С течение на времето всяка компания разработва система за управление на молбите за отпуск. Тя може да е объркана, да отнема много време, но я има. Въпросът е, че вашата компания не трябва да се задоволява с каквато и да е политика за искане на отпуск. В идеалния случай процесът трябва да е безпроблемен за служителите ви и лесен за управление от административните екипи. Как да го постигнете?
Днес ще споделим три от най-популярните методи, които компаниите използват за обработка на молби за отпуск, както и техните предимства и недостатъци. Надяваме се, че ще успеете да намерите този, който най-добре отговаря на нуждите на вашия екип.
Какво ще получите с тази статия:
- Предложения за определяне на правила за отпуск
- Ролята на софтуер за планиране на ресурсите с време извън функцията за проследяване
- Ролята на Slack като софтуер за управление на почивките
Определете политиката си за искане на отпуск
Първо - преди да изберете най-добрия инструмент за обработване на заявките за отпуск от служителите си, трябва да се уверите, че политиката за отпуск на вашата компания е ясна и добре комуникирана.
Опитайте се да помислите за следните детайли:
- Колко почивни дни годишно могат да ползват служителите ви? Има ли правила за продължителността на всеки отпуск?
- Колко по-рано трябва да изпращат молбите си за отпуск?
- До кого трябва да се изпратят исканията? На човек от отдел "Човешки ресурси"? Ръководител на екип, който на свой ред ще предаде решенията си на администрацията?
- Как ще третирате припокриващите се молби за отпуск? По реда на постъпването им или може би въз основа на броя на дните, които вече са ползвани през тази година?
След като разберете тези неща, не забравяйте да документирате правилата на компанията и да ги предоставите на всички служители. Тези документи трябва да бъдат задължително четиво и за новите хора, които се присъединяват към екипа ви.
След като вече имате предвид точните правила за отпуск, можете да помислите за метода за обработка на молбите за отпуск. По-долу ще намерите три различни варианта заедно с техните предимства и недостатъци.
Управление на заявките за отпуск
Софтуер за управление на отпуските и проследяване на отпуските на служителите
Инструмент за управление на отпуските ви помага да следите присъствието и почивките на екипа си. Можете да се сблъскате със самостоятелни инструменти за управление на отпуските, но те могат да бъдат и част от по-всеобхватно решение за управление на ресурсите. Teamdeck е един от тези инструменти, които съчетават управлението на отпуските с планиране на ресурсите и функции за проследяване на времето. В тази публикация в блога ще използваме приложението като пример, включително снимки на екрана.
Все пак имайте предвид, че общите ползи от приложенията за управление на отпуските ще се отнасят до няколко инструмента, налични на пазара. Teamdeck е просто близък и скъп на сърцата ни, тъй като работим по него през последните четири години. Ако искате да го изпробвате сами, можете да го тествате безплатно, не се изисква кредитна карта. [/vc_column_text]
- Това е много удобно за служителите. Те могат да влязат в приложението, което използват всеки ден, за да проследяват времето си и да проверяват предстоящите задачи. Всичко, което трябва да направят, за да поискат отпуск, е да изберат дата в календара и да попълнят кратък формуляр за искане на отпуск. Важното е, че служителите виждат собствените си резервации в ресурсен календар за да могат да избират дати за почивка, като се съобразяват с поставените им задачи. Когато служителите не са сигурни какво ги очаква през следващите седмици или месеци, те могат по погрешка да изберат неподходящи дати. С инструменти като Teamdeck има по-голяма прозрачност за работното натоварване и плановете на всички.
- Това е удобно и за одобряващите. Всеки път, когато някой изпрати искане за отпуск, съответното лице получава известие за това в приложението. Единственото, което те трябва да направят, е да проверят резервациите на дадения служител, за да избегнат конфликти при планирането на проекта и щракнете върху "Одобряване" или "Отхвърляне". Всичко се случва в едно и също приложение, така че процесът е бърз и ефективен.
- Можете да адаптирате приложението към правилата на вашата компания. Приложенията за управление на отпуските обикновено ви позволяват да персонализирате различните видове отпуски и да ги маркирате като платени или неплатени. Такова разграничение може да ви бъде от полза, особено ако искате да изчисляване на заплатите на служителите като използвате данните от приложението за управление на ресурси. В Teamdeck можете също така да зададете периоди на почивка, които служителите ви могат да поискат (цели дни, половин ден и т.н.)
- Можете да интегрирате приложението за управление на отпуските с други инструменти, които използвате. Да речем, че искате да получавате известия за всяка нова молба за отпуск на служител направо в акаунта си в Slack. Надеждните приложения за управление на ресурсите предлагат вградени интеграции или начини за създаване на автоматизирани работни потоци (напр. чрез Zapier).
