Когато работите по няколко проекта едновременно, е нормално нещата да станат малко хаотични, нали?

Все пак на пазара има много решения, с които да следите проектите си и да се уверите, че работата на екипа ви е добре планирана. Ръководителите на проекти често използват софтуер за планиране на ресурсите, но какво да кажем за приложенията за управление на ресурсите? Необходимо ли е да се инвестира и в двата вида решения?

В тази публикация в блога ще споделим някои показатели, които вашата компания трябва сериозно да обмисли внедряването на софтуер за управление на ресурсите, за да планира и управлява по-добре работата на екипа си.

За всеки от признаците, които обсъждаме по-долу, ще ви покажем и как едно надеждно приложение за управление на ресурси може да ви помогне.

Преди да обсъдим конкретните проблеми, с които се сблъскват компаниите, нека накратко да обобщим какво представляват инструментите за управление на ресурсите.

Какво представлява инструментът за управление на ресурси?

Софтуерът за управление на ресурсите ви помага да планирате по-добре работата на екипа си и да измервате резултатите. Както подсказва името, фокусът тук е върху вашия екип:

Повечето приложения за управление на ресурси включват функции за планиране и разпределение на ресурсите. Можете да намерите и по-всеобхватни инструменти като Teamdeck, който съчетава планиране на ресурсите, проследяване на времето и управление на отпуските. Ако искате да го изпробвате, можете да регистрирайте се за безплатна пробна версия.

Сега нека да поговорим за предизвикателствата, пред които може да сте изправени:

Членовете на екипа ви се борят да завършат проектите навреме и в рамките на бюджета.

Съществуват множество причини за провала на проектите, но управлението на ресурсите може значително да ви помогне да реализирате успешно проектите си.

На първо място, трябва да разгледате разпределението на ресурсите и да се уверите, че правилните хора работят по правилните проекти.. Не е лесно да се справиш с това, когато имаш голям екип и голямо портфолио от проекти. За да сте сигурни, че сте избрали най-добрите служители за даден проект, е удобно да имате общофирмена ресурсен календар.

Такъв календар позволява лесно да се види кои служители са на разположение да се присъединят към вашия проект. Освен това добрият инструмент за планиране на ресурсите ще ви помогне да филтрирате членовете на екипа по умения, стаж или местоположение. Въз основа на това трябва да можете да разпределите правилните хора към проекта.

Друга причина за неуспешните проекти е невъзможността да се следи техният напредък. Софтуерът за управление на проекти често ви позволява да създавате диаграми на Гант, за да илюстрирате графика на проекта. Въпреки това трябва да проследявате работата на екипа си и чрез времеви таблици. Защо? Например, когато видите, че хората прекарват много повече време по дадена задача, отколкото е планирано, това може да е знак, че целият проект може да се забави.

Не сте сигурни в нивата на продуктивност и използване на служителите си.

Защо е използване на ресурсите толкова важни за благосъстоянието на екипа ви и за състоянието на проектите ви? От една страна, като работодател не искате екипите ви да бъдат претоварени. Софтуер за планиране на ресурсите като Teamdeck ви позволява незабавно да забележите извънреден труд в часовите листове на служителите си и да следите натоварване в реално време.

Календар на ресурсите в решение за планиране на капацитета

Балансираното използване на ресурсите е от решаващо значение и от гледна точка на бизнеса. Просто не можете да си позволите в екипа ви да има хора, които нямат достатъчно работа. Самите членове на екипа също са вероятност да се разочаровате за липсата на задачи. За съжаление, лесно може да пропуснете някои хора, когато нямате централизиран инструмент за планиране на ресурсите. Редовното измерване на използването на ресурсите в екипа ви е от съществено значение за поддържане на удовлетвореността на служителите ви и на рентабилността на бизнеса ви.

отчет за използването на екипа

Трудно ви е да оценявате състоянието на проектите си, преди да са завършени.

Как да разберете дали проектите ви вървят добре? Проверката на секцията "Изпълнено" в мениджъра на задачи на екипа ви е една от възможностите, но ние ви предлагаме да обърнете внимание и на времето, което екипът ви прекарва по даден проект.

Добра идея е да сравните предвидените часове на проекта с действителното време, което екипът ви проследява. В идеалния случай бихте могли да разгледате изменението на стойностите с течение на времето. Разгледайте тази графика, създадена в пакета за отчитане на проекти на Teamdeck:

Инструмент за управление на ресурсите - оценки спрямо актуални данни

Тъмнозелените стълбчета представляват очакваните часове за резервации на екипа ви. Светлозелените ленти са действителните часове, записани чрез приложение за проследяване на работното време. Можете да видите, че от началото на проекта хората отчитат малко повече часове от първоначално предвидените. Разликата между оценките и действителните стойности е била видима, но не толкова голяма. На 17 януари обаче екипът е проследил два пъти повече часове от очакваното. За мениджърите това е индикатор, че нещо в проекта не е наред. Може би е имало неочаквано искане за промяна от страна на клиента? Или може би някоя от задачите се е оказала много по-трудна от очакваното? Разбира се, няколко допълнителни часа не би трябвало да са нещо голямо в общия план, но представете си тази ситуация да продължи седмици или месеци. Без да използвате софтуер за проследяване на времето и мониторинг на управлението на ресурсите, може да не забележите, че проектът не е на прав път.

Вашият инструмент за управление на проекти не позволява планиране на ресурсите.

