Като софтуерна къща сме тествали много, може би най-добрите приложения за управление на времето. В ИТ и софтуерния бизнес - който има предимно бизнес клиенти от САЩ и Великобритания - сме свикнали да работим с абсолютно голям брой проекти. Всеки от тях изисква сътрудничеството на много специалисти, разработчици, дизайнери и - разбира се - ръководители на проекти. През тези години сме сменили много приложения за управление на времето, докато не разработихме свое собствено. В тази статия ще споделим с вас опита си, свързан със софтуера, който - в определен период от време - сме внедрили в нашата компания.
Какво ще научите благодарение на тази статия:
Тази глава има една цел: да повиши осведомеността ви за разликите между многото приложения за управление на времето.
Нека да опростим малко нещата, за да ви дадем представа как изглежда пазарът на този вид софтуер. Е, някои от тях са като комбинации, които съдържат много функции и характеристики, и една от тях е проследяване на времето. Може да се каже, че това са инструменти за управление на проекти, които освен проследяване на времето имат и такива функции като планиране на екипа, планиране на проекта, проследяване на напредъка на проекта или бюджетиране.
Има и такива, чийто основен продукт е проследяване на времето и различни функции, свързани с него.
|
Управление на работната сила |
Управление на графиците |
Планиране на проекта |
Мониторинг на дейностите |
|
Планиране на служителите и работата |
Проследяване на времето на задачите |
Задаване на задачи |
Проследяване на компютърни дейности |
|
Управление на работното натоварване и капацитета |
Проследяване на времето, за което се издават фактури, и времето, за което не се издават фактури |
Бюджетиране на проекта |
GPS проследяване |
|
Проследяване на производителността и използването |
Управление на наличността |
Проследяване на напредъка на проекта |
Проследяване на извънредния труд |
|
Комуникация и сътрудничество в екип |
PTO, проследяване на отсъствия |
Прогнозиране на проекти и ресурси |
Улавяне на скрийншоти |
|
Споделяне на файлове |
Оценки спрямо актуални данни |
Ставки за фактуриране |
Запис на видео |
|
Проследяване на извънредния труд |
Фактуриране |
Проследяване на разходите |
Проследяване на URL адреси и приложения |
Въпреки това си струва да се помни, че ще намерите такъв софтуер, който е ориентиран към измерване на производителността на служителя, измервайки времето на изпълнените задачи - измерване, което обикновено се прави от мениджъра, особено тези часове, за които се издава фактура.
Но има и такива, които имат за цел да подпомогнат служителя по време на неговите професионални и лични дейности. Такива, които имат за цел да го подпомогнат да се съсредоточи върху определени задачи (особено в условията на дистанционна работа, където има много разсейващи фактори).
Във връзка с горното представяме таблица, която показва (разбира се, не всички) функции, които се появяват в различните приложения за управление на времето.
Ценообразуване: $3.99 / на месец / за член на екипа
Наличен в уеб и като мобилно приложение (Android, iOS)
Този инструмент е разработен от софтуерна къща от Полша, за да управлявате работата на множество хора в една организация. Той съдържа всички функции, като планиране на ресурсите, проследяване на времето, и инструмент за управление на графиците, управление на отпуските и - което си струва да се спомене - персонализирано отчитане. Често се интегрира с календара на Google.
Teamdeck ви позволява да разпределяне на ресурси така че да разполагате с необходимия брой хора с подходящи умения за всеки проект. Можете също така лесно да видите върху какво работят служителите ви. и дали разполагат с време да се ангажират с нов проект. За дългосрочни проекти, можете също така да създадете график и определяне на основните етапи на проекта.
Teamdeck е чудесен и за наблюдение на работното време. Можете да изтеглите мобилно приложение, за да проследявате времето си в движение. Времевите таблици ще ви покажат кои задачи отнемат най-много време, така че да можете по-лесно да изчислите дали те са ви изгодни или дали даден процес трябва да бъде оптимизиран.
