Независимо дали сте ръководител на проект или ръководител на компания, вашият приоритет е да се уверите, че екипът ви изпълнява успешно проектите си: навреме и в рамките на бюджета. От друга страна обаче искате членовете на екипа ви да са доволни и щастливи на работното си място. Постигането на двете цели може да изглежда сложно, но пренебрегването на една от тях би имало катастрофални резултати за вашия бизнес.

Какво ще получите благодарение на тази статия:

За много екипи процесът на управление на ресурсите се оказа успешна стратегия за постигане и на двете цели. Защо е управление на ресурсите на проекта важно? Това е стратегия за постигане на осезаеми бизнес ползи, като същевременно екипът ви е доволен. При ефективно управление на ресурсите всички печелят. Нека разгледаме по-отблизо основните ползи от управлението на ресурсите, които се отнасят както до организациите, така и до ресурсите.

Какви са ползите от управлението на ресурсите?

Преди да преминем към изброяване на ползите, нека просто обобщим какво ви позволява управлението на ресурсите, защото това е основата на всички ползи, описани по-долу.

На първо място, като използвате Софтуер за управление на ресурсите Teamdeck (независимо дали става въпрос за специално приложение или просто за ресурсен календар), ще знаете точно кой и за колко време може да работи по вашия проект. В резултат на това можете да разпределяте ресурсите за различни задачи с оглед на бизнес целите.

Но управлението на ресурсите не се изчерпва с разпределение на ресурсите-трябва също да наблюдавате екипа си по време на работата му по проекта и да вземате съответните решения, например да сменяте екипите или да променяте и управление на работното натоварване на определени хора. Накратко, управлението на ресурсите ви дава задълбочена представа за капацитета, работното натоварване и производителността на вашия екип.

Какво ще спечелите, когато започнете да управлявате ресурсите стратегически?

Ефективност и ефикасност на изпълнението на проектите

Управлението на ресурсите може да повлияе положително на изпълнението на проектите. Ето защо то е толкова важен аспект от управлението на проекти. Когато прилагате стратегически планиране на ресурсите и разпределение, гарантирате, че правилните хора работят по правилните проекти.

Планиране на ресурсите въз основа на уменията [Екран от Teamdeck]
Под "подходящи хора" не разбираме непременно "хора, които са на разположение за работа през даден период". Много хора, които се занимават с ресурси и дори инструменти за управление на ресурсите да въведете повече информация за служителите си, например за техните умения. Това ще ви даде възможност да разпределяте ресурсите по-добре - можете да изберете членове на екипа, които ще се справят отлично с даден проект благодарение на своя опит.

Ефективността и ефикасността на изпълнението на проектите също се повишават, защото можете да откриете потенциални предизвикателства (конфликти при планирането, недостиг на ресурси, твърде много извънреден труд) предварително и коригирайте графика на проекта си, преди тези проблеми да се изострят. Такова предварително предупреждение може да спаси проекта ви от провал. Когато са били запитани за основните причини за неуспеха на техни предишни проекти през 2017 г., 23% от Респондентите на Института за управление на проекти наречен "неадекватен прогнозиране на ресурсите" и "зависимост от ресурсите".

Прозрачност и подобрена комуникация

Ръководителите на проекти знаят, че прозрачност на проекта е от съществено значение за поддържане на доверието в екипите. Управлението на ресурсите значително подпомага здравословните отношения между служителите и техните ръководители, но също и между различните ръководители на проекти. Причината за това е, че когато имате общ поглед върху наличността на ресурсите и планираното работно натоварване, няма вероятност да направите погрешни решения по тях. В резултат на това няма, да речем, да резервирате два пъти определени служители.

Освен това не е необходимо да губите време за обратни имейли, които вместо това се обработват в приложението за управление на ресурсите. Например, ако планирате да добавите конкретен човешки ресурс към екипа на проекта, но самият проект не е 100% "зелено", не е необходимо да се свързвате с други ръководители на проекти и да се "обаждате" на някои служители. Вашият инструмент трябва да ви позволи да добавите предварителна резервация на този човек: другите мениджъри ще видят, че този човек вероятно ще се присъедини към екипа ви.

Нека изпълним още един сценарий: този път става въпрос за служител, който иска да излезе в кратък отпуск. Той изпраща имейл до своя проект или мениджър на ресурси или друг ръководител и веригата от имейли започва. Когато имате система за управление на отпуските служителите ще могат да обработват заявките за отпуск с няколко кликвания на мишката. Освен това самият отпуск ще бъде регистриран в системата, така че няма да има неудобни разговори "Работиш ли днес?" в този ден. Това всъщност ни води към следващата точка - щастието на екипа.

Щастие на екипа

Представете си, че днес е вашият почивен ден. Имате някакви планове или може би просто се готвите да се излежавате цял ден. Така или иначе, мисля, че би било доста досадно да получавате имейли или съобщения от Slack от колегите си, сякаш сте на работа този ден. Бихте имали чувството, че те всъщност не забелязват графика ви. Същото важи и за моментите, когато сте затрупани с работа, но въпреки това продължават да ви възлагат все повече и повече задачи. Или когато сте служител на непълно работно време който е известен с това, че е канен на срещи, провеждани извън работното му време.

