Независимо дали сте ръководител на проект или главен изпълнителен директор на компания, най-вероятно искате да знаете как се справя екипът ви. Като ръководител на екипа вие сте отговорни за задаването на посоката и изразяването на очакванията, така че, естествено, искате да знаете дали служителите ви ги изпълняват.
Разбира се, винаги можете да оценявате работата на екипа въз основа на някакви основни етапи или резултати. Например, ако говорим за екип по проект, можете да твърдите, че ефективността му може да бъде измерена въз основа на това дали проектът е бил успешен.
За съжаление подобна оценка има някои съществени недостатъци. На първо място, тя може да бъде подвеждаща. Проектите се провалят поради множество причини, така че не можете да разберете много въз основа на самия резултат: трябва да се задълбочите. На всичкото отгоре, когато оценявате екипа си само след приключването на даден проект, пропускате възможността да оптимизирате и подобрите работата му. Ето защо в тази публикация в блога ще ви покажем как да наблюдавате редовно работата на екипа и да идентифицирате възможностите за подобрение.
Всички отчети, показани в тази статия, могат лесно да бъдат конфигурирани в Teamdeck. Това е решение за управление на ресурсите, което се използва от десетки агенции, консултантски фирми или компании за разработка на софтуер (някои от тях използват Teamdeck.io като приложения за управление на времето, други - като инструменти за планиране на ресурсите). Това приложение ви позволява да разпределяте служителите си по различни проекти, да проследявате времето им и да управлявате тяхната наличност. Надеждният набор от отчети е една от най-силните характеристики на Teamdeck: той дава възможност на ръководителите на екипи да получат по-добра представа за това как работят техните екипи и колко ефективни са те. Въз основа на тези отчети PM и мениджърите могат да вземат по-добри решения, подкрепени с данни.
Можете да използвате отчетите на Teamdeck, за да оценявате различни аспекти на ефективността на екипа си. Прочетете, за да получите инструкции стъпка по стъпка как да създадете всеки от представените по-долу отчети за работата на екипа. Можете също така да насрочите разговор с някой от нашите експерти по управление на ресурсите: заедно ще създадем за вас перфектното табло за отчитане, за да измервате ефективността на екипа си.
Производителността на служителите е чудесен показател за измерване на това колко пари носят служителите на компанията. Наблюдението на този показател ще бъде полезно и ако една от бизнес целите ви е да изчислите най-печелившите проекти/клиенти, което е често срещана необходимост за агенции или консултантски фирми. Нека да отворим отчет, в който вече е зададена метриката "Производителност на служителите".
Teamdeck предлага няколко шаблона за отчети. Един от тях, наречен Ключови показатели за ефективност, е особено полезен за създаване на отчети за работата на екипа. Влезте в профила си, отидете в раздел "Отчети" и създайте нов отчет, като използвате този шаблон.
Ще видите таблица, наречена Ключови показатели за продажбите. Тук можете да проследите няколко ключови показателя за ефективност:
Формулите за тези показатели вече са предварително дефинирани в Teamdeck, но можете да ги редактирате, като кликнете върху Метрики и изберете формулата, която искате да промените.
Когато генерирате този отчет за първи път, ще видите, че той е празен. Това е така, защото трябва да попълните Вътрешна ставка и Външна ставка първо колони. Те работят като клетките на Excel: просто въведете правилната стойност. Вътрешната ставка е колко пари печели вашият служител за един час работа. Външната ставка е сумата, която взимате от клиентите си за един час работа.
Можете да определите една тарифа за целия екип или да разширите таблицата и да зададете свои собствени тарифи на всички във вашата компания. Докато попълвате клетките, ще видите, че останалата част от таблицата се актуализира автоматично. Знаейки тарифите на вашия екип, Teamdeck може да изчисли останалата част въз основа на времевите листове на хората.
На изображението по-горе са представени средните ставки за всички екипи по проекта.
Можете също така да проследите възвръщаемостта на инвестициите на всеки отделен служител: ако сте доволни от производителността му, но не сте доволни от възвръщаемостта на инвестициите, това означава, че можете да подобрите стратегията си за ценообразуване. Подобен анализ ви помага да получите наистина ценна информация: съдейки само по печалбата, бихте могли да кажете, че производителността на екипа ви не е на ниво. По-внимателното разглеждане обаче ви позволява да видите, че трябва да таксувате малко повече за услугите си.
