи: прозрачност на проекта и видимост на служителите.
Прозрачност на екипа и проекта може да елиминира нуждата ви да контролирате членовете на екипа си. Как? Когато насърчавате откритата комуникация и се уверите, че хората разбират задачите си, не се налага да ги наблюдавате толкова внимателно. Ако възникнат някакви проблеми, те ще ви съобщят за тях и ще можете да ги разрешите заедно.
Възможно е обаче служителите ви дори да не виждат, че е необходимо да се предприемат някои коригиращи действия. Например, те може да работят по задачите си, без да осъзнават, че действителното време, което прекарват по тези задачи, все повече се различава от техните оценки. Това е нещо, което е трудно да се забележи в ежедневната работа, но може лесно да се разпознае, когато се погледне голямата картина. Ето защо е изгодно да имате видимост в работното натоварване на екипа ви, работните графици и наличността. Как да постигнете това, без да изисквате чести доклади за състоянието? Един от отговорите би бил да въведете софтуер за управление на ресурсите във вашата организация. Служителите ви могат да го използват, за да проследяват времето си и да проверяват проектите, които са им възложени, а вие като ръководител можете да наблюдавате представяне на екипа без да оказвате прекалено голямо напрежение върху членовете на екипа си.
Погледнете това изображение:
