Организациите по света са изправени пред някои общи предизвикателства като разпределение на ресурсите, управление на работното натоварване или планиране на капацитета. Нещата се усложниха още повече, когато поради пандемията от коронавирус много компании трябваше да преминат към работа от разстояние.
Тази ситуация е истинско изпитание за инструментариума на всяка компания: разполагате ли с подходящите инструменти (приложения, шаблони, процедури) за управление на работата на екипа? В много случаи се оказва, че процесите, на които са разчитали (напр. съхраняване на данни за дните за отпуск в таблица на Excel), не са достатъчно надеждни и изискват твърде много усилия за управление.
Teamdeck е инструмент, който помага на компаниите да решават управление на екипа на проекта въпроси, свързани с планиране на работата, управление на портфолио от проекти, както и оценка на цялостния ефективност на екипа.
Наскоро помолихме нашите клиенти да споделят своите истории и да ни информират за предизвикателствата, с които вече не се сблъскват благодарение на Teamdeck. В тази публикация в блога ще изброим някои от типичните проблеми, свързани с управлението на екипи, които можете да решите, като внедрите нашето приложение във вашата организация.
Компаниите се сблъскват с различни видове конфликти при планирането на проекти. Когато те са управление на множество проекти наведнъж, графиците им могат да се сблъскат. Друг често срещан източник на конфликти е назначаването на хора по проекти, въпреки че тези членове на екипа имат планирана почивка през този период. Още един проблем ще възникне, когато графикът на проекта ви не отчита ограничените (или променящите се) наличие на служители на непълно работно време или лица на свободна практика.
За да сте сигурни, че няма да ви се налага да работите по конфликти в графика, трябва да координирате проектите с хората и тяхната наличност (обичайно работно време, планиран отпуск). Не е лесно да се жонглира с всички тези фактори, когато планирате работата с помощта на електронни таблици или софтуер за управление на проекти, който не отчита наличността на хората.
Сърцевината на Teamdeck е календар на ресурсите - единствен източник на истината за натовареността и наличността на екипа ви. Само с един поглед към резервациите можете да разберете кой може да поеме повече задачи и кой вече е затрупан със задължения. Можете също така да видите планираните отпуски на всички и точните часове, в които тези членове на екипа са на разположение във всеки един ден.
Отидете в календара на ресурсите на Teamdeck, за да видите резервациите на всеки член на екипа, таблиците с работното време, ежедневната наличност и планираните отпуски.
Планирането на нови проекти и коригирането на съществуващите графици е много по-удобно, когато имате достъп до цялата необходима информация.
Teamdeck промени изцяло начина, по който планираме работата си. Сега имаме ясен поглед върху всички проекти и капацитета ни за нова работа.
Сам Ментър, Mace & Menter
Определяне на обхват на проекта и създаването на диаграма на Гант е едно нещо, но адаптирането на този график към наличността и капацитета на екипа е стъпка, която не може да бъде пренебрегната, ако искате да реализирате успешно проекта си. Teamdeck е чудесен инструмент за намиране на наличните хора, които да се присъединят към новия ви екип по проекта: можете да създадете план на високо ниво на вашия проект и да управлявате конкретни задачи в предпочитания от вас софтуер за управление на проекти.
Когато става въпрос за разпределение на ресурсите, Teamdeck улеснява избора на правилните хора за работа. Можете да филтрирате списъка на служителите си по различни категории (умения, опит, местоположение), за да намерите оптимална група от ресурси.
Идентифицирането на хората, които могат да се присъединят към екипа на проекта, е много лесно с помощта на персонализирани категории като длъжност или ниво на опит.
Възлагането на тези хора на вашия проект също е лесно: просто трябва да добавите резервация към тяхната времева линия. Не сте сигурни дали проектът в крайна сметка ще получи зелена светлина? Можете да добавяте и предварителни резервации.
Грубото планиране се извършва много лесно с Teamdeck. Ефективно, просто, ясно.
Франсоа Вюи, Viscom Engineering AG
Нека си представим, че се занимавате с разработване на софтуер. Колкото повече приложения създава екипът ви, толкова по-голяма е печалбата на компанията - вероятно трябва да намерите проекти за всички в екипа си. В същото време трябва да внимавате за работното натоварване, тъй като щастието на служителите ще бъдат засегнати от него. Претоварените членове на екипа няма да са доволни (нито продуктивни), недостатъчно използване също не е голям.
Виждате, че планирането на ресурсите е балансирано действие: трябва да вземете предвид нуждите на проекта, капацитет на вашия екип, както и да се уверите, че натовареността на екипа се разпределя справедливо. Измерване на използването на ресурсите е много полезен, тъй като дава цялостна представа за работното натоварване на всички, но е трудно да се изчисли без подходящите инструменти.
Когато създадете акаунт, получавате достъп до набор от отчети, който ви позволява да получите задълбочени анализи на екипа, включително отчет за използването на ресурсите.
Отчетите на Teamdeck ви позволяват да сравнявате наличността на хората с планираната работа (резервации) и действителното работно натоварване (таблици за работното време).
Можете да анализирате използването на всички във вашата компания или да разгледате по-отблизо конкретни екипи или роли.
Един от нашите клиенти каза: С помощта на Teamdeck вече знаем не само наличността на ресурсите, но и можем да проследяваме използването на екипа и часовете, които могат да се заплащат, спрямо тези, които не могат да се заплащат., което е добър повод да преминем към друго предизвикателство в нашия списък: проследяване на времето.
Може да има много причини да въвеждане на проследяване на времето във вашата организация, но важна мотивация би било да оцените каква част от времето на екипа ви се изразходва за платени задачи. Защо трябва да анализирате това? На първо място, може да успеете да идентифицирате неплатими елементи от ежедневната работа на вашия екип, които биха могли да бъдат оптимизирани (много екипи губят много време за непродуктивни срещи). Второ, това може да ви накара да преработите договорите си или дори да коригирате бизнес модела си и в резултат да подобрите крайните резултати от дейността си.
Въпреки че можете да поискате от служителите си да попълнят хартиен работен график или да запишат часовете си в таблица на Excel, и за двете страни е много по-удобно да използвате специално приложение.
С Teamdeck е лесно да разграничите часовете, които подлежат на заплащане, от тези, които не подлежат на заплащане. Всеки запис на време може да има набор от тагове, които да обозначават естеството му (напр. платени, работа от дома, одобрен извънреден труд). Самото проследяване на работното време не е притеснително за служителите, тъй като те могат да използват удобен мобилно проследяване на времето.
Мобилното приложение за проследяване на работното време на Teamdeck ще помогне на служителите ви да следят работата си.
Благодарение на мощните функции за отчитане на Teamdeck можете да изчислите точно колко пари са генерирали проектите ви за даден период въз основа на проследените платени часове и заплатите на екипа ви.
Той е прост, изчистен, лесен за използване и има справедлива цена. Не е претоварен с функции, които не интересуват никого. Това е продукт, фокусиран върху конкретни нужди.
Габриела, Форми на Ameeba
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Компаниите обикновено полагат много усилия за разпределяне на ресурсите. Искате всички да бъдат заети, като същевременно се уверите, че задачите им са ценни (което често означава платени) за компанията. Това става наистина трудно, когато екипът ви...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...