Повечето компании използват някакво приложение за управление на проекти. Това може да е обикновена дъска Kanban или цялостно решение с възможности за планиране на ресурсите. Ако обаче вашият инструмент за управление на проекти е фокусиран само върху задачите и основните етапи на проекта, ще ви е необходимо друго приложение, което да управлява проекта и екипа ви еднакво добре.

За щастие инструментите за управление на ресурси обикновено имат вградени интеграции с приложения за управление на проекти, публичен API или Zapier приложения.

Планирането на нови проекти е игра на догадки.

Това може да е така по няколко причини. Вече споменахме, че разпределението на ресурсите е значително предизвикателство за ръководителите на проекти. Друг проблем е, че много компании работят по няколко проекта едновременно. Без инструмент за планиране на ресурсите лесно може да се стигне до двойно назначаване на хора или до конфликти при планирането на проекта. И накрая, планирането на проектите е изключително трудно, когато нямате видимост за наличността на служителите и планираните им отсъствия. Представете си, че резервирате програмист за бързо развиващ се проект, само за да разберете, че той има двуседмичен отпуск точно по средата на проекта.

Както можете да си представите, приложенията за управление на ресурсите могат да ви спестят всички тези проблеми, стига да предлагат функции за управление на отпуските в допълнение към възможностите за планиране на ресурсите.

С помощта на Teamdeck можете да показвате графиците, наличността и отпуските на всички. По този начин можете да планирате проектите си с по-голяма увереност. Какво да правите, ако се налага да правите промени? Teamdeck има възможност за плъзгане и пускане наnline календар за планиране, така че да можете лесно да редактирате графика и да се върнете към управлението на екипа си.

Екипите ви по човешки ресурси използват електронни таблици и хартиени формуляри, за да следят наличността и отсъствията на хората.

Вече знаете, че някои инструменти за планиране на ресурсите съчетават планирането с управлението на отпуските (система за управление на отпуските). Това е чудесна възможност да издигнете процесите по управление на човешките ресурси в компанията си на следващо ниво.

За съжаление много екипи все още разчитат на електронни таблици и неструктурирана комуникация, за да управляват отпуските си. Това не е ефективно за всички участници в процеса: служителите смятат, че изпращането на молба за отпуск отнема време, а мениджърите могат лесно да се изгубят в хаоса.

В резултат на това мениджърите на проекти може да имат много малка видимост за наличността на ресурсите и планираните отсъствия. Разбира се, това може да доведе до скъпоструващи грешки при планирането. Ефективно управление на ресурсите и планирането на капацитета е възможно само когато знаете кой от екипа ви е на разположение и кога. 

С Teamdeck служителите могат да поискат отпуск само с няколко кликвания. Всяко прието отсъствие се вижда в календара на ресурсите, така че ръководителите на проекти могат да го вземат предвид при планирането на нови проекти.

Проследяване на свободното време на служителите с функция за искане на отпуск

Нямате никаква представа колко часа седмично полагат служителите ви за издаване на фактури и за други дейности.

Разбирането на броя на платените и неплатените часове, които екипите ви отчитат, е от съществено значение за мониторинг на рентабилността на проекта. След като видите разбивката на часовете, можете да се опитате да търсите оптимизации и например да намалите часовете, които не се заплащат, с повишаване на ефективността на срещите на вашия екип.

Как да изчислим платените часове? В Teamdeck служителите могат да поставят етикети като "неплатим" на своите записи, когато проследяват времето си. Всичко, което трябва да направите като ръководител, е да създадете прост отчет за анализ на избрани екипи или проекти. Нещо повече, можете да използвате същия отчет, за да изчислите заплатите на служителите или сумата, която трябва да начислите на клиента си.

Изчисляване на часовете, за които може да се плати, за проекта на клиента със софтуер за планиране на ресурсите&#039

Как да намерите най-добрия софтуер за управление на ресурсите за вашия екип?

Надяваме се, че виждате, че софтуерът за управление на ресурсите може да бъде чудесно допълнение към инструментариума на вашия екип. Сега трябва да намерите подходящия инструмент за вашия екип. Предлагаме ви да започнете, като прочетете преглед на популярни инструменти за планиране на ресурсите. Използвайте го, за да сравните характеристиките и цените на различните облачни инструменти, които се предлагат на пазара.

Може би ви е харесало това, което видяхте в тази публикация в блога, и искате да научите повече за Teamdeck в частност? Насрочете обаждане с Аниела, нашият експерт по успеха на клиентите. Тя ще ви покаже най-важните функции на Teamdeck и ще ви обясни как можете да оптимизирате процесите в компанията си, като възприемете управлението на ресурсите.

Teamdeck е международно разпознаваема софтуер за управление на ресурсите избран от Hill-Knowlton и Stormind Games

Свързани публикации

Мениджърите на проекти винаги търсят софтуер за управление на ресурсите.
Управление на проекти, Кутия с инструменти

Планиране на ресурсите - как да изберем правилния продукт?

Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...

Онлайн графикът за планиране винаги е по-добър от хартиения календар и спестява време
Управление на проекти, Кутия с инструменти

Планиране на онлайн календара - планирайте по-добре графика на екипа си

Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...

Най-добрите приложения за управление на времето за управление на проекти и задачи
Производителност, Кутия с инструменти

Най-добрите приложения за управление на времето - Перспективата на софтуерната къща

Като софтуерна къща сме тествали много, може би най-добрите приложения за управление на времето. В ИТ и софтуерния бизнес - който има предимно бизнес клиенти от САЩ и Великобритания - сме свикнали да работим с абсолютно...