Teamdeck разполага и с интелигентен ресурс, а онлайн календар за планиране, с която ще ви е по-лесно да планирате срещи и да проверявате наличността на хората си. Това е особено полезно, ако управление на отдалечен екип. За да можете винаги да следите дали служителите ви са в отпуск, използвайте календара на отпуските. По този начин винаги ще знаете каква е наличността на всеки човек и кой може да го замести.
Това е много удобен вариант и за международните компании, както можете да стартирате банкови празници за всяка страна в календара и вижте всички местни празници. Ако имате нужда от данни за работата на екипа си, Teamdeck ще генерира персонализирани отчети за вас.
Ценообразуване: най-популярният = $10 потребител/на месец,
DeskTime е друг добре разпознаваем инструмент за проследяване на времето, който също се счита за най-доброто приложение за управление на времето и е предназначен за бизнес потребители и за хора на свободна практика. Той е полезен и за проследяване на присъствието, проследяване на отсъствията и ефективно управление на работни проекти.
Това приложение се описва като автоматично проследяване на времето. какво означава това? Този инструмент подсказва какво е работил вашият служител или вие, вместо вие да казвате на приложението. Автоматичното проследяване на работното време премахва необходимостта от ръчно въвеждане на данни, тъй като регистрира всички компютърни и работни дейности.
Това приложение за управление на времето позволява пълен контрол върху работата на служителите благодарение на наблюдението на използването на компютъра. В качеството си на програма за проверка на уебсайтове, програми и приложения информира за дейността и я категоризира между продуктивна и непродуктивна.
Цена: 3 плана; Бизнес план - $5 на потребител на месец, фактуриран годишно
Налично в iOS, Android и десктоп
Това приложение се появява в почти всеки списък с най-добрите приложения за управление на времето, така че е невъзможно да не го споменем. Въпреки факта, че първата версия е създадена през 2007 г., Todoist все още се използва не от малко хора, а от над 25 милиона потребители по целия свят. Но какво е то? Todoist е приложение, което се използва за създаване на типични списъци със задачи - оттам идва и името му.
Силата на този инструмент се крие в неговата простота - минималистичният дизайн, функциите, ограничени само до тези, които са наистина полезни, правят всичко това много интуитивно. Todoist също така следи производителността ви, като я визуализира под формата на точки или нива, а това е допълнителна мотивация.
В приложението можете много лесно да създавате тематични списъци и да ги групирате в категории. Например в категорията "Лични" може да имате списък с домакински задължения или план за фитнес. В категорията "работа" пък можете да създадете списък със задачи и подзадачи за всеки проект. Можете също така да дадете на всяка задача определен приоритет, обозначен с цвят.
Todoist разбира естествения език, така че задачи като "Вземи пакета утре в 14:00 ч." ще бъдат добавени автоматично в календара ви. Можете също така да делегирате задачи на други потребители, което е полезно не само в работата, когато разпределяте отговорностите между членовете на екипа, но и когато управлявате дома си и решавате кой да почисти прозорците, да пазарува и да изхвърли боклука. Приложението разполага с няколко готови шаблона, адаптирани към различни нужди и бизнеси, което много улеснява едновременното управление на личния и професионалния ви живот.
Много удобна функция на този инструмент е интеграцията му с други системи, като Google или Slack. Освен това Todoist е достъпен на почти всички устройства и системи. Така че можете да управлявате задачите си от компютъра, смартфона или таблета си.
Цена: цената започва от $9,00 за функция на месец
Наличен в уеб, Android, iOS
Вниманието е най-ценната валута в онлайн света, така че не е изненадващо, че всеки уебсайт или приложение, които използваме, ще направи всичко, за да го получи. Включваме Google, за да проверим "само едно нещо", или Instagram, за да отговорим на "само едно съобщение", и не знаем кога сме прекарали 20, 40 или 60 минути в интернет, без дори да направим единственото нещо, за което сме посегнали към телефона си. Често дори не си даваме сметка колко време прекарваме в такова непродуктивно скролване. Точно за това е предназначено Rescue Time.