Тези ситуации могат да бъдат избегнати, когато използвате ресурсен календар и да следвате най-добрите практики за управление на ресурсите. Наложително е да накарате човешките си ресурси да чувстват, че са забелязани и графикът им се спазва. Когато имате лесен достъп до споменатия график, е много по-лесно да се съобразявате с тяхното време. Това, от своя страна, може да увеличи щастието на вашите служители.

Членовете на екипа ви също ще оценят оптималното работно натоварване, което им позволява да бъдат продуктивни на работното място и да запазят баланс между професионалния и личния живот. Когато като ръководител знаете колко много работа има всеки от вас, можете да забележите прекомерното или недостатъчно използван хората веднага.

Стратегическо планиране и по-добро вземане на решения

Когато имате поглед върху ресурсите на компанията, техния график и наличност, можете да вземате по-добри решения за основните аспекти на бизнеса си.

Например, ще знаете със сигурност дали екипът ви има капацитет за нов проект. Дори и да не можете да забележите нещо веднага в календара на ресурсите, можете да използвате данните, за да направите информиран избор. Анализирайте работата на екипа си работни листове от някои предишни проекти, за да видите закономерности в работата им, или да проверите текущата използване на ресурсите-управлението на ресурсите ви дава ценни инструменти, които ви помагат да вземате трудни решения.

Можете също така да планирате по-добре бъдещите набирания: ето как да използвате отчетите за използването на екипа и историческите данни за прогнозиране на човешките ресурси.

Намаляване на разходите

Вече знаете, че управлението на ресурсите ще подобри комуникацията на екипа ви и в резултат на това ще ви спести пари. Важно е също така, че използването на специализиран софтуер ще ви помогне да намалите някои ненужни административни разходи (попълване на хартиени таблици за работното време или проследяване на отсъствията ръчно). Ако искате да научите как да спестите пари с помощта на инструменти за управление на ресурсите, определено трябва да разгледате Казус на Apptension. Те са успели да спестят почти $10k на месец, след като са внедрили Teamdeck в организацията.

Какво представлява ефективното управление на ресурсите?

Горепосочените ползи са придружени от звездичка: те са видими само когато процесът на управление на ресурсите е ефективен. Може би се чудите: как да се уверя, че усилията ми са успешни? Кратката рецепта за това е: следвайте най-добрите практики и редовно наблюдавайте резултатите си. Ето как.

В блога на Teamdeck редовно публикуваме ръководства за управление на ресурси и проекти както за начинаещи, така и за професионалисти. Ако искате да научите повече за ефективното управление на ресурсите, може да започнете с това управление на ресурсите на проекта ръководство.

Тези публикации в блога също ще ви помогнат да станете по-добри в управлението на ресурсите:

Измерване на усилията ви за управление на ресурсите

Мониторингът на резултатите е най-добрият начин да идентифицирате областите за подобрение и да видите какво работи добре по отношение на управлението на ресурсите на проекта.

Какво можете да измерите?

Разбира се, проследяването на тези показатели е невъзможно, ако не събирате данни за наличността на екипа си, резервациите, проследеното време или отпуските. Някои инструменти за управление на проекти имат функции, посветени на управлението на ресурсите, но можете да използвате и специализиран софтуер за управление на ресурсите, за да анализирате процесите си.

Teamdeck е софтуер за управление на ресурсите, който ви позволява да планирате ресурсите в няколко проекта. Самите служители могат да планират отпуските си, да регистрират наличността си и да проследяват времето, прекарано в работа по различни задачи. Функциите за отчитане на Teamdeck ви позволяват да изграждате автоматично обновяващи се аналитични табла, които по-късно можете да споделяте с вашите мениджъри или клиенти. Можете да се регистрирате и да изпробвате приложението безплатно тук.

Ако търсите шаблони и идеи за отчети по проекти, трябва да разгледате тези публикации:

Готови ли сте да въведете управление на ресурсите във вашата организация?

Надяваме се, че тази публикация в блога ви е убедила, че управлението на ресурсите може да донесе значителни ползи за вашия бизнес. Същевременно разбираме, че внедряването на нов процес в цялата компания може да бъде трудна задача. Ако случаят с вас е такъв, можете насрочете разговор с Аниела, нашият експерт по успеха на клиентите. Тя ще ви помогне да разберете нуждите на вашата компания от управление на ресурсите, ще ви покаже как да управлявате ефективно ресурсите със специален инструмент и ще създаде план за въвеждане на тази стратегия във вашата организация.

Свързани публикации

Лидерство

8 идеи за намаляване на текучеството на служителите

  Ниското текучество на служителите е цел на много компании и това е правилно. Когато процентът на задържане на служителите не е задоволителен, трябва да се притеснявате за наемането и назначаването на нови хора, а освен това промените в персонала могат бързо да провалят...

Аня Китовска