Смятате ли се за зает мениджър?
Ако е така, кое описание ви подхожда повече?
Надяваме се, че виждате, че тези два начина за обяснение на термина "зает" имат много различни конотации. Има вероятност като ръководител често да сте заети в смисъл, че имате неща за вършене. Ще имате цели и приоритети, а екипът ви ще търси съветите ви. Да сте винаги заети обаче е нещо, което определено можете да избегнете с успешни стратегии за управление на времето.
В тази публикация в блога ще споделим нашите съвети за управление на времето. Някои от тях са сравнително лесни за прилагане, а други ще изискват сериозна преоценка на работните ви навици. Убедени сме обаче, че умението да управлявате времето си ефективно си заслужава усилията.
Препоръчваме ви да започнете да подобрявате уменията си за управление на времето, като анализирате работните си навици. Защо сте заети? Може би всеки ден прекарвате часове в седене по време на срещи? Или често превключвате контекста, опитвайки се да се справите с нови задачи и предизвикателства веднага щом се появят? Опитайте се да оцените начина си на работа и да откриете потенциални области за подобрение.
Как да подходим към такъв анализ? Ако вашата компания използва софтуер за проследяване на работното време на служителите, може би ще можете да разчитате на исторически данни. В противен случай отделете няколко дни, за да записвате с какво се занимавате и колко време ви отнема това. Можете също така да се опитате да уловите червените знамена: стрес, отрицателна обратна връзка от екипа ви, невъзможност да изпълнявате важни задачи навреме. Все още ще се опитваме да ви убедим да възприемете правилното проследяване на времето (вж. съвет #7), но бързите бележки могат да бъдат добро начало за разбиране на причините за вашата заетост.
Можете ли да изброите основните цели, които искате да постигнете през тази седмица/месец/тримесечие? Можете ли да кажете за коя обща цел допринася настоящата ви задача? За да бъдете продуктивен ръководител, трябва да имате ясни цели, съгласувани с целите на компанията и екипа. Прекарването на няколко дни в проектиране на цели за вашия екип и за вас самите може да ви спести много време в дългосрочен план. Ще ви е по-лесно да останете фокусирани и мотивирани, когато знаете, че работите за постигането на конкретна, измерима цел. Освен това ще можете успешно да избягвате губенето на време - дейности, които може да изглеждат спешни, но в действителност нямат много общо с успеха на екипа ви.
След като сте определили целите, трябва да очертаете и приоритизирате задачите, които ще ви доведат до тях. Като ръководител вероятно ще работите само по някои от задачите, затова се постарайте да изберете тези, които наистина изискват вашия опит. Ако искате да прочетете повече за техниките за приоритизиране, разгледайте нашето ръководство за приоритизиране на задачите на проекта.
Докато говорим за приоритети и управление на времето, е изключително важно да запомните, че трябва да се придържате към приоритетите си. С риск да прозвучи като глупост: не работете върху неща само защото са вълнуващи!
Нека представим един сценарий: представете си, че сте старши мениджър в творческа агенция. Започнали сте кариерата ви като UX дизайнери все още цените усещането за поток, когато работите върху телеграмите. Настоящата ви работа изисква да преглеждате всички творчески предложения, направени от вашата агенция, и да работите с екип от специалисти по UX и илюстратори. Вярвате, че те са страхотни в работата си, но все пак обичате от време на време да се намесвате и да поемате някои проекти. Този тип поведение е признак на микроуправление, но също така може да се окаже, че това е ужасно за вашата продуктивност.
Не се опитваме да кажем, че трябва да посветите дните си на обикновени задачи - в идеалния случай ще ви вълнуват и основните ви управленски задължения. Въпросът е да не изоставате и да се доближавате с една стъпка до постигането на целите си. Въпреки това, ако се чувствате разочаровани от настоящите си отговорности и предпочитате да проучите различни кариерно развитие в други технологии, това може да е знак, че трябва да разгледате по-отблизо тази нужда.
Нови имейли в пощенската ви кутия, известия от Slack, служители, които влизат в офиса ви с "мога ли да отделя минутка?" - сигурни сме, че повечето мениджъри могат да изброят много потенциални прекъсвания, които се случват през работните им дни. Като мениджър вероятно няма да избегнете всички разсейващи фактори, но можете да ги управлявате по-ефективно. Определете някои правила, както за вас, така и за вашия екип. Например може да решите да проверявате електронната си поща само два пъти на ден и да разглеждате всички спешни имейли незабавно, вместо да ги "отбелязвате" със звезда и да ги оставяте за по-късно. Друга идея е да планирате в календара си период "не прекъсвай". Той може да направи чудеса за вашата продуктивност, стига да го посветите на целенасочена работа.
Някои хора работят най-добре, когато слушат музика на звукоизолирани слушалки. Други ценят малките ритуали в началото на целенасочената работа - например приготвянето на зелен чай. Можете ли да идентифицирате неща и обстоятелства, които подпомагат фокусирането ви? Знанието за това какво ви поставя в състояние на поток ще ви помогне изключително много при управлението на времето, стига да следвате и следващия съвет.