Целта на приложението е да следи онлайн активността ви и да създава отчети за времето, прекарано в използване на определени уебсайтове и приложения., колко време сте били продуктивни, дали работите след работно време или, напротив, не работите, когато трябва. RescueTime ви позволява да сте наясно колко минути и часове прекарвате в различни дейности в интернет всеки ден. Дали това е много или малко, зависи от вас, но само знанието за това ви помага да предприемете стъпки към промяна.
Наблюдението и отчетите за времето, прекарано онлайн, са налични в безплатната версия на приложението. Платеният вариант позволява на инструмента да ви изпраща известия. Известията са персонализирани според вашите нужди. Например RescueTime ще ви изпрати известие, ако сте използвали социални медии повече от час или сте успели да бъдете продуктивни в продължение на 4 часа. Можете също така да зададете лимит и да позволите на приложението да блокира сайтове, които отнемат твърде много от времето ви.
Цена: 4 плана; четвъртият - наречен за екипи - $14.99/месец/потребител
Наличен като мобилно приложение (iOS, Android) и десктоп
По време на среща, в университета, при работа по проект, на разходка, когато в главата ви се появяват най-интересните идеи - постоянно си водиш бележки. Понякога създавате файл в google docs, понякога записвате нещо на стара банкнота, в тетрадка, на смартфона си, в messenger, в календара си или в имейл. И всичко е наред, докато изведнъж не се наложи да намерите нужните ви бележки... някъде. Тук на помощ идва Evernote. Това приложение е идеалното хранилище за всички бележки, които може да ви трябват. В него можете удобно да записвате и дори да записвате своите мисли и идеи.
Можете също така лесно да каталогизирате други формати, като снимки, скици, текстови документи и гласови файлове. И да поддържате всичките си бележки подредени и лесни за намиране, можете да им задавате етикети. Evernote разполага и с функция за календар, за да можете винаги да проверявате плановете си за близкото бъдеще. Приложението е достъпно на всички ваши устройства, така че можете да създавате и проверявате бележките си винаги, когато имате нужда.
Цена: месечно членство = £3.95/месец
Предлага се на: iOS, Android и десктоп
Най-голямото бедствие на интернет, когато се опитваш да се съсредоточиш, са всички интересни неща, които виждаш. Забавен видеоклип, интересна статия, нов албум или публикация на приятел - всичко привлича вниманието ви. От страх да не пропуснете нещо или да забравите да се върнете към съдържанието, което ви интересува, предпочитате да го гледате веднага. Ако само имаше инструмент, който да ви позволи лесно да каталогизирате всички тези интересни неща и да ги оставите за по-късно...
Чакай, има. И се нарича Pocket. С това приложение можете лесно да маркирате всички страници и заглавия, които ви интересуват. По този начин няма да прекъсвате работата си, но и няма да губите ценни материали, които сте намерили онлайн.
Цена:
Наличен за iOS и Android
Всички обичаме да получаваме незабавно удовлетворение за това, че сме направили нещо добре. Обичаме да събираме точки и да получаваме награди за това, свикнали сме с това от детството, когато събирахме звездички за добро поведение в училище. Когато пораснем, други неща придобиват стойност за нас... и все пак това просто удовлетворение може да ни мотивира. Именно тази проста предпоставка използва Forest. За да останете фокусирани, мислете за Форест.
Forest е вероятно едно от най-забавните приложения за управление на времето в тази класация. Целта му е да помогне на потребителя да се съсредоточи за по-дълъг период от време. Как работи. Всеки път, когато трябва да се концентрирате, стартирате приложението и засаждате виртуално дърво. Настройвате таймера за времето, през което искате да се концентрирате. Ако напуснете приложението преди изтичането на това време и започнете да използвате телефона си, дървото ви ще умре.