В предишните параграфи обсъдихме как да изчислите възвръщаемостта на инвестициите за вашите проекти и отделните членове на екипа. Сега е време да създадем проста диаграма, която ще ви помогне да оцените стойностите на ROI една до друга:
Можете да видите с един поглед кои проекти са генерирали най-висока възвръщаемост на инвестициите през предходните седмици или месеци.
Освен това можете да изчислите възвръщаемостта на инвестициите за различните роли в компанията. Почасовите ставки обикновено се различават за различните длъжности. Създайте таблица, за да измерите кои служители са отговорни за генерирането на най-голяма печалба за вашия бизнес.
Разработчиците на Frontend са генерирали 21% от общата възвръщаемост на инвестициите на вашата компания.
Един от най-важните признаци за ефективен екип е, че той е в състояние да изпълни прогнозите си. Ето защо отчетът "оценки спрямо актуални стойности" е добър начин за измерване на ефективността.
В Teamdeck се съхраняват данни за планираните часове (резервации), както и за действителното работно време (фишове). Една проста стълбова диаграма може да ви покаже разликата между тях:
Обърнете внимание, че тази диаграма е разделена на проекти и след това на хора. Добре е да анализирате данните си и на двете нива. Разбира се, ще искате да проследите оценките спрямо действителните стойности на ниво проект, тъй като те съответстват пряко на бюджета на проекта.
Разглеждането на подробните данни обаче може да ви помогне да разберете по-добре ситуацията. Погледнете изображението по-горе: проектът за уебсайта ACME (първият отляво) има повече проследени часове, отколкото се очакваше. Анализирайки всеки член на екипа обаче, можете да кажете, че само един от тях е надхвърлил резервациите. Подробната оценка може да ви даде ценна представа за работата на екипа ви и за работата в екип.
След като вече знаете какво се е случило, може би искате да знаете. как се случи това. За да направим това, ще се опитаме да проучим представянето на екипа във времето. За целта създайте линейна диаграма, сравняваща резервациите с таблиците за работно време:
Тук можете да видите представянето на 3 различни лица за един месец. Отново имате възможност да разгледате отблизо всеки служител. Вземете например Дейвън. До средата на месеца той записваше по-малко часове от предвидените. Обикновено това не е нещо, за което трябва да се притеснявате, тъй като хората са склонни да добавят предпазен буфер в оценките си.
В един момент обаче те започнаха да записват значително повече проследени часове, отколкото се очакваше от прогнозата. Знаейки какво и как се е случило, можете да стигнете до източника на този проблем: може би някой друг се е разболял и Дейвън е трябвало да положи допълнителни часове? Или може би работата му е била по-бавна по някакви лични причини? Така или иначе, сега сте в състояние да проучите допълнително тази ситуация, вместо да правите прибързани заключения.
Можете също така да сравнявате прогнозите с актуалните стойности в таблица. Това е особено удобно, когато импортирате в отчета и описания на резервации и времеви таблици:
Описанията ви дават повече информация за това, с което са се занимавали членовете на екипа ви. Разглеждайки изображението по-горе, можем да видим, че Роуз е работила почти според плана, когато е работила сама, подготвяйки активите. Взаимодействията ѝ с клиента (работни срещи или прегледи на активите) отнемаха значително повече време от очакваното. Това е много ценно прозрение и може би нещо, което да обсъдите с Роуз на срещата ѝ 1 на 1.
Разбира се, това не са единствените диаграми за работата на екипа, които можете да генерирате с Teamdeck. В зависимост от бизнес вертикалата и структурата на компанията можете да създадете още много отчети, за да следите ефективността на екипа си. Подходът, основан на данни, е справедлив към служителите ви и предоставя възможности за подобрение.
Готови ли сте да получите повече информация за работата и производителността на екипа си? Регистрирайте се за безплатна пробна версия на Teamdeck и започнете да събирате данни, които са изключително ценни за вашия бизнес. Ще си благодарите по-късно.
Компаниите обикновено полагат много усилия за разпределяне на ресурсите. Искате всички да бъдат заети, като същевременно се уверите, че задачите им са ценни (което често означава платени) за компанията. Това става наистина трудно, когато екипът ви...
Уважаема общност на Teamdeck,Докато пътуваме заедно в динамичния свят на управлението на проекти и планирането на ресурси, нашият ангажимент да предоставяме прозрачни услуги, основани на стойността, остава непоколебим. Постоянно сме се стремили да предлагаме основните си услуги на конкурентни цени, с...