След като осъзнаете какво подпомага производителността ви, възползвайте се от него. Ако сте най-продуктивни преди обяд, определете времеви блок, посветен на задълбочена работа. Ако се затруднявате с творческите задачи през втората половина на работния ден, планирайте ги за ранните часове. Познаването на моделите на продуктивност и използването им в максимална степен е в основата на отличното управление на времето.
Говорихме много за анализирането на вашите работни навици и модели на продуктивност. Знаете ли какво ще ви помогне да ги забележите? Проследяване на времето. Разбира се, не става дума за фишовете за работно време, които подписвате в края на седмицата или месеца, само за да спазите указанията на вашата организация. Те често са безполезни за измерване на каквото и да било. Но ако попълвате хронограмата си в реално време с помощта на надеждна приложение за проследяване на времето, можете да научите много от тези данни. Ще видите как прекарвате времето си на работа: колко време отива за текущи задачи, за управление на екипа или за потенциални разсейвания. С тези знания под ръка можете да направите оптимизации: да прегърнете ефективно управление на срещи, изпробвайте различни техники за управление на времетои да премествате нещата в календара си.
Допълнително предимство: ако използвате проследяване на работното време в целия екип, можете да получите повече информация за производителността на служителите си и да следите напредъка на проектите им. Прочетете повече за управление на графиците.
Когато търсите оптимизации в графика си, не трябва да забравяте за екипа си. Естествено, все още ще имате нужда от време, за да разговаряте с тях, да им давате обратна връзка и да им помагате да се развиват професионално. Добре е предварително да определите време за индивидуалните си срещи, за да не забравите за тях или да ги планирате в неоптимален времеви интервал. Сближаването и общуването с екипа ви е важно по много причини, но една от тях е свързана пряко с управлението на времето. Знаейки повече за силните и слабите страни на съотборниците си, ще знаете по-добре на кого да делегирате дадена задача.
Какво се случва с календара ви, когато имате "празен" ден? Най-вероятно хората започват да планират срещи, мозъчни атаки, интервюта за работа с потенциални служители и т.н. Разбира се, понякога просто се налага да участвате в среща, но можете да го направите при вашите условия. Използвайте онлайн календара си, за да блокирате времето, което вече знаете, че ще посветите на определена дейност, напр. целенасочените си работни сесии. Това не означава, че трябва да блокирате целите си дни само защото не искате да бъдете обезпокоявани от срещи или други искания. Както казахме, няма да можете да ги избегнете веднъж завинаги. Това, което със сигурност можете да направите, е да поставите най-важните си дейности в календара и да оставите известно време за другите, за да ги резервирате.
Очертани цели? Задачите са приоритизирани? Чудесно! Сега е време да се уверите, че вие и вашите съотборници имате достатъчно работа през деня. Поддържане на оптимална използване на ресурсите е от решаващо значение: не искате да претоварвате служителите си (или себе си), но също така трябва да избягвате недостатъчното им използване.
Как това се отразява на управлението на времето ви? Като ръководител трябва да сте готови да делегирате някои задачи на своите съотборници. Когато не сте сигурни за работното им натоварване, можете неволно да окажете допълнителен натиск върху някого, който и без това има много работа.
Сега може би се чудите: как да проследявам натовареността и използването на работната сила? Не става въпрос за това да гледате служителите си в очите, търсейки признаци на умора. A планиране на ресурсите като Teamdeck ви дава надежден начин за проследяване на графиците на хората и оптимизирането им за по-добра продуктивност. Също така ще можете да следите собствения си график и щом видите, че той става напрегнат, можете предварително да делегирате задачи на екипа си.
Инструменти за планиране на ресурсите като Teamdeck ви дават отлична видимост за работното натоварване на екипа ви, времевите таблици и отпуските. Звучи ли ви като добро решение за вашия екип? Пишете ни и насрочване на демонстрация на продукта с Джоана.
Претоварването с работа се отразява зле на благосъстоянието ви и може да се отрази на личния ви живот. Заетите мениджъри също така се справят по-зле с работата си - управлението на екипи. Изследвания ("Изследване: Когато мениджърите са претоварени, те се отнасят по-малко справедливо към служителите", 2018 г.) показва, че "шефовете с по-голямо (спрямо по-малкото) работно натоварване дават приоритет на основните технически задачи пред справедливото отношение към служителите и в резултат на това е по-малко вероятно да бъдат докладвани като справедливи от служителите си".
Със сигурност не искате да бъдете такъв мениджър. Използвайте нашия списък със съвети за управление на времето и изберете няколко точки, които ви говорят най-много. След това работете по прилагането им през следващите няколко седмици. Вероятно скоро ще забележите истинска разлика. Успех!
Една от най-трудните задачи за собствениците на предприятия и мениджърите на ресурси е планирането на смените. Планирането на това кой кога и на какво да работи, в зависимост от личните му предпочитания и...
Като софтуерна къща сме тествали много, може би най-добрите приложения за управление на времето. В ИТ и софтуерния бизнес - който има предимно бизнес клиенти от САЩ и Великобритания - сме свикнали да работим с абсолютно...