От друга страна, ако успеете да спазите целта си, дървото ще порасне. Всеки път, когато успеете да се концентрирате, без да използвате телефона си, израствате с още едно дърво, докато създадете своята виртуална гора. Тази проста игра ви насърчава да се концентрирате малко по-дълго следващия път. Партньорът на кампанията е Дървета за бъдещето, която засажда истински дървета за всяко виртуално дърво в приложението. Не е ли страхотно?
Цена: 4 плана; последният = $17.50 USD на потребител / на месец / фактурирано годишно
Предлага се на: уеб, iOS, Android
Ако се учите визуално и обичате да виждате всички свои задачи ясно подредени, Trello ще бъде идеален за вас.. Това е виртуална бяла дъска където можете да залепите картички със задачите си, да ги приоритизирате и да им зададете статус: за изпълнение, в процес на изпълнение, свършено. За всяка задача можете да добавите бележка. Trello е идеален за управление на работата на няколко души, за делегиране на задачи и за проверка на хода на проектите. Голямото му предимство е много естетичното и ясно оформление. Визуалното представяне на задачите улеснява проверката на състоянието на работата с един поглед. Така че можете да използвате съвети за управление на времето или Trello.
Trello е много популярен като бизнес инструмент, но може да се използва и като отлично приложение за начина на живот. В него можете да управлявате всичките си проекти: да организирате събитие, да работите като доброволец в театъра, да вършите домакинска работа със съквартирантите си. Можете да използвате Trello и индивидуално, за да имате винаги бърз преглед на таблото със задълженията си.
Цена: Цената на плана Ultimate Control е $89/месец, фактуриран годишно.
Налично в в уеб и като мобилно приложение за iOS и Android
ProofHub се нарежда сред най-добре оценените софтуери за екипно сътрудничество и управление на проекти, които предлагат набор от мощни функции на централизирано място, включително софтуер за проследяване на работното време на служителите. Софтуерът за проследяване на времето на ProofHub е от голяма полза за екипите по проекти, тъй като им позволява да подобрят уменията си за управление на времето, като проследяват колко време отделят за различните задачи.
Вграденият софтуер за проследяване на времето на ProofHub позволява на потребителите да проследяват времето ръчно или чрез автоматични таймери. Можете също така да добавяте хронограми, за да записвате данни за времето и да ги използвате за фактуриране на клиенти, оценка, заплащане, проследяване и дори управление на времето. Можете също така да задавате времеви оценки за различни задачи, за да определите колко време трябва да отнеме изпълнението на конкретната задача.
Други полезни функции, които ви помагат да подобрите стратегии за управление на времето и умения - календар за планиране на проекти, софтуер за управление на файлове, онлайн проверка, табла Kanban, изглед на таблицата и актуализации в реално време. Например, можете да добавяте автоматични напомняния за задачите си, за да сте сигурни, че няма да ги пропуснете. По същия начин можете да си сътрудничите онлайн по вашите документи, за да получавате обратна връзка и предложения.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Вероятно за много хора, не само за ръководителите на проекти, акаунт мениджърите и т.н., е ясно какво означава правилно управление и ефективно изпълнение на времето. Но за да разсъждаваме разумно по нашата тема, е добре да имаме ясна и изяснена визия за значението на основния термин, използван в тази статия. Според Оксфордския езиков речник:
способност за ефективно или продуктивно използване на времето, особено на работното място.
Разбира се, времето не е като дъвка, която може да се разтяга по много различни начини. И вторият въпрос - част от деня, моментът през деня също определя как работим и колко сме ефективни. За някои хора изпълнението на задълженията по-добре/бързо се реализира след събуждане, за други - същата работа е по-добра по обяд. Това - както изглежда - искат да кажат авторите на учебното ръководство по мениджмънт:
Управлението на времето се отнася до ефективното управление на времето, така че правилното време да се разпределя за правилната дейност. (managementstudyguide.com)
Както при много други неща в живота, това е процес. Процес на натрупване на опит, основан на данни, които никога не са неопровержими. Процес, който може по по-добър или по-лош начин да се оптимизира - зависи от това дали измервате, как измервате и какво измервате. Въпреки това, перифразирайки предложението на Mindtools за това как да разбираме туправление на времето - това е планиране на разпределението на времето между различните дейности.
