Когато управлявате агенция или софтуерна компания, в която екипът ви работи по няколко проекта едновременно, може да се окаже предизвикателство да сте в крак с всичко. Дори ако управлявате един проект като ръководител на проект, често може да се затруднявате с наблюдението на различните му елементи.
Какво ще научите от тази статия:
Само ако имаше начин да получите информативен преглед на състоянието на проекта, без да се налага да се ровите дълго време в приложението си за управление на проекти.
За щастие, таблата за управление на проекти предлагат възможност да направите точно това - те служат като единственото място, където можете да проверите критичните ключови показатели за ефективност и да оцените напредъка на проекта си. Те също така се превръщат в единствен източник на истината за състоянието на проекта - нещо, което лесно можете да споделите с клиента или мениджърите си. Обикновено таблото за управление на проекти се състои от множество уиджети - графики, точки с данни или таблици - които се отнасят до различни елементи на проекта.
В тази публикация в блога ще ви разкажем малко повече за ползите от таблата за управление на проекти и ще ви дадем няколко съвета как да създадете такова табло.
На първо място, наличието на табло за управление на проекти спестява много време на хората, които го използват. Например като ръководител на екип обикновено трябва да проверявате множество отчети/екрани в проекта си. инструмент за планиране за да получите цялостна представа за състоянието на даден проект. От друга страна, ръководителите на проекти често трябва да прекарват часове всяка седмица в изготвяне на доклади за състоянието на проекта и съставяне на ключови показатели за ефективност. Информационните табла улесняват създаването на автоматично обновяващ се "отчет" с данни в реално време и прозрения, съобразени с конкретна аудитория.
Говорейки за персонализирани прозрения, трябва да кажем, че макар инструментите за управление на проекти и ресурси обикновено да са проектирани така, че да предоставят на потребителите си ценна информация, те все пак трябва да задоволяват нуждите на много екипи. В резултат на това таблата или отчетите по подразбиране, предлагани в тези приложения, може да не са особено полезни за вашия екип. Полезно е да създадете персонализиран управление на проекти и ресурси табло за управление или дори няколко от тях - всяко подготвено да служи за определена цел. Например финансовият директор на вашата компания може да се интересува от различни показатели, отколкото клиентът.
Информационните табла за управление на проекти, насочени към клиента, също ще бъдат много удобни за вас. Не само ще спестите време за изготвяне на нови отчети от време на време, но и заинтересованите страни по проекта ще могат да разгледат таблата и лесно да разберат какво се случва в проекта. Освен това добре проектираното табло за управление ще накара компанията ви да изглежда много добре в очите на клиента.
И накрая, анализът на таблото за управление на проекта е чудесна възможност да идентифицирате възможности за подобрение, които иначе може да пропуснете. Погледът от птичи поглед върху различните аспекти на проекта може да ви накара да се замислите за решения, които все още не сте обмисляли. Да кажем, че таблото ви за управление на проекта включва прозрения за използване на ресурсите и изпълнени задачи. Това ви позволява да ги сравните и например да забележите, че някои задачи са изостанали, но не всички членове на екипа са използвани оптимално и те лесно биха могли да поемат повече задачи.
Когато съставяте персонализирано табло за управление на проекта, не трябва да забравяте някои ключови характеристики на ефективните табла за управление.
Като начало, истински мощните табла за управление съдържат само съответната информация. Ето защо е полезно да започнете със списък на показателите/елементите, които наистина трябва да показвате, или отговорите, които искате да получи таблото за управление на проекти. В противен случай може да се окаже изкушаващо да добавите няколко допълнителни цветни диаграми, за да изглежда таблото за управление по-"професионално". За съжаление, това няма да помогне на членовете на екипа ви да различат ценните прозрения от шума. Отново имайте предвид, че можете да изготвяте различни видове табла, предназначени за различни аудитории и съдържащи само елементите, които са най-важни за тях.
Информационното табло на проекта ви трябва да бъде лесно сканиране. Когато подготвяте отделните уиджети или диаграми, които ще се появят на таблото за управление, винаги се уверявайте, че те са четими. Информацията трябва да е ясна от пръв поглед, без да се налага да четете сложни таблици или да правите умствени изчисления. Винаги можете да помолите член на екипа за обратна връзка относно възможността за сканиране на таблото за управление.
Винаги обръщайте внимание на това дали таблата ви за управление съдържат или не точни данни. В противен случай липсва цялата цел на таблото за управление. Използвайте само надеждни източници на данни и, ако е възможно, проектирайте таблото за управление на проекта така, че да представя прозрения в реално време.
Може би се чудите: как да създадете табло за управление на проекта. Трябва ли да инвестирам в специален инструмент за табло за управление?
Всъщност има няколко варианта, които можете да следвате:
По подразбиране Teamdeck се предлага с лично табло за управление, достъпно за всеки потребител с права на ниво мениджър, където можете да проверите основни данни като:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
За да създадете персонализирано табло за управление на проекти, трябва да създадете отчет. Отчетите на Teamdeck работят като табла в смисъл, че можете да използвате различни елементи, за да създадете история, базирана на данни в реално време. Освен това можете да генерирате връзка и да споделите отчета си с клиента или със заинтересованите страни по друг проект.
Ето някои примери за елементи, които могат да бъдат показани в таблото за управление/отчета на проекта на вашия екип:
Научете как да създадете тази диаграма с Teamdeck - прочетете нашите ръководство за доклади за състоянието на проекта.
Научете как да създадете тази диаграма с Teamdeck - прочетете публикацията в блога ни за проследяване на разходите по проекта.
Разбира се, с помощта на Teamdeck можете да създавате много различни видове диаграми и таблици. Можете сами да изпробвате приложението, като регистриране за безплатна пробна версия тук. Като алтернатива можете да насрочете разговор с Аниела, нашият експерт по успеха на клиентите. Тя ще ви покаже различните възможности на Teamdeck, когато става въпрос за представяне на данни за представянето на вашия екип.
Календарът на ресурсите (или календарът за управление на проекти, или календарът за планиране на проекти, софтуерът за планиране на ресурсите) ви позволява да планирате, управлявате и разпределяте ресурсите по-ефективно и ефикасно - особено ако Microsoft Excel е имал водеща роля във вашето...
Каква е крайната цел на ръководителите на проекти? Да изпълняват успешно проектите си. Самите мениджъри на проекти признават, че това не се случва често: според последното проучване Pulse of the Profession по-малко от 60% от проектите са завършени или...
Управлението на капацитета е стратегия, използвана от предприятията, за да се използва по най-добрия начин ефективността на производството по отношение на търсенето на услуга или продукт. Крайната цел на управлението на капацитета е да: да се идентифицират и...