Заявки по имейл/шлеп
Това е може би най-елементарният начин за управление на този процес - тук дори не вземаме под внимание устните заявки. Въпреки това за много екипи електронната поща все още е основният канал за комуникация по отношение на всички въпроси, свързани с почивките.
Как работи? Служителят изпраща своята заявка за отпуск по имейл или в Slack на своя мениджър или на специално назначено лице от отдел "Човешки ресурси". Получателят анализира заявката и информира служителя за своето решение. На хартия звучи добре, но в реалния живот процесът често не е идеален.
На първо място, един имейл или заявка в Slack може лесно да се изгуби сред други важни съобщения. За да може да проследява исканията на служителите, лицето, което отговаря за тях, трябва да разполага с безупречна система за организация, например папка, в която може да се причисли всяко искане за отпуск, или етикети за имейли.
Фактът, че служителите могат да напишат почти всичко в съобщението си, също може да се превърне в предизвикателство. Кажете, че вземате решенията си за отпуск въз основа на причината, която служителят посочва за искането си. Но какво става, ако някой забрави да добави конкретна причина? Ще трябва да отговорите с молба за повече подробности и да ги изчакате, преди да вземете каквото и да е решение. Разбира се, можете да подготвите шаблон на имейл/съобщение за служителите си, за да сведете до минимум вероятността да пропуснат важна информация, но това все още не е гаранция, че те винаги ще спазват тези правила.
Още един недостатък на използването на имейли като основен канал за съобщаване на молби за отпуск е, че вземането на информирано решение дали на някого трябва да се предостави отпуск или не, може да отнеме много време. Одобряващият вероятно ще трябва да провери календара/резервациите на дадения служител или да се свърже с неговия ръководител на проекта. В противен случай едно неочаквано отсъствие може да доведе до конфликти при планирането на проекта.
Ако компанията не предлага политика за неограничен отпуск, трябва да се уверите, че дадено лице не е превишило квотата за отпуск. И накрая, той трябва да запише някъде одобрените почивки. Ако екипът ви не използва цялостна ресурс инструмент за планиране, това може да означава влизане в няколко различни приложения и в резултат на това да се изразходва много ценно време за обработка на молбата за отпуск на един служител.
Както можете да видите, използването на имейл или Slack за управление на заявките за отпуск не е най-ефективният начин за това. Някои искания могат да се пропуснат, което е разочароващо за служителите, и дори ако сте много организирани, целият процес може да отнеме много време.
Формуляр за искане на отпуск от служителите
Въвеждането на формуляри за искане на отпуск е стъпка, която някои екипи предприемат, за да организират процеса на управление на отпуските. Съгласни сме, че формулярите, особено ако са онлайн, могат да бъдат по-ефективни за управление от имейлите, особено за вашите служители. Най-голямото им предимство е, че като работодател вие можете да оформите искането. Служителите просто попълват своите формуляри. Това означава, че всички необходими подробности вероятно ще бъдат включени във формуляра за искане на отпуск, който те предават. На всичкото отгоре създаването на формуляр за искане на отпуск не изисква големи инвестиции. Можете да използвате безплатен софтуер, например Google Forms, за да създадете такъв формуляр.
Има ли някакви недостатъци? Трябва да имате предвид, че управлението на формулярите за искане на отпуск все още изисква известен ръчен труд. Трябва да ги подадете, да проверите дали даден служител има право на повече отпуск и да запишете някъде решението си. Подобно на работата с искания по електронна поща, може да се наложи да използвате няколко инструмента, преди да можете да обработите едно искане.
Като цяло формулярите за искане на отпуск могат да опростят процеса на обработване на исканията за отпуск на служителите, но не трябва да забравяте, че все още има възможност за оптимизация.
Има ли някакви недостатъци на софтуер за управление на отпуските на служителите? Вероятно най-голямото съображение за вашата компания е инвестицията, необходима за започване на използването на такъв инструмент. За щастие, съвременните приложения често се предлагат в SaaS модел - плащате месечна такса, така че не е необходимо да харчите много пари предварително.
Teamdeck, например, ще ви струва $3.99 на служител на месец. Като се има предвид, че това е цена за всички функции, включително работни листове, на онлайн календар за планиране, и мощни отчети, вероятно скоро ще видите възвръщаемостта на инвестицията си. В края на краищата служителите ви ще могат да работят по-ефективно и да избягват ненужните връщания назад.
Искате ли да разберете как вашата компания може да се възползва от управлението на ресурсите? Насрочете обаждане с Аниела, нашият експерт по успеха на клиентите. Тя ще може да ви запознае с продукта и да отговори на всичките ви въпроси относно заявките за отпуск и процесите в областта на човешките ресурси.
Но ако все още сте любопитни за софтуер за управление на служителите - прочетете статията в нашия блог.
Търсите инструмент, който помага при искания за отпуск на служителите?