От тази гледна точка, без никакви данни или - трябва да се каже - грешки няма да можете да промените нищо, да организирате и планирате задачите. Този процес на събиране на данни е едновременно и процес на разработване на правила, и принципи, които организират времето и задачите. Тези правила също подлежат на оптимизация. Така че това е един непрекъснат процес. Как всичко това е свързано с въпроса за управлението на времето в бизнеса или - по-точно казано - с управлението на времето и служителите?
Нашият конкурент на пазара на приложения за управление на времето - софтуерът Clockify - разбира управлението на времето като
(...) набор от принципи и инструменти, които ви помагат да използвате времето си по-ефективно. По този начин управлението на времето на служителите се състои от всички необходими умения, които биха помогнали на вашите служители да вършат работата си по-продуктивно.
Авторите на Clockify ясно посочват за кого се отнасят принципите за управление на времето. Което, разбира се, не е вярно, че само служителите трябва да се занимават с отчитане на времето на работното място. Управлението на времето е насочено към всеки и навсякъде, независимо от вида на работата или дейността. Но това, което е реално, уменията и помощните инструменти (като напр. софтуер за проследяване на времето на екипа или просто мобилно проследяване на времето) са незаменими в този дълъг процес.
Да се твърди, че пазарът на приложения за управление на времето е огромен, е не само тривиално, но и детинско. В момента броят на такива софтуери не намалява. Нещо повече, от година на година се увеличава. Позовавайки се на Доклад на компанията за B2B проучвания Markets and Markets:
Очаква се пазарът на софтуер за управление на задачи да нарасне от 1,79 милиарда щатски долара през 2017 г. до 4,33 милиарда щатски долара до 2023 г., с темп на нарастване от 13,74% от 2018 г. до 2023 г. Забравеното изкуство на концентрацията.
От тази гледна точка е почти невъзможно да се представи всяко полезно, полезно и най-подходящо приложение за управление на времето. С други думи (това трябва да се каже): никой не може да каже, че има "най-доброто приложение за управление", което е подходящо за всяка компания.
Всяко приложение за проследяване на времето, всяко приложение за управление на времето, всяко от Най-добрият софтуер за проследяване на времето на служителите (както и да го наречете) - не е устойчив на куршуми; не е устойчив на всяка критика. Всеки софтуер (не само онлайн тайм тракерът) има някакъв аспект, който е дразнещ, недостатъчен или не е достатъчно развит, за да удовлетвори всички потребители (не само ръководителите на проекти, но и мениджърите на ресурси, HR мениджърите и - разбира се - служителите, дизайнерите, разработчиците). Винаги ще има нещо, което няма да съответства.
Ако трябва да кажем всичко, което беше казано по-горе, в едно изречение: най-доброто приложение за управление на времето означава само и винаги най-доброто за дадена компания.
Затова, преди да изберете кое приложение ще ви помогне да управлявате времето си ефективно, ви предлагаме да подготвите няколко RFP, да изберете доставчици и... просто да опитате. Нека и членовете на екипа ви имат възможност да споделят с вас своя опит. И просто вземете решението.
Ефективното планиране на ресурсите е ключова цел за предприятия от всякакъв мащаб, независимо дали работят онлайн или в традиционни отрасли. Като се има предвид голямото разнообразие от предприятия, които се нуждаят от планиране на ресурсите, е трудно да се предостави универсална препоръка...
Отборите по целия свят се сблъскват с подобни предизвикателства, когато става въпрос за планиране на графика на техния отбор. Създаването на план на проекта е трудно само по себе си, а актуализирането му и реагирането на промени е още по-трудно...
Една от най-трудните задачи за собствениците на предприятия и мениджърите на ресурси е планирането на смените. Планирането на това кой кога и на какво да работи, в зависимост от личните му предпочитания и...